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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Verteilung von Studentendokumenten erstellen und prüfen

Verteilung von Studentendokumenten erstellen und prüfen

Sicherheit:
  • Konfigurieren Sie im funktionalen Bereich „Action Items and Holds“ Folgendes:
    • Geschäftsprozess
      Studentenverteilung - Ereignis
       .
    • Domäne Manage: Student Document Distribution
       .
  • „Anzeigen“-Berechtigungen für die Domäne
    Document Library
     im funktionalen Bereich „System“.
Stellen Sie Folgendes sicher:
  • Die Sicherheitsgruppe, die die Verteilung erstellt, ist die rollenbasierte Sicherheitsgruppe, die zum Initiieren des Geschäftsprozesses konfiguriert ist.
  • Die Dokumentkategorie ist für die Sicherheitsgruppe verfügbar, die die Verteilung erstellt.
Sie erstellen eine Verteilung von Studentendokumenten und zeigen die Verteilung an. Sie senden die in der Verteilung enthaltenen Dokumente an:
  • Bestimmte Studenten
  • Studentenpopulationen aus benutzerdefinierten Berichten und gespeicherten Suchen
  • Studentenkohorten
Workday stellt diese Datenquellen bereit, um Studentenpopulationen für gespeicherte Suchen und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:
Datensätze für Finanzhilfeperiode
,
Akademische Datensätze
und
Studenten
.
Sie können dieselbe Verteilung nach Abschluss eines Verteilungsjobs an eine andere Studentenpopulation senden.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Verteilung für Studentendokumente erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Name
    Geben Sie einen eindeutigen Namen für diese Verteilung ein.
    Akademische Einheit
    Wählen Sie die oberste akademische Einheit oder eine der darunter liegenden Einrichtungen aus.
    Gültigkeitsdatum für Dokument
    Das Datum, an dem das Dokument gültig ist.
    Dokument
    Wählen Sie das Dokument aus, das die Studenten prüfen sollen.
    Sicherheit: Domäne
    Document Library
     im funktionalen Bereich „System“.
    Workday erstellt Dokumente mit der Aufgabe
    Dokument erstellen
     (gesichert über den funktionalen Bereich „System“).
    Workday leitet Dokumentkategorien aus von Workday bereitgestellten Kategorien und aus Kategorien von Bildungseinrichtungen ab.
    Sie müssen in der zulässigen Sicherheitsgruppe sein, um die Dokumentkategorie anzeigen zu können.
    Signaturoptionen
    Wählen Sie diese Option, wenn Empfänger das Dokument bestätigen oder eine eSignatur durchführen sollen.
    Wenn Sie die Optionen auswählen, fügen Sie Anweisungen, eine Signaturzeile oder einen Hinweis zur Bestätigung der Compliance oder des Eingangs hinzu.
    DocuSign oder Adobe eSignaturen werden momentan nicht unterstützt.
    Addieren
    Klicken Sie auf
    Hinzufügen
     , um dem Review ein weiteres Dokument hinzuzufügen.
  3. Um die Aufgabe
    Studentendokument verteilen
     zu öffnen, klicken Sie auf
    Verteilen,
     nachdem Sie die zu verteilenden Dokumente erstellt haben.
    Die Aktion
    Verteilen
     initiiert den Geschäftsprozess. Sie können eine Verteilung erstellen und sie später an Ihre Zielgruppe verteilen. Die Aufgabe
    Student-Dokument verteilen
     ist auch über die globale Suche verfügbar.
  4. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Verteilungsname
    Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, um das Verteilungsereignis zu identifizieren.
    Sie können dieselbe Verteilung in Zukunft wiederverwenden, um sie an verschiedene Studentenzielgruppen zu senden.
    Verteilen an
    Wählen Sie eine der folgenden Optionen zur Verteilung:
    • Studenten
      : Wählen Sie mindestens einen Studenten aus.
    • Benutzerdefinierter Bericht
      : Wählen Sie einen der Berichte aus, auf die Sie Zugriff haben.
    • Gespeicherte Suche
      : Wählen Sie einen der gespeicherten Suchen aus, die Sie erstellt haben.
    • Studentengruppierung
      : Wählen Sie eine Studentenkohorte an der Einrichtung aus, für die Sie die Verteilung erstellen.
  5. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie die Prozessdetails anzeigen.
    Klicken Sie auf
    "Aktualisieren"
     , um den Prozess zu aktualisieren. Prüfen Sie den Prozess.
Wenn Workday den Job abschließt, geschieht Folgendes:
  • Öffnen Sie den Bericht
    View Student Document Distribution
     und wählen Sie die von Ihnen erstellte Verteilung.
  • Prüfen Sie die Details der Verteilung und ihren übergeordneten Status.
  • Prüfen Sie die Details für die einzelnen Empfänger, indem Sie auf die Nummer in der Spalte
    Empfänger
     klicken.
Klicken Sie auf
Verteilen
 , um die Verteilung an eine andere Studentenpopulation zu senden.