Consideraciones de definición: actividades interempresa en representación de otra empresa

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de interempresa en representación de otra empresa. En él se explica lo siguiente:

Por qué configurarlo.

Cómo encaja en el resto de Workday.

Impactos posteriores e interacciones entre productos.

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.

Qué es

Interempresa en representación de otra empresa es una estructura de contabilidad financiera que permite transacciones entre distintas entidades dentro de una organización. En la interempresa en representación de otra empresa, una entidad de la organización compra un bien o servicio y otra entidad de la organización lo paga.

Beneficios empresariales

Cuando configura su entorno de cliente para registrar actividades interempresa directas, su organización puede generar las siguientes actividades en representación de otra entidad:

Deudas

Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar

Ejemplos de uso

Es posible que deba registrar una transacción contable que se produzca entre al menos dos empresas filiales o multinacionales de su organización.

Interempresa le permite registrar esas transacciones en:

Asientos de contabilidad

Transacciones bancarias ad hoc

Asignaciones

Contabilidad de activos

Contratos de cliente, facturas y ajustes de factura.

Pagos interempresa

Pagos en representación de

Contabilidad de nómina

Facturas de proveedor y ajustes de factura

Preguntas para tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Tiene empresas filiales u opera a nivel multinacional?	Considere la posibilidad de configurar perfiles interempresa. Los perfiles interempresa le permiten registrar y procesar esas transacciones interempresa.
¿Necesita proporcionar documentos de origen para los requisitos preceptivos por ley?	Las transacciones entre empresas de distintos países suelen requerir documentos de origen para los requisitos de informes preceptivos por ley. Las transacciones en representación de otra empresa no generan documentos de origen. Antes de configurar transacciones interempresa, tenga en cuenta si necesita definir la opción interempresa directa.
¿Qué tipo de transacciones suelen realizar sus empresas filiales entre sí?	Las transacciones que las empresas de una organización realizan entre sí determinan si debe estructurar Workday para interempresa directa o en representación de otra empresa. Cuando necesite representar transacciones en las que las empresas realizan negocios, como un proveedor y un cliente, configure la opción interempresa directa. Puede configurar una empresa como cliente y como proveedor de otra empresa. Cuando una empresa procese los pagos y las facturas en lugar de la empresa que proporciona los bienes y servicios a los clientes, configure la opción interempresa en representación de otra empresa. Cuando se le apliquen ambas relaciones interempresa, configure ambas.
¿Cómo utilizan sus empresas sus estructuras contables?	Solo puede crear relaciones interempresa entre empresas cuando esas empresas utilizan la misma estructura contable. Antes de configurar sus perfiles interempresa, asegúrese de que las empresas utilicen las estructuras contables correctas.
¿Cómo se procesan y liquidan las transacciones interempresa?	Para liquidar sus transacciones interempresa, debe configurar las siguientes opciones en la tarea Edición de perfil interempresa : Tipos de pago por defecto Inicio permitido Tipos de pago Si desea registrar los cobros interempresa automáticamente, seleccione la casilla Registro de cobros interempresa . Workday solo crea cobros para pagos interempresa cotejados con una cuenta por cobrar interempresa. Workday no tiene en cuenta los asientos de contabilidad no cotejados al crear notas de recepción automáticamente. Cuando no registra cobros automáticamente, debe crear recibos manuales para usarlos en las ejecuciones de liquidación mediante la tarea Registro de cobros interempresa .
¿Cómo se configuran las asignaciones de rol de seguridad?	Workday utiliza la configuración de seguridad de la empresa que inicia la transacción para determinar quién puede consultar la transacción interempresa. Ejemplo: la empresa que crea el asiento de contabilidad determina los requisitos de seguridad para acceder a la transacción interempresa y procesarla. Cuando su empresa actúa como proveedor, Workday utiliza la configuración de seguridad del cliente en la transacción original para determinar quién puede consultar la transacción interempresa. Considere la posibilidad de definir las asignaciones de roles de jerarquía de empresas para cumplir con los requisitos de seguridad si algún usuario necesita acceder a ambos lados de la transacción interempresa.

Recomendaciones

Funcionalidad	Consideraciones
Reglas de contabilización en cuenta	Configure reglas independientes para las reglas de contabilización en cuenta Cuentas por pagar interempresa y Cuentas por cobrar interempresa si desea liquidar transacciones interempresa. Las reglas de contabilización independientes permiten a Workday crear las cuentas por pagar y por cobrar necesarias para ejecutar el proceso de liquidación. Si no configura reglas de contabilización en cuenta independientes, es posible que tenga problemas para encontrar transacciones interempresa en representación de otra empresa no cotejadas cuando quiera cerrar los periodos de libro mayor. Si configura tanto la interempresa directa como la interempresa en representación de otra empresa, le recomendamos que añada una dimensión Interempresa directa en las reglas de contabilización en cuenta Cuentas por pagar interempresa y Cuentas por cobrar interempresa . La dimensión le permite dividir las reglas de contabilización en cuenta que utiliza para las transacciones interempresa directas y en representación de otra empresa. En función de los tipos de transacción que utilice, también tendrá que configurar reglas de contabilización en cuenta adicionales. Entre las reglas de contabilización más comunes se incluyen las siguientes: Efectivo Gasto Ingresos Impuesto de transacciones Si no desea contabilizar las transacciones interempresa en Efectivo , puede configurar una cuenta bancaria temporal para registrar los costos. Considere la posibilidad de configurar la cuenta bancaria temporal cuando quiera redirigir transacciones de liquidación de la cuenta temporal a otra cuenta de libro mayor.
Calendarios contables	Utilice un calendario contable compartido para las empresas configuradas para transacciones interempresa. El calendario contable compartido puede ser un calendario alternativo o principal. Compartir un calendario contable reduce la posibilidad de crear transacciones erróneas que debe eliminar mediante una consolidación.
Worktags de entidad asociada interempresa	Active los worktags de entidad asociada interempresa en las transacciones interempresa que necesite. Además, le recomendamos que cree validaciones personalizadas que requieran que los usuarios añadan los worktags de entidad asociada en las líneas de transacción asociadas. Los worktags de entidad asociada interempresa ayudan a identificar las empresas de origen y de destino en las transacciones interempresa. La identificación de estos worktags permite a Workday eliminar entradas en los estados financieros consolidados. Workday también recomienda configurar las reglas de contabilización en cuenta para utilizar los worktags de entidad asociada interempresa adecuados como worktags resultantes. Asegúrese de que su configuración no haga que una empresa cree transacciones interempresa consigo misma.

Requisitos

Para poder crear transacciones interempresa, debe hacer lo siguiente:

Añada un paso Inicio de evento interempresa
en todos los procesos de gestión que desee utilizar para las actividades interempresa.

Cree perfiles interempresa para todas las entidades asociadas interempresa en la tarea

Edición de perfiles interempresa de empresa

Configure reglas de contabilización en cuenta para cuentas por pagar interempresa y cuentas por cobrar interempresa.

Limitaciones

Antes de configurar interempresa, tenga en cuenta las siguientes limitaciones:

Si contabiliza actividades interempresa en códigos de libro que están fuera del código de libro común, no podrá liquidar esas actividades. Para eliminar el saldo interempresa, realice una eliminación.

Si no puede añadir un paso de Evento interempresa
a un proceso de gestión, es posible que Workday no admita transacciones interempresa para esa actividad.

Definición de entorno de cliente

Puede configurar las siguientes opciones de entorno de cliente en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

Opciones	Consideraciones
No hay líneas de cuentas por pagar/por cobrar interempresa cuando los asientos se autocuadran por empresa	Cuando selecciona esta casilla, Workday no genera líneas de cuentas por pagar y por cobrar interempresa en asientos cuadrados por cada empresa de línea.
Grupo de líneas de cuentas por pagar/por cobrar interempresa	Reduce el número de líneas generadas en el asiento y solo muestra las líneas de cuentas por pagar y por cobrar de las transacciones. Agrupa los importes de línea interempresa de cuentas por pagar y por cobrar con el mismo: Empresa asociada Worktags de cuadre contable Cuenta de libro mayor Workday no compensa las cuentas por pagar y por cobrar en la línea de resumen.
Selección de entidad asociada interempresa sin restricciones	Permite a cualquier empresa añadir empresas con perfiles interempresa válidos como entidades asociadas interempresa en las líneas de asiento.
Copia de archivos adjuntos en asientos de contabilidad interempresa	Conceda acceso a otras empresas a los archivos adjuntos que añada en los asientos principales interempresa. Las demás empresas pueden consultar sus archivos adjuntos desde sus asientos secundarios interempresa. Solo puede consultar los archivos adjuntos de empresas con una relación interempresa configurada.

Seguridad

Si desea crear actividades interempresa para otra empresa, debe configurar roles de seguridad para la actividad en la otra empresa. Ejemplo: si trabaja en la empresa A y desea crear una actividad interempresa para la empresa B, debe tener un rol de seguridad que le permita crear también la actividad para la empresa B.

Dominios	Consideraciones
Set Up: Company Accounting en el área funcional Common Financial Management.	Defina perfiles interempresa. Necesita perfiles interempresa para crear transacciones interempresa.
Set Up: Accounting Rules en el área funcional Common Financial Management.	Defina reglas de contabilización en cuenta. Necesita reglas de contabilización en cuenta independientes para sus cuentas por pagar y por cobrar interempresa cuando quiera liquidar saldos interempresa.

Procesos de gestión

Configure el proceso de gestión Evento de asiento de contabilidad
. Añada el paso de proceso de gestión Inicio de evento interempresa de asiento de contabilidad
, que le permite crear asientos de contabilidad para transacciones interempresa en representación de otra empresa.

Si su empresa necesita procesar y liquidar transacciones interempresa en representación de otra empresa, configure el proceso de gestión Evento de ejecución de liquidación
.

Elaboración de informes

Informes o tableros de control	Consideraciones
Informe de descuadres interempresa	Identificar y resolver problemas de descuadres interempresa.
Informe de descuadre de eliminaciones interempresa	Utilice este informe para conciliar: Cuentas interempresa en una regla de eliminación Diferencias con la cuenta transitoria en el informe Balance de comprobación consolidado El informe se ejecuta por defecto para todas las reglas de eliminación, pero puede optar por ejecutarlo para una regla específica.
Conciliación de cuentas por pagar y cuentas por cobrar interempresa	Buscar y revisar los importes descuadrados de las líneas de asiento contabilizadas en los libros mayores de entidades asociadas interempresa que permanecen al final del periodo. Le permite identificar y conciliar todos los ítems interempresa de cada entidad asociada interempresa, incluidas las transacciones cotejadas y no cotejadas.
Zona de trabajo interempresa	Revise las actividades interempresa entre empresas con historial de pagos interempresa, incluidas las líneas de asiento en curso, las notas de recepción sin registrar y las ejecuciones de liquidación. Le permite buscar importes pendientes adeudados a una entidad asociada interempresa.
Transacciones interempresa pendientes	Busque y revise información detallada sobre las transacciones interempresa pendientes.

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Obtención de conjuntos de reglas de contabilización en cuenta	Recupera información detallada sobre los conjuntos de reglas de contabilización en cuenta configurados.
Obtención de perfiles interempresa	Recupera información detallada sobre los perfiles interempresa configurados. Le permite consultar información detallada en varios perfiles interempresa.
Conjunto de reglas de contabilización en cuenta - Put	Crea o configura conjuntos de reglas de contabilización en cuenta. Le permite definir varios conjuntos de reglas de contabilización en cuenta a la vez.
Introducción de perfil interempresa	Crea perfiles interempresa. Le permite definir varios perfiles interempresa a la vez.

Conexiones y puntos de contacto

Puede utilizar la opción interempresa en representación de otra empresa con muchas actividades en Workday. Interempresa amplía la funcionalidad existente al permitirle generar actividades en las cuentas de otras empresas. El perfil interempresa que configure permite muchas actividades interempresa en Workday.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Concepto: transacciones interempresa

Setup Considerations: Payroll Intercompany Accounting

Pasos: definición de transacciones interempresa en representación de otra empresa

Reference: Edit Tenant Setup - Financials

The Next Level: On Behalf Of Intercompany