Überlegungen zum Setup: Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von flexiblen Zahlungs- und Abzugsoptionen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
In Workday bieten flexible Zahlungs- und Abzugsoptionen einen zentralen Geschäftsprozess, mit dem diskretionäre Zahlungen und Abzüge für Mitarbeiter über die Entgeltabrechnung verwaltet werden. Beispiele:
- Advances (CAN, UK, USA)
- Spenden
- Darlehen
Vorteile und Nutzen
Sie können Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge verwenden, um die Effizienz Ihrer Entgeltabrechnungsvorgänge durch folgende Aktionen zu steigern:
- Jederzeitiges Prüfen der Anträge von Mitarbeitern sowie des Status und der offenen Salden.
- Erfassen flexibler Zahlungen und Abzüge im Auftrag von Mitarbeitern unter Umgehung von Genehmigungen.
- Legen Sie Limits für die Arten von Zahlungs- und Abzugsanforderungen fest, um mehr Kontrolle darüber zu haben, wann und wie viel Mitarbeiter beantragen können.
- Konfigurieren Sie das Ziel oder die Sollbeträge als korrigierbar, um manuelle Überschreibungen und Anpassungen zu vermeiden.
Sie können Mitarbeitern außerdem Folgendes ermöglichen:
- Eigene Zahlungen und Abzüge beantragen und so die manuelle Verarbeitung reduzieren.
- Sie können jederzeit den Status ihrer Anträge und Salden anzeigen und so den Zeitaufwand für die Beantwortung von Abfragen reduzieren.
Anwendungsfälle
Richten Sie Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge für folgende Elemente ein:
- Spenden, bei denen der Mitarbeiter einen Gesamtbetrag und einen Abzugszeitplan angibt.
- Die Kosten für vom Unternehmen ausgegebene Dienstgrad-Sets, die der Mitarbeiter im Laufe der Zeit zahlt.
- Vorschüsse (CAN, UK, USA) oder Darlehen (FRA), die Mitarbeiter für Urlaub beantragen können, den sie als Abzüge von ihrer regulären Vergütung zurückzahlen.
- Cycle-to-Work-Systeme, die die Vergütung des Mitarbeiters vor Steuern reduzieren (UK).
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Arten von Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge möchten Sie unterstützen? | Sie können flexible Zahlungs- und Abzugsarten für verschiedene Anwendungsfälle einrichten, z. B. Darlehen, Beiträge für wohltätige Zwecke und Geräteerstattungen. Jede Art kann unterschiedliche Optionen und Einschränkungen haben. Sie können auch für jede Art eindeutige Bezüge und Abzüge einrichten. |
Wie möchten Sie Zahlungen an Mitarbeiter leisten, die diese zurückzahlen? | Sie können eine flexible Zahlungs- und Abzugsart sowohl mit einem Bezug als auch mit einem Abzug konfigurieren. |
Wie können Mitarbeiter Ziel- oder Zielbeträge beantragen (Abzüge, die keine Rückzahlungen sind)? | Konfigurieren Sie eine flexible Zahlungs- und Abzugsart nur mit einem Abzug. |
Wie möchten Sie Korrekturen an Ziel- oder Zielbeträgen für Mitarbeiter verwalten? | Sie können ein Ziel oder einen Sollbetrag als korrigierbar konfigurieren, sodass Sie den Zielbetrag auch nach mehreren Abrechnungsabschlüssen ändern können.
Der Abzugsbetrag wird nicht automatisch aktualisiert, aber Sie können ihn manuell ändern, wenn Sie den Geschäftsprozess korrigieren. Sie können die Anzahl der Raten nicht anzeigen oder aktualisieren, da Workday diese Informationen nicht speichert. |
Wie unterstützen Sie den Gehaltsverzicht aufgrund einer flexiblen Option für Zahlungen und Abzüge? | Sie können einen Bezug mit den Berechnungen erstellen, die normalerweise für Abzüge verwendet werden (ein negativer Bezug). Wählen Sie sie als Abzug aus, wenn Sie die flexible Zahlungs- und Abzugsart erstellen. |
Auf welchen Zeitraum möchten Sie Mitarbeiteranträge beschränken? | Sie können Zahlungs- und Abzugsarten mit einem verfügbaren Datumsbereich konfigurieren. |
Wie viele gleichzeitige flexible Zahlungs- und Abzugsanforderungen sollen Mitarbeiter haben? | Sie können eine flexible Zahlungs- und Abzugsart konfigurieren, um jeweils nur einen aktiven Antrag zu ermöglichen. Der Mitarbeiter kann diese Art nicht erneut beantragen, bis Workday den aktiven Antrag vollständig abgezogen hat.
Sie können nicht automatisch verhindern, dass Mitarbeiter eine andere flexible Zahlungs- und Abzugsart beantragen, aber der Genehmiger kann den Antrag ablehnen. |
Wie möchten Sie Mitarbeiteranträge für laufende Abzüge verwalten? | Flexible Zahlungen und Abzüge gelten für einen definierten Betrag und eine definierte Anzahl von Raten. Sie können das Feature für freiwillige Abzüge verwenden, um laufende Abzüge ohne bestimmtes Enddatum zu ermöglichen. |
Empfehlungen
Um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, erstellen Sie benutzerdefinierte Labels, um die Workday-Standardlabels in Aufgaben und Berichten zu flexiblen Zahlungs- und Abzugsoptionen zu ersetzen.
Erstellen Sie Schlüsselwörter in Ihrem Mandanten, damit Mitarbeiter Aufgaben und Berichte zu flexiblen Zahlungs- und Abzugsoptionen finden können.
Anforderungen
Erstellen Sie dedizierte Entgeltkomponenten für flexible Zahlungs- und Abzugsoptionen.
Einschränkungen
Dieses Feature unterstützt nicht:
- Flexible Zahlungs- und Abzugstransaktionen mithilfe von Webservices für Eingaben für Entgeltabrechnung erstellen oder aktualisieren.
- Eingabe aus Arbeitsmappen für Eingaben für Entgeltabrechnung.
- Zinsgebühren für offene Salden.
- Laufende Eingaben für Entgeltabrechnung.
- Zahlungen in Entgeltabrechnungshistorie
- Entgeltabrechnungsumkehre.
- Anteilige Berechnung, außer für Abwesenheitsunterperioden.
- Rückwirkende Darlehen und Vorschüsse.
- Verfolgung oder Ausgleich von Rückständen.
Workday unterstützt die Nettoentgeltvalidierung für flexible Abzüge nicht. Dadurch kann das Nettoentgelt unter den ausgewählten minimalen Nettoentgeltbetrag fallen, auch wenn Sie ihnen in der Aufgabe
Prioritäten für Abzüge verwalten
die niedrigste Prioritätsreihenfolge zuweisen. Auf diese Weise können Sie jedoch sicherstellen, dass die Nettoentgeltvalidierung die anderen Abzüge wiederholt. Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:
- Korrigieren Sie den Zielbetrag für flexible Abzüge, die Sie als korrigierbar konfiguriert haben.
- Verwenden Sie die Eingabe für Entgeltabrechnung, um den flexiblen Abzugsbetrag für die Abrechnungsperiode zu reduzieren.
Workday speichert nicht die Anzahl der Raten für flexible Abzüge. Der Ziel-, Soll- oder Abzugsbetrag wird in jeder Abrechnungsperiode abgezogen, bis der offene Saldo 0 erreicht, unabhängig von der Anzahl der ursprünglich ausgewählten Raten.
Workday unterstützt keine Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge für Mitarbeiter:
- In Abrechnungsgruppen für Drittanbieter-Entgeltabrechnung.
- Im Auslandseinsatz.
- Die aus einem von Workday Payroll unterstützten Land in ein nicht unterstütztes Land umziehen.
Workday konvertiert die Währung für vorhandene flexible Zahlungs- und Abzugsanforderungen nicht, wenn ein Mitarbeiter von einem Land für Workday Payroll in ein anderes wechselt. Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:
- Berechnen Sie die Saldo- und Ratenbeträge manuell in der Währung des neuen Landes und korrigieren Sie die Transaktion.
- Fügen Sie eine einmalige Eingabe für die Entgeltabrechnung hinzu, um den ursprünglichen Betrag gegenzubuchen, und erstellen Sie die Transaktion in der Währung des neuen Landes neu.
Für die Entgeltabrechnung in den USA können Sie keine flexiblen Abzüge für Vorsteuerabzüge einrichten, wenn Sie auch die Option für mehrere Steuergebiete aktiviert haben.
Mandanten-Setup
Sie können die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Suche
verwenden, um Schlüsselwörter zu erstellen, mit denen Mitarbeiter die Aufgaben und Berichte zu den Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge finden können. Beispiele: Vorschuss, Saldo, Ziel, Darlehen.Sicherheit
Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Core Payroll“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Prozess: Management von flexiblen Zahlungen und Abzügen | Ermöglicht die Verwendung von Webservices zur Verarbeitung flexibler Zahlungs- und Abzugstransaktionen. |
Bericht: Entgeltabrechnung (Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge)
| Ermöglicht es Ihnen, die flexiblen Zahlungs- und Abzugstransaktionen von Mitarbeitern anzuzeigen. |
Self-Service: Payroll (Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge)
| Damit können Mitarbeiter ihre eigenen Transaktionen anzeigen. |
Setup: Payroll (Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge)
| Ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten flexibler Zahlungs- und Abzugsarten. |
Geschäftsprozesse
Konfigurieren Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie
Optionen für flexible Zahlungen und Abzüge beantragen,
um Folgendes auszuführen:
- Identifizieren Sie die Sicherheitsgruppen, die andere Aktionen für eine Anforderung anfordern, genehmigen und ausführen können.
- Richten Sie Benachrichtigungen ein, um Mitarbeiter zu informieren, wenn Sie Aktionen für ihre Anträge durchführen.
Richten Sie keine Schrittbedingungen ein, die den Genehmigungsschritt umgehen. Sie müssen die Zahlungsperiode und die erste Abzugsperiode angeben, wenn Sie den Antrag genehmigen.
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Worklet Meine flexiblen Zahlungen und Abzüge
| Ermöglicht es Mitarbeitern:
|
Dashboard „ Abrechnung “. | Sie können das Worklet Meine flexiblen Zahlungen und Abzüge zum Dashboard „Abrechnung“ hinzufügen, um den Mitarbeiterzugriff zu vereinfachen. |
Bericht Flexible Zahlungen und Abzüge anzeigen
| Zeigen Sie flexible Zahlungs- und Abzugsereignisse an.
In den möglichen Aktionen für ein Ereignis können Sie:
Sie können die ID der Zahlungs-/Abzugsart aus dem Bericht in folgenden Fällen als Worktag für die Entgeltabrechnung verwenden:
|
Flexible Payment and Deduction Options
verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu flexiblen Zahlungs- und Abzugsereignissen zu erstellen. Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Flexible Zahlungen und Abzüge abrufen - Ereignis
| Wird verwendet, um Anforderungen von Workday abzurufen. Beispiel: Um Daten aus einer vorherigen Massenladung abzurufen, die Sie rückgängig machen müssen. |
Import „Flexible Zahlung und Abzug“.
| Zum Massenladen von Anforderungen verwenden. Beispiel: Eine unternehmensweite Spendenkampagne. |
Import Off-Cycle Payroll Payment
| Verwenden Sie diese Option, um Ersatz- oder zusätzliche Zahlungen für flexible Zahlungs- und Abzugsereignisse in großem Umfang zu laden. |
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.