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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: „Dokumente verteilen“ für Studenten einrichten

Schritte: „Dokumente verteilen“ für Studenten einrichten

Workday bietet Ihnen die Flexibilität, Dokumente nach Bedarf an Studenten zu senden, damit diese diese prüfen können. Studenten prüfen Dokumente in der Regel während
des Onboardings von Studenten
 oder
des Onboardings der fortlaufenden Studentenregistrierung
. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie Dokumente an Studenten senden müssen, die diese außerhalb des Geschäftsprozesses bestätigen müssen.
Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Student-Verteilungsereignis
 , um Dokumente ad hoc an Studenten zu verteilen. Sie können Dokumente an einen Studenten oder an eine Studentenpopulation verteilen, die Sie mithilfe gespeicherter Suchen, benutzerdefinierter Berichte oder Studentenkohorten definieren. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess, um eine Verteilung zu erstellen, zu bearbeiten und zu prüfen.
Workday stellt außerdem die Berichtsfelder Dokumentverteilung bereit, die Sie in Bedingungsregeln und benutzerdefinierten Berichten verwenden können.
Sie haben die Möglichkeit, die Schritte zum Anwenden von Sperren und zum Entfernen von Sperren im Geschäftsprozess zu konfigurieren. Workday wendet die Sperre auf Studenten an und hebt die Sperre nur auf, wenn der Student das verteilte Dokument prüft.
  1. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Student-Verteilungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Action Items and Hold“.
    • Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Benutzer oder Gruppen über die Berechtigung zum Erstellen und Anzeigen von Verteilungen sowie zum Prüfen von Dokumenten im Geschäftsprozess verfügen.
    • Nur die Benutzer in der Sicherheitsgruppe zur Initiierung von Aktionen können den Dokumentverteilungsprozess initiieren.
    • Konfigurieren Sie Genehmigungen. Siehe Konzept: Genehmigungsschritt.
  2. Wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Definition bearbeiten
     im Geschäftsprozess
    Studentenverteilung - Ereignis
     .
  3. Stellen Sie sicher, dass die Aufgabe
    Dokumente prüfen
     ein Schritt im Geschäftsprozess ist.
    Um den Schritt einem Studenten zuzuweisen, konfigurieren Sie die Sicherheitsgruppe
    Student für sich selbst
     für die Sicherheitsrichtlinie.
  4. (Optional) Konfigurieren Sie die Serviceschritte
    Student-Sperre anwenden
     und
    Student-Sperre entfernen
     im Geschäftsprozess.
    Stellen Sie sicher, dass der Schritt
    Entfernen von Studentensperre
     nach dem Abschluss des Schritts
    Dokumente prüfen
     erfolgt.
    Workday stellt folgende Berichtsfelder im Geschäftsobjekt
    „Verteilungsereignis (abstrakt)“
     bereit:
    • Jedes geprüfte Dokument hat Anhang
    • Dokumentkategorien
    • Zu prüfende Dokumente
    Verwenden Sie diese Berichtsfelder, um im Geschäftsprozess Bedingungsregeln für das Anwenden von Sperren im Zusammenhang mit dem Prüfen von Dokumenten zu erstellen.
  5. Konfigurieren Sie die Domäne
    Manage: Student Document Distribution
     im funktionalen Bereich „Action Items and Holds“. Die Domäne sichert Folgendes:
    • Aufgabe
      Studentenverteilung erstellen
       und
      Studentenverteilung bearbeiten
       .
    • Bericht
      Studentenverteilung anzeigen
  6. (Optional) Studentendokumente konfigurieren.
    Nachdem der Student ein Dokument geprüft hat, befindet es sich im Bericht
    Geprüfte Dokumente
     im Profil des Studenten. Stellen Sie sicher, dass der Student das geprüfte Dokument anzeigen kann.
  8. Sicherheit: Domäne
    Custom Report Creation
     im funktionalen Bereich „System“.
    Workday stellt folgende Datenquellen bereit, um Studentenpopulationen für gespeicherte Suchen und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:
    • Akademische Datensätze
    • Datensätze für Finanzhilfeperiode
    • Studenten
    Workday stellt außerdem folgende Berichtsfelder im Geschäftsobjekt
    „Akademischer Datensatz“
     bereit:
    • Fortlaufende Onboarding-Ereignisse für Studenten
    • Onboarding-Ereignisse für Student
    Verwenden Sie diese Berichtsfelder, um benutzerdefinierte Berichte und Bedingungsregeln zu erstellen.