Überlegungen zum Setup: Ergebnisse der rückwirkenden Entgeltabrechnung

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Ergebnissen der rückwirkenden Entgeltabrechnung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum sie eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit den Ergebnissen der rückwirkenden Entgeltabrechnung können Sie iterativ Folgendes ausführen:

Prüfen Sie die Rückrechnungsergebnisse.

Sie zahlen die berechneten Differenzen.

Nehmen Sie erforderliche Anpassungen der Entgeltabrechnung vor.

Vorteile und Nutzen

Workday reduziert die manuelle Verarbeitung und verbessert die Effizienz der Entgeltabrechnung durch einen zentralen Bericht, mit dem Sie folgende Möglichkeiten haben:

Prüfen Sie die Rückrechnungsergebnisse und machen Sie sich mit ihren Auswirkungen auf die reguläre Vergütung der Mitarbeiter vertraut.

Ergreifen Sie Aktionen für diese Ergebnisse für einen oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig.

Anwendungsfälle

Sie können Rückrechnungsergebnisse für Mitarbeiter prüfen:

Mit großen Rückrechnungsdifferenzen bei Bezügen oder Abzügen.

Wer Unternehmen in vorherigen Perioden übertragen hat.

Mit Boni aus Abrechnungsgruppen, die nicht mit ihrer aktuellen Hauptabrechnungsgruppe identisch sind.

Mit negativen Rückrechnungsdifferenzen.

Sie können für einige oder alle Ergebnisse Aktionen durchführen, z. B.:

Sie können sie in On-Cycle- oder Off-Cycle-Zahlungen verarbeiten.

Setzen Sie sie aus, wenn Sie die Rückrechnungsdifferenzen nicht in der Entgeltabrechnung verarbeiten möchten.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welche Rückrechnungsergebnisse möchten Sie sich ansehen?	Der Bericht Verarbeitung für Berechnungen der Rückrechnung enthält Filter für allgemeine Merkmale, mit denen Sie Mitarbeiter für die Prüfung auswählen können. Beispiele: Transaktionsarten für Rückrechnung, wie Eingaben für Entgeltabrechnung oder Austritte für Rückrechnung Statuswerte für Rückrechnung, z. B. nicht unterstützte oder nicht verarbeitete Ereignisse. Differenzbeträge von Bezügen und Abzügen, z. B. negative oder Nettodifferenzen von 0. Quelle von Rückrechnungsdifferenzen, z. B. von anderen Abrechnungsgruppen oder Unternehmen. Mitarbeiterkategorien, z. B. „aktiv“ oder „abwesend“. Nachdem Sie die Mitarbeiter gefiltert haben, enthalten die Unterberichte detaillierte Informationen, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung bei unerwarteten Ergebnissen helfen. Beispiel: Sie können Differenzen analysieren, die rückwirkend berechnet, aber nicht in der On-Cycle-Entgeltabrechnung der Mitarbeiter im Bericht Ergebnisse der Entgeltabrechnung verarbeitet werden.
Wie möchten Sie Rückrechnungsdifferenzen auflösen?	Je nachdem, ob Sie auf Rückrechnungsergebnisse für Teilmengen von Mitarbeitern oder eine ganze Abrechnungsgruppe reagieren, können Sie den Bericht Verarbeitung für Berechnungen der Rückrechnung oder spezielle Aufgaben verwenden. Im Bericht haben Sie folgende Möglichkeiten: Schließen Sie Rückrechnungsergebnisse ab und zahlen Sie die Differenzen als Teil der regulären On-Cycle-Abrechnung der Mitarbeiter oder mithilfe von On-Demand-Zahlungen. Setzen Sie Rückrechnungsergebnisse aus und rufen Sie sie später zurück, indem Sie sie abbrechen und die Rückrechnung erneut ausführen. Brechen Sie Rückrechnungsergebnisse ab und nehmen Sie erforderliche Anpassungen vor, bevor Sie die Rückrechnung erneut ausführen. Mit dedizierten Aufgaben haben Sie folgende Möglichkeiten: Brechen Sie Rückrechnungsergebnisse für eine ganze Abrechnungsgruppe ab oder schließen Sie sie ab. Verschieben Sie das Datum der Rückrechnungsgrenze für Mitarbeiter, um sie von Rückrechnungsereignissen auszuschließen, die vor diesem Datum auftreten. Beispiel: Sie führen eine Rückrechnung für eine Abrechnungsgruppe aus und einige Mitarbeiter haben unerwartete Bezugsdifferenzen. Um die Differenzen an die anderen Mitarbeiter in der Abrechnungsgruppe zu zahlen, haben Sie folgende Möglichkeiten: Setzen Sie die unerwarteten Ergebnisse aus und schließen Sie die Rückrechnung für die Abrechnungsgruppe ab. Wenn Sie die reguläre Entgeltabrechnung ausführen, zahlt Workday die Rückrechnungsdifferenzen, die Sie nicht gesperrt haben. Führen Sie nur die erwarteten Rückrechnungsergebnisse durch und zahlen Sie diese Differenzen als Off-Cycle-Zahlungen an die entsprechenden Mitarbeiter.
Müssen Sie Rückrechnungsdifferenzen für nicht verarbeitete Rückrechnungsereignisse zahlen?	Damit Workday Rückrechnungsergebnisse für ein unterstütztes Ereignis generiert, muss Folgendes zutreffen: Nach dem Datum der Rückrechnungsgrenze der Mitarbeiter. In einer vorherigen Periode, in der es kein nicht unterstütztes Ereignis gibt. Wenn Mitarbeiter nicht unterstützte Rückrechnungsereignisse haben, verschiebt Workday das Datum der Rückrechnungsgrenze auf den Tag nach der letzten Periode mit abgeschlossenen Abrechnungsergebnissen. Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, weist Workday den Ergebnissen den Status Nicht verarbeitet zu. Beispiel: Sie führen eine Rückrechnung für einen Bonus aus, der in einer Periode gültig ist, in der für den Mitarbeiter keine Abrechnungsergebnisse vorliegen. Sie können: Ändern Sie das Gültigkeitsdatum des Rückrechnungsereignisses so, dass es in eine Periode fällt, in der die Mitarbeiter ein Abrechnungsergebnis haben, oder nach dem Datum der Rückrechnungsgrenze für die Mitarbeiter. Verschieben Sie das Datum der Rückrechnungsgrenze in die Vergangenheit, damit Workday das Ereignis berücksichtigt. Sie können das Datum nicht vor ein nicht unterstütztes Rückrechnungsereignis verschieben. Wenn Sie einen Abzug ändern, den Sie in der Rückrechnung verarbeitet haben, legen Sie ein Datum für die Rückrechnungsgrenze fest, das nach der Bearbeitung liegt. Andernfalls können Sie einen neuen Snapshot mit Gültigkeitsdatum für den Abzug erstellen. Führen Sie Off-Cycle-Zahlungen für vorherige Perioden für die Periode aus, die Sie in der Rückrechnung verarbeiten möchten, um Abrechnungsergebnisse zu generieren.
Müssen Sie Rückrechnungsdifferenzen für nicht unterstützte Rückrechnungsereignisse zahlen?	Wenn Mitarbeiter ein nicht unterstütztes Ereignis haben, geschieht Folgendes: Berechnet keine Rückrechnungsdifferenzen und rückt das Datum der Rückrechnungsgrenze der Mitarbeiter auf die letzte abgeschlossene Periode plus 1 Tag vor. Weist den Ergebnissen den Status Nicht unterstützt zu. Berücksichtigt keine anderen Ereignisse, unterstützt oder nicht unterstützt, in der in Rückrechnung verarbeiteten Periode. Sie können manuelle Anpassungen für nicht unterstützte Ereignisse eingeben, z. B. bei einer Eingabe für die Entgeltabrechnung oder bei Off-Cycle-Zahlungen. Workday betrachtet folgende Änderungen nicht als Rückrechnungsereignisse: Definition von Entgeltkomponenten mit Gültigkeitsdatum. Beispiel: Änderung der Auswählbarkeit von Abrechnungsgruppendetails. Gültigkeitsdatum von Vergütungsänderungen. Beispiel: Rückdatierung einer Änderung an einem Vergütungsplan. Um diese Änderungen zu verarbeiten, können Sie ein unterstütztes Rückrechnungsereignis für den Mitarbeiter eingeben, z. B. eine Eingabe für die Entgeltabrechnung mit einem Betrag von 0.
Wie ist Ihr Zeitplan für die Ausführung der Rückrechnung (CAN, IRL, UK, USA)?	Abhängig von Ihrer Zeitachse für den Rückrechnungslauf in Bezug auf die Entgeltabrechnung können für diese Rückrechnungsergebnisse manuelle Anpassungen in der Zielperiode erforderlich sein: Ein Mitarbeiter versetzt Unternehmen, Abrechnungsgruppen oder Steuerbehörden nach der Ausführung der Rückrechnung und vor Abschluss der Entgeltabrechnung. Sie können den Bericht „Rückrechnungsergebnisse“ des Berichts „Verarbeitung für Rückrechnungen“ ausführen, um diese Ergebnisse zu ermitteln. Sie erstellen Umkehrungen, nachdem Sie die Rückrechnung und vor der Entgeltabrechnung in der aktuellen Abrechnungsperiode ausgeführt haben. Sie können den Bericht Umkehrergebnisse mit Rückrechnung ausführen, um diese Ergebnisse zu ermitteln. Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt keine Umkehrungen der Rückrechnungsergebnisse.
Müssen Sie negative Ergebnisse für das Nettoentgelt auflösen?	Einige Rückrechnungsereignisse können zu einem negativen Nettoentgelt führen, z. B. Rückrechnung für Austritte oder Rückrechnung von Abwesenheiten. Sie können ein negatives Nettoentgelt folgendermaßen auflösen: Erstellen eines Bezugs oder Abzugs in Höhe des gleichen Betrags, der die Abrechnungsperiode in ein Nettoentgelt von 0 auflöst. Abbrechen des Rückrechnungsergebnisses und Festlegen des Datums für die Rückrechnungsgrenze nach dem Austrittsdatum. Aussetzen des Rückrechnungsergebnisses.

Empfehlungen

Prüfen Sie, welche Ereignisse Sie in folgenden Berichten rückwirkend verarbeiten und welche nicht:

Alle für die Entgeltrückrechnung unterstützten Transaktionsarten

Alle für die Entgeltrückrechnung nicht unterstützten Transaktionsarten

Sie können Berechnungen der Entgeltrückrechnung für Abrechnungsgruppen auf Abrechnungsgruppenebene abschließen oder abbrechen. Beispiel: Wenn Rückrechnungsergebnisse für jeden Mitarbeiter einzeln abgebrochen werden, wird der Status der Berechnung der Entgeltrückrechnung für die Abrechnungsgruppe nicht in Noch nicht gestartet
aktualisiert.

Wenn Sie Off-Cycle-Zahlungen erstellen, indem Sie Rückrechnungsergebnisse mit dem

Bericht „Verarbeitung für Berechnungen der Rückrechnung“

abschließen, erstellen Sie neue Batch-IDs, um diese Zahlungen zu verfolgen.

Führen Sie nach dem Abschluss der Hauptbuch-Periode nicht die Aufgabe

Abschluss der Entgeltrückrechnung abbrechen

aus, um unerwartete Auswirkungen auf die Buchung zu vermeiden.

Für Payroll for Ireland empfiehlt Revenue, keine Rückrechnungsdifferenzen zu verarbeiten, wenn ein Austritt für die Rückrechnung Steuerjahre überschreitet. Workday empfiehlt, das Rückrechnungsergebnis zu sperren, um sicherzustellen, dass die Werte nicht im aktuellen Steuerjahr verarbeitet werden.

Anforderungen

Keine Auswirkungen.

Einschränkungen

Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen:

Abgeschlossene Rückrechnungsergebnisse nach Mitarbeiter abbrechen.

Einzelne Rückrechnungsereignisse aus demselben Rückrechnungsergebnis für Mitarbeiter verwalten. Sie können dies nur nach Mitarbeiter, Teilmengen von Mitarbeitern oder Abrechnungsgruppen tun. Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine Vergütungsänderung und einen Bonus. Um den Bonus abzubrechen, müssen Sie auch die Vergütungsänderung abbrechen.

Sie haben mehr als ein Rückrechnungsergebnis für jeden Mitarbeiter in einer offenen Rückrechnung.

Heben Sie die Aussetzung abgeschlossener Rückrechnungsergebnisse auf. Sie können das abgeschlossene Ergebnis abbrechen und die Rückrechnung für die Mitarbeiter neu berechnen.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Rückrechnungsgrenze ändern
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie sowie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Core Payroll“:

Domänen	Überlegungen
Self-Service: My Pay Dashboard	Diese Domäne ermöglicht Benutzern die Konfiguration des Dashboards Command Center für Abrechnungszyklus zum Hinzufügen von Berichten oder Aufgaben.
Set Up: Payroll (Reporting)	Ermöglicht Benutzern das Anzeigen von Listen unterstützter und nicht unterstützter Rückrechnungsereignisse.

Konfigurieren Sie folgende Domänen in anderen funktionalen Bereichen:

Domänen	Überlegungen
HCM All Organizations im funktionalen Bereich „Staffing“.	Diese Domäne ermöglicht Benutzern die Ausführung des Berichts Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten mit unterschiedlichen Organisationszuweisungen - Audit - Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten mit unterschiedlichen Organisationszuweisungen, um Mitarbeiter zu ermitteln, die aufgrund mehrerer Tätigkeiten möglicherweise manuelle Anpassungen der Entgeltabrechnung benötigen.
System Auditing im funktionalen Bereich „System“.	Ermöglicht es Benutzern, den Bericht Audit-Trail anzeigen auszuführen, um die Ereigniskette für einen Mitarbeiter nachzuvollziehen.
Worker Data: Historical Staffing Information im funktionalen Bereich „Staffing“	Diese Domäne bietet Benutzern Zugriff zum Ausführen des Berichts Mitarbeiterhistorie anzeigen , um Mitarbeiter zu identifizieren, die aufgrund von nicht unterstützten Rückrechnungsereignissen möglicherweise manuelle Anpassungen der Entgeltabrechnung benötigen.

Geschäftsprozesse

Sie können den Aktionsschritt Eingabe für Entgeltabrechnung nach Mitarbeiter prüfen
zum Geschäftsprozess Abrechnungszyklusereignis
hinzufügen, um Eingaben für die Entgeltabrechnung zu identifizieren, die Sie in die Rückrechnungsergebnisse aufnehmen möchten. Sie können auch To-do-
Schritte als Erinnerungen hinzufügen, um folgende Aktionen auszuführen:

Bericht „Verarbeitung für Berechnungen der Rückrechnung“

, um Aktionen für Rückrechnungsergebnisse für einen oder mehrere Mitarbeiter durchzuführen.

Aufgaben

Berechnung der Entgeltrückrechnung ausführen

und

Abschluss der Entgeltrückrechnung ausführen,

um Rückrechnungen neu zu berechnen und Rückrechnungen abzuschließen, nachdem Sie die Rückrechnungsergebnisse geprüft haben. Sie können diese Aufgaben nicht direkt als Aktionsschritte hinzufügen.

Sie können den Geschäftsprozess Datum der Rückrechnungsgrenze ändern
verwenden, um das Datum der Rückrechnungsgrenze eines Mitarbeiters zu ändern.

Reporting

Sie können die Berichtsdatenquelle

Payroll Retro Worker Results

verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu Rückrechnungen zu erstellen.

Sie können dieses Dashboard und folgende Berichte verwenden, um Rückrechnungsergebnisse zu verwalten:

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Dashboard Command Center für Abrechnungszyklus	Sie können das Worklet Rückrechnungsdifferenzen zum Dashboard hinzufügen, um Einblicke in Rückrechnungsdifferenzen bei Bezügen und Abzügen zu erhalten: Gezielt auf ausgewählte Abrechnungsperioden. Gezielt und übernommen von einem Entgeltabrechnungsergebnis in ausgewählten Abrechnungsperioden. Gezielt und noch nicht von einem Entgeltabrechnungsergebnis in ausgewählten Abrechnungsperioden übernommen. Sie können auch den Bericht Verarbeitung für Berechnungen der Rückrechnung als Menüelement hinzufügen, um schnell auf die zugehörigen Unterberichte zuzugreifen.
Bericht „Verarbeitung für Berechnungen der Rückrechnung“.	Sie haben folgende Möglichkeiten: Prüfen und beheben Sie Rückrechnungsergebnisse, indem Sie die Ergebnisse mithilfe von Facetten filtern. Aktionen für ausgewählte Mitarbeiter durchführen, z. B. Ergebnisse abschließen oder abbrechen.
Berichte Alle Bezüge und Alle Abzüge	Ermöglicht zu identifizieren, welche Entgeltkomponenten Sie zur Neuberechnung bei der Rückrechnung konfigurieren.
Bericht Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten und unterschiedlichen Organisationszuweisungen - Audit	Ermöglicht die Identifizierung von Mitarbeitern mit mehreren Tätigkeiten in verschiedenen Abrechnungsgruppen und Unternehmen, die unverarbeitete Rückrechnungsergebnisse generieren können. Diese Ergebnisse erfordern dann eine manuelle Verarbeitung, z. B. mit Eingaben für die Entgeltabrechnung.
Bericht Rückrechnungsgrenze für Entgeltabrechnung für Gruppe von Mitarbeitern	Ermöglicht es Ihnen, das Datum der Rückrechnungsgrenze für Mitarbeiter nach Abrechnungsgruppen anzuzeigen, die Workday bei der nächsten Rückrechnung anwendet. Dieser Bericht verdeutlicht, warum bei der Rückrechnung für einige unterstützte Ereignisse keine Ergebnisse generiert werden.
Bericht Umkehrergebnisse mit Rückrechnung (CAN, UK, USA)	Ermöglicht die Identifizierung von Mitarbeitern mit Rückrechnungsdifferenzen, wenn Sie die Quell- oder Zielperiode nach der Ausführung der Rückrechnung umkehren.
Bericht Audit-Trail anzeigen	Sie können eine Reihe von Ereignissen anzeigen, die für Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum erstellt wurden, um ihre Rückrechnungsergebnisse nachzuvollziehen.
Bericht Ereigniskategorien für Entgeltabrechnung anzeigen	Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf das Register Ereigniskategorien für Entgeltrückrechnung, um die einzelnen Arten von Entgeltabrechnungsereignissen zu identifizieren, die von der Rückrechnung verarbeitet werden. Dieser Bericht enthält weitere Details zu triggernden Rückrechnungsereignissen. Beispiel: Ein Wechsel des Unternehmens für die Rückrechnung kann folgende Arten von Entgeltabrechnungsereignissen umfassen: Organisationszuweisungen für Mitarbeiter ändern Mitarbeiter verschieben (Nach Organisation) Mehrere Mitarbeiter verschieben Haupttätigkeit wechseln
Bericht Mitarbeiterhistorie anzeigen	Sie können die Personalbesetzungshistorie eines Mitarbeiters anzeigen, um nicht unterstützte Ereignisse zu identifizieren, die andere Benutzer möglicherweise eingegeben haben, z. B. eine Änderung des Unternehmens für die Rückrechnung.

Integrationen

Sie können die folgenden Webservices verwenden:

Rückrechnungsgrenze ändern
: Änderung des Datums der Rückrechnungsgrenze nach Mitarbeiter für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig. Auf diese Weise können Sie Perioden mit Rückrechnungsergebnissen ausschließen, die Sie nicht verarbeiten können, z. B. aufgrund von nicht unterstützten Rückrechnungsereignissen.

Import Payroll Off-Cycle Payment
: Um Rückrechnungsdifferenzen durch Off-Cycle-Zahlungen zu zahlen.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
FLSA-Berechnungen (USA)	Wenn sich die Rückrechnung auf FLSA-Anpassungen auswirkt, werden die FLSA-Abrechnungsergebnisse erst angezeigt, wenn Sie die Rückrechnung abgeschlossen und die Ergebnisse neu berechnet haben.
Off-Cycle-Zahlungen	Nachdem Sie die Rückrechnungsergebnisse verifiziert haben, können Sie die Zahlung wie folgt verarbeiten: Teilmengen von Mitarbeitern, indem Sie On-Demand-Zusatzzahlungen mit dem Bericht Verarbeitung für Berechnungen der Rückrechnung erstellen. Einzelne Mitarbeiter, indem sie On-Demand-Zusatz- oder Ersatzzahlungen mit der Aufgabe On-Demand-Zahlung für Mitarbeiter ausführen erstellen. Payroll for Ireland unterstützt keine On-Demand-Ersatzzahlungen. Für Payroll for the USA können Sie diese Aufgaben auch verwenden, um Differenzen als On-Demand-Zusatzzahlungen von Unternehmen zu zahlen, die folgende beiden Kriterien erfüllen: Eine Zusammenführung durchführen Sie sind keine Vorgänger des Unternehmens der aktuellen Haupttätigkeit der Mitarbeiter.
On-Cycle-Entgeltberechnung	Wenn Sie die reguläre Entgeltabrechnung für eine Abrechnungsgruppe ausführen, deren Rückrechnungsergebnisse nicht alle abgeschlossen sind, weist Workday der On-Cycle-Entgeltabrechnung den Status Abgeschlossen mit Ausnahmen zu.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Überlegungen zum Setup: Rückwirkende Zahlungsverarbeitung

Konzept: Statuswerte für Rückrechnungsverarbeitung mit mehreren Rückrechnungsläufen

Schritte: Benutzerdefinierte Dashboards einrichten

Die nächste Ebene: Rückwirkende Verarbeitung bereitgestellter Berichte, Touchpoints und allgemeine Szenarien

Referenz: Statuswerte für Rückrechnungsverarbeitung

Referenz: Statuswerte für Entgeltberechnung