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Última actualización: 2025-10-17
Configuración de ingesta de datos de correos electrónicos para cuentas de proveedor

Configuración de ingesta de datos de correos electrónicos para cuentas de proveedor

Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Su organización está en el Acuerdo de servicio principal (MSA) o en el Acuerdo de servicio principal universal (UMSA). Para determinar el acuerdo de servicio de suscripción de su organización:
  1. Seleccione su avatar de perfil en Workday Community .
  2. Seleccione
    Perfil
     .
  3. En su página de perfil, seleccione el nombre de su organización, que se encuentra debajo de su nombre y junto a su título de puesto.
  4. Consulte el valor de su
    acuerdo de servicio de suscripción
     .
Si el valor es:
  • UMSA
     , la función está disponible automáticamente. Puede omitir el paso
    Enable Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers
     . Para obtener más información sobre las contribuciones de datos de aprendizaje automático, consulte Concepto: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , debe activar esta función a través de Innovation Services mediante el paso
    Enable Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers
     .
Nota: los clientes de UMSA no tienen tareas e informes de Innovation Services en sus entornos de cliente, ya que estos son solo para clientes de MSA. Los clientes de UMSA pueden ignorar toda la información relacionada con Innovation Services.
Configure el proceso de gestión
Evento de factura de proveedor
 y la política de seguridad en el área funcional Supplier Accounts.
Puede utilizar la ingesta de correos electrónicos para permitir que un entorno de cliente de Workday recibir correos electrónicos entrantes de cuentas de proveedor en dominios específicos. Cuando activa la ingesta de datos de correos electrónicos , Workday escanea automáticamente los correos electrónicos en busca de facturas mediante el reconocimiento óptico de caracteres ( reconocimiento óptico de caracteres; OCR ). Ejemplo: cuando un proveedor autorizado envía una factura por correo electrónico, Workday procesa automáticamente el contenido del correo electrónico en una solicitud de factura de proveedor.
  1. En la ficha
    Available Services
    , de la categoría
    Cross Application Services
    , seleccione el servicio de
    ingesta de datos de correos electrónicos
     para activarlo.
    Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
  2. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Aprendizaje automático
     .
    Seleccione la región en la que Workday aloja los datos que se utilizan para mejorar y personalizar la funcionalidad de aprendizaje automático y analytics.
    Seguridad:
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     en el área funcional System.
  3. Acceda a la tarea
    Create Security Group
    .
    Cree un grupo de seguridad basado en segmentos y seleccione los proveedores, los grupos de proveedor o las categorías de proveedor que desea incluir en el segmento. Los valores incluidos pueden asignarse a varios segmentos, o bien ser mutuamente excluyentes. Workday recomienda que los cree desde el segmento menos restrictivo hasta el más restrictivo.
    Seguridad: dominio
    Security Configuration
     en el área funcional System.
  4. Acceda al informe
    Políticas de seguridad de dominio para área funcional
    .
    En el área funcional System , seleccione el dominio
    Set Up: Inbound Email
     y haga clic en
    Edit Permissions
     para subvención a su grupo de seguridad segmentado acceso al dominio.
    Seguridad: dominio
    Security Configuration
     o
    Security Activation
     en el área funcional System .
  5. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
    .
    En la sección
    Definición de sistema
     , seleccione
    Permitir archivos adjuntos en correos electrónicos
     para asegurarse de que la ingesta de datos de correos electrónicos pueda recibir archivos adjuntos en su entorno de cliente.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Tenant Setup - System
     en el área funcional System.
  6. Acceda a la tarea
    Creación de dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos
    .
    Cree un dominio de recepción para la ingesta de datos de correo electrónico y configúrelo en la configuración de su proveedor de DNS .
    Opción Descripción
    Subdominio
    Introduzca el subdominio para el dominio de ingesta de datos de correos electrónicos. Ejemplo: Invoices
    Dominio
    Introduzca el dominio que se utilizará para la Ingesta de datos de correos electrónicos. Ejemplo: GMS.com
    Ejemplo: si su subdominio es Facturas y su dominio es GMS.com, su dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos es Facturas.GMS.com.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Inbound Email
     en el área funcional System.
  7. Copie los valores de nombres canónicos (CNAME) y de intercambio de correo (MX) en el host DNS.
  8. Acceda a la tarea
    Verificación de dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos
    .
    1. Seleccione su dominio de recepción en la lista de valores
      Dominio de recepción
      .
    2. Haga clic en
      Actualizar
       para asegurarse de que los valores de la columna
      Verificado
       de la cuadrícula
      Registros DNS
       cambien a
      Sí
      .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Inbound Email
     en el área funcional System.
  9. Acceda a la tarea
    Configuración de parámetros de ingesta de datos de correos electrónicos
    .
    Opción Descripción
    Tipo de notificación
    Seleccione el tipo de notificación de factura de proveedor al que desea vincular el dominio de recepción.
    Dominio de recepción
    Seleccione el dominio de recepción que se utilizará con el tipo de notificación seleccionado.
    Remitentes permitidos
    Añada una fila para cada dirección de correo electrónico desde la que desea que el dominio de recepción acepte correos electrónicos entrantes (opcional).
    Seguridad: dominio
    Set Up: Inbound Email
     en el área funcional System.
  10. Configure la
    ficha Ingesta de datos de correos electrónicos
     en la zona de trabajo.
Workday procesa los correos electrónicos de los tipos de notificación que configure en su entorno de cliente de Workday. Workday envía los archivos adjuntos de los correos electrónicos al sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanearlos y crear facturas.
Cuando un proveedor autorizado envía una factura por correo electrónico, Workday procesa automáticamente el contenido del correo electrónico como una solicitud de factura de proveedor.
Una vez que los correos electrónicos comienzan a entregarse a través de su dominio, puede acceder al informe
Ingesta de datos de correos electrónicos entrantes por rango de fechas
 para realizar un seguimiento de lo siguiente:
  • El estado de los eventos del sistema iniciados por los correos electrónicos entrantes.
  • El tipo de solicitudes recibidas a través del dominio.
  • Los problemas que pueden provocar errores en el proceso.
Si descarta el servicio de innovación de ingesta de datos de correos electrónicos, también debe hacer lo siguiente:
  • Ejecute la tarea
    Eliminación de configuración de ingesta de datos de correos electrónicos
    .
  • Ejecute la tarea
    Eliminación de dominio de recepción de ingesta de datos de correos electrónicos
    .
  • Trabaje con su administrador de TI para eliminar la información añadida para la ingesta de datos de correos electrónicos de su configuración de DNS.