Consideraciones de definición: sobrepagos

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la funcionalidad de sobrepago. Encontrará información sobre:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

La funcionalidad de sobrepago le permite cancelar pequeños saldos:

Cuando aplica un pago.

Después de aplicar un pago que tiene saldo a cuenta.

Cuando registra un sobrepago, Workday crea un nuevo asiento para abonar el importe a cuenta en la cuenta de libro mayor definida en la regla de contabilización.

Esta función no realiza un seguimiento del sobrepago por facturas.

Beneficios para la empresa

La funcionalidad de sobrepago:

Elimina los pasos manuales para registrar y aplicar el ajuste de cargo de factura.

Mejora las funcionalidades de auditoría y cumplimiento tributario global.

Le permite identificar fácilmente los sobrepagos de clientes.

Ejemplos de uso

Cuando recibe un pago que supera el importe de la factura, la funcionalidad de sobrepago le permite:

Registrar, aplicar y dejar a cuenta el importe adicional en un solo paso durante la aplicación del pago.

Registrar un sobrepago accediendo a la tarea

Registro de sobrepago

desde el menú de acciones relacionadas del pago.

También puede hacer lo siguiente:

Cancelar un sobrepago.

Añadir un paso de aprobación al proceso de gestión de evento de sobrepago para limitar el importe del sobrepago. Cuando registra solo una parte del importe a cuenta como sobrepago, una vez finalizado el evento de sobrepago se reduce el importe a cuenta.

Cuando un importe a cuenta llega a cero:

El estado de pago cambia a Finalizado
.

El estado de la aplicación cambia a Totalmente aplicado
.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Quiere cancelar un sobrepago a nivel de pago?	Cuando tenga un pago existente con un importe a cuenta, puede usar la tarea Registro de sobrepago para cancelar el importe.
¿Cómo se calcula un sobrepago en una transacción en la que la moneda de pago y la moneda de empresa son diferentes?	Workday utiliza la moneda de la transacción para calcular el importe del sobrepago. Cuando las monedas de pago de la empresa y del cliente son diferentes, Workday rellena la Cotización de moneda de sobrepago para la fecha de sobrepago en la tarea Registro de sobrepago de cliente . Puede sustituir la cotización, pero en ese caso puede producirse una ganancia o pérdida en el cambio de moneda extranjera.
¿Qué sucede si cancela o anula la aplicación de un pago de cliente?	Workday cancela todos los sobrepagos asociados.

Recomendaciones

Añada archivos adjuntos o notas cuando registre un sobrepago porque no puede cambiar ni editar la información de sobrepago posteriormente.

Haga clic en

Enviar

para registrar un sobrepago en la tarea

Aplicación de pago de cliente

Configure reglas de condición en el proceso de gestión de sobrepago para definir aprobaciones basadas en el importe del sobrepago.

Requisitos

Cree al menos un motivo de sobrepago.

Configure la regla de contabilización en cuenta

Sobrepago de cuentas por cobrar

para definir la cuenta de libro mayor para registrar los sobrepagos. Puede configurar la regla de contabilización en cuenta utilizando las siguientes dimensiones:

Empresa

Jerarquía de empresas

Motivo de sobrepago de cuentas por cobrar

Especifique un worktag mientras registra un sobrepago en la tarea

Aplicación de pago de cliente

si tiene un cuadre contable mediante worktags.

Además, asegúrese de:

Que el total del importe del sobrepago es inferior al importe a cuenta.

Que el estado de pago es En curso
y el estado de la aplicación es Aplicado con importe a cuenta
para registrar un sobrepago.

La fecha de sobrepago es igual o posterior a la fecha de pago del cliente.

Limitaciones

No puede procesar sobrepagos para:

Ajustes de abono

Cancelaciones a nivel de factura

Devoluciones en curso con el importe a cuenta total

Pagos cancelados

Pagos con un asiento con errores

Cuando un aprobador deniega una aplicación de pago, cualquier evento de sobrepago asociado finaliza y debe crear un nuevo sobrepago.

Cuando cancela o anula la aplicación de un pago de cliente, también se cancelan todos los sobrepagos asociados.

No puede cancelar un sobrepago en los siguientes casos:

Si el aprobador deniega el sobrepago.

Si el pago asociado se devuelve o no se aplica.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Los usuarios con acceso a estos dominios pueden definir, gestionar y registrar sobrepagos:

Dominios	Consideraciones
Set Up: Receivable Overpayment en el área funcional Common Financial Management.	Estos dominios le permiten usar: La tarea Mantenimiento de motivos de sobrepago de cuentas por cobrar El informe Consulta de motivo de sobrepago de cuentas por cobrar El servicio web Get Receivables Overpayment Reasons El servicio web Put Receivables Overpayment Reason
Process: Customer Overpayment (Parent Domain) en el área funcional Customer Accounts. Process: Customer Overpayment - Cancel en el área funcional Customer Accounts. Process: Customer Overpayment - Core en el área funcional Customer Accounts. Process: Customer Overpayment - View en el área funcional Customer Accounts.	Estos dominios le permiten acceder a las tareas y a los informes siguientes: Cancelación de sobrepago de cliente Edición de sobrepago de cliente Consulta de contabilidad para sobrepagos de cliente Consulta de sobrepago de pago de cliente
Reports: Customer Overpayment en el área funcional Customer Accounts.	Le permite acceder al: Origen de datos de informe Sobrepago de cliente . Filtro de origen de datos Customer Overpayment for Company Filter .

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Evento de sobrepago de cliente	Para activar las aprobaciones de importes de sobrepago específicos, puede añadir el paso de proceso de gestión Evento de sobrepago de cliente al proceso de gestión existente Evento de pago de cliente . Si el aprobador deniega el evento de sobrepago, el estado de sobrepago se actualiza a Rechazado . Reinicie el proceso y cree un nuevo sobrepago.
Evento de aplicación de pago de cliente	Workday cancela todos los sobrepagos asociados cuando: Cancela un pago de cliente. Anula la aplicación de un pago de cliente.

Tenga todo esto en cuenta al configurar el proceso de gestión Evento de sobrepago de cliente
:

Cuando un aprobador deniega el proceso de gestión Evento de aplicación de pago de cliente
y ha registrado sobrepagos, el proceso de gestión Evento de sobrepago de cliente
también se interrumpe.

Cuando ambos procesos de gestión tienen el mismo aprobador, Workday aprueba el sobrepago y la aplicación de pago de cliente en un solo paso.

Informes

Puede usar los siguientes informes distribuidos por Workday para consultar los datos de sobrepago:

Informes	Consideraciones
Consulta de pago de cliente para facturas	Le permite ver la información de sobrepago en las fichas Actividad de sobrepago de cliente e Historial de pagos .
Detalles de actividad de cliente	Le permite ver una transacción de Sobrepago de cliente a nivel de línea.
Resumen de actividad de cliente	Incluye una columna Total de sobrepago de cliente en la que puede hacer clic para profundizar en los detalles de sobrepago.
Detalles de saldo de cliente	Incluye una columna Total de sobrepagos aprobados que le permite ver la suma de todos los importes de sobrepago.
Resumen de saldo de cliente	Incluye una columna Pagos a cuenta que incluye los sobrepagos en el importe calculado. Puede profundizar en la columna para ver el total de importe de sobrepago.
Búsqueda de pagos de cliente	Incluye una columna Importe de sobrepago
Receivables Financial Aging Detail Report	Le permite ver: El saldo en la moneda de transacción El saldo en la moneda de empresa El sobrepago de cliente El importe a cuenta El importe de pago original en la moneda de transacción Cuando el estado del pago de cliente es Finalizado y el estado de la aplicación es Totalmente aplicado , el pago no se muestra en el informe.
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period	Le permite ver el importe de sobrepago cuando profundiza en la columna Pagos a cuenta .
Conciliación de saldos de clientes y cuentas por cobrar	Incluye el importe del sobrepago del cliente en la columna de profundización de pagos a cuenta.
Resumen de excepciones de conciliación de saldos de cliente y cuentas por cobrar	Incluye una columna Diferencia en moneda de empresa que calcula automáticamente los sobrepagos de clientes.

Puede usar el origen de datos de informe

Sobrepago de cliente

en informes personalizados para ver archivos adjuntos de sobrepagos de clientes y determinar:

Un tipo de conversión de moneda de sobrepago.

El importe restante a cuenta cuando registra un sobrepago.

El importe total de los sobrepagos de cliente aprobados.

Si existe un sobrepago para un pago de cliente.

Integraciones

Utilice los siguientes servicios web para cargar, recuperar o editar datos de motivos de sobrepago y consultar la actividad del cliente:

Get Overpayment Reasons

Put Overpayment Reason

Get Customer Activity

Utilice los siguientes servicios web para recuperar, registrar o cancelar varios sobrepagos a la vez:

Cancel Overpayment

Get Customer Overpayments

Submit Customer Overpayment

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Registro de pagos de cliente