Concepto: asignaciones
En Workday Financial Accounting, puede usar asignaciones para distribuir importes de libro mayor, normalmente costes, de una organización a otra en función de una definición preconfigurada. Puede asignar los costos dentro de la misma empresa o entre empresas para generar asignaciones interempresa. Cuando procesa asignaciones, Workday calcula y distribuye los importes de asignación a cada objetivo. A continuación, crea los asientos de operaciones para registrar las asignaciones en el libro mayor.
También puede usar los datos de su plan en sus asignaciones, lo que le ayuda a automatizar los asientos de fin de mes. O puede realizar asignaciones a un plan de destino, creando modificaciones de presupuesto para ayudar a garantizar que los datos de su plan replican sus cifras reales.
Ejemplos:
- Una empresa distribuye gastos deInstalaciones(como mantenimiento de edificios y salarios de personal) entre todos los centros de costos que utilizan el espacio y los servicios proporcionados. Con una metodología base de asignación de superficie cuadrada (creada como estadística), cada centro de costos comparte los gastos operativos de las instalaciones.
- Una empresa distribuye los costos de TI entre todos los centros de costos en función del headcount de esos centros. Esto incluye los costos registrados a través de una asignación, como los gastos de instalaciones.
- Una empresa asigna gastos de marketing a regiones en función de los ingresos por región. La empresa realiza las asignaciones en cifras reales y planifica informes coherentes.
Workflow de asignaciones
El diagrama ilustra cómo funcionan las asignaciones:
Como contable, cuando define y procesa asignaciones, trabaja con:
- Definiciones de asignación:representan cada paso de una asignación y definen:
- Qué importes asignar
- Cómo asignar esos importes
- Dónde contabilizar los resultados de la asignación
- Conjuntos de grupos de asignaciones:una agrupación de definiciones de asignación y sus interdependencias para ayudarle a organizar las definiciones de asignación para procesarlas.
- Pruebas:después de definir las definiciones y los conjuntos de grupos de asignaciones, puede probarlos para asegurarse de que produzcan los resultados esperados.
- Ejecuciones de asignaciones:genera asientos proforma o borradores de modificaciones de presupuestos de las asignaciones. Puede ejecutar manualmente el proceso de asignación o programar a Workday para que se ejecute en un día y a una hora específicos.
- Resultados de asignación:los resultados del proceso de asignación son la base de los importes asignados.
- Finalización:el proceso de finalizar su asignación proforma y contabilizar su asiento de operaciones o hacer que su modificación de presupuesto esté disponible.
- Aprobación final: un paso de proceso de gestión opcional para verificar los resultados de la asignación final antes de contabilizar el asiento de asignación o de que la modificación de presupuesto esté disponible.
Si deja las asignaciones con el estado
Proforma
, las transacciones se mostrarán en las tareas de cierre de periodo cuando cierre periodos. Las asignaciones permanecen en estado proforma
hasta que realice alguna otra acción.Zona de trabajo de asignación
Utilice la
Zona de trabajo de asignación
para:
- Supervisar sus asignaciones en un periodo contable
- Realizar un seguimiento del progreso hasta la finalización
- Identificar fácilmente las asignaciones disponibles para su finalización
La zona de trabajo, que organiza la información por empresa y conjunto de grupo de asignaciones, incluye:
- Unresumendel proceso de asignación, que incluye:
- Asignaciones para ejecutar: el número total de asignaciones que hay en el conjunto de grupo.
- Borrador: el número de asignaciones que ha guardado pero que aún no ha ejecutado.
- Requiere nueva ejecución: el número de asignaciones dependientes que requieren nueva ejecución debido a un cambio en la asignación de la que dependen.
- Proforma: el número de asignaciones que ha ejecutado y que tienen el estado proforma (aún no finalizadas).
- Error: el número de asignaciones que no puede contabilizar porque hay un error en los resultados de la asignación.
- Excepciones de procesopara ayudarle a solucionar problemas.
- Una lista deAsignaciones no finalizadascon un botón para finalizar cada asignación.
- Detalles de asignaciónpara cada asignación de un conjunto de grupo, incluso si la asignación es para cifras reales o un plan.