Concepto: envío de recibos de gastos por correo electrónico
Los remitentes de gastos y sus delegados pueden enviar recibos de gastos por correo electrónico a Workday, lo que simplifica el proceso de creación y envío de informes de gastos. En lugar de descargar los recibos y cargarlos manualmente, los remitentes de gastos y sus delegados pueden enviar los recibos por correo electrónico y Workday:
- Cree gastos rápidos con recibos añadidos como archivos adjuntos.
- Convierta los recibos HTML a PDF y adjúntelos al gasto de la introducción rápida.
Workday admite:
- Recibos adjuntos
- Recibos en el cuerpo del correo electrónico (HTML).
Si un correo electrónico contiene un recibo en el cuerpo del correo electrónico y un archivo adjunto, Workday solo crea un gasto rápido para el recibo adjunto.
Si acepta el escaneado de recibos para gastos, Workday rellena los valores de los siguientes campos en un gasto rápido:
- Importe
- Moneda
- Fecha
- Comercio
Dirección de correo electrónico de perceptor de gasto
Para enviar recibos por correo electrónico, los perceptores de gasto deben:
- Configure su dirección de correo electrónico en su información de contacto de Workday.Un perceptor de gasto puede tener más de una dirección de correo electrónico en su información de contacto.
- Utilice la dirección de correo electrónico en su información de contacto de Workday para enviar notas de recepción al dominio específico.
Workday utiliza la dirección de correo electrónico para cotejar el recibo con el perceptor de gasto y, a continuación, crea el gasto de introducción rápida.
Los delegados deben introducir la dirección de correo electrónico de los perceptores de gasto en el campo CC de un correo electrónico para crear un gasto rápido en su nombre. Workday utiliza el correo electrónico del perceptor de gasto y el correo electrónico del delegado para evaluar la relación de delegado y crear un gasto rápido para el perceptor de gasto. Si no existe una relación de delegado, Workday crea un gasto rápido utilizando la dirección de correo electrónico del delegado.
Envío de recibos de gastos por correo electrónico
Workday recomienda:
- Evitar varios reenvíos en el cuerpo del correo electrónico (por ejemplo: FWD: FWD:) para mejorar la precisión del reconocimiento óptico de caracteres.
- Envío de notas de recepción como archivos adjuntos o en el cuerpo del correo electrónico.
- Enviar los siguientes tipos de archivos adjuntos admitidos por OCR: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Para crear un gasto rápido, los tipos de archivo deben cumplir los siguientes requisitos de tamaño:
Workday no admite los siguientes tipos de archivo: CSS, CSV, ICS, MSG, PGP, PROPERTIES, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLSM, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.
Tipo de archivo | Tamaño |
|---|---|
PDF | Cualquier tamaño |
PNG o TIFF | Más de 40 KB |
Otros archivos | Más de 20 KB |
Notificaciones
En el caso de los perceptores de gasto, si hay errores al crear un gasto rápido, Workday envía una tarea a Mi tarea del perceptor de gasto.
Para los delegados, si Workday no establece una relación de delegado, Workday crea un gasto rápido para el delegado. A continuación, el delegado recibirá una tarea en Mis tareas.