Concepto: facturas de proveedor

En el

Área de trabajo de facturas de proveedor

es posible crear facturas que registren eventos de compra y generen pasivo. Las facturas de proveedor se rellenan con los datos que se introducen manualmente o con los valores por defecto de una orden de compra, una nota de recepción, una hoja de horas, un registro de tareas, un contrato de proveedor o una factura de cliente. Las facturas reflejan la recepción de bienes o el acuse de recibo de los servicios prestados, a menos que se paguen por adelantado. Las facturas de proveedor de pago anticipado permiten amortizar el gasto en periodos contables anteriores a los periodos en los que se reciben los bienes o se prestan los servicios de la factura.

También es posible crear una factura de proveedor:

De forma manual
Mediante la copia de una factura de proveedor existente

Gestione las facturas de proveedor después de que se hayan enviado para su aprobación:

Opción	Descripción
Cancelación	Cancele las facturas que no se hayan pagado y los ajustes de facturas.
Cambio	Lleve a cabo modificaciones en una factura o un ajuste después del envío pero antes de que se pague. Para desactivar los cambios en las facturas de proveedor o los ajustes relacionados con un periodo contable de libro mayor cerrado, marque la casilla No permitir cambios en transacciones de operaciones en periodos cerrados en la tarea Edición de detalles contables de empresa . Puede modificar campos específicos en las facturas de proveedor que estén aprobadas pero que no se hayan pagado sin necesidad de que se active otro proceso de aprobación mediante las siguientes tareas, que tengan seguridad en el dominio Process: Supplier Invoice - Mass Action : Cambio de factura aprobada Cambio masivo de facturas de proveedor aprobadas La tarea Cambio masivo de facturas de proveedor aprobadas le permite cambiar los campos siguientes: Fecha de vencimiento Sustitución de fecha de vencimiento Tipo de pago por defecto Tipo de pago de sustitución Tipo de referencia Código de tramitación Código de ruta de banco En espera Documento de proveedor recibido Número de factura de proveedor Número de orden de compra externa Tipo de factura preceptivo por ley Vínculo de documento Nota
Corrección	Los administradores de finanzas pueden corregir la factura de proveedor después de enviarla. Puede utilizar la tarea Correct Supplier Invoice para cambiar detalles como, por ejemplo, el tipo de amortización anticipada en las facturas. Para desactivar las correcciones en las facturas de proveedor o los ajustes de factura relacionados con un periodo contable de libro mayor cerrado, seleccione la casilla No permitir cambios en transacciones de operaciones en periodos cerrados en la tarea Edición de detalles contables de empresa .
Revisión	Envíe la factura de proveedor para su revisión mediante la inclusión de un paso de revisión en el proceso de gestión Evento de factura de proveedor . Active los cambios en la factura de proveedor durante el paso de aprobación.
Aprobar	Envíe la factura de proveedor para su aprobación añadiendo un paso de aprobación al proceso de gestión Evento de factura de proveedor . Puede aprobar o devolver facturas sin realizar cambios en las facturas.
Rectificación	La rectificación está disponible cuando devuelve las facturas de proveedor desde la fase de revisión o de aprobación.
Retención	La factura no estará disponible para el pago.
Anulación	Se restauran todos los datos de Workday al estado en el que estaban antes de crear la factura. La anulación es un proceso interno que no puede definir. Sin embargo, puede consultarlo en la ficha Historial de procesos de la factura cuando el proceso de gestión Evento de factura de proveedor se reinicia después de haber realizado un cambio en una factura que ya se encontraba en curso.

Puede crear un ajuste de factura para cambiar el pasivo. Por lo general, se reduce el pasivo, que es un ajuste de nota de abono. A menudo, los proveedores emiten notas de abono por devoluciones, mercancías dañadas y ajustes de precios. También puede ajustar una factura para aumentar el pasivo a través de la creación de un ajuste de nota de cargo.

Cuando crea un ajuste de factura de proveedor a partir de una devolución a un proveedor, Workday:

Vuelve a crear asignaciones en el documento de aprovisionamiento original.
Actualiza los saldos de la cantidad para facturar y recibir en la orden de compra o en el contrato.

Para pagar una factura o realizar un pago ad hoc, utilice la infraestructura de liquidaciones de Workday.

Si no tiene una factura del proveedor, cree un pago ad hoc.

Antes de iniciar el proceso de pago, es posible controlar qué pagos se van a realizar:

Tarea u opción	Descripción o requisito previo
Retención de pago	La factura de proveedor o el ajuste no estarán disponibles para el pago. Esta opción aparece como acción relacionada en una factura.
Autorización de pago	Para activar los pagos de facturas que se hayan retenido con anterioridad, elimine la retención. Esta opción aparece como acción relacionada en una factura.
Creación de pago ad hoc	Cree un ítem de pago para el proveedor si no cuenta con una factura.

Para garantizar que pueda facturar lo que pide o lo que recibe, Workday admite el cotejo de proveedores. Puede configurar reglas de condición de cotejo para activar el cotejo en dos o en tres sentidos. También puede configurar motivos de excepción de cotejo, enviar excepciones de cotejo y anular la excepción del cotejo para su aprobación.

Consulte los pagos 1099 MISC antes de imprimir los formularios que se generan mediante el informe

1099 MISC Report

y profundizando en la columna

Total de importe

. Primero debe definir lo siguiente:

Categorías 1099 MISC
Proveedores como proveedor 1099 MISC

Las empresas con 250 proveedores 1099 o más deben realizar las presentaciones de forma electrónica ante el IRS. Mediante la tarea

Generate 1099 MISC Electronic Filing

se genera un archivo electrónico para cargar los informes del IRS en el sitio del IRS. Puede presentar formularios de varias empresas con un solo transmisor.

Si desea consultar los datos de los formularios 1096 del IRS antes de imprimirlos, cree una ejecución de impresión 1099 MISC.

Puede crear facturas de proveedor negativas y de costo cero a partir de órdenes de compra y notas de recepción. Sin embargo, no puede crear ajustes de factura de proveedor negativos o de costo cero.

Tenga en cuenta que las facturas negativas no son compatibles con los siguientes elementos:

Retención, aunque puede ajustar la retención manualmente en la factura de proveedor original.
Contabilidad de facturas en las que se incluyen ítems de inventario.

También puede generar facturas de proveedor negativas o enviar cuotas negativas al crear programas y generar cuotas a partir de un contrato de proveedor.

Para evitar que los usuarios puedan crear facturas de proveedor negativas o de costo cero, puede añadir una validación personalizada a la tarea

Creación de factura de proveedor

.

Con las transacciones de Workday, la transacción de operaciones es independiente de la contabilidad. Puede finalizar una transacción de operaciones aunque las cuentas definidas contengan errores o Workday no pueda encontrar un periodo abierto. Este proceso es transparente para el usuario que lo maneja.

Por lo tanto, si introduce una factura de proveedor en un periodo cerrado, Workday busca un periodo abierto para introducir la transacción. Workday puede procesar la factura y realizar el pago.

Si Workday no puede encontrar un periodo abierto, genera un error de contabilidad de transacciones. Un contable puede corregir estos errores abriendo un periodo y volviendo a procesar la contabilidad en un periodo abierto mediante la tarea

Corrección de asientos de operaciones con errores

.