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Última actualización: 2025-08-22
Pasos: aplicación de pagos de cliente

Pasos: aplicación de pagos de cliente

Después de registrar un pago de cliente, puede aplicar el pago a las facturas de cliente correspondientes, abonar un determinado importe a cuenta, registrar un sobrepago, añadir archivos adjuntos y notas. No puede registrar un sobrepago cuando el pago tiene una devolución a cliente asociada con el estado
Borrador
 . Workday también le permite:
  • Aplicar cancelaciones durante el proceso de aplicación de pago.
  • Busque facturas adicionales antes de aplicar el pago.
También puede cancelar, devolver o anular la aplicación de un pago. Para anular la aplicación de grandes volúmenes de pagos de cliente con errores, puede utilizar la operación de servicio web
Anulación de aplicación de pago de cliente
 . Para consultar todo el historial de transacciones, puede crear un informe personalizado avanzado mediante el objeto de gestión
Historial de transacciones de cliente
 .
  1. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de motivos de cuentas por cobrar
     (opcional).
    • Añada motivos para realizar el pago a cuenta. Asegúrese de que al menos un motivo esté activo.
    • Si no define los motivos a cuenta, los campos
      Motivo a cuenta
       y
      Descripción a cuenta
       no estarán visibles cuando realice un pago a cuenta durante la aplicación de pago.
    • En el caso de un pago de cliente que ya se ha aplicado con una parte del importe colocado a cuenta, puede acceder a la tarea
      Introducción/cambio de motivo a cuenta
       desde el menú de acciones relacionadas del pago de cliente para añadir un motivo.
    • Para las actualizaciones masivas, puede utilizar la operación de servicio web
      Motivo de imputación a cuenta
       .
    Seguridad:
    Set Up: Customer Accounts
     en el área funcional Common Financial Management.
  2. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
    (opcional).
    Para aplicar pagos de cliente multimoneda utilizando la cotización de moneda de la fecha de pago por defecto, seleccione la casilla
    Utilizar cotización de moneda de fecha de pago para pagos entre monedas
     en la sección
    Opciones de cuenta de cliente
     .
    • Envíe borradores de solicitudes de pago en moneda cruzada y complete las solicitudes de aprobación pendientes para pagos en moneda cruzada antes de aceptar.
    • Cuando acepta pero especifica un tipo de sustitución de moneda para su aplicación multimoneda, Workday utiliza el tipo de sustitución de moneda para calcular el importe de pago en la moneda de factura.
    • Cuando anula la aplicación de un pago con aplicaciones de pago procesadas antes de la aceptación, Workday revierte las aplicaciones anteriores y utiliza la cotización de moneda y los importes calculados en la fecha de aplicación de pago.
    • Cuando tiene un pago con aplicaciones de pago procesadas antes y después de la aceptación:
      • Workday revierte las aplicaciones de pago procesadas antes de la aceptación y utiliza el tipo de cambio de moneda y los importes calculados en la fecha de aplicación de pago.
      • Workday revierte las solicitudes de pago procesadas después de la aceptación y utiliza la cotización de moneda y los importes calculados en la fecha de pago.
  3. Acceda a la tarea
    Edición de configuración de aplicación de pago de cliente
     (opcional).
    • Para buscar en un gran volumen de facturas abiertas, seleccione la opción
      No preseleccionar facturas
       en la lista de valores
      Configuración de facturas preseleccionadas
       en la sección
      Parámetros de aplicación manual
       .
      • No preseleccionar facturas
        : Workday no selecciona facturas que se hayan seleccionado anteriormente.
      • Preseleccione Remittance Advice Invoices and Previously Unapplied Invoices
        : Workday preselecciona todas las facturas que se seleccionaron anteriormente, incluidas las que se seleccionaron manualmente.
      • Preseleccionar solo facturas de aviso de remesa
        : Workday preselecciona solo las facturas identificadas en la cuadrícula de remesa del pago.
    • Para rellenar un descuento por pronto pago basado en el importe neto de factura en lugar del importe adeudado durante la aplicación de pago, seleccione la casilla
      Calcular pronto pago a partir de importe neto de factura
       .
    Seguridad:
    Set Up: Company General
    en el área funcional Common Financial Management.
  4. En el menú de acciones relacionadas del pago de cliente, seleccione
    Aplicar actualización de aviso de remesa
    (opcional).
    • Cuando recibe un pago de cliente sin ningún aviso de remesa, puede añadir primero el
      Tipo de aviso de remesa
       y los detalles asociados en la cuadrícula
      Aviso de remesa
       para varias facturas.
    • Asegúrese de añadir una fila independiente para cada tipo de aviso de remesa.
    • Workday le impide actualizar el tipo de aviso de remesa cuando el pago de cliente ya se ha aplicado, abonado a cuenta, cancelado o devuelto.
    • También puede utilizar la operación de servicio web
      Put Customer Payment
       para un gran volumen de actualizaciones. Asegúrese de especificar el
      Tipo de aviso de remesa
       con un ID de instancia idéntico al de la factura. Establezca el indicador
      Listo para aplicación automática
       en verdadero y asegúrese de que
      el Importe por pagar
       no sea superior al pago.
    Seguridad:
    Process: Customer Invoice Payment
     en el área funcional Customer Accounts.
  5. Acceda a la tarea
    Aplicación de pago de cliente
     .
    Seleccione el
    Pago de cliente
     que desea aplicar.
    Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Customer Accounts:
    • Proceso: pago de venta al contado - Consulta
    • Proceso: factura de cliente - Consulta
    • Proceso: cancelación de cliente - Consulta
    Consulte Pasos: definición de permisos de seguridad.
  6. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Líneas de aviso de remesa
    Haga clic para ver las líneas de aviso de remesa del registro del pago de cliente. Workday selecciona automáticamente las facturas del aviso de remesa y rellena su importe de pago para ayudar a la aplicación de pago.
    Solicitar primero a los más antiguos
    Cuando selecciona esta casilla, Workday ordena la cuadrícula
    Facturas
     por
    fecha de vencimiento
    y enumera las facturas más antiguas en primer lugar. A continuación, Workday selecciona las facturas con importes que se pueden pagar en su totalidad con el
    valor Payment Amount to Apply
    . Cuando el importe de la siguiente factura es superior al importe restante por aplicar, Workday asigna solo el importe restante para pagar esa factura.
    Ejemplo: hay un pago registrado de 1000,00 EUR. La factura más antigua del cliente es de 600,00 EUR y la siguiente es de 1500,00 EUR. Workday selecciona ambas facturas, aplica el pago a la primera factura en su totalidad y el resto a la siguiente factura. Los 1100,00 EUR pendientes de la segunda factura permanecen en la cola de facturas sin pagar.
    Solicitud de último pago de retirada
    Cuando selecciona esta casilla, Workday selecciona automáticamente las facturas aplicables en los resultados.
    Importe para anotación a cuenta
    Cuando el importe de pago es superior al importe total aplicado a una o varias facturas, puede cargar el importe de sobrepago a cuenta. Para cuadrar y enviar el pago, introduzca un importe que sea igual al valor
    de Importe restante para aplicar
     . A continuación, Workday actualiza el
    Importe restante para aplicar
     a cero, lo que significa que su pago está equilibrado y listo para enviarse.
  7. Seleccione las facturas para la aplicación de pago.
    • En el caso de las facturas consolidadas, aplique el pago a las facturas del cliente principal o del cliente secundario.
    • Workday no admite pagos en representación de otra empresa ni cancelaciones que incluyan facturas con descuento por plazo.
  8. Para buscar en un gran volumen de facturas abiertas, haga clic
    en Buscar facturas
    .
    Puede seguir buscando y añadiendo facturas varias veces. Cada vez que realiza una búsqueda, Workday guarda los cambios anteriores, incluidos los importes de pago, los importes de descuento y las cancelaciones.
  9. Mientras introduce la información de pago para cada línea de factura, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Importe de pago
    Aplicar un importe total o parcial del pago registrado a la factura seleccionada. En el caso de los importes parciales, asigne el saldo restante a cuenta.
    Cuando aplique pagos de cliente de importe cero, asegúrese de que las facturas de cliente y los ajustes de abono que seleccione sean netos a 0.
    Importe de descuento
    Cuando aplica el pago dentro de la fecha de descuento de la factura de cliente, Workday aplica el descuento en función del importe de pago aplicado, no del saldo de factura. Defina las condiciones de descuento en la factura de cliente en el campo
    Condiciones de pago
     .
    Workday aplica importes de descuento como parte del proceso de aplicación de pago. Los importes de descuento no forman parte del importe de pago en sí y se muestran en un campo independiente en los informes.
    Líneas de cancelación
    Haga clic en el valor de cancelación y especifique el importe. También puede:
    • Añada una nota y archivos adjuntos a la cancelación.
    • Seleccione un motivo de cancelación por defecto.
    • Dividir el importe de cancelación por motivo de cancelación y worktag de cuadre contable si su entorno de cliente tiene activado el cuadre contable mediante worktags.
    Workday actualiza la contabilidad de líneas de asiento para reflejar los importes de Debe y Haber en las cuentas de libro mayor correctas.
    Importe restante adeudado
    Workday actualiza este valor dinámicamente cuando cambia cualquiera de estos importes:
    • Importe adeudado
    • Importe de descuento
    • Importe de pago
    • Importe de cancelación
Workday inicia el proceso de gestión
Evento de aplicación de pago de cliente
 para enviar el pago para su aprobación y, a continuación, crea las líneas de asiento de operaciones. Si lo guarda para más tarde, Workday guarda el pago con el estado
Borrador
 y no genera ninguna línea de asiento de operaciones. En el caso de los pagos de importe cero, Workday crea un pago de cliente totalmente aplicado con el estado
Finalizado
 .
En el caso de las transacciones interempresa:
  • Workday rellena automáticamente la entidad asociada interempresa entre las dos empresas para las líneas de asiento generadas. Puede consultar los detalles de contabilidad interempresa en la
    ficha Aplicación de pago
    Consulta de contabilidad
    interempresa
     de la transacción de cliente.
  • Cree una ejecución de liquidación para transferir el pago y borrar las entradas de cuentas por pagar y por cobrar interempresa.
Puede anular la aplicación y editar pagos de cliente para actualizar:
  • Moneda de factura y cliente de origen de pago para pagos que anteriormente se
    aplicaron por completo
    .
  • Moneda de factura para pagos que anteriormente se
    aplicaron con A cuenta