Concepto: tareas de concesión
Las tareas de concesión son tareas que desea finalizar y realizar un seguimiento para mantener su concesión. La gestión de tareas de concesión en Workday le permite cumplir con sus obligaciones de contrato de concesión y obtener financiación para su concesión. Puede asignar roles, definir fechas de vencimiento, supervisar el estado y añadir archivos adjuntos a cada tarea de concesión. También puede configurar notificaciones de alerta para los usuarios asignados.
Tipos de tarea de concesión
En Workday, puede definir sus propios tipos de tarea de concesión y organizarlos en grupos de tipos de tarea de concesión. Dado que las tareas de cierre y las que no son de cierre tienen cadencias diferentes, Workday recomienda que dedique plantillas independientes para cada una de ellas para el mismo patrocinador, tipo de concesión y código de propósito.
Listas de tareas de concesión
Una lista de tareas de concesión le permite:
- Gestione todas sus tareas de concesión en un solo lugar.
- Identifique las tareas de concesión que no se han finalizado.
- Acceda a sus tareas de concesión desde la concesión.
Puede utilizar una plantilla de lista de tareas de concesión para crear las listas de tareas de concesión o crearlas manualmente.
Plantillas de lista de tareas de concesión
Las plantillas de lista de tareas de concesión le permiten crear listas de tareas de concesión basadas en requisitos similares para la misma combinación de:
- Patrocinador
- Tipo de concesión
- Código de finalidad
Cuando configura las fechas en la plantilla de lista de tareas de concesión, las especifica en relación con los programas de concesión, como el periodo de contrato de concesión o el intervalo de contabilización. Cuando asocia la plantilla a una concesión, Workday calcula las fechas reales en función del programa real de la concesión.
Hitos de facturación
Cuando configura tareas de concesión como hitos de facturación, Workday establece los estados de las cuotas de facturación correspondientes como
Pendiente de hito
. Cuando finaliza y aprueba tareas de concesión, Workday actualiza los estados de cuota de facturación a Disponible
, lo que le permite facturar al patrocinador.Tareas de cierre
La configuración de las tareas de concesión como tareas de cierre le permite localizarlas en informes y finalizarlas antes de cerrar una concesión.
Proceso de gestión
Cuando un usuario asignado a una tarea finaliza una tarea de concesión con la tarea
Finalización de tareas de concesión
, Workday envía la tarea de concesión a los revisores a través del proceso de gestión Evento de tarea de concesión
. Puede ver el estado del proceso de gestión en la tarea Mantenimiento de tareas de concesión
.Notificaciones de alerta
Puede configurar notificaciones de alerta para recordar a los usuarios asignados a la tarea cuando sus tareas de concesión estén próximas a vencer o vencidas. Las notificaciones de alerta contienen un vínculo a la tarea
Finalización de tareas de concesión
a la que los usuarios asignados pueden acceder para consultar todas las tareas de concesión pendientes de sus acciones.Finalización de tareas de concesión
Para marcar una tarea de concesión como finalizada, realice una de las siguientes acciones:
- El usuario asignado a la tarea puede acceder a la tareaFinalización de tareas de concesiónpara iniciar el proceso de gestiónEvento de tarea de concesióny enviar la tarea de concesión para su revisión y aprobación.
- El gestor de tareas de concesión puede acceder a la tareaMantenimiento de tareas de concesiónpara actualizar el estado y la fecha de finalización de la tarea de concesión, así como para añadir archivos adjuntos manualmente.