Configuración de ingesta de datos de correos electrónicos para cuentas de proveedor

Configure el proceso de gestión Evento de factura de proveedor
y la política de seguridad en el área funcional Supplier Accounts.

Puede utilizar la ingesta de correos electrónicos para permitir que un entorno de cliente de Workday reciba correos electrónicos de cuentas de proveedor de entrada en dominios específicos. Cuando activa la ingesta de datos de correos electrónicos, Workday escanea automáticamente los correos electrónicos en busca de facturas mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Ejemplo: cuando un proveedor autorizado envía una factura por correo electrónico, Workday procesa automáticamente el contenido del correo electrónico en una solicitud de factura de proveedor.

Activar funciones de Innovation Services y contribuciones de datos de aprendizaje automático

En la ficha

Available Services

, de la categoría Cross Application Services
, seleccione el servicio de

ingesta de datos de correos electrónicos

para activarlo.

Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .

Acceda a la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Aprendizaje automático

Seleccione la región en la que Workday aloja los datos que se utilizan para mejorar y personalizar la funcionalidad de análisis y aprendizaje automático.

Seguridad: Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
en el área funcional System.

Acceda a la tarea

Create Security Group

Cree un grupo de seguridad basado en segmentos y seleccione los proveedores, los grupos de proveedores o las categorías de proveedor que desea incluir en el segmento. Los valores incluidos pueden asignarse a varios segmentos, o bien ser mutuamente excluyentes. Workday recomienda que los cree desde el segmento menos restrictivo hasta el más restrictivo.

Seguridad: dominio Security Configuration
en el área funcional System.

Acceda al informe

Políticas de seguridad de dominio para área funcional

En el área funcional System, seleccione el dominio Set Up: Inbound Email
y haga clic en

Edit Permissions

para conceder a su grupo de seguridad segmentado acceso al dominio.

Seguridad: dominio Security Configuration
o Security Activation
en el área funcional System.

Acceda a la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Sistema

En la sección

Configuración de sistema

, seleccione

Permitir archivos adjuntos en correos electrónicos

para garantizar que la ingesta de datos de correos electrónicos pueda recibir archivos adjuntos en su entorno de cliente.

Seguridad: dominio Set Up: Tenant Setup - System
en el área funcional System.

Acceda a la tarea

Creación de dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos

Cree un dominio de recepción para la ingesta de datos de correo electrónico y configúrelo en la configuración de su proveedor de DNS.

Opción	Descripción
Subdominio	Introduzca el subdominio para el dominio de ingesta de datos de correos electrónicos. Ejemplo: Invoices
Dominio	Introduzca el dominio que se utilizará para la Ingesta de datos de correos electrónicos. Ejemplo: GMS.com

Ejemplo: si su subdominio es Facturas y su dominio es GMS.com, su dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos es Invoices.GMS.com.

Seguridad: dominio Set Up: Inbound Email
en el área funcional System.

Copie los valores de nombres canónicos (CNAME) y de intercambio de correo (MX) en el host DNS.

Acceda a la tarea

Verificación de dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos

Seleccione su dominio de recepción en la lista de valores

Dominio de recepción

Haga clic en

Actualizar

para asegurarse de que los valores de la columna

Verificado

de la cuadrícula

Registros DNS

cambien a

Sí

Seguridad: dominio Set Up: Inbound Email
en el área funcional System.

Acceda a la tarea

Configuración de parámetros de ingesta de datos de correos electrónicos

Opción	Descripción
Tipo de notificación	Seleccione el tipo de notificación de factura de proveedor al que desea vincular el dominio de recepción.
Dominio de recepción	Seleccione el dominio de recepción que se utilizará con el tipo de notificación seleccionado.
Remitentes permitidos	Añada una fila para cada dirección de correo electrónico desde la que desea que el dominio de recepción acepte correos electrónicos entrantes (opcional).

Seguridad: dominio Set Up: Inbound Email
en el área funcional System.

Configure la

ficha Ingesta de datos de correos electrónicos

en el área de trabajo.

Workday procesa los correos electrónicos de los tipos de notificación que configure en su entorno de cliente de Workday. Workday envía los archivos adjuntos de los correos electrónicos al sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanearlos y crear facturas.

Cuando un proveedor autorizado envía una factura por correo electrónico, Workday procesa automáticamente el contenido del correo electrónico como una solicitud de factura de proveedor.

Una vez que los correos electrónicos comienzan a entregarse a través de su dominio, puede acceder al informe

Ingesta de datos de correos electrónicos entrantes por rango de fechas

para realizar un seguimiento de lo siguiente:

El estado de los eventos del sistema iniciados por los correos electrónicos entrantes.

El tipo de solicitudes recibidas a través del dominio.

Los problemas que pueden provocar errores en el proceso.

Si descarta el servicio de innovación de ingesta de datos de correos electrónicos, también debe hacer lo siguiente:

Ejecute la tarea

Eliminación de configuración de ingesta de datos de correos electrónicos

Ejecute la tarea

Eliminación de dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos

Trabaje con su administrador de TI para eliminar la información añadida para la ingesta de datos de correos electrónicos de su configuración de DNS.