Überlegungen zum Setup: Studentenzuwendungsposten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Studentenzuwendungsposten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Studentenzuwendungsposten umfassen:
- Sportliche Stipendien
- Bundesdarlehen
- Pell-Fördermittel
- Work-Study
Sponsorverträge, Waiver und private Stipendien sind Zahlungsquellen, die sich auf das Finanzhilfepaket eines Studenten auswirken können. Sie sind jedoch keine Zuwendungsposten und werden nicht über den Paketprozess der Finanzhilfe zugewiesen.
Vorteile und Nutzen
Das Erstellen von Zuwendungsposten in Workday Student unterstützt Sie bei Folgendem:
- Erfüllen Sie die Bedürfnisse von Studenten, indem Sie Zuwendungen anpassen.
- Sparen Sie Zeit, indem Sie Auszahlungszeitpläne und -regeln konfigurieren.
Anwendungsfälle
Sie können:
- Beurteilen Sie mithilfe von Workday oder benutzerdefinierten Berechnungen, welche Studenten für die einzelnen Zuwendungsposten auswählbar sind.
- Erstellen Sie einen neuen Zuwendungsposten, der als Bundesdarlehen identifiziert wird, und konfigurieren Sie die Bedingungen, die Studenten erfüllen müssen, um die Zuwendung zu erhalten.
- Erstellen Sie einen Zuwendungsposten für gehaltsbasierte Finanzhilfepakete und konfigurieren Sie ihn mit strengen Selektionskriterien, z. B. einen hohen Notendurchschnitt und einen bestimmten Studienschwerpunkt.
- Konfigurieren Sie Rangfolgegruppen, um die Kosten festzulegen, die durch eine Zuwendung gezahlt werden sollen.
- Weisen Sie Worktags zu, um den Zweck von Zuwendungsposten zu identifizieren.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie wird festgelegt, ob Studenten für einen Zuwendungsposten auswählbar sind? | Überlegen Sie beim Erstellen von Elementen für Studentenzuwendungen, welche Berechnungen der Auswählbarkeit Sie erstellen müssen. Sie können Berechnungen erstellen, die z. B. ein Minimum für den Notendurchschnitt oder das akademische Niveau als erforderlich festlegen, und diese Zuwendungselementen zuweisen. Studenten müssen die von Ihnen angegebenen Kriterien erfüllen, um das Zuwendungselement zu erhalten. |
Soll der Zuwendungsposten zur Zahlung einer Studentenbelastung verwendet werden? | Wenn ein Student einen Zuwendungsposten erhält, können Sie diesen so konfigurieren, dass er zur Zahlung einer vorhandenen Studentenbelastung für sein Konto verwendet wird. Sie können Rangfolgeregeln für Zahlungen erstellen, damit die Zuwendungen Studentengebühren in einer bestimmten Reihenfolge zahlen. Beispiel: Ein Student erhält ein Stipendium für seine Ausbildung, dann für die Unterbringung und dann für einen Verpflegungsplan. |
Möchten Sie die Pakete von Studentenzuwendungselementen automatisieren? | Damit Workday Elemente für Studentenzuwendungen automatisch verpackt, müssen Sie sie zu einer Paketstrategie hinzufügen. Andernfalls können Sie den Zuwendungsposten manuell hinzufügen, indem Sie den Bericht Finanzhilfe gesamt in Studentenprofilen verwenden. |
Verwenden Sie den Webservice Import Total Financial Assistance, um Zuwendungen zu importieren, die Sie Studenten über einen Drittanbieter für Finanzhilfen zuweisen? | Wenn Sie den Webservice Import Total Financial Assistance verwenden, erstellen Sie in Workday einen Studentenzuwendungsposten für jeden Zuwendungsposten, den Sie importieren. Jede Zuwendung benötigt einen entsprechenden Zuwendungsposten in Workday. |
Empfehlungen
- Geben Sie nur dann ein akademisches Niveau an, wenn es unbedingt erforderlich ist und Sie sicher sind, dass es nur für dieses akademische Niveau gilt. Sobald Sie ein akademisches Niveau angegeben haben, können Sie dieses im Zuwendungselement nicht mehr ändern.
- Beschränken Sie das Erstellen mehrerer desselben Zuwendungspostens und verwenden Sie stattdessen Berechnungen, um verschiedene Selektionskriterien zu bestimmen.
- Nehmen Sie im Zuwendungsjahr keine Änderungen an Zuwendungsposten vor. Dies könnte sich auf die Verarbeitung und Buchhaltung der Finanzhilfe auswirken. Wenn Sie Buchungsänderungen vornehmen müssen, erstellen Sie einen neuen Zuwendungsposten, anstatt einen vorhandenen zu ändern.
Anforderungen
Keine Auswirkungen.
Einschränkungen
Workday wendet kein Gültigkeitsdatum auf das Register
Buchhaltung
von Studentenzuwendungselementen an. Wenn Sie einen Zuwendungsposten mit neuen Worktags in jedem Zuwendungsjahr der Finanzhilfe konfigurieren müssen, müssen Sie jedes Jahr einen neuen Zuwendungsposten erstellen.Für Posten für Studentenzuwendungen können Sie nur ein Gültigkeitsdatum bis 1949 konfigurieren.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Sie müssen Zugriff auf die Domäne
Set Up: Student Award Items
im funktionalen Bereich „Financial Aid“ haben, um Studentenzuwendungsposten zu erstellen und zu bearbeiten.Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Der Bericht
Finanzhilfen gesamt
in Studentenprofilen bietet einen umfassenden Überblick über die Finanzhilfen eines Studenten. Wenn Workday einem Studenten Zuwendungsposten zuweist (saldo im Rahmen eines Finanzhilfepakets oder als individuelle Zuwendung), können Sie die Details im Bericht anzeigen. Sie können den Bericht auch verwenden, um den Betrag anzupassen und eine Zuwendung hinzuzufügen oder zu entfernen.Integrationen
Sie können die folgenden Webservice-Vorgänge verwenden, um Elemente für Studentenzuwendungen zu importieren und zu exportieren:
- Get Student Award Items
- Put Student Award Posten
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Finanzhilfepakete | Studentenzuwendungsposten sind der Kern der Pakete für Finanzhilfen. Sie liefern die Informationen, die zur Verarbeitung von Finanzhilfen erforderlich sind, z. B. Bestimmung von Zuwendungsbeträgen und Beurteilung der Auswählbarkeit. Sie automatisieren auch den Verpackungsprozess. |
Student-Finanzen | Sie können Studentenzuwendungsposten konfigurieren:
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