Konzept: Genehmigungsschritt

Ein

Genehmigungsschritt

gibt dem angegebenen Genehmiger die Möglichkeit, den gesamten Geschäftsprozess zu genehmigen oder abzulehnen. Sie können das Register

Geschäftsprozessschritte

verwenden, wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition bearbeiten, um Genehmigungseinstellungen zu konfigurieren. Verwenden Sie die Spalte

Gruppe

, um zu steuern, welche Sicherheitsgruppe (in der Regel eine rollenbasierte Sicherheitsgruppe) die Genehmigung durchführt. Workday benachrichtigt alle in dieser Gruppe, dass sie eine Genehmigung haben.

Wenn eine Person alle Schritte

mit Genehmigung

genehmigt, zeigt Workday für die verbleibenden Schritte

Automatische Genehmigung

an.

Beispiel: Schritt b ist ein

Genehmigungsschritt

. Schritt c ist zudem ein

Genehmigungsschritt

. Beide Schritte warten auf Genehmigung von Betty. Wenn Betty Schritt b genehmigt, zeigt Workday Schritt c als

Automatische Genehmigung an

.

Wenn ein Genehmiger Folgendes auswählt:

Ablehnen
, beendet Workday den Geschäftsprozess und stellt die geänderten Daten in ihren ursprünglichen Status zurück.
Zurücksenden
für einen
Genehmigungsschritt
, zeigt Workday Optionen an, um den Schritt an vorherige Schritte im übergeordneten Prozess zurückzusenden, einschließlich des
Initiierungsschritts
und der
Genehmigungsschritte
in Geschäftsprozessarten, für die
Zurücksenden an vorherige Genehmigung zulassen
aktiviert ist. Genehmiger können den Prozess auch an den Schritt
Initiierung
eines beliebigen gleichgeordneten Prozesses zurücksenden. Beispiel: Ein Manager möchte während des Performance-Beurteilungsprozesses einen Posten an einen Mitarbeiter zurücksenden.
Wenn ein übergeordneter Prozess vor dem Unterprozessschritt an einen Schritt zurückgesendet wird, ändert Workday den Status des Unterprozesses in
Überarbeitet
. Sie können einen Geschäftsprozessschritt nicht an den
übergeordneten
Prozess des übergeordneten Prozesses oder an einen bestimmten Schritt eines gleichgeordneten Prozesses zurücksenden.

Wenn Sie einen Schritt zurücksenden, wird der von Ihnen eingegebene Kommentar für den vorherigen Genehmiger angezeigt.

Sie können

Routing-Beschränkungen

im Geschäftsprozess verwenden, um vorherige Genehmiger oder den Ereignisbetreff auszuschließen, aber Sie können den Schritt nicht an eine andere Person umleiten. Wenn Sie die Beschränkungen so konfigurieren, dass alle Personen übersprungen werden, die für den Schritt auswählbar sind, überspringt Workday den Schritt und gibt ihn als

Not Required

an.

Wenn Sie die Delegation für den zurückgesendeten Schritt aktivieren, sendet Workday den Schritt an den Stellvertreter und nicht an den Delegierenden zurück. Wenn Sie einen Schritt neu zuweisen, weist Workday den Schritt auf ähnliche Weise der vorherigen Person zu.

Sie können einen

Genehmigungsschritt

so konfigurieren, dass er keine Benachrichtigungen an Meine Aufgaben übermittelt, indem Sie die mögliche Aktion

Anzeige meiner Aufgaben verwalten

für den Geschäftsprozessschritt öffnen.

Ein Genehmiger eines Geschäftsprozesses kann nur in folgenden Fällen weitere Genehmiger zu einem Ereignis hinzufügen, während der Geschäftsprozess in Bearbeitung ist:

Der Geschäftsprozess lässt die Ad-hoc-Genehmigung zu.
Sicherheitsgruppen werden für die Aktion
Ad hoc genehmigen
in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie konfiguriert.

Beispiel: Der Manager eines Managers, der eine neue Stelle im Rahmen des Geschäftsprozesses

Stelle erstellen

genehmigt, kann entscheiden, dass er diese spezielle Anforderung an den General Manager senden muss, damit dieser diese Stelle zusätzlich genehmigt.

In der Symbolleiste eines Elements unter Meine Aufgaben können Sie auf die drei Punkte klicken und

Genehmiger hinzufügen

auswählen, um zusätzliche Genehmiger zu einem Geschäftsprozessschritt hinzuzufügen. In der Werteliste

Zusätzliche Genehmiger

können Sie einen oder mehrere Benutzer als Genehmiger für das Ereignis auswählen (zusätzlich zu Ihnen selbst). Sie können nur Benutzer auswählen, die zu Sicherheitsgruppen gehören, die in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie Berechtigungen für die Aktion

Ad hoc

genehmigen haben. Die in der Werteliste angezeigten kontextabhängigen Sicherheitsgruppen sind kontextabhängig für das Ereignisziel und nicht für den Benutzer, der Aktionen für den Geschäftsprozess ausführt.

Die Aktion

Ad hoc genehmigen

ist für Prüfschritte eines Geschäftsprozesses, in denen Sie Daten hinzufügen oder ändern können, sowie für die Schritte

Aktion

,

Genehmigung

und

Konsolidierte Genehmigung

eines Geschäftsprozesses verfügbar. Die Option

Genehmiger hinzufügen

ist in den Geschäftsprozessschritten

Genehmigungskette

und

Konsolidierte Genehmigungskette

nicht verfügbar.

Hinzugefügte Genehmiger können folgende Aktionen für Geschäftsprozessschritte ausführen:

Ablehnen
.
Stellvertreter
.
Neu zuweisen
.
Zurücksenden
. Ein hinzugefügter Genehmiger kann eine Aufgabe an einen
Aktionsschritt
und an
Genehmigungsschritte
in Geschäftsprozessarten zurücksenden, für die
Zurücksenden an vorherige Genehmigung
zulassen aktiviert ist. Wenn ein hinzugefügter Genehmiger eine Aufgabe zurücksendet, muss der ursprüngliche Genehmiger den hinzugefügten Genehmiger für die zweite Iteration des Geschäftsprozesses manuell als Ad-hoc-Genehmiger wieder zum Workflow hinzufügen.

Eine

konsolidierte Genehmigung

bedeutet, dass ein oder mehrere ausgewählte Schritte gleichzeitig genehmigt werden. Im Gegensatz zu den anderen Genehmigungen wird nicht der gesamte Geschäftsprozess genehmigt. Konfigurieren Sie den Schritt

Konsolidierte Genehmigung

, nachdem Sie ihn zu einer Geschäftsprozessdefinition hinzugefügt haben. Sie können den Schritt konfigurieren, indem Sie in den möglichen Aktionen für den Schritt

Geschäftsprozess

Konsolidierte Genehmigung konfigurieren

wählen.

Diese Schrittart ist nur für Geschäftsprozesse verfügbar, die mehrere Organisationen betreffen. Beispiele hierfür sind

Buchungsjournal - Intercompany-Ereignis

,

Projekt erstellen

und

Ausgabenberechtigung

. Mit dem Schritt

Massengenehmigung

erhält der Genehmiger eine Genehmigungsbenachrichtigung für Meine Aufgaben für alle Organisationen und kann einzelne Organisationen zur Genehmigung oder Ablehnung auswählen.