Überlegungen zum Setup: Eingänge und Retouren
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Eingängen und Retouren dienen. Darin wird erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit der Eingangsfunktion von Workday können Sie Eingänge von Waren und Services erstellen und bearbeiten.
Sie können auch Zeiten und Aufgaben für externe Mitarbeiter und projektbezogene Services protokollieren.
Mit der Retourenfunktion von Workday können Sie Lieferantenrechnungsanpassungen bearbeiten, wenn Sie Waren retournieren.
Vorteile und Nutzen
Die Eingangs- und Retourenfunktion von Workday steigert die Effizienz wie folgt:
- Benutzer können den Wareneingang am Lieferort bearbeiten.
- Der Eingangsprozess wir automatisiert und das Fehlerrisiko gesenkt.
- Barcodes werden gescannt, um den Wareneingang zu optimieren, insbesondere bei Lieferungen großer Mengen.
- Retouren von Waren und Services werden direkt in den Bestellaufträgen, Lieferantenverträgen oder Eingangspositionen initiiert.
- Rechnungsanpassungen für retournierte Waren und Services werden automatisch gestartet.
Anwendungsfälle
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Scannen Sie Barcodes der Posten am Lieferort mit mobilen Geräten, um Eingänge problemlos zu verwalten und zur Genehmigung zu übermitteln.
- Genehmigen Sie Eingänge.
- Erstellen Sie Eingangsanpassungen, um die Mengen oder Beträge bereits genehmigter Eingänge zu korrigieren. Workday passt daraufhin Buchhaltung, Lagerbestand, Lieferscheine und Labels automatisch an.
- Lagern Sie eingegangene Posten ein.
- Retournieren Sie unerwünschte und nicht bestellte Waren.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Wie möchten Sie eingegangene Assets aus verschiedenen Quellen verwalten? | Sie können den Geschäftsprozess Eingang konfigurieren, um eine Asset-Registrierung und -Verfolgung zu initiieren, die auf Bestellaufträgen oder Lieferantenverträgen basiert. |
Wie möchten Sie Eingänge mit Lieferantenrechnungen abgleichen? | Wenn Sie den Geschäftsprozess Lieferantenkontoabgleich als Unterprozess im Geschäftsprozess Rückstellung für Eingänge - Ereignis konfigurieren, können Sie Lieferantenrechnungen mit folgenden Elementen abgleichen:
|
Wie möchten Sie Lieferungen aus Unternehmen innerhalb Ihrer Organisationsstruktur verwalten? | Sie können Ihre Unternehmen so konfigurieren, dass sie als Kunden, Lieferanten oder beides agieren, sodass sie über direkte Intercompany-Transaktionen miteinander Geschäfte tätigen können. Dank dieser Konfiguration müssen Sie keine separaten Kunden- und Lieferantenrechnungen erstellen und sparen Zeit. Auf Unternehmensebene können Sie Workday auch so konfigurieren, dass für jede Verfolgungsnummer in einer Lieferung mehrere Warenlieferscheine erstellt werden. |
Möchten Sie automatisch Eingänge für Lieferantenverträge der Art „Leasing“ generieren? | Sie können den automatischen Eingang von Vertragspositionen planen, wenn Sie die folgenden Lieferantenverträge der Art „Leasing“ verwenden:
|
Empfehlungen
- Sie können Eingangssalden im AbschnittAusgabetransaktionendes Vertrags prüfen.
- Fügen Sie eine alternative Genehmigungsebene hinzu oder erstellen Sie einenTo-do-Schritt in den Bedingungsregeln. Sie können dann die Anforderung festlegen, dass Waren physisch geprüft oder hochwertige Posten speziell abgewickelt werden müssen.
- Wählen Sie, welche von Workday bereitgestellten konfigurierbaren Berichtsfelder Sie in der KategorieAbgleichfür Ihre Abgleichregeln benötigen.
- Verwenden Sie die AufgabeMassenabbruch von Beschaffungsdokumenten, um mehrere Eingänge mit dem StatusEntwurfabzubrechen.
Anforderungen
Wenn Sie den Geschäftsprozess
Eingang
so konfigurieren möchten, dass die Erstellung von Lieferantenrechnungen aus den Eingängen automatisiert wird, fügen Sie den Aktionsschritt Lieferantenrechnung erstellen aus Eingang
hinzu. Sie können dann Lieferantenrechnungen aus den Eingängen des Bestellauftrags und des Lieferantenvertrags erstellen.Sie können auch den Aktionsschritt
Zeitplan für Ratengenerierung prüfen
hinzufügen, um Zeitpläne mit abgegrenzten Raten für Lieferantenrechnungen zu prüfen und verfügbare Raten zu bearbeiten.Einschränkungen
Sie können den Geschäftsprozess
Rückstellung für Eingänge - Ereignis
nach Unternehmen konfigurieren, aber nicht nach Unternehmenshierarchie.Mandanten-Setup
Aktivieren Sie die Funktion
ID-Generator für Rückstellungen für Eingänge
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
.Sicherheit
Wenn Sie mobile Geräte zur Bearbeitung von Eingängen oder zur Annahme von Retouren verwenden, konfigurieren Sie die folgenden Domänen im funktionalen Bereich „System“:
- Mobile Usage - Android
- Mobile Usage - iPad
- Mobile Usage - iPhone
Wenn Sie Eingänge erstellen, bearbeiten und abbrechen, Retouren initiieren und bereits genehmigte Eingänge anpassen möchten, konfigurieren Sie die folgenden Domänen im funktionalen Bereich „Procurement“:
- Verarbeitung: Eingang/Retoure (NEU)
- Process: Receipt Accruals
- Process: Receipt/Return – Cancel
- Process: Receipt/Return - View
- Self-Service: Receipt
- Self-Service: Receipt Scanning
Konfigurieren Sie die Domäne
Reports: Organization Receipt/Return Reporting
im funktionalen Bereich „Procurement“. Benutzer mit organisationsbasierten Rollen können dann operative Transaktionen anzeigen und Berichte darüber erstellen, wenn Sie deren Organisationen in den Eingangs- oder Retourenpositionen taggen. Geschäftsprozesse
Öffnen Sie die folgenden Geschäftsprozesse, um Regeln für Eingänge, Eingangsanpassungen, Retouren, Einlagerungen und den Abgleich zu konfigurieren:
- Bestandseinlagerung für Eingang - Ereignis
- Rückstellung für Eingänge - Ereignis
- Eingangsanpassung
- Eingang
- Intercompany-Zahlungseingang erfassen - Ereignis
- Retoure an Lieferanten - Ereignis
- Lieferantenkontoabgleich
- Überschreibung von Ausnahmen bei Lieferantenkontoabgleich
Fügen Sie den Serviceschritt
Lieferantenkontoabgleich für zugehörige Lieferantenrechnungen - Ereignis initiieren
in den Geschäftsprozessen Eingang
und Eingangsanpassung
hinzu, um alle Abgleichausnahmen zu löschen.Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Eingang
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie:
- Um die AufgabeLose/Seriennummern zuweisenals Aktion hinzuzufügen
- Um einen Genehmigungsschritt für die GruppenEinkäufer - BestellaufträgeundAnfordererhinzuzufügen
- Um Bestandseingänge für Einlagerung weiterzuleiten und Einlagerungsregeln zu definieren
Im Geschäftsprozess
Eingang
können Sie folgende Elemente hinzufügen:
- AktionsschrittLieferantenrechnung erstellen aus Eingang, um Lieferantenrechnungen aus Eingängen von Bestellaufträgen und Lieferantenverträgen zu erstellen. Sie können auch Regeln hinzufügen, die verhindern, dass Rechnungen für bestimmte Lieferanten erstellt werden.
- AktionsschrittZeitplan für Ratengenerierung prüfen, um Zeitpläne für abgegrenzte Rechnungsraten zu prüfen und verfügbare Raten zu bearbeiten.
- ServiceschrittAsset-Registrierungsereignisse initiieren aus Eingang für Lieferantenverträge, um die Asset-Registrierung für Vertragseingangspositionen zu initiieren.
- AktionsschrittReview Trackable Lines for Assets, um verfolgbare Asset-Positionen zu prüfen und zu aktualisieren.
Sie können den Geschäftsprozess
Bestandseinlagerung für Eingang - Ereignis
für folgende Zwecke konfigurieren:
- Damit angepasste Einlagerungstransaktionen zur Genehmigung weitergeleitet werden
- Damit Einlagerungsanpassungen getriggert werden, indem Sie den Geschäftsprozess als Schritt im GeschäftsprozessEingangsanpassungkonfigurieren
Sie können den Geschäftsprozess
Beschaffungsdokument - Massenaktionsereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie so konfigurieren, dass Benutzer in der Aufgabe Massenabbruch von Beschaffungsdokumenten
einen Massenabbruch von Eingangsentwürfen durchführen können.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Rückstellung für Eingänge nach Unternehmen
| Hiermit können Sie eine Vorschau der Rückstellungen für Eingänge pro Unternehmen und Hauptbuch-Periode anzeigen. |
Verbleibender Eingangssaldo
| Hiermit können Sie den Saldobetrag für Waren in einem Vertrag anzeigen. Nicht enthalten sind abgebrochene oder abgelehnte Eingänge oder Eingänge, die aus Bestellaufträgen erstellt wurden. |
Bestandsretourenaufträge suchen
| Hiermit können Sie Retourenaufträge basierend auf dem Bestandslager anzeigen. |
Einlagerungsanpassungsereignis anzeigen
| Hiermit können Sie die Einlagerungstransaktionen aus Eingangsanpassungen anzeigen. |
Bedingungsregeln für Beschaffung verwalten
| Hiermit können Sie Bedingungsregeln für folgende Elemente erstellen und verwalten:
|
Integrationen
Sie können Daten über einen EIB (Enterprise Interface Builder) mit Webservices hochladen oder abrufen, die die Eingangsfunktion unterstützen:
- Im Bestand
- In der Beschaffung
- In den Lieferantenkonten
Beziehungen und Touchpoints
Sie können Assets sowohl aus Eingängen als auch aus Lieferantenrechnungen und Lieferantenverträgen erstellen. Ausgabenkategorien in Beschaffungstransaktionen steuern die Asset-Verarbeitung.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.