Einkaufsposten erstellen

Administrator Guide

Prüfen Sie die Überlegungen zum Setup für Einkaufsposten mit Lieferanteninformationen.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Einkaufspostenereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie.

Sicherheit: Domäne Set Up: Purchase Item
im funktionalen Bereich „Procurement“

Erstellen und bearbeiten Sie Einkaufsposten für Ihr Unternehmen. Sie können allgemeine Postenattribute und bestimmte Lieferantenattribute in Bezug auf den Einkaufsposten einrichten, z. B. Mengeneinheiten (ME).

Sie können auch alternative Posten-IDs und Worktags für Ihre Einkaufsposten konfigurieren.

Öffnen Sie die Aufgabe

Einkaufsposten erstellen

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Teilenummer des Herstellers Hersteller	Workday zeigt diese Optionen nur in folgenden Fällen an: Konfigurieren Sie Herstellerteilenummer und Hersteller als primäre Posten-IDs aus der Art Postenmanagement in der Aufgabe Anzeigeoptionen für Art der Posten-ID verwalten . Herstelleroptionen für die Ausgabenkategorie des Postens aktivieren. Um Hersteller und Herstellerteilenummer als primäre Attribute im Header eines Einkaufspostens anzuzeigen, können Sie nur einen Hersteller und eine Herstellerteilenummer pro Posten definieren. Wenn ein Posten mehrere Hersteller oder Teilenummern des Herstellers enthält, werden diese auf dem Register Alternative Posten-IDs angezeigt.
Ausgabenkategorie	Bei Ausgabenkategorien für Einkaufsposten muss die Ausgabenkategorie Beschaffung verwendet werden. Die Ausgabenkategorie bestimmt die buchhalterische Behandlung für alle Lieferantenposten, die dieser Kategorie zugeordnet sind.
Elementstatus	Der Status Mit Einkaufsbeschränkung filtert Posten aus den folgenden Transaktionen: Änderungsaufträge Bestellaufträge Bedarfsanforderungen Ordnen Sie Quellen für Bedarfsanforderungen zu Rückstandsaufträge bei Lieferanten Sie können keine Ersatzposten für Bedarfsanforderungen verwenden, aber für Bestellaufträge, Rechnungen und Eingänge. Verwenden Sie den Status Inaktiv in Kombination mit dem Status Mit Einkaufsbeschränkung , um die Postenstatus detaillierter zu verwalten und so Einkaufsprozesse und End-of-Life-Prozesse sowie ‑Strategien besser zu unterstützen.
Posten-URL	Sie können in der Aufgabe Maintain External Link Validation mit der Option Procurement Item URL Link eine Validierung für einen externen Link definieren.
Bevorzugt	Wählen Sie diese Option, um den Einkaufsposten bei Bedarfsanforderungen als bevorzugt festzulegen. Workday zeigt Bevorzugt in folgenden Bereichen an: Worklet „Bedarfsanforderung“ unter dem Posten-Symbol. Sie können im Worklet nach Präferenzen sortieren. Katalog durchsuchen neben dem Postennamen mit einem Badge-Symbol. Sie können Ihre Ergebnisse nach bevorzugten Elementen filtern.
Classification	Wählen Sie Waren oder Services, um Einkaufsposten als Waren oder Services zu klassifizieren. Verwenden Sie dies für Regeln für Steuerreporting und Standardvorgaben für Steuern.
Warencode	Wählen Sie einen Standardcode für die Produkttaxonomie. Beispiel: UNSPSC oder NIGP.
Currency	Geben Sie die Währung für den Einkaufspostenpreis ein. Wenn Sie einen Einkaufsposten zu einer Lieferantenrechnung oder einer Rechnungsanpassungsposition hinzufügen, rechnet Workday den Preis pro Einheit für den Posten in die Transaktionswährung um.
Verpackungsdefinition	Verpackungsdefinitionen bieten eine bessere Übersicht über die verschiedenen Mengeneinheiten und deren Umrechnungsfaktoren für den Posten.
Mengeneinheiten ausfüllen	Workday füllt die Tabelle Mengeneinheiten aus, wenn Sie im Feld Verpackungsdefinition Werte im unterstützten Format eingeben. Beispiel: Kiste/10 Schachtel/200 Stück
Standardauftragspreis	Wenn Sie diesen Preis aktualisieren, werden auch alle Preismodelle im Grid Mengeneinheiten basierend auf dem Umrechnungsfaktor aktualisiert.
Standardmäßig als Service Request	Wählen Sie diese Option, um diesen Posten als Serviceposten anzugeben (nur für Beschaffung). Wenn Sie die Workbench für Bedarfsanforderungen verwenden, können Sie über die Option Katalog durchsuchen auf diesen Posten zugreifen. Sie können Serviceposten sowohl für Waren als auch für Servicepositionen in Beschaffungsdokumenten verwenden.
Standardsteueranwendbarkeit aus Ausgabenkategorie übernehmen	Wird angezeigt, wenn Sie Ausgabenkategorien mit einem Standard für Steueranwendbarkeit definieren.
Standard für Steueranwendbarkeit	Wählen Sie den Steueranwendbarkeitscode, der diesem Posten in Beschaffungspositionen zugeordnet werden soll. Die Standardsteueranwendbarkeit überschreibt den Wert von Standardsteueranwendbarkeit aus Ausgabenkategorie in Beschaffungspositionen. Definieren Sie Steueranwendbarkeitscodes mithilfe der Aufgabe Steueranwendbarkeit verwalten .
Worktags	Richten Sie zugehörige Worktags für dieses Objekt mithilfe der zugehörigen Worktag-Arten ein, die Sie in der Aufgabe Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten konfigurieren. Workday befüllt Transaktionen automatisch mit den Werten aus der Spalte Standard-Worktag , wenn Sie das Objekt in der Transaktion auswählen. In Workday werden auch die Worktags der Transaktion mit der zugehörigen Ausgabenkategorie und ihren Worktags ausgefüllt. Wenn ein zugehöriges Worktag aus dem Einkaufsposten und der Ausgabenkategorie dieselbe Art hat, hat der Wert aus dem Einkaufsposten Vorrang, da er spezifischer ist.
Kommentare	Sie können dieses Feld verwenden, um Kommentare zu Postenänderungen hinzuzufügen und zu aktualisieren, wenn verschiedene Endbenutzer damit interagieren. Sie können auch Kommentare zu Einkaufsposten auf den folgenden Seiten anzeigen: Elementvorschau in den möglichen Aktionen anzeigen. Bericht Einkaufsposten anzeigen .
Anfordernde Entitäten	Wählen Sie die anfordernden Entitäten, auf die Sie den Einkaufsposten beschränken möchten. Nach der Auswahl können nur diese Entitäten den Posten anfordern.
Listen beschränkter Einkaufsposten	Wählen Sie die vorhandene Einkaufspostenliste aus, zu der der Posten hinzugefügt werden soll. Workday beschränkt die Bedarfsanforderung für den Posten auf die in dieser Liste ausgewählten anfordernden Entitäten.
Art der Seriensteuerung	Wählen Sie die Seriensteuerungsart aus, die Sie für den Einkaufsposten verwenden möchten: Vollständige Seriensteuerung : Eine permanente Seriennummer, die während der Herstellung angewendet wird, um die Verfolgung eines Postens während seines gesamten Lebenszyklus zu ermöglichen. Seriensteuerung für Versand : Eine Seriennummer, die während des Versands angewendet wird, um die Verfolgung eines Postens bei Versand und Verteilung zu ermöglichen. Die Seriensteuerungsart, die Sie auf dem Register Postenübersicht auswählen, gibt die Standard-Seriensteuerungsart für alle Bestandslager an. Sie können die Standardeinstellung jedoch überschreiben, indem Sie auf dem Register Optionen für Bestandslager unterschiedliche Seriensteuerungsarten für einzelne Bestandslager auswählen. Öffnen Sie bei vorhandenen Einkaufsposten die Aufgabe Einkaufsposten bearbeiten , um auf dem Register Optionen für Bestandslager Änderungen an der Art der Seriensteuerung vorzunehmen. Wenn die Einstellung für die Art der Seriensteuerung zwischen dem Register Optionen für Bestandslager und dem Register Postenübersicht unterschiedlich ist, können Sie das Bestandslager des Postens auf dem Register Optionen für Bestandslager löschen. Der Bestand im Bestandslager muss 0 sein, damit das Bestandslager gelöscht werden kann.

Bei der Bearbeitung der Tabelle

Mengeneinheiten

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Verwendung	Sie können die folgenden Verwendungen für eine Mengeneinheit auswählen: Auftrag , um die Mengeneinheit auf dem Register Lieferanteninformationen auszufüllen. Lager , um die Mengeneinheit auf dem Register Optionen für Bestandslager und in Wertelisten für Vorratstransaktionen auszufüllen. Verbrauchseinheit, um die Mengeneinheit zu ermitteln, in der Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden das Produkt verbrauchen.
Standard für Auftrag	Wählen Sie die Mengeneinheit, die in Beschaffungstransaktionen ausgefüllt werden soll, wenn für den Einkaufsposten auf dem Register Lieferanteninformationen keine gültige Auftragsmengeneinheit angegeben ist.
Standard für Ausgabe	Wählen Sie die Mengeneinheit, die in Bestandstransaktionen geladen werden soll, wenn für den Einkaufsposten keine Standard-Ausgabemengeneinheit für das Bestandslager vorhanden ist. Sie können auf dem Register Optionen für Bestandslager eine Standard-Ausgabemengeneinheit wählen.
Standard für Lager	Wählen Sie die Mengeneinheit, die in Bestandstransaktionen geladen werden soll, wenn für den Einkaufsposten keine Standard-Lagermengeneinheit für das Bestandslager vorhanden ist. Sie können auf dem Register Optionen für Bestandslager eine Standard-Lagermengeneinheit wählen.
Standard für Verbrauchseinheit	Wählen Sie die Mengeneinheit, die in Bestandstransaktionen geladen werden soll, wenn für den Einkaufsposten keine Standard-Mengeneinheit der Art Verbrauchseinheit für das Bestandslager vorhanden ist. Sie können auf dem Register Optionen für Bestandslager eine Standard-Mengeneinheit der Art Verbrauchseinheit wählen.
Dezimalwerte für Lagermengen zulässig	Wählen Sie diese Option, um Dezimalwerte für Lagermengen für die Basismengeneinheit zuzulassen. Hierdurch kann eine genauere Mengeneinheit für den jeweiligen Posten angegeben werden. Wenn Dezimalmengen in Mengeneinheiten akzeptiert werden, wird die Reservemenge während des Reservierungsprozesses in der Basismengeneinheit bestimmt. Die Reservemenge ist eine Ganzzahl, wenn die entsprechende Lagermengeneinheit in der Lageranforderung eine Ganzzahl ist. Workday konvertiert vorhandene Lagermengeneinheiten automatisch, damit Dezimalwerte für Lagermengen akzeptiert werden.

(Optional) Konfigurieren Sie auf dem Register

Alternative Posten-IDs

Werte für Arten von alternativen Posten-IDs, für die Folgendes gilt:

Sie stellen eine Verknüpfung zwischen Ihren internen Einkaufsposten und den Herstellerinformationen her.

Sie ermöglichen die Suche nach dem Einkaufsposten in Wertelisten

der Art Posten

mithilfe der alternativen Posten-ID.

Beispiel:

Item ID Type

= UPN
;

Wert

= H7493808120500
.

Workday zeigt dieses Register an, wenn Sie Arten von Posten-IDs konfigurieren und diese Ausgabenkategorien zuweisen, die mit dem Einkaufsposten verknüpft sind.

(Optional) Konfigurieren Sie auf dem Register

Lieferanteninformationen

Ihre Sourcing-Priorität für Lieferanten. Workday zeigt in der Aufgabe

Katalog

durchsuchen eine Beschaffungsoption für jede eindeutige Kaufoption an, die Sie hinzufügen.

Wenn Sie sich für das Feature

„Requisitions Experience Unification“

aus dem Bericht

Feature-Opt-ins verwalten

entscheiden, werden Sie von der Aufgabe

Katalog durchsuchen

zur Katalogsuche im Worklet

Bedarfsanforderungen

weitergeleitet, um einen optimierten Bedarfsanforderungsprozess zu gewährleisten. Siehe: Erstellen Sie Bedarfsanforderungen im Worklet „Bedarfsanforderungen“..

Bei der Bearbeitung des Registers sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Katalogposten	Wenn Sie die Katalogpostenverwaltung für Einkaufsposten aktivieren, bleiben in Workday alle Felder bearbeitbar und Änderungen von Katalogposten mit Lieferantenkatalogen werden synchronisiert.
Sourcing-Priorität	Bestimmen Sie den Rang Ihrer Lieferanten für die Beschaffung von Posten, indem Sie folgende Sourcing-Prioritäten festlegen: 1 : Hauptlieferant 2 und höher: Sekundärlieferant 0 : kein Rang Bestimmen Sie den Rang der Lieferanten für Einkaufsposten nach Priorität, damit Einkäufer beim Erstellen von Bedarfsanforderungen Hauptlieferanten verwenden und bei Bedarf zu Sekundärlieferanten wechseln können. Wenn Sie Lieferanteninformationen nicht als separate Beschaffungsoptionen in der Aufgabe Katalog durchsuchen anzeigen möchten, geben Sie für jeden Lieferanteneintrag „0“ ein. Verwenden Sie dann die Aufgabe Sourcing-Regeln verwalten, um Lieferanten in Aufträgen auszufüllen. Wenn Sie sich für das Feature „Requisitions Experience Unification“ aus dem Bericht Feature-Opt-ins verwalten entscheiden, werden Sie von der Aufgabe Katalog durchsuchen zur Katalogsuche im Worklet Bedarfsanforderungen weitergeleitet, um einen optimierten Bedarfsanforderungsprozess zu gewährleisten. Siehe: Erstellen Sie Bedarfsanforderungen im Worklet „Bedarfsanforderungen“..
Bevorzugte Lieferantenverträge	In Workday werden bevorzugte Lieferantenverträge bei gültigen Ausgabentransaktionen ausgefüllt, wobei die Unternehmensausgaben über den Vertrag verfolgt werden.
Vorlaufzeit	Geben Sie einen Wert für die Anzahl der Tage zwischen dem Dokumentdatum des Bestellauftrags und dem voraussichtlichen Lieferungsdatum an. Workday verwendet Vorlaufzeit plus Dokumentdatum, um das Fälligkeitsdatum im Bestellauftrag zu berechnen. Wenn es mehrere Vorlaufzeiten gibt, wählt Workday die Vorlaufzeit basierend auf diesen in der Reihenfolge ihrer Priorität aus. Vorlaufzeit angegeben für: Lieferanten- oder Katalogposten Lieferant Mandant Hinweis: Wenn in den Warenpositionen kein Fälligkeitsdatum vorhanden ist, verwendet Workday das Fälligkeitsdatum des Headers in Bestellaufträgen, um die entsprechenden Warenpositionen auszufüllen.
Aktualisierungen des Einkaufspostens anwenden	Workday zeigt diese Schaltfläche in der Aufgabe Einkaufsposten bearbeiten an . Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Aktualisierungen der Tabelle Mengeneinheiten auf dem Register Postenübersicht auf die untenstehende Tabelle Auftragspreismodell anzuwenden. Wenn Sie Aktualisierungen von Einkaufsposten anwenden, geschieht Folgendes: Der Umrechnungsfaktor wird aktualisiert, wenn die Register Postenübersicht und Lieferanteninformationen dieselbe Mengeneinheit aufweisen. Es werden neue Mengeneinheiten mit all ihren Attributen hinzugefügt. Mengeneinheiten, die auf dem Register Postenübersicht inaktiv sind, werden inaktiviert.
Preis basierend auf Umrechnungsfaktor berechnen	Wählen Sie diese Option, um die lineare Preisberechnung zu aktivieren. (Sie zahlen einen Festpreis für die Basiseinheit eines Postens, unabhängig von der Mengeneinheit und Menge in Aufträgen.) Bei der linearen Preisberechnung gilt: Geben Sie in den Tabellen Auftragspreismodell und Just-in-time -Preismodell nur einen Preis für die Standardmengeneinheit an. Workday berechnet den Preis für die restlichen Mengeneinheiten. Erstellen Sie nicht die gleiche Preisregel für verschiedene Mengeneinheiten in der Tabelle Erweitertes Preismodell . Workday füllt das Preismodell aus der Tabelle Erweitertes Preismodell für alternative Mengeneinheiten bei Beschaffungstransaktionen aus.
Auftragspreismodell	Geben Sie die Auftragsmengeneinheiten ein, die Sie in Beschaffungsdokumenten mit übereinstimmenden Lieferanteninformationen laden möchten.
Just-in-time	Geben Sie die Mengeneinheiten ein, die der Lieferant für die Just-in-time-Beschaffung akzeptiert. Workday füllt Just-in-time-Mengeneinheiten in Just-in-time-Beschaffungsdokumenten mit entsprechenden Lieferanteninformationen aus.
Erweitertem Preismodell	Richten Sie Preisregeln mit Start- und Enddatum ein. Workday füllt für das Erweiterte Preismodell für Beschaffungstransaktionen dieselben Werte aus. Wenn für eine Transaktion mehr als ein erweiterter Preis gilt, füllt Workday für das Erweiterte Preismodell für Beschaffungstransaktionen in der folgenden Prioritätsrangfolge Werte aus: Versand-an-Standort Lieferantenvertrag Unternehmen

(Optional) Fügen Sie auf dem Register

Ersatzposten

Posten hinzu, die als Ersatz für den Einkaufsposten verwendet werden sollen.

Bei der Bearbeitung des Registers sind folgende Informationen zu beachten:

Startdatum des Auftrags Enddatum des Auftrags	Geben Sie Datumsangaben ein, um Posten in Bestellaufträgen beim automatischen Sourcing automatisch zu ersetzen. Beachten Sie, dass diese Daten nicht für Ersatzbestandsposten gelten.
Verwendung	Wählen Sie aus: Beschaffung , um den Ersatz für den Auftrag zu aktivieren Bestand , um den Ersatz für die Entnahme zu aktivieren
Unternehmen	Wählen Sie das Unternehmen oder die Unternehmenshierarchie aus, in der dieser Ersatz akzeptiert wird.
Lieferung-an-Standort	Wählen Sie die Lieferung-an-Standorte oder die Standorthierarchie, die diesen Ersatzposten akzeptiert.
Priorität des Ersatzpostens	Geben Sie eine numerische Reihenfolge für Ihre Ersatzposten ein.
Unternehmen ausschließen	Ermöglicht es, die Lieferung dieses Ersatzpostens an bestimmte Unternehmen einzuschränken.
Lieferung-an-Standort ausschließen	Ermöglicht es, den Erhalt dieses Ersatzpostens an bestimmten Standorten einzuschränken.

Sie können einen Katalogposten nicht als Ersatzposten verwenden. Wenn Sie Posten durch bestimmte Preismodelle ersetzen müssen, empfehlen wir die Verwendung eines Lieferantenpostens.

Sie können Ersatzposten mit unterschiedlichen Basismengeneinheiten konfigurieren, um Unterschiede in der Postenpaketierung zu berücksichtigen. Wenn es Ersatzposten mit Differenzen zwischen der Auftragsmengeneinheit und der Basismengeneinheit gibt, berechnet Workday die Auftragsmenge basierend auf dem Umrechnungsfaktor des Postens neu, um die angeforderte Basismenge bei der Übermittlung der Transaktion beizubehalten und so Über- oder Unteraufträge im automatischen Sourcing-Prozess zu minimieren.

Beispiel für Ersatzposten mit unterschiedlichen Basismengeneinheiten:

Sie erstellen einen Einkaufsposten mit dem Namen Primär - Untersuchungs Gehen
mit der

Basismengeneinheit

Jeder
und der sekundären Mengeneinheit Case
mit einem Umrechnungsfaktor von 10.

Sie erstellen einen zweiten Einkaufsposten mit dem Namen Sub - Exam Candiding
mit der

Basismengeneinheit

Einheiten = 1
und der sekundären Mengeneinheit Case
mit einem Umrechnungsfaktor von 5.

Anschließend legen Sie die Posten auf dem

fest. Workday benachrichtigt Sie, dass die Umrechnungsfaktoren für primäre und Ersatzposten unterschiedlich sind, lässt jedoch zu, dass die Konfiguration fortgesetzt wird.

Sie richten eine Lageranforderung für fünf Kisten des primären Untersuchungshaftpostens ein und erstellen eine Entnahmeliste aus der Lageranforderung. Das Bestandslager ist so eingestellt, dass zuerst Ersatzposten entnommen werden. Die Positionen für den Ersatz-Untersuchungsumhang werden dann mit der zu entnehmenden Menge
als 5 Kiste
aufgelistet, obwohl die Basismenge für den primären Untersuchungsumhangposten unterschiedlich ist. Workday behält die angeforderte Menge über der Basismenge der Posten bei.

Workday unterstützt keine Ersatzposten, für die eigene Ersatzposten konfiguriert sind. Beispiel: Posten 1
hat einen aktiven Ersatzposten 2
und
Posten 2
hat ebenfalls einen aktiven Ersatz. Workday ordnet die Quelle für eine Bedarfsanforderung für Posten 1
nicht automatisch einem Bestellauftrag zu.

Wenn Sie keine Vertragspreismodelle für den Einkaufsposten einrichten, füllt Workday die mit den ausgewählten Einkaufsposten verknüpften Hauptlieferanteninformationen in den folgenden Dokumenten aus:

Bedarfsanforderungen

Bestellaufträge

Eingänge

Rechnungen

Wenn die Lieferanteninformationen im Dokument nicht mit den Lieferanteninformationen im Einkaufsposten übereinstimmen, lädt Workday die Informationen zum Posten aus dem Register

Übersicht

Konfigurieren Sie, wie die Informationen von Haupt- und Sekundärlieferanten den Anforderern in der Aufgabe

Beschaffungsoptionen des Unternehmens bearbeiten

angezeigt werden.

Öffnen Sie den Bericht

Postenänderungsprotokoll,

um Änderungen an Ihren Einkaufspostenattributen zu verfolgen.

Überlegungen zum Setup: Einkaufsposten mit Lieferanteninformationen

2020R2 „What's New Post: Posten und Einkäufe nach Warencode verfolgen“

Schritte: Einkaufsposten für die Beschaffung einrichten

Einkaufsposten für Bestand einrichten

Referenz: Lineare Preismodelle für Einkaufsposten