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Última actualización: 2025-01-10
Pasos: creación de órdenes de domiciliación de adeudo directo para pagos de cliente con adeudo directo

Pasos: creación de órdenes de domiciliación de adeudo directo para pagos de cliente con adeudo directo

Las órdenes de domiciliación de adeudo directo le permiten solicitar la aprobación de los clientes para cobrar pagos de adeudo directo. Con las órdenes de domiciliación de adeudo directo, un perceptor puede cobrar tanto pagos recurrentes como pagos únicos de los clientes que proporcionan una orden firmada al perceptor.
Con Workday, puede crear y almacenar órdenes de domiciliación de adeudo directo y, a continuación, asociarlas a facturas de cliente. También puede enviar notificaciones previas para informar a los clientes de liquidaciones futuras.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de orden de domiciliación de adeudo directo
    .
    • Rellene todos los campos de la sección
      Información de acreedor
       . Seleccione el tipo de pago para la orden de domiciliación. Los detalles bancarios que ha configurado en el perfil de cliente se muestran en la sección
      Información de deudor
       .
    • Cuando selecciona el tipo de pago
      Periódico
       , la
      Secuencia
       se establece automáticamente en
      Primero
       . Una vez generado el pago, la secuencia cambiará automáticamente a Periódico. Cuando su próximo pago sea el último adeudo directo de la orden de domiciliación, puede cambiar la
      Secuencia
       a
      Final
      . Workday desactiva automáticamente la orden de domiciliación una vez que finaliza el último pago.
    • Seleccione la casilla
      Notificación previa obligatoria
       (opcional). A continuación, Workday muestra el campo
      Mínimo de días de notificación previa
      . Para que las facturas asociadas a la orden de domiciliación estén disponibles para liquidación, debe notificarlas previamente durante al menos el número de días especificado.
    • Workday crea la orden con un
      estado
      de borrador
       . Para cambiar a
      Activo
      , es obligatorio el valor de IBAN en el perfil de cliente.
    Seguridad: dominio
    Process: Direct Debit Mandate
     en el área funcional Customer Accounts.
  2. Seleccione
    Impresión de
    orden de domiciliación de adeudo directo
     en el menú de acciones relacionadas de la orden de domiciliación de adeudo directo.
    Envíe el borrador de orden de domiciliación de adeudo directo a su cliente para completar la información del deudor, la información de pago y la firma. Workday no incluye la información del deudor en el archivo impreso.
    Seguridad: dominio
    Reports: Direct Debit Mandate
     en el área funcional Customer Accounts.
  3. Acceda a la tarea
    Impresión de notificaciones previas de orden de domiciliación de adeudo directo
     (opcional).
    Workday genera archivos PDF que puede enviar a sus clientes.
    Seguridad: dominio
    Reports: Direct Debit Mandate
     en el área funcional Customer Accounts.
  4. Acceda al grupo de perfil
    Información general
     del cliente.
    1. Para mostrar el número de referencia de orden de domiciliación de adeudo directo en las facturas de cliente, seleccione la casilla
      Orden de domiciliación obligatoria
       en el informe
      Detalles de pago
      .
    2. Añada los detalles de la cuenta bancaria de liquidación del borrador de la orden de domiciliación de adeudo directo cumplimentada al informe
      Información bancaria
      . Seleccione la casilla
      Requiere validación de cuenta
       cuando tenga órdenes de domiciliación.
  5. Acceda a la tarea
    Edición de orden de domiciliación de adeudo directo
    .
    Una vez que reciba la orden de domiciliación firmada por el cliente, verifique que todos los campos estén cumplimentados y cambie el
    Estado de orden de domiciliación
     a
    Activo
    . No puede editar ningún campo con este estado.
    Una vez que una orden de domiciliación se asocia a facturas aprobadas o en curso, o a facturas no pagadas o parcialmente pagadas, no puede cambiar el estado.
    Cargue una copia de la orden de domiciliación de adeudo directo cumplimentada en la ficha
    Archivos adjuntos
     (opcional).
    Seguridad: dominio
    Process: Direct Debit Mandate
     en el área funcional Customer Accounts.
  6. Cuando el
    tipo de pago
     seleccionado en la factura coincide con el tipo de pago de la orden de domiciliación de adeudo directo, Workday rellena los siguientes campos:
    • Orden de domiciliación de adeudo directo
    • Fecha de notificación previa
    Para enviar las facturas de cliente electrónicamente al banco, configure el conector de factura electrónica para su región. Consulte Pasos: definición del conector de factura electrónica
Después de crear la orden de domiciliación de adeudo directo y las facturas relacionadas, Workday inicia el proceso de gestión
Evento de factura de cliente
 para su revisión y aprobación. Workday procesa la contabilidad una vez finalizado el proceso de gestión y utiliza la regla de contabilización en cuenta Cuentas por cobrar para registrar los pagos de cliente vencidos.
  • Puede crear una ejecución de liquidación para liquidar las facturas de cliente.
    • Workday agrupa todas las facturas y ajustes de cliente elegibles para la misma empresa, perceptor y con la misma orden de domiciliación de adeudo directo en un solo pago. Consulte Creación de ejecuciones de liquidación manuales. También puede seleccionar
      Pagar mediante adeudo directo
       en el menú de acciones relacionadas de la factura de cliente para crear una ejecución de liquidación para un pago único.
    • Cuando la factura de cliente con una orden de domiciliación ha pasado 14 días desde la fecha de notificación previa, Workday la incluye en la ejecución de liquidación.
    • Cuando finaliza la tarea de ejecución de liquidación, Workday registra y aplica automáticamente el pago, crea un depósito y crea asientos de operaciones en la moneda de empresa para las transacciones aprobadas. Si las monedas de transacción y de empresa son distintas, Workday convierte los importes a la moneda de empresa. El proceso de solicitud automática no se ha ejecutado.
    • Contabilización de transacciones de adeudo directo
      Transacción
      Debe
      Haber
      Factura de cliente
      Cuentas por cobrar
      Ingresos
      Ejecución de liquidación
      Efectivo
      Cuentas por cobrar
      Cancelación de pago de cliente
      Cuentas por cobrar
      Efectivo
    • Workday actualiza los siguientes campos de orden de domiciliación de adeudo directo una vez finalizada la ejecución de liquidación:
      • Fecha de última liquidación
      • Estado de orden de domiciliación
        : a
        inactivo
         para la orden de domiciliación
        única
         y para la orden de domiciliación
        periódica
         con una
        secuencia
         de
        final
        . Cuando puede cancelar el pago, el estado vuelve a cambiar a
        Activo
        .
      • Secuencia
        : Hasta
        primera
        ,
        Segunda
        , etc. o
        Final
        . Cuando cancela el primer pago de una factura de cliente asociada a un tipo de orden de mandato
        Recurrente
         , la secuencia cambia de
        Recurrente
         a
        Primero
         .
  • Si la cuenta bancaria del cliente no tiene fondos suficientes, puede devolver la factura de cliente de adeudo directo accediendo al menú de acciones relacionadas del pago de cliente y seleccionando
    Devolución
    .
  • Puede acceder a los siguientes informes para obtener más detalles:
    • Búsqueda de orden de domiciliación de adeudo directo
    • Búsqueda de ejecuciones de impresión de notificaciones previas de órdenes de domiciliación de adeudo directo
  • Para las transacciones masivas, puede utilizar los siguientes servicios web:
    • Obtención de identificadores de acreedor de empresa
    • Introducción de identificador de acreedor de empresa
    • Set Up: Company General
    • Submit Customer Invoice