Escaneado y envío de facturas de proveedor
- Defina el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para las facturas de proveedor.
- Configure los siguientes dominios de seguridad:
- Process: Supplier Invoice Work Queue, para acceder a las fichas: Información general, Carga y escaneado, Mi cola de trabajo y Pendiente de aprobación.
- Manage: Supplier Invoice Work Queue, para acceder a las fichas: Información general de gerente y Duraciones de ciclo de factura de proveedor.
Puede utilizar el OCR en su aplicación de escritorio para capturar, enviar y recopilar información de facturas de proveedor con el fin de enviarlas en Workday. El OCR admite archivos adjuntos de hasta 15 páginas.
Cuando se carga una factura de proveedor para escanearla mediante OCR, Workday crea un borrador de la factura y adjunta el archivo original. A continuación, puede editar o enviar la factura de proveedor para su aprobación.
- Acceda al informeZona de trabajo de facturas de proveedor.
- En la fichaInformación general, las seccionesTotalesyPrioridadmuestran información basada en los criterios de búsqueda del usuario conectado que se utilizan en las fichasMi cola de trabajoyPendiente de aprobación.
- En la fichaCarga y escaneado, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Criterios de búsquedaExpanda la sección y haga clic enBuscarpara buscar facturas específicas.Seleccione la casillaIncluir facturas sin creadorpara incluir facturas de integraciones.Carga de facturas de proveedor para OCRCuando el campoEmpresaestá vacío, el algoritmo de Aprendizaje automático rellena una empresa.Cuando el campoUsuario asignadoestá vacío, utilizamos las reglas de asignación de factura de proveedor para asignar la factura.Para lograr un mejor rendimiento, le aconsejamos que cargue menos de 50 archivos adjuntos a la vez.Cancelar masivamenteHaga clic en esta opción para cancelar el envío de facturas. Para activar el botón, configure Seguridad: dominioProcess: Supplier Invoice - Cancel.Volver a intentarlo masivamenteSi los escaneados tienen el estadoCon erroresoCancelado, puede hacer clic en este botón para enviar los archivos adjuntos y volver a escanearlos mediante OCR.Crear factura de proveedorSi los escaneados tienen el estadoCon erroresoCancelado, puede hacer clic en este botón para crear manualmente una factura de proveedor.Al rellenar el campo de orden de compra, las líneas de factura de proveedor se rellenan a partir de las líneas de orden de compra no facturadas. - La fichaMi cola de trabajomuestra los borradores de las facturas. Puede consultar las facturas que se le han asignado o seleccionar distintos parámetros de búsqueda para rellenar su cola de trabajo. Workday guarda los últimos parámetros que ha utilizado.Mientras trabaja en su cola de trabajo, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción EditarHaga clic en esta opción para acceder a la tareaEdición de factura de proveedordonde podrá finalizar y enviar la factura.Sustituir orden de compraSi el OCR no encuentra líneas de orden de compra relacionadas, puede acceder a la tarea y volver a generar la factura y, a continuación, vincular las líneas de orden de compra.Sustituir contratoSi el OCR no encuentra un contrato de proveedor relacionado, puede acceder a la tarea y volver a generar la factura y, a continuación, vincular las líneas de contrato de proveedor.Detalles de escaneado de OCRMuestra los detalles del escaneado.Seguridad:Reports OCR Supplier InvoiceExcepciones de facturaPuede profundizar para consultar la cuadrículaErrores y avisos, que muestra las excepciones de validación personalizada de la factura de proveedor.Excepciones de OCRPuede profundizar para consultar la cuadrículaErrores y avisos, que muestra las excepciones de validación personalizada de la factura de proveedor mediante OCR.Etiquetas de cola de trabajoWorkday organiza las facturas por fecha. Sin embargo, en la parte superior de la cuadrícula se muestra una factura con una etiqueta de cola de trabajoMover al principio de cola de trabajo.Para actualizar las etiquetas de cola de trabajo en las facturas, haga clic enEditar masivamente etiquetas de cola de trabajo.Reasignar masivamentePuede reasignar facturas a un trabajador diferente.Editar masivamente etiquetas de cola de trabajoHaga clic en esta opción para sustituir las etiquetas de cola de trabajo existentes en las facturas.Cancelar masivamenteHaga clic en esta opción para cancelar las facturas de proveedor.Para utilizar la tarea, active Seguridad: dominioProcess: Supplier Invoice - Cancel.Convertir masivamentePuede convertir facturas de proveedor en ajustes de factura y viceversa. Tenga en cuenta lo que sucede en los siguientes casos:- Cuando se convierten documentos, Workday cancela el documento de origen y crea uno nuevo.
- Cuando se utiliza la opciónConvertir masivamente, solo se pueden seleccionar facturas de proveedor o ajustes de factura de proveedor para convertir en un solo lote.
Para utilizar la tarea, active el dominioProcess: Supplier Invoice – Core. - En la fichaPendiente de aprobación, puede consultar las facturas de proveedorEn cursoen función de los parámetros configurados.
- En la fichaDuraciones de ciclo de factura de proveedor, puede realizar un seguimiento del número de días de procesamiento de las facturas de proveedor.