Überlegungen zum Setup: Spesenabrechnungen für Studenten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Spesenabrechnungen für Studenten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum es aktiviert sein sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Workday können Sie Spesenabrechnungen im Auftrag von Studenten erstellen und übermitteln, um ihnen die anfallenden Spesen zu erstatten.
Vorteile und Nutzen
- Analysieren Sie Studentenspesen und erstellen Sie Berichte dazu für eine bessere Ausgabenkontrolle.
- Eliminieren Sie manuelle Problemumgehungen, z. B. Ad-hoc-Zahlungen und die Notwendigkeit, Arten von Zahlungsempfängern zu verwenden, die keine Studenten sind.
- Beschleunigen Sie die Erstattung, indem Sie nur Spesenabrechnungen für Studenten an bestimmte Prüfer und Genehmiger weiterleiten.
- Reduzieren Sie Datenduplikate, indem Studentenspesen an einem zentralen Ort zentralisiert werden.
Anwendungsfälle
- Verarbeiten Sie Spesenabrechnungen im Auftrag externer und immatrikulierter Studenten.
- Weisen Sie Transaktionen von Firmenkreditkarten neu zu, um die Transaktionen in Spesenabrechnungen für Studenten aufzunehmen.
- Beschränken Sie den Zugriff auf Studentendaten, damit Mitarbeiter nur Spesen von Studenten verarbeiten und in Berichten erfassen können.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welchen Sicherheitszugriff benötigen Mitarbeiter? | Sie können segmentierte Sicherheit konfigurieren, damit Mitarbeiter nur auf Spesendaten von Studenten zugreifen können. Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, haben Mitarbeiter mit:
Wenn Sie segmentierte Sicherheit nicht aktivieren, können eingeschränkte und uneingeschränkte Mitarbeiter auf Spesendaten für alle Arten von Zahlungsempfängern zugreifen. |
Welche Auszahlungsoptionen haben Studenten? | Sie können Spesenabrechnungen nur im Auftrag von Studenten übermitteln, die Spesenzahlungen als Option in ihren Auszahlungsoptionen haben.
Sie können:
Wenn Studenten mehrere Workday-Profile haben und Sie die Auszahlungsoptionen in einem Profil aktualisieren, aktualisiert Workday die anderen Profile automatisch. |
Wie verwalten Sie die Spesen, die Studenten mit Firmenkarten tätigen? | Sie können Studenten Kreditkartentransaktionen manuell neu zuweisen, wenn Sie Spesen mit Firmenkreditkarten tätigen.
Workday zeigt dann die neu zugewiesenen Transaktionen in Spesenabrechnungen der Studenten an, damit Sie sie zur Einbeziehung auswählen können. |
Empfehlungen
- Fügen Sie Worktags manuell zu Spesenabrechnungen für Studenten hinzu, um genaue Finanztransaktionen zu gewährleisten.
- Weisen Sie Studenten Kreditkartentransaktionen neu zu, um sicherzustellen, dass Spesen, die mit Firmenkreditkarten getätigt wurden, in Spesenabrechnungen für Studenten angezeigt werden.
- Wenn mehrere Studenten denselben Namen haben, geben Sie in Spesenabrechnungen eindeutige Studenten-IDs ein, um sicherzustellen, dass Sie Spesen für den richtigen Studenten geltend machen.
- Wenn Studenten auch ein Mitarbeiterprofil in Workday haben, stellen Sie sicher, dass Sie deren Studentenprofil für studentische Spesen verwenden, um Buchungs- und Genehmigungsprobleme zu vermeiden.
Anforderungen
Um Mitarbeitern mit eingeschränkter Sicherheit den Zugriff auf Studentendaten zu ermöglichen, weisen Sie die Mitarbeiter den relevanten akademischen Einheiten der Studenten zu.
Sie können Spesenabrechnungen nur dann im Auftrag von Studenten übermitteln, wenn Sie Spesenzahlungen in ihren Auszahlungsoptionen festlegen.
Einschränkungen
Studenten haben nicht die Möglichkeit, eigene Spesenabrechnungen in Workday zu erstellen.
Ausgabenberechtigungen und Barvorschüsse für Studenten werden nicht unterstützt.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
External Student Data: Student ID im funktionalen Bereich „Personal Data“. |
Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf IDs externer Studenten. |
External Student Data: Student Public Reports im funktionalen Bereich „Staffing“. |
Ermöglicht den Zugriff auf öffentliche Informationen für externe Studenten.
Um Auszahlungsoptionen für externe Studenten zu verwalten, verwenden Sie diese Domäne und die Domäne Manage: Payment Election . |
Manage: Payment Election im funktionalen Bereich „Expenses“. |
Ermöglicht die Verwaltung von Auszahlungsoptionen im Auftrag von externen Studenten.
Um Auszahlungsoptionen für externe Studenten zu verwalten, verwenden Sie diese Domäne und die Domäne External Student Data: Student Public Reports .
Verwenden Sie diese Domäne, wenn Sie nicht Workday-Komponente „Student-Finanzen“ verwenden. |
Manage: Student Payment Elections im funktionalen Bereich „Student Financials“. | Ermöglicht die Verwaltung von Auszahlungsoptionen im Auftrag von immatrikulierten Studenten.
Verwenden Sie diese Domäne, wenn Sie Workday-Komponente „Student-Finanzen“ verwenden. |
Process: Expense Reports im funktionalen Bereich „Expenses“. | Ermöglicht die Verwaltung von Spesenabrechnungen und zugehörigen Berichten.
Sie können segmentierte Sicherheit in dieser Domäne konfigurieren, damit Mitarbeiter nur auf Studentendaten in Spesenaufgaben und -berichten zugreifen können. |
Self-Service: Student Financials im funktionalen Bereich „Student Financials“. |
Ermöglicht Studenten die Verwaltung ihrer Auszahlungsoptionen. |
Student Data: Student ID im funktionalen Bereich „Student Core“. |
Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Studenten-IDs in Workday. |
Student Data: Student Profile im funktionalen Bereich „Student Core“. |
Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Studenteninformationen in Workday. |
Geschäftsprozesse
Sie können den Geschäftsprozess
Spesenabrechnungsereignis
so konfigurieren, dass Spesenabrechnungen für Studenten zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet werden.
Sie können das Berichtsfeld
Expense Report Pay To is Student
verwenden, um nur Spesenabrechnungen für Studenten an bestimmte Prüfer und Genehmiger weiterzuleiten.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Kreditkartentransaktionen suchen
| Verwenden Sie diese Option, um die Kreditkartentransaktionen anzuzeigen, die Sie Studenten neu zuweisen. |
Spesenabrechnungen suchen
| Verwenden Sie diese Option, um die Spesenabrechnungen anzuzeigen, die Sie im Auftrag von Studenten erstellen. |
Spesenabrechnungspositionen für Organisation suchen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Spesenabrechnungspositionen für Studenten nach Organisation anzuzeigen. |
Negative erstattungsfähige Spesenabrechnungen suchen
|
Verwenden Sie diesen Bericht, um Spesenabrechnungen anzuzeigen, die negative erstattungsfähige Beträge für Studenten enthalten, die persönliche Ausgaben mit der Firmenkarte tätigen. |
Zahlungen suchen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Spesenzahlungen von Studenten aus folgenden Gründen anzuzeigen:
|
Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, können Sie folgende Berichtsdatenquellen verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die nur Spesendaten von Studenten enthalten:
- Expense Reports for Company
- Spesenabrechnungspositionen und Aufgliederungen
- Expense Report Lines for Company
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Expense Reports
| Wird verwendet, um Daten für Spesenabrechnungen für Studenten abzurufen.
Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, können Sie mit diesem Webservice Spesendaten nur für Studenten abrufen. |
Get Payments
| Wird verwendet, um Daten für Spesenzahlungen für Studenten abzurufen. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Wird verwendet, um Daten für die benutzerdefinierten Filter hochzuladen und abzurufen, die Sie für Zahlungsläufe für Studenten erstellen. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Wird verwendet, um Daten hochzuladen und Spesenabrechnungen für Studenten zu übermitteln.
Wenn Sie segmentierte Sicherheit aktivieren, können Sie mit diesem Webservice Spesendaten nur für Studenten hochladen. |
Submit Settlement Run
| Wird verwendet, um Daten hochzuladen und Studentenspesen abzuwickeln und zu erstatten. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Buchhaltung | Workday generiert automatisch ein Student -Worktag für die Buchungsjournale, die genehmigten Spesenabrechnungen zugeordnet sind. |
Auszahlungsoptionen | Um Spesenabrechnungen im Auftrag von Studenten zu übermitteln, fügen Sie Spesenzahlungen als Option zu den Auszahlungsoptionen für Studenten hinzu. |
Zahlungsabwicklung | Sie können Folgendes erstellen:
|
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.