Ajuste de facturas de proveedor
- Configure el proceso de gestiónEvento de factura de proveedory la política de seguridad en el área funcional Supplier Accounts.
- Cree motivos de ajuste de factura en la tareaMantenimiento de motivos de ajuste de factura.
- Si desea crear ajustes de factura de proveedor a partir de devoluciones a proveedor, configure el proceso de gestiónEvento de devolución a proveedorcon la acciónCreación de ajuste de factura de proveedor a partir de devolucióndespués del paso de finalización.
Para aumentar o reducir el importe adeudado a un proveedor, puede crear un ajuste de factura de proveedor. Un ajuste se considera una transacción nueva, con su propio número de documento e independiente de la factura original, aunque vinculada a ella. Los ajustes son notas de cargo y abono.
- Para utilizar la fecha de aprobación como fecha contable en sus facturas de cliente y ajustes o para ordenar los números de secuencia de documentos por fecha contable, acceda a la tareaEdición de detalles contables de empresay seleccione la opciónFactura de proveedoren la lista de valoresPermitir contabilidad por fecha de aprobación (opcional). .Seguridad: dominioSet Up: Company Accountingen el área funcional Common Financial Management.
- Acceda a la tareaCreación de ajuste de factura de proveedoro seleccioneCreación de ajustedesde el menú de acciones relacionadas de la factura de proveedor.Mediante la acción relacionadaCreación de ajuste, Workday asocia las líneas de ajuste de factura a los siguientes elementos:
- Orden de compra original
- Nota de recepción
- Factura de proveedor de referencia
- Contrato de proveedor
Es posible crear ajustes de facturas de proveedor a partir de una sola factura de proveedor o de una sola devolución. No puede hacer referencia a líneas de documentos de aprovisionamiento independientes.Los ajustes de factura de proveedor independientes creados directamente en la tareaCreación de ajuste de factura de proveedorno actualizan la contabilidad de compromisos. - Mientras cumplimenta la secciónInformación de ajuste de factura, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Sustitución de fecha contableLa fecha contable de sustitución que introduzca debe encontrarse en un periodo contable abierto.Este campo se muestra cuando define la tareaEdición de detalles contables de empresa.Ejemplo: proporciona un servicio, pero no crea la factura hasta el siguiente periodo contable. Puede seleccionar la fecha de servicio como fecha de sustitución contable.Total de importe de controlIntroduzca un valor si conoce el total del ajuste. Este importe garantiza que el total calculado enTotal de importe de ajustecoincide con el total de control.Opción de impuestoWorkday rellena automáticamente este valor a partir de los detalles contables de la empresa.Workday rellena automáticamente la opción de impuesto en la línea de la cabecera, pero puede sustituirla en el nivel de línea.Dirección de envíoWorkday utiliza esta dirección al evaluar las reglas de impuestos para determinar las sustituciones de código de impuesto y de aplicabilidad de impuesto de las líneas de transacción.Importe de impuestoSi ha seleccionado el cálculo de impuesto, Workday muestra la suma de los importes de impuesto calculados de las líneas gravables, según el código de impuesto que especifique en cada línea. Para sustituir este importe calculado, puede cambiar el impuesto calculado por tipo impositivo en la fichaImpuesto.Si selecciona introducir el impuesto adeudado al proveedor, introduzca el importe del impuesto correspondiente a la transacción. Debe tener al menos una línea con una aplicabilidad de impuesto gravable y activada para su asignación.El impuesto asignado a las líneas es solo el importe no recuperable de la transacción y no siempre se suma a este importe de la cabecera.Si introduce un valor negativo, Workday asigna el importe de impuesto a una línea de costo cero o negativo.Importe de retención de impuestosWorkday calcula la retención de impuestos a partir de las líneas de factura cuando los importes de impuestos tienen definido el momento de realización como el momento de facturación.En el total no se incluyen los importes de impuestos que contienen un momento de realización en el momento del pago. Para sustituir este importe calculado, puede cambiar el impuesto calculado por tipo impositivo en la fichaImpuesto.Importe de fleteOtros cargosAsigne estos costos en destino de la cabecera de la transacción a las líneas. Añada una categoría de gasto que sea elegible para la asignación de fletes y otros cargos en una línea como mínimo, según lo definido en la tareaMantenimiento de categorías de gasto.Ejemplo: compra un equipo grande y tiene una línea para el equipo en sí y otra para la instalación.Costos en destino en impuestosSeleccione esta opción para incluir los importesde Importe de fleteyOtros cargosen el cálculo de total de impuestos. Para incluir estos importes, también debe:- Seleccione unaOpción de impuesto por defectodeCalcular impuesto autoliquidableoCalcular impuesto adeudado a proveedor.
- Incluya una o varias líneas de ajuste con unacategoría de gastoconfigurada para asignar fletes, otros cargos o ambos.
- Configure unaAplicabilidad de impuestopara aquellas líneas que sean gravables.
Acceda a la tareaEdición de opciones de cuenta de proveedorpara seleccionar la casilla por defecto al crear ajustes de factura para empresas específicas.Plantilla de división de worktagEn función de la empresa, seleccione una plantilla para que se rellenen los datos en todas las líneas nuevas de la factura.Workday no rellena la plantilla en líneas existentes con un importe ampliado cuando realiza un cambio o selecciona distintas plantillas en la cabecera.Para configurar las plantillas de división de worktag en las facturas de proveedor, acceda a la tareaCreación de plantilla de división de worktag. - Mientras cumplimenta la secciónInformación de referencia de ajuste de factura, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Factura de referenciaPuede crear un ajuste de factura de proveedor independiente y luego llevar a cabo una de estas dos acciones:- Deje el valor en blanco.
- Seleccionar un valor si este ajuste se aplica a una factura específica
Finalidad de pago de país de origenSeleccione un código de finalidad de pago si el país que envía el pago de la factura requiere un código de finalidad. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Finanzas.Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.Finalidad de pago de país de recepciónSeleccione un código de finalidad de pago si el país que recibe el pago de la factura requiere un código de finalidad. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Finanzas.Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.Código de ruta de bancoSeleccione un código de ruta de banco asignado a una cuenta bancaria desde la que liquidar los pagos para su ajuste de factura.Para activar la lista de valores, debe configurar al menos una regla de ruta de banco que utilice un código de ruta de banco activo. Consulte Definición de códigos de ruta de banco.En esperaSeleccione esta opción para retener la liquidación de este ajuste.Si en las condiciones de pago se incluye un descuento, se muestra laFecha de descuento.Número de orden de compra externaIntrodúzcalo para las órdenes de compra que Workday no ha generado.Tipo de factura preceptivo por leySeleccione esta opción si utiliza los tipos de factura para clasificar las facturas de proveedor de acuerdo con los requisitos gubernamentales. - Mientras rellena la fichaLíneas de ajuste, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Documento de gestiónPuede consultar la orden de compra original o el contrato de proveedor y la factura de proveedor relacionados con la línea de ajuste.Haga clic enCotejopara consultar un resumen de todas las líneas del documento relacionadas con el ajuste como, por ejemplo:- Notas de recepción
- Devoluciones
- Otras facturas y ajustes relacionados con el documento de origen
Workday es compatible con la asignación de nivel de línea desde el ajuste de factura de proveedor hasta los documentos relacionados con el aprovisionamiento.Aplicabilidad de impuestoIndica si la línea es gravable y, si lo es, su recuperabilidad. Puede usar la aplicabilidad de impuesto para filtrar transacciones en los informes. Se rellena automáticamente a partir de la regla de impuestos específica del ítem y en función de la dirección de envío, primero por ítem de compra y luego por categoría de gasto. Si no hay ninguna coincidencia, se rellena automáticamente a partir del ítem de compra. De lo contrario, se rellena automáticamente a partir de la categoría de gasto.Código de impuestoSi es gravable, el código se rellena automáticamente a partir delCódigo de impuesto por defectode la cabecera, que se puede sustituir.Tipo de fecha de hecho imponibleSeleccione el tipo de fecha de hecho imponible para la línea de factura y especifique una fecha de hecho imponible si el tipo esFecha de entrega de bienes/prestación de servicios. Workday rellena el tipo de fecha de hecho imponible con laFecha de factura/ajuste, a menos que seleccione la casillaIVA sobre pagopara una empresa. Si selecciona la casillaIVA sobre pagoen la tareaEdición de detalles de impuestos de empresa, Workday define el tipo de fecha de hecho imponible comoFecha de pago.Recuperabilidad de impuestoWorkday rellena automáticamente el porcentaje recuperable en la línea de transacción en función de la aplicabilidad de impuesto y el código de impuesto especificados. Puede sustituir esta selección. Cuando especifica la recuperabilidad de impuesto, Workday aplica el porcentaje recuperable y el método de asignación al importe de impuesto para los tipos impositivos de un código de impuesto.Opción de impuestoSeleccioneCálculo de impuesto autoliquidablecuando los proveedores o los perceptores no carguen impuestos. Esta opción le permite contabilizar su obligación tributaria en una cuenta de libro mayor independiente. De lo contrario, seleccioneCálculo de impuesto adeudado a proveedorpara contabilizar el pago de impuestos realizado al proveedor o al perceptor.Importe ampliadoEn las líneas de costo cero, debe tener al menos otro ítem de línea que haga que elTotal de importe de ajustesea superior a cero. Al crear las líneas de costo cero, Workday asigna lo siguiente:- Importe de impuestoa una sola línea de costo cero cuando en otras líneas no se especifica una aplicabilidad de impuesto.
- Importe de los camposImporte de fleteyOtros cargoshasta la última línea de costo cero de la factura.
WorktagsUtilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tareaMantenimiento de uso de worktag. Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.Plantilla de división de worktagWorkday rellena el campo con la plantilla de cabecera cuando se crea una nueva línea.Puede seleccionar una plantilla nueva o sustituirla en función de la empresa en la línea. - Haga clic enEnviar.
- Workday genera un número de ajuste de factura para el ajuste e inicia el proceso de gestiónEvento de factura de proveedorpara que la transacción se revise y se apruebe.
- Puede actualizar campos específicos en facturas de proveedor aprobadas sin pagar sin activar el proceso de nueva aprobación mediante estas tareas:
- Cambiar factura aprobadadesde el menú de acciones relacionadas de una factura aprobada pero aún no pagada
- Cambio masivo de facturas de proveedor aprobadas
- Puede cancelar un ajuste de factura de proveedor cuando aún no se han aplicado o cancelado los pagos.
- Para que un ajuste de factura de proveedor no esté disponible para el pago, seleccioneRetención de pagodesde el menú de acciones relacionadas del ajuste de factura de proveedor.
- Cuando active secuencias de actividades para objetos de Workday, utilice el informeBúsqueda de facturas de proveedorpara consultar el ajuste de factura de proveedor e introducir comentarios en la secuencia de actividades.
- Si necesita convertir un ajuste de factura de proveedor existente en una factura de proveedor, puede usar la acción relacionadaConversión en factura de proveedor. Esta acción cancela el ajuste de factura de proveedor y genera una nueva factura de proveedor.