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Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Schritte: Änderungen aus Bestellauftragsbestätigungen automatisieren

Schritte: Änderungen aus Bestellauftragsbestätigungen automatisieren

  • Aktivieren Sie Bestellauftragsbestätigungen in der Aufgabe "Mandanten-Setup bearbeiten - Financials".
  • Definieren Sie gültige Ersatzposten für Ihre Einkaufsposten auf dem
    Register Ersatzposten
    in der Aufgabe
    Einkaufsposten erstellen/bearbeiten
     .
  • Sicherheit: Domäne
    Process: Purchase Order - Mass Action
     im funktionalen Bereich „Procurement“
Sie können Aktualisierungen von Bestellaufträgen automatisieren, um genehmigte Änderungen aus der Bestellauftragsbestätigung zu berücksichtigen. Dieser Prozess umfasst die Verarbeitung von von Lieferanten vorgeschlagenen Postenersetzungen für aktivierte Lieferanten. Sie können auch das Schließen abgelehnter Bestellauftragspositionen automatisieren, wenn Lieferanten die Bestellaufträge im Prozess für die Bestellauftragsbestätigung ablehnen. Wenn Sie Bestellaufträge mit Änderungsaufträgen aktualisieren, können Sie auch Änderungen anzeigen, die Ihre Lieferanten an den Bestellaufträgen vornehmen.
  1. Öffnen Sie die mögliche Aktion Lieferantenänderung erstellen für einen Lieferanten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Ersetzung von Bestellauftragsposten aktivieren
    im Abschnitt
    Setup für Beschaffung
    für jeden Lieferanten, den Sie für dieses Feature aktivieren möchten.
  2. Konfigurieren Sie den Serviceschritt
    Automatische Aktualisierungen aus Bestellauftragsbestätigungen aktivieren
     im Geschäftsprozess
    Bestellauftragsbestätigung
    .
    Sie können diesen Serviceschritt erst nach dem Schritt zum Abschluss des Geschäftsprozesses hinzufügen. Workday ermittelt die Position der Bestellauftragsbestätigung mit den genehmigten Änderungen an Preis, Menge oder Mengeneinheit.
    Sie können bei der Konfiguration des Serviceschritts die Aktion
    Close Purchase Order Line on Rejection
     wählen, damit Workday abgelehnte Bestellauftragspositionen automatisch schließen kann.
  3. Um die Postenersetzung über eine EDI 855-Integration zu unterstützen, öffnen Sie die Aufgabe
    Arten von Posten-IDs verwalten
     und stellen Sie sicher, dass die
    Lieferantenkatalognummer
     für das Integrations-Mapping konfiguriert ist (in der Regel Domänen-ID, VP oder VP).
  4. Um die Postenersetzung über eine EDI 855-Integration zu unterstützen, öffnen Sie die
    Systemintegration für Bestellauftragsbestätigungen
     und stellen Sie sicher, dass die
    Lieferantenkatalognummer
     für das Integrations-Mapping konfiguriert ist (in der Regel gestartete, VP oder VP).
  5. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Bedingungsregeln für Beschaffung verwalten
     . Konfigurieren Sie eine Regel
    für Bestellauftragsbestätigung - Änderungsauftrag verhindern,
     um benutzerdefinierte Validierungen für Ersetzungen hinzuzufügen.
  6. (Optional) Öffnen Sie den Bericht
    Bestätigte Bestellauftragspositionen mit Änderungen
    .
    Sie können Änderungen anzeigen, die von Ihren Lieferanten an den Bestellauftragspositionen vorgenommen wurden. Sie können auch die Auswählbarkeit der Positionen für automatische Aktualisierungen prüfen.
    Sie können diesen Bericht kopieren und einen benutzerdefinierten Bericht daraus erstellen, um bestimmte Arten von Änderungen zu filtern, und diesen Bericht als Eingabe für die Aufgabe
    Automatische Aktualisierungen aus Bestellauftragsbestätigungen planen
     verwenden. Beispiel: Sie möchten automatisch Änderungsaufträge erstellen, wenn die Position hat eine Menge oder Mengeneinheit, aber keinen Preis. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht, um Änderungen an Kosten pro Einheit zu filtern, und wählen Sie den Bericht als Eingabe für die Planung der Aufgabe aus, um Änderungen von Menge und Mengeneinheit zu automatisieren.
  7. Öffnen Sie den Bericht
    Benutzerdefinierte Validierungen verwalten
    .
    Sie können Bedingungen zu Ihren benutzerdefinierten Validierungen für Bestellaufträge hinzufügen, um Änderungsaufträge auszuschließen, die automatisch von der Aufgabe
    Automatische Aktualisierungen aus Bestellauftragsbestätigungen planen
     erstellt wurden. Standardmäßig gilt jede benutzerdefinierte Validierung für Ihre Bestellaufträge auch für den Änderungsauftrag, wenn Sie aktivieren, dass Workday automatisch Änderungsaufträge aus Ihren Bestellauftragsaktualisierungen erstellt.
    Beispiel: Sie möchten, dass alle Änderungsaufträge den Kommentar
    Grund für Änderungsauftrag
     enthalten müssen, aber Sie möchten nicht, dass diese Kommentare für die Änderungsaufträge erforderlich sind, die Workday automatisch erstellt. Sie erstellen eine benutzerdefinierte Validierung für Bestellaufträge, die
    Kommentare zum Grund für Änderungsauftrag
    erfordern, und geben eine Bedingung in der benutzerdefinierten Validierung an, um Änderungsaufträge auszuschließen, die automatisch erstellt werden.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Custom Validations
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
  8. Öffnen Sie die Aufgabe
    Automatische Aktualisierungen aus Bestellauftragsbestätigungen planen
    .
    Sie können einen Job so planen, dass eine oder beide der folgenden Aktionen gleichzeitig automatisiert werden:
    • Änderungsaufträge erstellen und ausgeben
      Die Änderungsaufträge enthalten alle Aktualisierungen, die Lieferanten an Bestellauftragspositionen vorgenommen haben.
    • Bestellauftragspositionen schließen, nachdem der Bestellauftrag im Prozess für die Bestellauftragsbestätigung abgelehnt wurde
    Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:
    • Verarbeiten Sie die Aktualisierungen der Bestellauftragspositionen automatisch.
    • Verwenden Sie Filter, um Änderungsaufträge auszuschließen, die Sie nicht automatisch aktualisieren möchten.
Workday erstellt die Änderungsaufträge aus der Bestellauftragsbestätigung für Genehmigungen. Workday schließt auch automatisch Bestellauftragspositionen aus Bestellaufträgen, die während des Bestellauftragsbestätigungsprozesses abgelehnt wurden.
Sie können Bestellauftragsbestätigungen konfigurieren, die Postenfehlmengen von jedem Lieferanten anzeigen, bei dem Fehlmengen vorliegen. Wenn Sie die Änderungen mit neuen Mengen genehmigen, können Sie die Änderungsaufträge automatisch erstellen. Sie können auch Bedingungsregeln einrichten, die automatische Änderungen an Menge, Preis oder Mengeneinheit genehmigen.
Sie können einen benutzerdefinierten Bericht mit den folgenden Berichtsfeldern erstellen, um die Informationen zur Bestellauftragsbestätigung mit Änderungen anzuzeigen und Fehler in den Änderungsaufträgen zu prüfen:
  • Automatic Update has Errors
  • Change Order from POA
  • Fehlermeldung
  • Bestellauftragsposition