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Última actualización: 2025-09-19
Pasos: definición de OCR para facturas de proveedor

Pasos: definición de OCR para facturas de proveedor

Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para determinar su acuerdo de servicio de suscripción:
  1. Seleccione su avatar de perfil en Workday Community.
  2. Seleccione
    Perfil
    .
  3. En su página de perfil, seleccione el nombre de su organización, que se encuentra debajo de su nombre y junto a su título de puesto.
  4. Consulte el valor de su
    acuerdo de servicio de suscripción
     .
    Si el valor es:
    • UMSA
       e
      ISA
      , puede omitir el paso
      Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions
       .
      Para iniciar la formación del modelo de OCR para los entornos de cliente de Workday, debe escanear al menos una factura a través de la ficha
      Cargar y escanear
       en la
      zona de trabajo de facturas de proveedor
       o a través de
      la ingesta de datos por correo electrónico
      .
    • MSA
      , debe activar esta función a través de Innovation Services mediante el paso
      Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions
       .
  • Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Supplier Accounts:
    • Manage: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
    • Reports: OCR Supplier Invoice
    • Set Up: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice - Core
      , con acceso de grupo de seguridad sin restricciones para que los trabajadores puedan editar el campo
      Empresa
       en la factura de proveedor, en caso de que el OCR deje el valor en blanco.
  • Configure las extensiones de archivo que desea utilizar en el entorno de cliente. Workday admite las siguientes extensiones de archivo:
    • PDF
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF
    • GIF
    • PNG
    • BMP
    • WEBP
Puede configurar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para permitir que Workday escanee y cree facturas de proveedor directamente a partir de las imágenes cargadas. Defina reglas para clasificar y priorizar el procesamiento de documentos y especifique las asignaciones de facturas para los trabajadores. El escaneado de OCR acelera el procesamiento de facturas de proveedor y reduce el esfuerzo manual.
  1. Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
    Active Innovation Services Feature y Machine Learning Data Contributions.
    1. En la ficha
      Innovation Service Opt-In
      , marque la casilla de servicio
      Financial Management Machine Learning GA Features
      .
    2. En la ficha
      Data Select Opt-In
      , marque la casilla
      Supplier Invoice Data
      .
      • Si está disponible, seleccione
        la casilla Aceptar datos adicionales
         .
        La aceptación de categorías de datos adicionales permite a Workday determinar el rendimiento del modelo de aprendizaje automático y puede utilizarse en el futuro para mejorar su capacidad de identificar y cotejar líneas de factura con líneas de orden de compra.
    3. En la ficha
      Feature Availability Status
      , compruebe que el estado de la función Supplier Invoice Data sea
      En curso
      . Se necesitan hasta dos semanas para mostrar las recomendaciones de worktag de factura de proveedor en el entorno de cliente. Pasado ese tiempo, Workday muestra el estado
      Disponible
      .
  2. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Aprendizaje automático
     .
    Seleccione la región en la que Workday aloja los datos que se utilizan para mejorar y personalizar la funcionalidad de análisis y aprendizaje automático.
    Seguridad:
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     en el área funcional System.
  3. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de recomendaciones de lista de valores de aprendizaje automático
     .
    1. En la página de inicio, seleccione el área de producto
      Cuentas por pagar
       .
    2. En la cuadrícula
      Facturas de proveedor
       , seleccione la casilla
      Activar recomendaciones de aprendizaje automático
       para los tipos de worktag o atributo de impuesto para los que desea recibir recomendaciones.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     en el área funcional System.
  4. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     (opcional).
    Seleccione una de estas opciones en la sección
    Opciones de cuentas de proveedor
    :
    Opción Descripción
    Hide Custom Validations on the Work Queue
    Algunas validaciones personalizadas pueden entrar en conflicto con el informe
    Zona de trabajo de facturas de proveedor
    . Seleccione esta opción para desactivar esas validaciones personalizadas.
  5. Acceda a la tarea
    Edición de opciones de entorno de cliente de OCR de cuentas de proveedor
     (opcional).
    Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Crear ajustes de factura de proveedor a partir de OCR
    Seleccione esta opción para crear un ajuste de factura de proveedor cuando el
    Total de importe
     de la factura de proveedor sea negativo.
    No aplicar ID de secuencia si empresa está vacía
    Si configura un ID de secuencia exclusivo para una empresa y el OCR detecta que la empresa está vacía, Workday no aplica un ID de secuencia.
    Desactivar cotejo de proveedor de OCR
    Seleccione esta opción para ignorar las recomendaciones de aprendizaje automático para proveedores.
    Ocultar validaciones personalizadas de factura de proveedor de OCR en cola de trabajo
    Algunas validaciones personalizadas de OCR pueden entrar en conflicto con el informe
    Zona de trabajo de facturas de proveedor
    . Seleccione esta opción para desactivar esas validaciones personalizadas de OCR.
    Desactivar condiciones de pago para factura de proveedor - OCR
    Seleccione esta opción para ignorar las condiciones de pago que el OCR encuentra. A continuación, Workday rellena las condiciones de pago a partir del proveedor. Si el OCR no encuentra un proveedor, las condiciones de pago se rellenan entonces a partir de la factura escaneada.
    Funcionamiento de fecha vacía de factura de proveedor de OCR
    Si el OCR no reconoce la fecha, debe seleccionar
    Fecha actual
     o
    Fecha de recepción
    . Si deja el campo vacío, Workday utiliza la opción
    Fecha actual
    .
    Desactivar fecha de vencimiento para factura de proveedor de OCR
    Seleccione esta opción para ignorar la
    Fecha de vencimiento
     de OCR y utilizar la fecha de vencimiento de los parámetros Condiciones de pago. Cuando se desactiva esta casilla, Workday rellena el campo
    Sustitución de fecha de vencimiento
    .
    Desactivar moneda para factura de proveedor - OCR
    Seleccione esta opción para ignorar la moneda del OCR y utilizar la moneda por defecto del proveedor.
    Opción de flete
    Seleccione dónde añadir los costos de flete en su factura de proveedor de Workday:
    • Como documento de factura
      , manteniendo el flete en la cabecera o como una línea. Workday utiliza esta configuración cuando deja la lista de valores en blanco.
    • En la cabecera de la factura
      , aunque el flete esté en una línea de la factura escaneada.
    • En la línea de factura
      , incluso cuando el flete figura en la cabecera de la factura escaneada.
    Cuando la factura escaneada contiene varios importes de flete y usted configura
    En cabecera de factura
     o
    En línea de factura
    , Workday consolida todos los fletes de la factura escaneada en un importe en la cabecera o en una sola línea, respectivamente, en la factura de Workday.
    Cuando configura la lista de valores
    Desactivar escaneado de OCR de nivel de línea
     como:
    • Todas las facturas
       o
      relacionadas con orden
       de compra y su factura está relacionada con una orden de compra, Workday no creará líneas de flete en su factura de Workday.
    • Sin orden de compra
       y su
      opción de flete
       es
      Como documento de factura
       o
      En línea de factura
       y su flete da como resultado una línea de flete, Workday crea una línea de flete independiente en su factura de Workday.
    Categoría de gasto por defecto para opciones de flete
    Seleccione esta opción para incluir una categoría de gasto para las líneas de flete cuando seleccione en la lista de valores Opción de flete:
    • Como documento de factura
       y la factura escaneada incluye el flete como una línea.
    • En Línea de factura
       y Workday incluye el flete siempre como una línea en su factura.
    Cuando la factura escaneada no se coteja con una orden de compra, Workday utiliza su selección para añadir una categoría de gasto en las líneas de flete.
    Desactivar cotejo de orden de compra de aprendizaje automático
    Seleccione esta opción para ignorar las recomendaciones de aprendizaje automático para órdenes de compra. Al seleccionarla, Workday sigue utilizando la lógica de la aplicación para cotejar las órdenes de compra.
    Desactivar escaneado de OCR en nivel de línea
    • Vacío
      : deje la lista de valores vacía para utilizar los detalles de nivel de línea de OCR. Workday utiliza valores de OCR para intentar vincular líneas de orden de compra a líneas de factura de proveedor. Si las líneas de orden de compra no están relacionadas con ninguna línea de factura, Workday sugiere que ejecute la tarea
      Sustitución de orden de compra
      .
    • Todas las facturas
      : seleccione esta opción para ignorar los detalles de OCR en nivel de línea para todas las facturas.
      Si la factura de proveedor escaneada está relacionada con una orden de compra, Workday rellena la información de línea de las líneas de orden de compra no facturadas.
      Si la factura de proveedor escaneada no está relacionada con una orden de compra, Workday rellena una sola línea de factura de proveedor para el
      Total de factura
      .
    • Sin orden de compra
      : seleccione esta opción para ignorar los detalles de nivel de línea de OCR solo cuando la factura escaneada no esté relacionada con una orden de compra.
      Si la factura escaneada no está relacionada con una orden de compra, Workday rellena una sola línea de factura de proveedor para el
      Total de factura
      .
      Si la factura escaneada está relacionada con una orden de compra, Workday utiliza los detalles de nivel de línea de OCR para rellenar las líneas.
    • Relacionadas con orden de compra
      : seleccione esta opción para ignorar los detalles de OCR en nivel de línea solo cuando esté relacionada con una orden de compra.
      Si su factura escaneada está relacionada con una orden de compra, Workday rellena la información de nivel de línea en función de las líneas de orden de compra no facturadas.
      Si no está relacionada con una orden de compra, Workday utiliza los detalles de OCR en nivel de línea para rellenar las líneas.
    Seguridad: dominios
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     y
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    .
  6. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de reglas de asignación de factura de proveedor
    .
    Defina una ruta basada en regla para enviar facturas de proveedor a usuarios asignados específicos.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     en el área funcional Supplier Accounts.
  7. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de etiquetas de cola de trabajo de factura de proveedor
    .
    Cree etiquetas de cola de trabajo para clasificar y priorizar las facturas de proveedor a partir del escaneado de OCR.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     en el área funcional Supplier Accounts.
  8. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de reglas de asignación de etiqueta de cola de trabajo de factura de proveedor
    .
    Defina la prioridad de las reglas de asignación en función de las condiciones de pago, los proveedores y la moneda, entre otros aspectos, para las etiquetas de cola de trabajo.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     en el área funcional Supplier Accounts.
  9. Defina validaciones personalizadas para el tipo de transacción
    Factura de proveedor - OCR
    .
  10. Acceda a la tarea
    Configuración de perfil
    .
    Seleccione la opción
    Zona de trabajo de facturas de proveedor
    . A continuación, seleccione las fichas que desee utilizar en el informe
    Zona de trabajo de facturas de proveedor
     y reordénelas.
    Seguridad: dominio
    Set Up: System
    .
  11. Cargue un archivo para capturar, enviar y recopilar información de facturas de proveedor con el fin de enviarlas en Workday.
Para ver los resultados del escaneado de OCR, utilice el informe
Detalles de escaneado de OCR de factura de proveedor
.
Para revisar la lista de campos de datos extraídos del entorno de cliente, haga clic en
View Data Collected
 en la tarea
Maintain Innovation Services Data Selection Opt-In
.