Überlegungen zum Setup: Worksheets für Einkaufsposten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Massenverwaltungsaufgaben für Einkaufsposten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Worksheets können Sie Workflows für das Anfordern, Erstellen und Massenaktualisieren von Einkaufsposten definieren, die mit Ihren Organisationsrichtlinien übereinstimmen.
Vorteile und Nutzen
Durch die Optimierung der Dateneingabe für Einkaufsposten können Sie die Datenintegrität und eine intuitive Dateneingabe für Ihre Benutzer gewährleisten. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen große Mengen an Informationen zu Posten problemlos in Workday laden.
Anwendungsfälle
Dieses Feature ermöglicht Ihnen Folgendes:
- Verwalten Sie Informationen für bis zu 1.000 neue und bestehende Posten gleichzeitig.
- Vereinfachen Sie die Verwaltung von Informationen zu Posten, indem Sie die Felder und Wertelisten in Arbeitsblattvorlagen anpassen.
- Ermöglichen Sie Abteilungen in Ihrem gesamten Unternehmen, neue Einkaufsposten anzufordern.
- Erfassen Sie die erforderlichen Informationen, um neue Posten gemäß Anforderungen von Mitarbeitern zu verarbeiten.
- Konfigurieren Sie Sourcing-Regeln für die Bedarfsanforderung für Ihre bevorzugten Lieferanten und verwalten Sie diese massenweise.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Sollen die Benutzer einen benutzerdefinierten Fragebogen ausfüllen, wenn sie neue Posten anfordern? | Erwägen Sie die Aktivierung und Verwendung von Fragebögen.
Überlegen Sie, welche Arten von Fragebögen Sie für die Massenverwaltung im Vergleich zu Anforderungen neuer Einkaufsposten benötigen. Sie können Fragebögen in der Aufgabe Fragebogen erstellen erstellen. Fügen Sie die Fragebogen zu dann den Anforderungsarten für Einkaufsposten hinzu. Stellen Sie sicher, dass die Prüfer von Anforderungen von Einkaufsposten über Sicherheitsberechtigungen für die Domäne Questionnaire Results verfügen, damit sie die Antworten im Fragebogen anzeigen können. |
Möchten Sie Anforderungsaufgaben für die Aktualisierung von Einkaufsposten oder das Hinzufügen von neuen Einkaufsposten oder für beides einrichten? | Über Anforderungsarten für Einkaufsposten können Sie verschiedene Arbeitsmappenvorlagen für bestimmte Arten von Postenanforderungen einrichten.
Berücksichtigen Sie die folgenden Optionen für Anforderungsarten für Einkaufsposten:
|
Haben Sie einen beteiligten Prüfprozess für Informationen zu neuen Posten? | Sie können die Gründe, aus denen Prüfer Anforderungen von Einkaufsposten ablehnen, verfolgen und analysieren, wenn Sie Ablehnungsgründe in der Aufgabe Beschaffungsgründe verwalten einrichten. Siehe: Beschaffungsgründe einrichten.
Prüfer von Postenanforderungen können auch Arbeitsmappen mit Fehlern zur Korrektur an Anforderer zurücksenden, ohne dass bereits vorhandene Informationen verloren gehen. |
Möchten Sie Massenaktualisierungen für Posten einrichten, die für Patienten gebührenpflichtig sind? | Sie können die Arbeitsblattvorlage Patientengebühreninformationen verwenden, um eine Massenkonfiguration von Patientengebühreninformationen durchzuführen, z. B.:
Sie können Workday auch so konfigurieren, dass die folgenden Wertelisten zu Informationsvorlagen für Einkaufsposten hinzugefügt werden:
|
Müssen Sie mehrere Anforderungen von Einkaufsposten gleichzeitig abbrechen? | Sie können die Aufgabe Massenabbruch von Anforderungen von Einkaufsposten verwenden, um alle Anforderungen von Einkaufsposten mit dem Status Entwurf oder In Bearbeitung zu suchen und als Massenvorgang abzubrechen. Beispiel: Ein Mitarbeiter verlässt Ihre Organisation und Sie müssen die verbliebenen Anforderungen für offene Posten bereinigen. |
Verwenden Sie externe Postenkataloge für Ihr Postenmanagement? | Sie können Vorlagen für Anforderungen von Einkaufsposten konfigurieren, um externe Postenkataloge zu durchsuchen und darauf zuzugreifen, die Sie in Workday integriert haben. Sie können Vorlagen erstellen, die nach einzelnen Posten suchen können oder die Posten mithilfe von Listen mit bestimmten Posten-IDs als Massenvorgang durchsuchen können.
|
Empfehlungen
- Bevor Sie Arbeitsblattvorlagen erstellen, sollten Sie die Anforderungsarten für Einkaufsposten und die Geschäftsprozesse, die Sie einrichten möchten, sorgfältig prüfen.
- Verwenden Sie dasselbe Feld nicht zweimal in derselben Arbeitsmappenvorlage.
- In den Geschäftsprozessen können SieTo-do-Aktionsschritte separat angeben, um Mitarbeiter daran zu erinnern, die Bestandslager, Vorratsstandorte oder Bedarfsanforderungsvorlagen für Posten zu aktualisieren.
Anforderungen
Für jeden Enrichment-Schritt im Geschäftsprozess müssen Sie eine entsprechende Enrichment-Vorlage für die Anforderungsart für Einkaufsposten einrichten.
Sie müssen folgende Kontrollkästchen in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
aktivieren, um Arbeitsblätter für Patientengebühreninformationen und Patientengebühreninformationen zu Einkaufsposten zu öffnen:
- Krankenversicherungsoptionen aktivieren
- Patientengebühreninformationen aktivieren
Einschränkungen
Sobald Sie eine Arbeitsblattvorlage für Einkaufsposten verwenden, können Sie die Vorlagenart nicht mehr aus der Vorlage entfernen.
Die Funktionalität des Arbeitsblatts für Einkaufsposten unterstützt Folgendes nicht:
- Katalogposten
- Zugehörige Worktags
Mandanten-Setup
Wenn Sie die Felder
ID-Generator für Einkaufsposten
und ID-Generator für Einkaufspostenereignis
in der Aufgabe Bearbeiten - Mandanten-Setup - Financials
konfigurieren, fügt Workday automatisch ID-Nummern zu Einkaufsposten hinzu, die mit diesen Geschäftsprozessen erstellt oder geändert wurden:
- Massenverwaltungsanforderung für Einkaufsposten
- Anforderung von neuen Einkaufsposten
- Einkaufspostenereignis
Sicherheit
Konfigurieren Sie die folgenden Domänen und deren Sicherheitsrichtlinien:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| Bietet Benutzern basierend auf der Benutzerrolle Zugriff auf die Anforderungsarten für Einkaufsposten.
Zuerst müssen Sie den in der Aufgabe Sicherheitssegment für Anforderungsart für Einkaufsposten erstellen erstellten Segmenten Sicherheitsgruppen zuordnen. |
Drive
| Bietet Zugriff auf Worksheets, wenn aktiviert. |
Maintain: Patient Charge
| Bietet Zugriff auf die Konfiguration von Patientengebührenangaben für Einkaufsposten. |
Process: Purchase Item Request
| Bietet Prüfern und Genehmigern Zugriff, sodass diese alle Anforderungen von Einkaufsposten bearbeiten können. |
Set Up: Purchase Item Request
| Bietet Administratoren Zugriff, sodass diese Arbeitsblattvorlagen für Einkaufsposten konfigurieren können. |
Self-Service: Purchase Item Request
| Bietet Benutzern Zugriff auf ihre eigenen Anforderungen von Einkaufsposten. |
Worksheets
| Bietet Benutzern, die Informationen zu Posten anreichern, Zugriff auf Arbeitsblätter. Mit Worksheets können sie Anforderungen von Einkaufsposten erstellen, bearbeiten und anzeigen. |
Sie können auch die folgenden Unterdomänen in der Domäne
Process: Purchase Item Request
konfigurieren:
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
Geschäftsprozesse
Konfigurieren Sie die folgenden Geschäftsprozesse (gesichert über den funktionalen Bereich „Procurement“), um Anforderungen von Einkaufsposten zur Genehmigung weiterzuleiten:
- Massenverwaltungsanforderung für Einkaufsposten, bei dem die AufgabeMassenverwaltung von Einkaufspostenals initiierende Aktion verwendet wird.
- Anforderung von neuen Einkaufsposten, bei dem die AufgabeNeue Einkaufsposten anfordernals initiierende Aktion verwendet wird.
Sie können folgende Aktionsschritte für Reviewer hinzufügen, die in Meine Aufgaben angezeigt werden:
- Enrich Purchase Items
- Evaluieren, ob angeforderte Posten eine zusätzliche Prüfung erfordern
- Änderungen von Einkaufsposten mit dem Status "Prüfung erforderlich" evaluieren
- Review Purchase Items
Reporting
Überlegungen | Berichte |
|---|---|
Verfolgen Sie alle Änderungen, die an Attributen von Einkaufsposten vorgenommen wurden. | Änderungsprotokoll für Posten
|
Zeigen Sie Postenanforderungsarten und die zugehörigen Aufgaben an, die für Mitarbeiter verfügbar sind. | Anforderungsarten für Einkaufsposten anzeigen
|
Zeigen Sie Massenaktualisierungen für abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Einkaufsposten an. | Massenverwaltungsanforderung für Einkaufsposten anzeigen
|
Zeigen Sie abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Anforderungen für neue Einkaufsposten an. | View New Purchase Items
|
Anhand der Suche nach Anforderungen von Posten können Mitarbeiter und Postenadministratoren Anforderungen von Einkaufposten anzeigen, bearbeiten und abbrechen. | View Purchase Items Request
|
Verwenden Sie diesen Bericht, um Fehler oder Ausnahmen für Posten in Ihren Anforderungen von Einkaufsposten anzuzeigen. | Postenausnahmen anzeigen
|
Benutzer können nach Anforderungen suchen, die von ihnen erstellt oder an sie delegiert wurden. | Meine Anforderungen von Einkaufsposten
|
Suchen Sie im Workday-Mandanten nach einer Anforderung von Einkaufsposten. | Anforderungen von Einkaufsposten suchen
|
Purchase Item Request
und die folgenden Geschäftsobjekte verwenden:
- Item Requisition Sourcing Rules
- Purchase Item Changes
- Anforderung von Einkaufsposten
- Anforderungsart für Einkaufsposten
- Vorlage für Anforderung von Einkaufsposten
- Lieferantenpostendetails
- Supplier Sourcing Rules Changes
Integrationen
Keine Auswirkungen.
Beziehungen und Touchpoints
Aufgaben | Überlegungen |
|---|---|
Optionale Felder konfigurieren
| Mit dieser Aufgabe können Sie Felder in Aufgaben, die mit folgenden Geschäftsprozessen verbunden sind, ausblenden oder als erforderlich festlegen:
|
Beschaffungsgründe verwalten
| Mit dieser Aufgabe können Sie Ablehnungsgründe für Anforderungen von Einkaufsposten definieren. Anschließend können Sie Berichte zu den Gründen erstellen, aus denen Prüfer Elementanforderungen in Meine Aufgaben ablehnen:
Siehe: Beschaffungsgründe einrichten. |
Sonstige Auswirkungen
Wenn sich Posten in einer Anforderung von Einkaufsposten im Status
Entwurf
oder In Bearbeitung
befinden, können Sie Folgendes nicht ausführen:
- Posten mithilfe von Aufgaben und Webservices aktualisieren.
- Posten in der AufgabeMassenverwaltung von Einkaufspostenauswählen.