Impresión de cartas de solicitud de pago
- Defina los contactos de cliente, las direcciones de correo electrónico y las preferencias de envío de documentos.
- Seguridad: dominioReports: Customer Documentsen el área funcional Customers Accounts. Consulte Pasos: activación de áreas funcionales y políticas de seguridad.
Puede crear cartas de solicitud de pago para recordar a los clientes el estado de las facturas vencidas, lo que mejora el proceso de cobro. Ejemplo: enviar a su cliente una carta de solicitud de pago que incluya todas las facturas vencidas.
Puede hacer lo siguiente:
- Seleccionar entre 3 plantillas de cartas de solicitud de pago con diferentes niveles de gravedad o crear sus propias cartas de solicitud de pago a partir de estas plantillas.
- Incluir ajustes de factura, facturas con importe negativo, facturas en disconformidad o en espera al imprimir las cartas de solicitud de pago.
- Incluya los últimos cálculos de cargos por demora e intereses para facturas vencidas en el PDF de solicitud de pago cuando todavía no haya generado cargos financieros.
- Configure perfiles de cliente específicos para excluirlos de la recepción de cartas de solicitud de pago.
- Enviar cartas por correo electrónico a clientes que hayan configurado elCorreo electrónicocomo método de envío preferido.
- Imprimir cartas para aquellos clientes que prefieran recibirlas por correo ordinario.
Workday no hace lo siguiente:
- Incluir facturas consolidadas en cartas de solicitud de pago.
- Genere un PDF de carta de solicitud de pago para varias monedas en una sola ejecución de impresión.
- Para activar el envío por correo electrónico de cartas de solicitud de pago, seleccione el canalCorreo electrónicoen su regla de ruta para las notificaciones de proceso de gestión personalizado (opcional).Cuando editeNotificaciones personalizadasen el proceso de gestiónEvento de envío de carta de solicitud de pago por correo electrónico, procure que la lista de valoresRepeticiónesté definida comoDunning Letters to be Emailed. Si deja este campo en blanco, Workday enviará todas las cartas de solicitud de pago a todos.
- Acceda a la tareaImpresión de cartas de solicitud de pago.
- Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Grupo de niveles de solicitud de pagoAcceda a la tareaCreación de grupo de niveles de solicitud de pagodesde esta lista de valores para configurar niveles de solicitud de pago.Clientes para excluirPuede especificar uno o más clientes para excluirlos de esta ejecución de impresión.Generar PDFs de factura asociadaCuando las facturas utilizan distintos formatos de formulario de gestión, Workday genera un archivo para cada formato de formulario de gestión.Para incluir las facturas asociadas al enviar cartas de solicitud de pago por correo electrónico, configure el proceso de gestión Evento de envío de carta de solicitud de pago por correo electrónico.Agrupar cartas de solicitud de pago para envío por correoAdemás de crear cartas de solicitud de pago individuales, Workday agrupa las cartas por el nivel de solicitud de pago y por la configuración regional del cliente para los clientes que:- Tengan la opciónCorreocomo método de envío configurado.
- No tengan ningún método de envío configurado.
Parámetros de nivel de solicitud de pago de sustituciónPara sustituir la selección del nivel de solicitud de pago, puede incluir lo siguiente:- Todas las facturas abiertas
- Todas las facturas vencidas
Niveles de solicitud de pago, pero seguirá usando elFormato de formulario de gestiónasociado al nivel de solicitud de pago seleccionado.
- Acceda a la tareaProgramación de impresión de cartas de solicitud de pagopara configurar un trabajo de impresión recurrente.
- Excluya las facturas específicas de cartas de solicitud de pago con la tareaGestión de facturas de cliente.
- Consulte las cartas de solicitud de pago en el informeBúsqueda de ejecuciones de impresión de carta de solicitud de pago.