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Última actualización: 2024-03-22
Pasos: depósito de pagos de cliente

Pasos: depósito de pagos de cliente

  • Configure el dominio de seguridad
    Process: Customer Deposit
     en el área funcional Customer Accounts.
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de depósito de cliente
     y la política de seguridad en el área funcional Customer Accounts.
Cuando un cliente realiza un pago, puede crear un depósito para una factura al registrar el pago. También puede utilizar la tarea
Creación de depósito de cliente
 . También puede crear un depósito al registrar una venta al contado mediante la tarea
Registro de venta al contado
 .
Para las transacciones masivas, puede utilizar los siguientes servicios web:
  • Transferir pago de cliente
     para registrar primero el pago y, a continuación,
    Enviar depósito de cliente
     para crear el depósito, ya que las dos acciones no se combinan en los servicios web.
  • También puede utilizar el servicio web
    Submit Cash Sale
     para registrar el depósito de las transacciones en efectivo.
  • Obtener ventas al contado
     u
    Obtener depósitos de cliente
     para recuperar los datos de depósito.
  • Cancele el depósito de cliente
     para revertir el depósito.
Workday lleva a cabo lo siguiente:
  • Deposita los fondos en la cuenta bancaria que especifique.
  • Registra los pagos como pasivo en el libro mayor hasta que se entregan los bienes o servicios.
  • Muestra un ID de instancia con los detalles de la transacción. Por ejemplo, Depósito de cliente: BofA Checking el 24/01/2024 por 626 250,00 USD
También puede hacer lo siguiente:
  • Utilice reglas de contabilización en cuenta para configurar un libro mayor diferente para los fondos no depositados.
  • Añada archivos adjuntos a un depósito de cliente para proporcionar detalles adicionales. 
  • Configure validaciones personalizadas y procesos de gestión para enviar aprobaciones.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de definición de ID/Generador de secuencia
     (opcional).
    Configure el generador de secuencia para mostrar el ID de depósito de cliente en la factura. Consulte Creación de definiciones de ID y generadores de secuencia.
    Añadiendo un ID de depósito de cliente:
    • Mejora la capacidad de buscar e informar sobre depósitos de clientes para clientes con un gran volumen de transacciones.
    • Mejora la conciliación de caja al garantizar que el ID tenga un formato aceptable para el banco.
    • Garantiza que el ID de referencia no esté en blanco y que no se creen números de depósito duplicados.
  2. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     (opcional).
    Configure el
    generador de ID para depósitos de cliente
     en la sección
    IDs de secuencia de documento de gestión
     para activar los IDs de depósito de cliente.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     en el área funcional System.
  3. Acceda a la tarea
    Creación de depósito de cliente
    .
    • Especifique la
      Empresa
       que controla la cuenta en la que desea depositar el pago. Workday utiliza automáticamente la moneda de empresa para el depósito, pero puede cambiar el valor por cualquier moneda.
    • Seleccione otros criterios para limitar el tamaño de la lista de pagos (opcional).
  4. Seleccione los pagos que desea depositar.
    La lista representa los pagos que ha registrado mediante la tarea
    Registro de pago de cliente
    .
    Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Cuenta bancaria
    La cuenta para depositar el pago. Compruebe que esta cuenta acepte la moneda de pago.
    Cuando la moneda de pago es distinta a la moneda de cuenta bancaria, Workday utiliza los valores de
    Tipo de cotización de moneda
     y
    Cotización de moneda
     para convertir los pagos en moneda extranjera depositados a la moneda de cuenta bancaria.
    Puede cambiar:
    • El tipo de cotización por defecto en la tarea
      Mantenimiento de tipos de cotización de moneda
      .
    • El tipo por defecto entre la moneda de depósito y la de cuenta bancaria en la tarea
      Mantenimiento de tipos de conversión de moneda
      .
    Referencia de depósito
    Le ayuda a identificar este depósito durante la conciliación.
    Total de importe de control
    Compare el
    Total de importe de depósito
     de los pagos seleccionados con el importe de control deseado que especifique.
  5. Para añadir archivos adjuntos al crear o editar un depósito, seleccione un pago y haga clic en
    Seleccionar archivos
     en la ficha
    Archivos adjuntos de depósito
     (opcional).
    • Para añadir archivos adjuntos después de que ya se haya creado un depósito de cliente, acceda a la tarea
      Introducción o cambio de archivo adjunto
       desde el menú de acciones relacionadas de un depósito de cliente.
    • Para que se invoque un proceso de gestión de aprobación, asegúrese de incluir en el dominio de seguridad los grupos de seguridad que deben tener acceso a la tarea
      Introducción o cambio de archivo adjunto
      .
    • Para consultar los archivos adjuntos asociados a los depósitos de cliente, utilice el campo de informe
      Introducción o cambio de archivos adjuntos para depósito de cliente
       en un informe personalizado.
    Seguridad: dominio
    Process: Customer Deposit – Add/Change Attachment
     en el área funcional Customer Accounts.
  • Workday crea la contabilidad para esta transacción.
  • Cuando envía el depósito, Workday inicia el proceso de gestión
    Evento de depósito de cliente
     para su revisión y aprobación. Puede hacer lo siguiente:
    • Revisar el depósito para conocer más detalles y editarlo según sea necesario.
    • Añadir o eliminar archivos adjuntos.
    • Devolverlo para su revisión.
    • Aprobar el depósito para añadirlo a la cuenta bancaria definida.
Después de registrar un depósito, puede hacer lo siguiente:
  • Concilie los depósitos ejecutando el trabajo Programación de conciliación automática para la cuenta bancaria que desee.
  • Envíe el depósito sin conciliar con el estado
    Pendiente de aplicación de pago
    .
  • Cancele los depósitos sin conciliar que tengan el estado Aprobado.
    • Cuando cancela el depósito, revertimos las entradas del libro mayor.
    • Puede añadir validaciones personalizadas y configurar los procesos de gestión
      Evento de depósito de cliente
       para gestionar las cancelaciones.
    • Cuando tiene tarifas de cancelación, las deducimos del depósito.
Para consultar los detalles de un depósito, puede acceder a:
  • La ficha
    Depósitos
     en el registro de facturas y pagos de cliente
  • El informe
    Búsqueda de depósitos de cliente
  • El informe
    Pagos y depósitos de cliente
  • El informe
    Depósito de cliente pendiente de acción