Consideraciones de definición: tareas de concesión
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las tareas de concesión. En él se explica lo siguiente:
- Qué son
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Las tareas de concesión en Workday son tareas que le ayudan a gestionar y mantener sus concesiones. Algunos ejemplos de tareas de concesión son los informes de situación provisionales o finales, los informes financieros y los informes de invención.
Beneficios para la empresa
Tareas de concesión:
- Le permiten definir las fechas de cada tarea en relación con el calendario de concesión o el periodo de contrato.
- Le permiten gestionar todas las tareas de concesión asociadas a una concesión en una lista.
- Pueden servir como hitos para facturar a su patrocinador o como tareas de cierre.
- Recordar a los usuarios asignados cuando las tareas estén próximas a vencer o vencidas mediante notificaciones de alerta.
- Enviar automáticamente a los roles seleccionados para su revisión y aprobación mediante el proceso de gestiónEvento de tarea de concesión.
Ejemplos de uso
- Como parte de su compromiso de concesión, el patrocinador le solicita que proporcione una tarea específica del proyecto antes de facturarle. Puede crear la tarea de concesión correspondiente en Workday y configurarla como un hito de facturación.
- Su organización de supervisión le exige que entregue un informe de progreso trimestral para demostrar su trabajo. Crea una tarea de concesión de informe de progreso que se produce cada 3 meses.
- Debe generar un informe financiero federal final antes de poder cerrar una concesión. Puede crear una tarea de concesión de informe financiero final y configurarla como tarea de cierre.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Tiene concesiones que comparten el mismo patrocinador y tipo de concesión o código de propósito? | Las concesiones con el mismo patrocinador, tipo de concesión y código de finalidad suelen tener la misma lista de requisitos que cumplir. Puede crear plantillas de lista de tareas de concesión que contengan las tareas que requieren patrocinadores, tipos de concesión y códigos de finalidad específicos. A continuación, puede usar las plantillas para crear rápidamente listas de tareas de concesión para cualquier concesión con los mismos requisitos. |
¿Cuáles son sus requisitos de generación de informes? | Las tareas de concesión pueden ser cualquier tarea que su patrocinador u organización le exijan que realice para mantener su concesión. Los tipos de tareas comunes que puede configurar como tareas de concesión son los siguientes:
Cuando finaliza una tarea de concesión, puede adjuntar sus informes a la tarea con fines de registro y auditoría. |
¿Cuándo debe cumplir cada requisito? | Para definir las fechas inicial, final y de vencimiento de la tarea de concesión, puede especificar la cronología de la tarea en relación con:
|
¿Quién es responsable de finalizar y revisar cada tarea? | Puede asignar la tarea de concesión a un rol en la concesión, la organización de concesión o la organización de línea de concesión. Si su concesión forma parte de una concesión, también puede asignarla a un rol de la concesión.
Puede enviar las tareas de concesión a los revisores y aprobadores configurando el proceso de gestión Evento de tarea de concesión . También puede enviar todas las solicitudes de aprobación a un solo trabajador seleccionando el grupo de seguridad Propietario de contrato de concesión . |
¿Utiliza informes como hitos de facturación o como tareas de cierre? | Si tiene una tarea que debe finalizar antes de facturar al patrocinador, puede definir la tarea como un hito de facturación. Workday garantiza que las cuotas de facturación no se puedan facturar hasta que finalice la tarea de hito de facturación. Estos son algunos ejemplos de hitos de facturación:
Si tiene una tarea que debe finalizar antes de cerrar una concesión, puede definirla como tarea de cierre. Al final de la vida de la concesión, puede utilizar los informes de Workday para comprobar los estados de las tareas de cierre restantes y asegurarse de que estén finalizadas. Estos son algunos ejemplos de tareas de cierre:
|
Recomendaciones
Workday le recomienda:
- Defina alertas en las tareas de concesión para notificar a los usuarios asignados cuándo vence una tarea.
- Cree plantillas de lista de tareas de concesión independientes para las tareas de cierre y las que no son de cierre.
Requisitos
Antes de crear sus listas de tareas de concesión:
- Defina una concesión con un calendario de concesión configurado.
- Asigne roles a los trabajadores responsables de realizar las tareas de concesión.
Limitaciones
Solo puede usar dos plantillas de tarea de concesión para crear la lista de tareas de concesión para una concesión, una para tareas de cierre y otra para tareas que no son de cierre. Si desea cambiar la plantilla de una lista de tareas de concesión, primero debe eliminar las tareas de concesión añadidas con la plantilla de la lista de tareas de concesión.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Dominio Set Up: Grants Management en el área funcional Grants Management |
|
Dominio Process: Award Tasks en el área funcional Grants Management | Cree la lista de tareas de concesión para su concesión. |
Procesos de gestión
Defina el proceso de gestión
Evento de tarea de concesión
para enviar cada tarea de concesión al revisor correspondiente y al responsable del contrato de concesión para su aprobación.Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Tareas de concesión con vencimiento en los próximos 90 días
| Utilice este informe para identificar las tareas de concesión que vencen en los próximos 90 días. |
Tareas de concesión con vencimiento en los próximos 90 días o vencidas
| Utilice este informe para identificar las tareas de concesión que vencen pronto o vencen. |
Estado de tarea de concesión
| Utilice este informe para consultar el estado de las tareas de concesión e identificar las tareas que están incompletas. |
Búsqueda de tareas de concesión
| Utilice este informe para consultar todas las tareas de concesión de un grupo de concesión. |
Estado de tarea para mis concesiones
| Utilice este informe para consultar las asignaciones de tareas de concesión y las fechas de vencimiento. |
Consulta de plantilla de lista de tareas de concesión
| Utilice este informe para consultar los detalles de las plantillas de lista de tareas de concesión existentes. |
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Plantillas de lista de tareas de obtención de concesión
| Sirve para cargar y recuperar una o todas las plantillas de tarea de concesión. Puede utilizar este servicio web para copiar una plantilla de lista de tareas de concesión antes de modificarla para un patrocinador, un tipo de concesión o un código de finalidad diferentes. |
Obtención de estados de tarea de concesión
| Sirve para cargar y recuperar una o todas las tareas de concesión. |
Obtención de grupos de tipo de tarea de concesión
| Sirve para cargar y recuperar el grupo de tipo de tarea de concesión de un tipo de tarea de concesión. |
Cargar tareas de concesión para concesión
| Sirve para crear o actualizar una tarea de concesión para una concesión específica. |
Obtención de tareas de concesión
| Sirve para cargar y recuperar tareas de concesión que cumplan los criterios de solicitud o todas las tareas de concesión. |
Cargar tarea de concesión
| Sirve para crear, actualizar o eliminar una sola tarea de concesión. |
Transferencia de estado de tarea de concesión
| Sirve para añadir o actualizar el estado de una tarea de concesión. También puede utilizar este informe para cambiar el orden de un estado de tarea de concesión. |
Carga de grupo de tipos de tarea de concesión
| Sirve para añadir o actualizar un grupo de tipo de tarea de concesión. |
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.