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Última actualización: 2025-07-11
Enviar cartas de cobro por correo electrónico

Enviar cartas de cobro por correo electrónico

Puede redactar y enviar cartas de cobro a los clientes por correo electrónico para informarles sobre facturas vencidas. Al redactar una carta de cobro, puede hacer lo siguiente:
  • Utilice plantillas de notificación y generador de mensajes predefinidas.
  • Rellene una tabla con los detalles de hasta 15 facturas de cliente seleccionadas, incluidos los importes, las fechas, los números, los importes adeudados, las fechas de vencimiento y las órdenes de compra de las facturas.
  • Aproveche la IA generativa (GenAI) para corregir, resumir y ajustar el tono de su carta.
  • Seleccione los destinatarios de la carta de cobro en la lista de valores.
  • Consultar y gestionar archivos adjuntos.
  1. En el menú de acciones relacionadas del perfil de cliente, seleccione
    Carta de cobro por correo electrónico
    de cliente
    .
  2. Criterios de finalización de carta de cobro por correo electrónico
    :
    Opción Descripción
    Facturas vencidas
    Workday selecciona automáticamente la casilla. Cuando se selecciona, Workday incluye todas las facturas de cliente no pagadas con una fecha de vencimiento de pago vencida.
    Facturas vencidas actuales
    Cuando se selecciona, Workday incluye todas las facturas no pagadas con una fecha de vencimiento de pago futura.
    Facturas para excluir
    Workday selecciona automáticamente las casillas. Cuando se selecciona, Workday no busca facturas que:
  3. Haga clic en
    Aceptar
    .
  4. Seleccione las facturas:
    Opción Descripción
    Incluir archivos PDF de factura seleccionados
    Seleccione esta casilla para que Workday incluya los archivos PDF de factura disponibles con un tamaño total de hasta 7 MB.
    Cuando hay varios archivos PDF disponibles, Workday selecciona los archivos más recientes.
    Incluir facturas en correo electrónico
    Puede seleccionar hasta 15 facturas para su carta de cobro.
    Cuando seleccione facturas, asegúrese de que tengan el mismo
    Destinatario
    .
    Workday solo incluye facturas en correos electrónicos de cartas de cobro cuando añade una de las filas de datos de detalles de factura en la plantilla de notificación de carta de cobro. Consulte Pasos: creación de plantillas de carta de cobro.
  5. Haga clic en
    Aceptar
    .
  6. Complete el correo electrónico de la carta de cobro:
    Opción Descripción
    Plantillas de contenido
    Seleccione el mensaje de carta de cobro y las plantillas de notificación.
    Consulta de facturas incluidas
    Workday calcula automáticamente el importe total de la factura adeudada en la moneda base de la empresa.
    Gestionar archivos adjuntos
    Puede acceder a esta opción para añadir o eliminar archivos. Workday muestra el número de archivos adjuntos disponibles para la carta de cobro.
    Destino
    Solo puede seleccionar un destinatario principal.
    Cc
    Puede seleccionar varios destinatarios en copia carbón de los contactos de la carta de cobro.
    Generar con IA
    Workday solo muestra esta lista de valores cuando acepta
    Activar GenAI para cartas de cobro
     en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     .
    Workday utiliza GenAI para revisar, resumir y sugerir la tonalidad de la plantilla de mensajes. Puede generar contenido tantas veces como sea necesario.
    Una vez generado, puede seleccionar las siguientes opciones:
    • Insertar
      : sustituye el cuerpo del mensaje existente por una sugerencia de GenAI.
    • Ver otro
      : muestra contenido nuevo. No puede volver a la versión anterior cuando selecciona esta opción.
    • Descartar
      : descarta los cambios y vuelve al editor.
    El contenido generado por IA es experimental. Revisar antes de usar. Los resultados pueden variar en función del cuerpo del mensaje. Para obtener resultados más precisos, modifique el mensaje y vuelva a intentarlo.
  7. Haga clic en
    Enviar
    .
Cuando envía por correo electrónico al menos una carta de cobro, Workday añade la ficha
Cartas de cobro
 al grupo de perfil
Facturas y pagos
 en el perfil de cliente.
Puede acceder a cartas de cobro anteriores en esta ficha cuando:
  • Configure el informe
    Cartas de cobro
     para que se muestre en el perfil de cliente.
  • Envíe por correo electrónico al menos una carta de cobro.
Para rellenar la ficha en el perfil de cliente, acceda a la tarea
Configuración de grupo de perfil
y configure el informe
Cartas de cobro
 .
Acceda al informe
Búsqueda de cartas de cobro
 de una empresa.  También puede crear una copia del informe para personalizar los campos del informe.