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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2026-03-13
Überlegungen zum Setup: Eingänge und Retouren

Überlegungen zum Setup: Eingänge und Retouren

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Eingängen und Retouren dienen. Darin wird erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit der Eingangsfunktion von Workday können Sie Eingänge von Waren und Services erstellen und bearbeiten.
Sie können auch Zeiten und Aufgaben für externe Mitarbeiter und projektbezogene Services protokollieren.
Mit der Retourenfunktion von Workday können Sie Lieferantenrechnungsanpassungen bearbeiten, wenn Sie Waren retournieren.

Vorteile und Nutzen

Die Eingangs- und Retourenfunktion von Workday steigert die Effizienz wie folgt:
  • Benutzer können den Wareneingang am Lieferort bearbeiten.
  • Der Eingangsprozess wir automatisiert und das Fehlerrisiko gesenkt.
  • Barcodes werden gescannt, um den Wareneingang zu optimieren, insbesondere bei Lieferungen großer Mengen.
  • Retouren von Waren und Services werden direkt in den Bestellaufträgen, Lieferantenverträgen oder Eingangspositionen initiiert.
  • Rechnungsanpassungen für retournierte Waren und Services werden automatisch gestartet.
  • Automatisches Starten von Warenlieferung , um die Lieferkette zu verfolgen und eingegangene Waren an interne Standorte zu liefern.

Anwendungsfälle

Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Scannen Sie Barcodes der Posten am Lieferort mit mobilen Geräten, um Eingänge problemlos zu verwalten und zur Genehmigung zu übermitteln.
  • Genehmigen Sie Eingänge.
  • Erstellen Sie Eingangsanpassungen, um die Mengen oder Beträge bereits genehmigter Eingänge zu korrigieren. Workday passt daraufhin Buchhaltung, Lagerbestand, Lieferscheine und Labels automatisch an.
  • Lagern Sie eingegangene Posten ein.
  • Retournieren Sie unerwünschte und nicht bestellte Waren.

Fragestellungen

Frage
Überlegungen
Wie möchten Sie eingegangene Assets aus verschiedenen Quellen verwalten?
Sie können den Geschäftsprozess
Eingang
 konfigurieren, um eine Asset-Registrierung und -Verfolgung zu initiieren, die auf Bestellaufträgen oder Lieferantenverträgen basiert.
Wie möchten Sie Eingänge mit Lieferantenrechnungen abgleichen?
Wenn Sie den Geschäftsprozess
Lieferantenkontoabgleich
 als Unterprozess im Geschäftsprozess
Rückstellung für Eingänge - Ereignis
 konfigurieren, können Sie Lieferantenrechnungen mit folgenden Elementen abgleichen:
  • Mit Bestellaufträgen
  • Mit Eingängen
  • Mit Lieferantenverträgen
Mithilfe des Abgleichs können Sie Ausnahmen in Lieferantenrechnungen und Rechnungsanpassungen identifizieren und so die Ausgaben Ihres Unternehmens besser kontrollieren.
Wie möchten Sie Lieferungen aus Unternehmen innerhalb Ihrer Organisationsstruktur verwalten?
Sie können Ihre Unternehmen so konfigurieren, dass sie als Kunden, Lieferanten oder beides agieren, sodass sie über direkte Intercompany-Transaktionen miteinander Geschäfte tätigen können. Dank dieser Konfiguration müssen Sie keine separaten Kunden- und Lieferantenrechnungen erstellen und sparen Zeit.
Auf Unternehmen können Sie Workday auch so konfigurieren, dass für jede Verfolgungsnummer in einer Lieferung mehrere Warenlieferung erstellt werden.
Möchten Sie automatisch Eingänge für Lieferantenverträge der Art „Leasing“ generieren?
Sie können den automatischen Eingang von Vertragspositionen planen, wenn Sie die folgenden Lieferantenverträge der Art „Leasing“ verwenden:
  • Finance-Leasing
  • Operate-Leasing unter Verwendung der Buchhaltungsmethode
    Abschreibungsaufwand für RoU-Asset
Möchten Sie die Lieferung von Waren vom ursprünglichen Standort an einen internen Lieferung-an-Standort verfolgen?
Sie können das Ereignis so konfigurieren, dass gedruckte PDFs oder Labels für eingegangene Waren generiert werden. Sie können auch konfigurieren , Ereignis Warenlieferung Abschluss von Eingängen Initiieren wird .
Wenn Sie Workday Inventory verwenden, möchten Sie dann eingegangene Waren automatisch an ihrem Standort einlagern ?
Sie können das Ereignis automatisch für Auffüllung Initiieren , für die eine Einlagerungsregel definiert ist.

Empfehlungen

  • Sie können Eingangssalden im Abschnitt
    Ausgabetransaktionen
     des Vertrags prüfen.
  • Fügen Sie eine alternative Genehmigungsebene hinzu oder erstellen Sie einen
    To-do
    -Schritt in den Bedingungsregeln. Sie können dann die Anforderung festlegen, dass Waren physisch geprüft oder hochwertige Posten speziell abgewickelt werden müssen.
  • Wählen Sie, welche von Workday bereitgestellten konfigurierbaren Berichtsfelder Sie in der Kategorie
    Abgleich
     für Ihre Abgleichregeln benötigen.
  • Verwenden Sie die Aufgabe
    Massenabbruch von Beschaffungsdokumenten
    , um mehrere Eingänge mit dem Status
    Entwurf
     abzubrechen.

Anforderungen

Wenn Sie den Geschäftsprozess
Eingang
 so konfigurieren möchten, dass die Erstellung von Lieferantenrechnungen aus den Eingängen automatisiert wird, fügen Sie den Aktionsschritt
Lieferantenrechnung erstellen aus Eingang
 hinzu. Sie können dann Lieferantenrechnungen aus den Eingängen des Bestellauftrags und des Lieferantenvertrags erstellen.
Sie können auch den Aktionsschritt
Zeitplan für Ratengenerierung prüfen
 hinzufügen, um Zeitpläne mit abgegrenzten Raten für Lieferantenrechnungen zu prüfen und verfügbare Raten zu bearbeiten.

Sicherheit

Wenn Sie Eingänge erstellen, bearbeiten und abbrechen, Retouren initiieren und bereits genehmigte Eingänge anpassen möchten, konfigurieren Sie die folgenden Domänen im funktionalen Bereich „Procurement“:
  • Process: Receipt/Return (NEW)
  • Process: Receipt Accruals
  • Process: Receipt/Return – Cancel
  • Process: Receipt/Return - View
  • Self-Service: Receipt
  • Self-Service: Receipt Scanning
Konfigurieren Sie die Domäne
Reports: Organization Receipt/Return Reporting
 im funktionalen Bereich „Procurement“. Benutzer mit organisationsbasierten Rollen können dann operative Transaktionen anzeigen und Berichte darüber erstellen, wenn Sie deren Organisationen in den Eingangs- oder Retourenpositionen taggen.
Wenn Sie mobile Geräte zur Bearbeitung von Eingängen oder zur Annahme von Retouren verwenden, konfigurieren Sie die folgenden Domänen im funktionalen Bereich „System“:
  • Mobile Usage - Android
  • Mobile Usage - iPad
  • Mobile Usage - iPhone

Geschäftsprozesse

Öffnen Sie die folgenden Geschäftsprozesse, um Regeln für Eingänge, Eingang , Retouren, Einlagerungen, Lieferungen und den Abgleich zu konfigurieren:
  • Bestandseinlagerung für Eingang - Ereignis
  • Rückstellung für Eingänge - Ereignis
  • Eingangsanpassung
  • Eingang
  • Intercompany-Zahlungseingang erfassen - Ereignis
  • Retoure an Lieferanten - Ereignis
  • Lieferantenkontoabgleich
  • Überschreibung von Ausnahmen bei Lieferantenkontoabgleich
  • Warenlieferungsereignis
Fügen Sie den Serviceschritt
Lieferantenkontoabgleich für zugehörige Lieferantenrechnungen - Ereignis initiieren
 in den Geschäftsprozessen
Eingang
 und
Eingangsanpassung
 hinzu, um alle Abgleichausnahmen zu löschen.
Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Eingang
 und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie:
  • Um die Aufgabe
    Lose/Seriennummern zuweisen
     als Aktion hinzuzufügen
  • Um einen Genehmigungsschritt für die Gruppen
    Einkäufer - Bestellaufträge
     und
    Anforderer
     hinzuzufügen
  • Um Bestandseingänge für Einlagerung weiterzuleiten und Einlagerungsregeln zu definieren
  • Drucken Sie Labels für den Eingang .
  • Generieren Sie Waren .
Im Geschäftsprozess
Eingang
 können Sie folgende Elemente hinzufügen:
  • Aktionsschritt
    Lieferantenrechnung erstellen aus Eingang
    , um Lieferantenrechnungen aus Eingängen von Bestellaufträgen und Lieferantenverträgen zu erstellen. Sie können auch Regeln hinzufügen, die verhindern, dass Rechnungen für bestimmte Lieferanten erstellt werden.
  • Aktionsschritt
    Zeitplan für Ratengenerierung prüfen
    , um Zeitpläne für abgegrenzte Rechnungsraten zu prüfen und verfügbare Raten zu bearbeiten.
  • Serviceschritt
    Asset-Registrierungsereignisse initiieren aus Eingang für Lieferantenverträge
    , um die Asset-Registrierung für Vertragseingangspositionen zu initiieren.
  • Aktionsschritt
    Review Trackable Lines for Assets
    , um verfolgbare Asset-Positionen zu prüfen und zu aktualisieren.
  • Service
    Warenlieferungsereignisse initiieren aus Eingang für Eingangspositionen,
     Ereignis das Warenlieferung zu generieren.
  • Labeldruck mit
     Service für Geschäftsprozess "Eingang" und Integration "", um Labels für eingegangene Waren zu drucken.
Sie können den Geschäftsprozess
Bestandseinlagerung für Eingang - Ereignis
 konfigurieren:
  • Damit angepasste Einlagerungstransaktionen zur Genehmigung weitergeleitet werden
  • Damit Einlagerungsanpassungen getriggert werden, indem Sie den Geschäftsprozess als Schritt im Geschäftsprozess
    Eingangsanpassung
     konfigurieren
Sie können den Geschäftsprozess
Beschaffungsdokument - Massenaktionsereignis
 und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie so konfigurieren, dass Benutzer in der Aufgabe
Massenabbruch von Beschaffungsdokumenten
 einen Massenabbruch von Eingangsentwürfen durchführen können.

Reporting

Berichte
Überlegungen
Eingänge suchen
Hiermit können Sie Eingang suchen und anzeigen.
Meine Eingänge
Hiermit können Sie von Ihnen initiierte Eingänge anzeigen.
Rückstellung für Eingänge nach Unternehmen
Hiermit können Sie eine Vorschau der Rückstellungen für Eingänge pro Unternehmen und Hauptbuch-Periode anzeigen.
Retouren suchen
Ermöglicht das Suchen und Anzeigen von Transaktionsdetails für Retoure an Lieferanten .
Meine Retouren
Ermöglicht es Ihnen , Retoure an Lieferanten für Retouren, die Sie initiiert haben, anzuzeigen und zu verfolgen.
Bestandsretourenaufträge suchen
Hiermit können Sie Retourenaufträge basierend auf dem Bestandslager anzeigen.
Bedingungsregeln für Beschaffung verwalten
Hiermit können Sie Bedingungsregeln für folgende Elemente erstellen und verwalten:
  • Bestellaufträge
  • Eingänge
  • Eingangsanpassungen
Manifest suchen
Ermöglicht das Durchsuchen von Manifesten und Manifestpositionen nach Verfolgungsnummer des Spediteurs, um den Status der Übergabeprotokollierung zu ermitteln.
Rückstellungen für Eingänge suchen
Hiermit können Sie Eingang für Rückstellungen nach Unternehmen oder Buchungsperiode suchen und anzeigen, um den Transaktionsstatus zu verifizieren.
Rückstellungen für Eingänge nach Lieferant suchen
Ermöglicht die Suche und Anzeige von Eingang für Rückstellungen, die für einen Lieferant spezifisch sind, um anbieterbezogene Anspruch und die Historie zu verwalten.
Rückstellungssaldodokumente für Bestandseingänge
Ermöglicht es Ihnen, nicht in Rechnung gestellte Bestandseingänge anzuzeigen und Fälle zu identifizieren, in denen die in Rechnung gestellten Beträge die Gesamtbeträge der Bestellaufträge überschreiten.
Warenlieferungsgruppe suchen
Ermöglicht das Anzeigen und Verwalten konfigurierter Warenlieferung .
Warenlieferschein suchen
Hiermit können Sie Details zu Warenlieferung suchen und anzeigen.
Ausnahmen bei Warenlieferungen
Ermöglicht das Ermitteln und Filter von Warenlieferung , die zugehörige Ausnahmen haben.
Warenlieferungsstatus
Hiermit können Sie die Anzahl von Lieferscheinen nach Status anzeigen und einen Drilldown zu bestimmten Ticketdetails durchführen.
Einlagerungsplan
Hiermit können Sie Eingang und Informationen zum Standort anzeigen und einen Drilldown zur Eingangsposition durchführen.

Integrationen

Sie können Daten über einen EIB (Enterprise Interface Builder) mit Webservices hochladen oder abrufen, die die Eingangsfunktion unterstützen:
  • Im Bestand
  • In der Beschaffung
  • In den Lieferantenkonten
Sie können Labels für eingegangene Waren mithilfe einer Integration drucken.
Sie können Waren automatisch über Integrationen für Versandavise eingehen , die auf den Informationen von einem Lieferant oder EDI 856-Verbindungen basieren.

Beziehungen und Touchpoints

Sie können Assets sowohl aus Eingängen als auch aus Lieferantenrechnungen und Lieferantenverträgen erstellen. Ausgabenkategorien in Beschaffungstransaktionen steuern die Asset-Verarbeitung.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.