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Última actualización: 2024-12-27
Aprobación de asientos en lote de Accounting Center

Aprobación de asientos en lote de Accounting Center

Si es necesario, puede configurar uno o varios pasos de revisión en el proceso de gestión Evento de resumen de Accounting Center. La configuración de pasos de revisión le permite aprobar o denegar asientos resumidos de Accounting Center antes de que Workday los contabilice en el libro mayor para los tipos de lote de origen principal.
Configure los pasos de revisión después del lote/trabajo de proceso principal de resumen de Accounting Center y antes del lote/trabajo de resumen y sincronización de finalización de Accounting Center.
No es necesario configurar el lote/trabajo de finalización de resumen y sincronización de Accounting Center si no añade ningún paso de revisión.
  1. Añada el grupo de seguridad Roles - Source System a la política de seguridad
    Evento de resumen de Accounting Center
    (opcional).
    Cuando concede a un usuario acceso a un proceso de gestión a través de un grupo de seguridad basado en rol con restricciones, Workday limita el acceso a cada origen de contabilidad en función del rol de usuario.
  2. Acceda al proceso de gestión
    Evento de resumen de Accounting Center (definición por defecto)
     .
  3. En las acciones relacionadas de la definición de proceso de gestión, seleccione
    Proceso de gestión
    Edición de definición
    .
  4. En
    Fecha efectiva
    , seleccione la fecha actual.
  5. Haga clic en
    Aceptar
    .
  6. Haga clic
    en Añadir fila
    .
  7. Mientras finaliza los pasos del proceso de gestión, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Campo
    Valor
    Orden
    Asegúrese de que el orden de la nueva fila vaya después del paso Proceso principal de resumen de Accounting Center por lotes/trabajo. Ejemplo: c.
    Tipo
    Acción
    Especificar
    Revisión de ejecución de resumen de Accounting Center
    Grupo
    Seleccione un grupo de seguridad basado en usuario que tenga permiso para revisar ejecuciones de resumen de Accounting Center según la política de seguridad del proceso de gestión Evento de resumen de Accounting Center.
    Workday añade automáticamente una condición de entrada predefinida (propiedad de Workday) a este paso. Esta condición de entrada solo ejecutará el paso Revisión en las siguientes condiciones:
    • El tipo de lote de Accounting Center es el origen principal.
    • El lote tiene asientos resumidos de Accounting Center asociados con el estado
      Creado
       .
    • La opción de proceso no está definida como Retrotraer.
  8. Añada pasos de revisión adicionales según sea necesario. Ejemplo: es posible que necesite distintos pasos de revisión para distintos orígenes de contabilidad si distintos grupos de seguridad deben aprobar o denegar orígenes de contabilidad específicos.
  9. Una vez que haya añadido todos los pasos de revisión, haga clic en
    Añadir fila
    .
  10. Mientras finaliza los pasos del proceso de gestión, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Campo
    Valor
    Orden
    Asegúrese de que el orden de la nueva fila vaya después de:
    • El paso de proceso principal por lotes/trabajo de resumen de Accounting Center.
    • Todos los pasos de revisión
    Tipo
    Lote/trabajo
    Especificar
    Resumen y finalización de sincronización de Accounting Center
    Este trabajo contabiliza los asientos resumidos creados por la ejecución de resumen.
    Ejecutar como usuario
    Nombre del usuario o del usuario de su sistema de integración que ejecuta los lotes de Accounting Center.
    Workday recomienda seleccionar el mismo usuario que ejecuta el paso de trabajo Proceso principal de resumen inicial.
    Workday añade automáticamente una condición de entrada predefinida (propiedad de Workday) a este paso. Esta condición de entrada solo ejecutará el paso Revisión en las siguientes condiciones:
    • El tipo de lote de Accounting Center es el origen principal.
    • La opción de proceso no está definida como Retrotraer.
  11. Añada reglas de condición a los pasos de revisión y a los pasos de posproceso según sea necesario.
  12. Haga clic en
    Aceptar
    .
Cuando crea asientos resumidos, Workday inicia el proceso de gestión
Evento de resumen de Accounting Center
 y envía una notificación Mis tareas a los aprobadores para que tomen las medidas necesarias.
La notificación Mis tareas contiene una cuadrícula
de asiento resumido
 que muestra un máximo de 100 asientos resumidos creados en la ejecución por lotes.
Los asientos de reversión y moneda de libro mayor alternativo no se incluyen en las filas de cuadrícula de resumen exclusivas, pero se hace referencia a ellas en sus filas de asiento principal.
El estado de ejecución de la ejecución de resumen en la
ficha Consulta por todas las ejecuciones
 del informe
Consulta de lote de Accounting Center
 muestra el estado
Proceso principal: pendiente de aprobación
.
Los aprobadores pueden:
  • Haga clic en
    Aprobar
     para aprobar la ejecución por lotes.
    El trabajo de finalización de resumen y sincronización de Accounting Center contabiliza los asientos resumidos en el libro mayor.
    Los asientos se aprueban en el nivel de ejecución de lote para todos los asientos resumidos dentro de una ejecución por lotes, no por asiento resumido individual.
  • Haga clic en
    Denegar
     para denegar la ejecución del lote.
    Cuando deniegue la ejecución por lotes:
    • La fase de resumen permanece en curso hasta que cancela o revierte el lote.
    • El estado de ejecución de la fase Summarization en la ficha
      View by All Runs
       del informe
      View Accounting Center Batch
       muestra el estado
      Denegado
      .
    En el caso de las ejecuciones por lotes denegadas, puede realizar una de las siguientes acciones:
    • Cancele el lote desde las acciones relacionadas del lote.
    • Haga clic en el botón
      Ejecutar
       de la ficha
      Consulta actual por fase
       del informe
      Consulta de lote de Accounting Center
       para revertir el lote a una fase anterior.
      Workday realiza las siguientes acciones:
      • Cancela los asientos de resumen de Accounting Center creados en la ejecución por lotes Denegada.
      • Inicia un nuevo evento de ejecución de resumen que creará nuevos asientos resumidos.
      • Crea nuevos asientos resumidos cuando se ejecutan ejecuciones de resumen posteriores.
Los aprobadores también pueden:
  • Añadir archivos adjuntos para respaldar sus acciones.
  • Haga clic en cada asiento resumido para consultar los detalles de cada asiento.
    • Haga clic en la ficha
      Historial de estado
       para revisar el historial de estado del asiento.
    • Haga clic en la ficha
      Historial de procesos
       para revisar todos los pasos de proceso de gestión ejecutados para todas las ejecuciones de resumen en un lote y no solo la ejecución de resumen que creó el asiento.
      Todos los asientos de Accounting Center de un lote tendrán el mismo historial de procesos y todos los pasos que se muestran en el historial de procesos de asientos resumidos de Accounting Center pueden mostrar pasos de proceso no asociados al asiento.