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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Schritte: Bestellauftragspositionen für Rechnungsstellung oder Eingang schließen

Schritte: Bestellauftragspositionen für Rechnungsstellung oder Eingang schließen

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Ausgabeereignis für Bestellauftrag
 und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.
Sicherheit: folgende Domänen im funktionalen Bereich „Procurement“:
  • Für Rechnungsstellung schließen:
    Process: Purchase Order – Close
  • Für Eingang schließen:
    Process: Purchase Order - Close for Receiving
Sie können Bestellauftragspositionen für die Rechnungsstellung schließen, um Rückstellungen für Eingänge zu verhindern, wenn Sie Posten oder Services erhalten, aber keine Rechnung erwarten.
Sie können Bestellauftragspositionen für den Eingang von Posten manuell oder durch Ausführen einer Zeitplanungsaufgabe schließen. Das Schließen von Bestellauftragspositionen verhindert, dass Bestellaufträge mit dem Status „Rückstandsauftrag“ offen bleiben. Dadurch wird der Prozess der Neubestellung zur Auffüllung bei der nächsten Vorratsinventur beschleunigt. In Bestellaufträgen mit dem Status
Ausgegeben
 können Sie nur einzelne Bestellauftragspositionen schließen.
  1. Wählen Sie aus dem Menü der möglichen Aktionen des Bestellauftrags folgende Optionen:
    • Position schließen
      Diese Aktion verhindert, dass Sie Folgendes erstellen:
      • Versandavise (ASNs)
      • Eingänge
      • Lieferantenrechnungen.
    • Positionen für Eingang schließen
      Diese Aktion:
      • Ermöglicht den Empfang einer Rechnung.
      • Verhindert, dass Sie Eingänge für Bestellauftragspositionen erstellen.
  2. Wählen Sie die zu schließenden Positionen.
  3. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Schließung von Bestellauftragspositionen für Eingang planen
    .
    Wählen Sie
    Nur Bestellauftragspositionen mit versendeter Menge 0 einschließen
    , um Bestellauftragspositionen mit einer Versandmenge von 0 zu wählen und zu schließen.
    Workday zeigt dieses Kontrollkästchen nur für Bestellaufträge mit zugehörigen
    Just-in-time
    -Bedarfsanforderungsarten an.
  4. Öffnen Sie die Aufgabe
    Beschaffungsgründe verwalten
    .
    Fügen Sie Gründe für das Schließen von Bestellaufträgen und Bestellauftragspositionen hinzu und verwalten Sie diese. Benutzer können über eine Werteliste in der Aufgabe
    Positionen schließen
     auf die Schließungsgründe zugreifen.
Das Schließen einer Bestellauftragsposition verhindert weitere beschaffungsbezogene Änderungen an der Position.
  • Workday zeigt geschlossene Positionen mit dem Status
    Geschlossen für Eingang
     an.
  • Wenn Sie Obligobuchungen aktivieren, erstellt Workday die Auflösungsjournalpositionen Position für Position.
  • Wenn Sie eine Position für die Rechnungsstellung oder den Eingang schließen, ist Folgendes nicht möglich:
    • Verarbeiten von Änderungsaufträgen für diese Position
    • Abbrechen von Eingängen, die mit dieser Position verknüpft sind
    • Schließen von Positionen, die auf einer Beschaffungskarte bezahlt wurden
    • Erstellen von Bestellauftragsbestätigungen oder Versandavisen für diese Positionen
Wenn Sie Positionen für den Eingang schließen, bevor Sie Bestellaufträge schließen, werden die Positionen wieder in den Status
Geschlossen für Eingang
 versetzt.
Wenn Sie die Aufgabe
Massenwiederöffnung von Beschaffungsdokumenten
 verwenden, um Bestellaufträge mit geschlossenen Positionen erneut zu öffnen, werden die Positionen wieder in ihren vorherigen Status versetzt.
Öffnen Sie die Aufgabe
Positionen wieder öffnen
 in den möglichen Aktionen für eine geschlossene Bestellauftragsposition, um Positionen wieder für die Rechnungsstellung zu öffnen. Wieder geöffnete Positionen werden in ihren vorherigen Status zurückgesetzt und Workday bricht ihre Auflösung aufgrund der Schließung ab.
Öffnen Sie Positionen wieder für den Eingang im aktuellen Geschäftsjahr. Wenn Sie eine Position erneut öffnen, bricht Workday das Auflösungsjournal automatisch ab. Sie können bei der nächsten Vorratsinventur für die Auffüllung nachbestellen.