Ejemplo: Configurar comprobaciones del presupuesto de la subvención para el total de la misma.
Este ejemplo ilustra cómo crear una estructura de plan virtual padre-hijo sobre un plan de adjudicación existente para implementar el control presupuestario de la totalidad de la subvención.
Eres especialista en contratos de adjudicación para la adjudicación AWD-129 en la Universidad Alma Mater (EE. UU.). El premio ya cuenta con un plan presupuestario
AWD-129:Infraestructura STEM 07/01/2023 (versión 0)
con las siguientes líneas de planificación:
- Presupuesto para gastos en cuentas/resúmenes contables específicos que contengan estas etiquetas de trabajo:
- Centro de costos: 4280 Ciencias Naturales
- Fondo: 02 Fondo para Programas Patrocinados
- Subvención: 129 iniciativas STEM
- Programa: 111 Ciencias
- Un total de 1.430.500 USD para los 3 ejercicios fiscales.
Quieres que el cheque presupuestario:
- Mostrar el estadoAdvertencia (Sin presupuesto)cuando el importe de una transacción provoque que el gasto total supere el importe presupuestado para el conjunto de etiquetas de trabajo y el período presupuestario específicos.
- Mostrar el estadoFallo (Presupuesto insuficiente)cuando el importe de una transacción provoque que el gasto total de la subvención supere el importe total presupuestado para toda la duración de la misma.
En una estructura de plan virtual para padres e hijos para un premio, lo siguiente:
- La estructura del plan del niño es la estructura del plan del premio.
- La estructura del plan principal es una nueva estructura de plan que se crea copiando y vinculando la estructura del plan secundario.
- Crear y aprobar el premioAWD-129: Infraestructura STEM 07/01/2023 (versión 0).
- Agregue el paso de acción"Verificar presupuesto"a los procesos comerciales de los tipos de transacciones que desea verificar presupuestariamente al imputar fondos a subvenciones. Ejemplo: Para verificar el presupuesto de los asientos contables cargados a subvenciones, agregue el pasoVerificar presupuestoal proceso de negocioEvento de asiento contable.
- Seguridad:Configuración: Dominio general de presupuestosen el área funcional de presupuestos.
- Acceda a la pestañaPlandel premioAWD-129: Infraestructura STEM 07/01/2023 (versión 0). Si la comprobación del presupuesto no está habilitada, configúrela y habilítela:
- Haga clic enEditar opciones de verificación de presupuestoy seleccione estos valores:Estructura del planOtorgarEmpresaUniversidad Alma Mater (EE. UU.)Nombre del planAWD-129: Infraestructura STEM 07/01/2023 (versión 0)
- Haz clic enAceptare introduce estos valores:Habilitar la comprobación del presupuestoSeleccionarOpción de verificación de presupuestoAdvertir, para que la verificación del presupuesto muestre una advertencia solo cuando el monto gastado exceda el monto de la línea del plan.Fecha de evaluaciónFecha del presupuestoPeríodos de control acumulativosSeleccione esta casilla de verificación y seleccione la opciónControl por período de entrada de adjudicaciónsi desea que el presupuesto no utilizado se agregue al período actual.
- Haz clic enAceptaryListo.
- Haz clic enEnviar presupuestoyAceptar.
- Cree una estructura de plan principal copiando la estructura del plan secundario:
- En la pestañaPlande premio, localice la estructura del plande premioy acceda al menú de acciones relacionadas para seleccionar :Nombre:Premio AWD-129 Padre/MadreEn la pestañaDimensiones estructuradas, elimine los valores de los camposConjunto de cuentasyTipo de cuenta.En la cuadrículade dimensión de estructura, elimine todas las filas exceptoGrantyCompany.
- Haz clic enAceptar.
- Desde el menú de acciones relacionadas de la estructura del planprincipal Award AWD-129, seleccione .Estructura del Plan Virtual para Niños:Premio
- Haz clic enAceptar.
- Cree una plantilla de plan para la estructura del plan principal:
- Desde el menú de acciones relacionadas de la estructura del planprincipal Award AWD-129, seleccione y seleccione estos valores:CampoValorEstructura del planPremio AWD-129 PadreEmpresaUniversidad Alma Mater (EE. UU.)Nombre del planPremio AWD-129 Plan para padresFecha de inicio07/01/2023Fecha de finalización06/30/2026Plan vinculadoAWD-129: Infraestructura STEM 07/01/2023 (versión 0)
- Haz clic enAceptar.
- Habilitar la verificación del presupuesto para la subvención total en la estructura del plan principal:
- Desde el menú de acciones relacionadas de la estructura del planprincipal Award AWD-129, seleccione e ingrese estos valores:Estructura del planPremio AWD-129 PadreNombre del planPremio AWD-129 Plan para padres
- Haz clic enAceptary selecciona estos valores:Habilitar la comprobación del presupuestoSeleccionarIncluir líneas de diario reservadasSeleccionarPermitir que las transacciones de crédito se realicenSeleccionarOpción de verificación de presupuestoControlarque la verificación del presupuesto muestre un estadode Fallocuando el monto gastado exceda el presupuesto total de la subvención.Fecha de evaluaciónFecha del presupuestoPeríodos de control acumulativosSeleccione esta casilla de verificación y elija la opciónControl por período de entrada de premios.Tipos de libros contables para la verificación del presupuestoSeleccioneReales,GravámenesyPregravámenes.
- Haz clic enAceptaryListo.
Cuando crea una transacción de gasto que está sujeta a verificación presupuestaria (con etiquetas de trabajo como se especifica en las líneas del plan, incluyendo Centro de costos: 4280 Ciencias naturales, Fondo: 02 Fondo de programa patrocinado, Subvención: 129 Iniciativas STEM, Programa: 111 Ciencia), y el monto de la transacción hace que el monto total del gasto exceda:
- El presupuesto de la línea del plan, pero no el presupuesto total de la subvención de 1.430.500 USD, la tareade Revisión de verificación del presupuestomuestra un estado de verificación del presupuesto deAdvertencia (Sin presupuesto)con 1 fila en la cuadrículaPlan con excepcionespara la estructura del plan secundario (Adjudicación).
- El presupuesto de la línea del plan, así como el presupuesto total de la subvención de 1.430.500 USD, la tareade Revisión de verificación del presupuestomuestra un estado de verificación del presupuesto deFallo (Presupuesto insuficiente)con 2 filas en la cuadrículaPlan con excepciones, 1 para la estructura del plan secundario (Award) y 1 para la estructura del plan principal (Award AWD-129 Parent).