Consideraciones de definición: secuenciación de asientos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones al planificar la configuración y el uso de la secuenciación de asientos. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
La secuenciación de asientos le permite proporcionar identificadores secuenciales sin interrupciones a los asientos de uno o varios ejercicios o periodos de libro mayor. La secuenciación de asientos utiliza configuraciones de reglas de generador de secuencias para crear generadores de secuencias. A continuación, Workday genera y asigna números de secuencia a los asientos de contabilidad mediante esos generadores de secuencia.
Beneficios para la empresa
La secuenciación de asientos le ayuda a cumplir los requisitos de informes preceptivos por ley en materia de identificadores exclusivos numerados para los asientos de contabilidad. Los países con requisitos de informes preceptivos por ley, como es el caso de SAF-T, requieren estos números de línea de asiento para favorecer la auditoría de las cuentas financieras de sus organizaciones.
Ejemplos de uso
Es posible que desee configurar la secuenciación de asientos a la hora de operar en países que requieren números de línea secuenciales para sus asientos. La secuenciación de asientos le permite asignar números de secuencia a sus asientos por fecha contable o fecha de contabilización.
Al definir sus generadores de secuencia, podrá configurarlos para secuenciar asientos en los marcos temporales siguientes:
- Periodo de libro mayor
- Ejercicio de libro mayor
- De manera continua durante muchos periodos y ejercicios de libro mayor
También puede configurar generadores de secuencia que le ayuden a organizar o diferenciar sus asientos mediante la incorporación de datos, como tipos de transacción o periodos contables, con la cadena de formato de secuencia.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Opera en un país con requisitos de informes preceptivos por ley que exigen auditorías periódicas? | Varios países exigen por ley la numeración de los asientos para facilitar las pistas de auditoría en el ámbito de la contabilidad financiera. Workday le ayuda a cumplir estos requisitos con la secuenciación de asientos. |
¿Prevé la necesidad de restablecer el número de línea de asiento desde el principio? | Los generadores de secuencia continua no restablecen el número de secuencia al valor inicial. Si prevé la necesidad de restablecer el número de línea de asiento con regularidad, considere la posibilidad de secuenciar por ejercicio o periodo de libro mayor. |
¿Necesita descontabilizar asientos? | Cuando se secuencia por fecha de contabilización, el asiento conserva su número de secuencia aunque lo descontabilice o lo vuelva a contabilizar. Workday no vuelve a secuenciar este asiento en ningún caso.
Cuando se secuencia por fecha contable, el asiento conserva su número de secuencia cuando se descontabiliza. No obstante, Workday ordena y vuelve a secuenciar el periodo cuando se vuelve a contabilizar el asiento. La nueva secuenciación asigna un nuevo número de asiento a los asientos que se vuelven a contabilizar si cancela o añade asientos en el rango de fechas que abarca el generador de secuencias. |
¿Necesita secuenciar asientos interempresa? | Workday asigna números de secuencia a los asientos interempresa si las respectivas empresas permiten la secuenciación. Workday no utiliza el mismo generador de secuencia para esas empresas. Sin embargo, puede crear generadores de secuencia con la misma configuración de reglas de generador de secuencia.
Ejemplo: la empresa de cabecera del asiento permite la secuenciación de asientos. La empresa de línea no la permite. Workday secuencia el asiento para la empresa de cabecera, pero no para la empresa de línea. Si tanto la empresa de cabecera como la de línea permiten la secuenciación de asientos, Workday secuencia el asiento para ambas empresas. No obstante, dado que el generador de secuencia es distinto para la empresa de línea, Workday secuencia los asientos de la empresa de línea con una cadena de formato de secuencia diferente. |
¿Necesita secuenciar asientos de eliminación en la consolidación? | Workday asigna números de secuencia a los asientos de eliminación en la consolidación si las empresas para las que está calculando la participación no dominante permiten la secuenciación.
Si no desea secuenciar los asientos, puede crear otro generador de secuencia de asientos para los asientos de eliminación de la consolidación creando una regla de condición de generador de secuencia para el Tipo de transacción
Participación no dominante . |
¿Necesita un generador de secuencia que solo secuencie libros específicos? | La lista de valores Libro de la configuración de reglas de generador de secuencia determina los asientos que secuencia Workday. Workday secuencia los asientos que comparten un código de libro con el libro que se selecciona. Si no especifica un libro, Workday secuenciará todos los asientos de la empresa. |
¿Necesita cambiar o modificar la duración o la configuración de reglas de su generador de secuencia después de utilizarlo? | Si desea modificar la duración o la configuración de reglas de su generador de secuencias, debe crear y configurar un nuevo generador de secuencia para el siguiente ejercicio contable. Los cambios que realice en la configuración de reglas solo se aplican a los nuevos generadores. Es necesario que no haya contabilizado asientos para ese ejercicio y que no estén abiertos todos los periodos de libro mayor. |
¿Necesita introducir la secuenciación de asientos en mitad de un ejercicio contable? | Puede introducir la secuenciación de asientos para una empresa una vez iniciado el ejercicio contable en las siguientes circunstancias:
También puede configurar su generador de secuencia para que comience a partir de un número de inicio de secuencia específico. Si utiliza la configuración de reglas para otro generador, ese generador también comenzará en ese número de inicio. Por lo tanto, Workday no recomienda especificar un número de inicio si desea utilizar la configuración de reglas en futuros ejercicios o periodos de libro mayor. |
¿Cómo puedo crear números de secuencia para asientos de consolidación? | Workday asigna automáticamente números de secuencia a los asientos de eliminación en la consolidación si las empresas para las que está calculando la participación no dominante permiten la secuenciación.
Puede crear otro generador de secuencia para los asientos de consolidación añadiendo una regla de condición de generador de secuencia para el tipo de transacción Participación no dominante . |
Recomendaciones
Funcionalidad | Consideraciones |
|---|---|
Secuenciación por fecha contable o fecha de contabilización | El método de secuenciación que seleccione determinará cuándo y cómo asigna Workday los números de secuencia a sus asientos. Una vez creado, no podrá cambiar el método de secuenciación de un generador de secuencias. Workday le recomienda considerar qué método de secuenciación se ajusta mejor a sus requisitos preceptivos por ley y a su estructura de auditoría.
Si desea secuenciar por fecha contable, tenga en cuenta que Workday:
Si desea secuenciar por fecha de contabilización, tenga en cuenta que Workday:
|
Desactivación de la secuenciación de asientos | Workday recomienda no activar la secuenciación de asientos si no prevé utilizarla en ejercicios posteriores. Solo puede desactivar la secuenciación de asientos para una empresa si:
|
Sustitución o eliminación de generadores de secuencia | Revise detenidamente las configuraciones de las reglas de generador de secuencia antes de enviarlas. Solo puede sustituir los generadores de secuencia que no estén en uso actualmente. Solo puede eliminar los generadores de secuencia que estén completamente sin utilizar. Si desea sustituir o eliminar un generador, los ejercicios o periodos de libro mayor asociados deben tener también uno de los siguientes estados:
|
Cadenas de formato de secuencia | El número de secuencia que Workday asigna a un asiento secuenciado puede incluir cualquier información adicional que desee transmitir, como por ejemplo:
Workday recomienda evitar la duplicación de números de secuencia proporcionando detalles adicionales en el formato de secuencia, como el ejercicio o periodo contable. |
Requisitos
Active el área funcional Common Financial Management.
Compruebe que los periodos de libro mayor que desea secuenciar tengan los siguientes estados:
- Cerrado
- Creado
- No disponible
Active la secuenciación de asientos seleccionando la casilla
Activar secuenciación de asientos
en la tarea Edición de definiciones de ID de empresa
.Limitaciones
Workday admite la secuenciación de asientos para los tipos de libro mayor de cifras reales, no para los tipos de libro mayor de compromisos y obligaciones.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Configure estos dominios para la secuenciación de asientos:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Company General
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden configurar reglas de generador de secuencia y crear grupos de secuenciación que apliquen un código a los asientos secuenciados. También necesita este dominio para activar la secuenciación de asientos y crear o eliminar los generadores de secuencia de asientos. |
Set Up: Ledger and Book
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden crear ejercicios y periodos de libro mayor. Solo puede aplicar un generador de secuencia después de crear y abrir ejercicios o periodos de libro mayor. |
Process: Period End
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden abrir y cerrar periodos de libro mayor. Solo puede aplicar un generador de secuencia a los ejercicios o periodos de libro mayor que tengan el estado Abierto. |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Workday no ofrece informes estándar que muestren el número de secuencia de asiento. Si desea mostrar el número de secuencia de asiento, añada el
Número de secuencia de asiento
al informe desde el objeto de gestión Asiento
.Integraciones
Puede utilizar los siguientes servicios web de Workday para la secuenciación de asientos:
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Get Accounting Journal
| Recupera toda la información asociada a sus asientos de contabilidad, incluidos los números de secuencia asignados. |
Get Sequence Generator Rule Configuration
| Recupera toda la información asociada a las reglas de generador de secuencia. Le permite consultar las configuraciones de sus generadores de secuencia, como las cadenas de formato y el método de secuenciación. |
Put Company
| Puede actualizar los detalles de la empresa y activar la secuenciación de asientos mediante este servicio web. |
Put Sequence Generator Rule Configuration
| Crea configuraciones de reglas de generador de secuencia. Le permite crear muchas configuraciones a la vez. |
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.
Otros impactos
Sin efectos.