Überlegungen zum Setup: Entgeltabrechnung für mehrere Tätigkeiten
Die Überlegungen zum Setup in diesem Thema gelten nur für folgende Länder:
- Workday Payroll for Canada
- Payroll for UK
- Workday Payroll for U.S.
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Entgeltabrechnung für mehrere Tätigkeiten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mehrere Tätigkeiten, auch als Zusatztätigkeiten oder mehrere Stellen bezeichnet, ermöglichen es Ihnen, Mitarbeiter zu bezahlen, die gleichzeitig mehr als eine Stelle besetzen.
Bei Payroll for Canada and the USA verwendet Workday eine der Stellen des Mitarbeiters als Standard für die Entgeltverarbeitung. Sie bestimmen, ob die Stelle für die Verarbeitung:
- Verwenden Sie immer die Hauptstelle oder
- Verwenden Sie eine Stellenüberschreibung, die auf den Werten ausgewählter stellenbasierter Attribute basiert.
- Bestimmen Sie die Steuerbehörden für die Entgeltberechnung.
- Diese werden im Header der Abrechnungsergebnisse angezeigt.
- Buchhaltungskonfiguration für Arbeitskosten evaluieren.
Vorteile und Nutzen
Mit der Entgeltabrechnung für mehrere Tätigkeiten in Workday können Sie einen Mitarbeiter mit mehr als einer Stelle effizient bezahlen und den manuellen Aufwand reduzieren. Workday unterstützt jede Stelle mit unterschiedlichen folgenden Elementen:
- Funktionsbezeichnungen.
- Unternehmen (CAN, USA).
- Kostenstellen
- Auslandseinsätze (CAN, USA).
- Tätigkeitsprofile.
- Standorte (CAN, USA).
- Manager.
- Vergütungssätze.
- Geplante Stunden.
- Linienorganisationen.
Bei Payroll for Canada and the USA kann die Verwendung einer Stellenüberschreibung zur Bestimmung der Stelle für die Verarbeitung Folgendes ermöglichen:
- Verbessern Sie die Transparenz in Abrechnungsergebnissen und Berichten.
- Reduzieren Sie Buchungsanpassungen.
- Steuern und Buchungseingaben basieren auf Stellenattributen, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind.
Anwendungsfälle
Bezahlen Sie Mitarbeiter effizient:
- Deren Stellen sind in verschiedenen Unternehmen.
- Deren Vergütungssatz variiert je nach Stelle.
- Deren Arbeit wird basierend auf den gearbeiteten Stunden verschiedenen Kostenstellen in Rechnung gestellt.
- Die in mehreren Abteilungen mit demselben Abteilungsmanager arbeiten.
- Deren Arbeitsstandorte sich in verschiedenen Provinces of Employment (CAN) befinden.
- Deren Arbeitsstandorte sich in verschiedenen Steuerbehörden (USA) befinden.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie können Mitarbeiter mit Stellen in verschiedenen Unternehmen bezahlt werden? (CAN, USA) | Wenn sich mehrere Tätigkeiten in mehreren Unternehmen befinden, können Sie sie nach Unternehmen trennen:
Sie können auch Rückrechnungsdifferenzen von Mitarbeitern von anderen Unternehmen als ihrem aktuellen Hauptunternehmen zahlen, ausgenommen Mitarbeiter in Auslandseinsätzen. Sie können Rückrechnungsdifferenzen in einer oder mehreren Abrechnungsperioden mit On-Demand-Zusatzzahlungen zahlen, was den manuellen Aufwand bei der Eingabe von Zahlungen reduziert. Workday berechnet Rückrechnungsdifferenzen für Mitarbeiter mit Stellen in mehreren Unternehmen nur, wenn sie Abrechnungsergebnisse in diesen Unternehmen haben. |
Wie können Sie die Steuern der Mitarbeiter basierend auf dem Standort ihrer Stelle verarbeiten? (CAN, USA) | Mitarbeiter, die Tätigkeiten in verschiedenen Unternehmen oder Abrechnungsgruppen haben, erhalten mehrere Abrechnungsergebnisse. Richten Sie Stellenüberschreibungsregeln ein, damit Workday jedes Ergebnis basierend auf der bezahlten Stelle berechnet.
Bei der Entgeltabrechnung für die USA basiert der Lohnsteuerbehörde - State (SUI) eines Mitarbeiters immer auf dem Standort der Hauptstelle. Bestimmte lokale Steuern folgen auch dem SUI-Bundesland. Für Mitarbeiter, deren Stellen in derselben Abrechnungsgruppe und demselben Unternehmen sind, berechnet Workday Steuern basierend auf der Stelle für die Verarbeitung. |
Wie können Sie das Entgelt jeder Stelle zuweisen? (CAN, USA) | Wenn Sie einen Teil der Vergütung des Mitarbeiters für eine Zusatztätigkeit zuweisen müssen, verwenden Sie stellenbasierte Abrechnungskomponenten. Wenn Sie keine stellenbasierte Entgeltkomponente verwenden, legt Workday standardmäßig für alle Geld- und Kostenzurechnungen die Standardverarbeitungsstelle fest. Wenn Sie eine stellenbasierte Entgeltkomponente verwenden, wendet Workday Istzahlen auf die Kostenstelle für die sekundäre Stelle des Mitarbeiters an. Alle Habeneingaben, z. B. Steuern, werden jedoch der Verarbeitungsstelle für das Ergebnis zugerechnet. Wenn die Hauptstelle und die sekundäre Stelle separate Brutto-zu-Netto-Ergebnisse haben (z. B. wenn die Stellen in verschiedenen Unternehmen sind), werden sowohl die Soll- als auch die Habenstelle der Kostenstelle der sekundären Stelle des Mitarbeiters zugerechnet. Workday weist der Stelle des Mitarbeiters stellenbasierte Bezüge und Abzüge zu, wenn die Bezüge oder Abzüge nicht aus der Eingabe für die Entgeltabrechnung stammen. Beispiel: Der Bezug stammt aus der Vergütung. |
Müssen Sie Stellen oder Unternehmen innerhalb der Periode ändern? (CAN, USA) | Workday berechnet die Ergebnisse der Entgeltabrechnung anteilig als Reaktion auf Änderungen in der Tätigkeit oder im Unternehmen eines Mitarbeiters in der Periodenmitte. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Tätigkeiten ausübt, wendet Workday eine anteilige Berechnung der Entgeltkomponente an. Bei der Berechnung von Unterperiodenergebnissen für einen Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten berechnet Workday sowohl stellen- als auch mitarbeiterbasierte Abrechnungskomponenten anteilig. |
Wann kann ich eine Zusatztätigkeit starten? (UK) | Ein Mitarbeiter kann jederzeit innerhalb einer Abrechnungsperiode eine Zusatztätigkeit starten. Workday wendet die anteilige Berechnung der Entgeltkomponente an. Bei der Berechnung von Unterperiodenergebnissen für einen Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten berechnet Workday sowohl stellen- als auch mitarbeiterbasierte Abrechnungskomponenten anteilig. |
Wie können Sie Zeit oder Urlaub über ein Drittanbietersystem verfolgen? | Sie können eine Integration von Workday in das Drittanbietersystem erstellen, um die Stelle für jeden Mitarbeiter zu laden. Die Integration umfasst die Stellennummer und wird in der Entgeltabrechnung aufgelöst. |
Wie verarbeitet Workday die Vergütung für einen Mitarbeiter mit einer Tätigkeit, aber je nach Aufgabe unterschiedlichen Vergütungssätzen, z. B. Server/Barmenü? | Wenn der Mitarbeiter unterschiedliche Sätze für dieselbe Entgeltkomponente hat, teilt Workday diese in der Gehaltsabrechnung auf. Workday splittet die Gehaltsabrechnung nicht nach dem Stellen-Worktag auf, wenn Folgendes zutrifft:
|
Wie viele Zusatztätigkeiten kann ein Mitarbeiter in Workday haben? | Es gibt keinen Grenzwert für die Anzahl der Stellen, die ein Mitarbeiter haben kann. Bei der Entgeltabrechnung für das Vereinigte Königreich müssen sich alle Stellen im selben Unternehmen und in derselben Abrechnungsgruppe befinden. |
Wie können Sie Schritte für andere Administratoren einschließen, wenn diese Tätigkeiten hinzufügen? | Sie können den Geschäftsprozess Zusatztätigkeit hinzufügen so konfigurieren, dass er Schritte wie das Ändern von Organisationszuweisungen, Genehmigungen, Prüfungen und das Zuweisen von Abrechnungsgruppen enthält. |
Haben Sie Mitarbeiter, die mehreren Abrechnungsgruppen angehören? (CAN, USA) | Es können Mitarbeiter in mehreren Abrechnungsgruppen mit mehreren Tätigkeiten vorhanden sein. Weisen Sie jeder Abrechnungsgruppe einen Mitarbeiter zu, wenn Sie seinem Profil eine Zusatztätigkeit hinzufügen. |
Wie können Sie einen Mitarbeiter nach dem Ende der Tätigkeiten für Zusatztätigkeiten bezahlen? | Sie können zu Ihrer Laufkategorie Kriterien hinzufügen, mit denen Sie Mitarbeiter nach dem Ende für eine Zusatztätigkeit bezahlen können. (CAN, USA)
Verwenden Sie Eingaben für Entgeltabrechnung, um einen Mitarbeiter nach dem Ende einer Zusatztätigkeit zu bezahlen. (UK) |
Wann kann Workday Rückrechnungsdifferenzen für mehrere Tätigkeiten verarbeiten? (UK) | Für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten oder Stellen im selben Unternehmen und in derselben Abrechnungsgruppe verarbeitet Workday Rückrechnungsdifferenzen. |
Wie erfasst Workday die Zeit für verschiedene gehaltsbasierte Stellen? | Als Mitarbeiter ohne Zeiteingabe (gehaltsbasiert) fließt das Gehalt des Mitarbeiters von der Vergütung in die Entgeltabrechnung und Sie können einen stellenbasierten Bezugscode zuweisen. |
Wie bezahlt Workday abwesende Mitarbeiter? | Workday berücksichtigt die Art der Abwesenheit, um zu bestimmen, welche Entgeltkomponenten für Mitarbeiter mit dem Status Abwesend verarbeitet werden. Wenn der Mitarbeiter mehrere Tätigkeiten ausübt, gilt der folgende Status:
|
Empfehlungen
Wir empfehlen Ihnen, vor der Einrichtung festzulegen, ob ein Bezug oder ein Abzug stellen- oder mitarbeiterbasiert ist. Sie können einen Bezug oder Abzug nicht mehr ändern, nachdem er verwendet wurde.
Workday empfiehlt, keine mitarbeiterbasierten Abrechnungskomponenten für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten zu erstellen, wenn die Auswählbarkeit ein Attribut aus der Stelle referenzieren soll.
Für Payroll for Canada and the USA wählen Sie beim Einrichten der Regeln, die die Stelle bei der Entgeltverarbeitung festlegen, ein Gültigkeitsdatum aus, das nach dem Enddatum aller Abrechnungsperioden liegt, die abgeschlossen, in Bearbeitung oder für Off-Cycle-Zahlungen geöffnet sind. Wenn Sie die Regeln in der Mitte der Periode ändern, kann sich dies auf andere On-Cycle-Berechnungen, FLSA-Berechnungen in den USA, auswirken und zu nicht unterstützten Rückrechnungen führen.
Anforderungen
Konfigurieren Sie Ihren Mandanten so, dass er mehrere Tätigkeiten mit dem Feld
Optionen für Stellen-Setup
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
unterstützt.Erstellen Sie mit der Aufgabe
Kategorien und Gründe für Ereignisse verwalten
Kategorien und Gründe für Zusatztätigkeiten. Sie können eine Zusatztätigkeit erst hinzufügen, wenn ein Mitarbeiter eine Haupttätigkeit hat.
Einschränkungen
Workday unterstützt mehrere Tätigkeiten nur für:
- Workday Payroll for Canada.
- Payroll für die USA
- Payroll for UK.
Für Payroll for Canada unterstützt Workday nicht mehrere Tätigkeiten für die gesetzliche Feiertagsvergütung.
Für Payroll for Canada and the USA:
- Sie können externen Mitarbeitern keine Zusatztätigkeiten zuweisen.
- Wenn sich die Stellen eines Mitarbeiters in derselben Abrechnungsgruppe und demselben Unternehmen befinden, wendet Workday Steuern auf die Verarbeitungsstelle des Mitarbeiters an, auch wenn er nur zeitweise in einer anderen Stelle gearbeitet hat.
- Workday ignoriert Überschreibungen für Grenzwerte der Entgeltabrechnung basierend auf der Stelle eines Mitarbeiters, wenn es sich nicht um die Stelle für die Verarbeitung handelt.
Für Payroll for UK:
- Wenn ein Mitarbeiter
- Für eine Zusatzstelle müssen alle Stellen dieselbe Sozialversicherungskategorie aufweisen.
- Wenn sie in IR35 fällt und eine Zusatzstelle hat, werden alle Stellen für den Mitarbeiter als in IR35 behandelt.
- Workday wendet Steuern auf den Mitarbeiter basierend auf der Entgeltabrechnungs-ID des Mitarbeiters an, auch wenn der Mitarbeiter nur in einer Zusatzstelle gearbeitet hat.
Mandanten-Setup
Sie können Ihren Mandanten im Feld
Optionen für Stellen-Setup
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
so konfigurieren, dass er mehrere Tätigkeiten oder Stellen unterstützt.Für Payroll for Canada and the USA:
- Richten Sie die Regeln ein, um die Stelle für Entgeltverarbeitung zu bestimmen.
- Wenn SieRückrechnungsverarbeitung in primärer Abrechnungsgruppe aktivierenin der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Payrollauswählen, lädt Workday alle Rückrechnungsdifferenzen in die primäre Abrechnungsgruppe eines Mitarbeiters, unabhängig von seiner Stelle für die Verarbeitung.
Sicherheit
Wenn ein Mitarbeiter mehrere Stellen innehat, hängt der rollenbasierte Zugriff auf die persönlichen Daten und Stellendaten dieses Mitarbeiters von der Einstellung
Zugriffsrechte auf Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten
in der rollenbasierten Sicherheitsgruppe ab. Wenn Sie die rollenbasierte Sicherheitsgruppe auf
Rolle hat Zugriff auf die von ihr unterstützten Stellen
setzen, können Mitarbeiter weiterhin die Ergebnisse für die Abrechnungsgruppe sehen, auf die sie keinen Zugriff haben, aber keine Aktionen ausführen.Beispiel: Sarah hat eine Hauptstelle in den USA bei Unternehmen 1, Abrechnungsgruppe A, die Mark verwaltet. Sarah hat auch eine sekundäre Stelle in den USA bei Unternehmen 2, Abrechnungsgruppe B, die Susan verwaltet. Wenn Sie diese Option auswählen, gilt Folgendes:
- Mark kann Sarahs Ergebnisdetails der Entgeltabrechnung für Unternehmen 1, Abrechnungsgruppe A anzeigen und darauf zugreifen. Mark kann die Brutto-zu-Netto-Details für Unternehmen 2, Abrechnungsgruppe B, anzeigen. kann aber keine Aktion ausführen.
- Susan kann die Details des Ergebnisses der Entgeltabrechnung von Sarah für Unternehmen 2, Abrechnungsgruppe B, anzeigen und darauf zugreifen. Susan kann die Brutto-zu-Netto-Details für Unternehmen 1, Abrechnungsgruppe A, anzeigen. kann aber keine Aktion ausführen.
Benutzer von Payroll for Canada and the US mit Zugriff auf die
Domäne Set Up: Payroll
im funktionalen Bereich „Core Payroll“ können die Regeln konfigurieren, die die Standardstelle eines Mitarbeiters für die Entgeltverarbeitung festlegen. Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Überlegungen |
|---|---|
Zusatztätigkeit hinzufügen
| Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess und die Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Staffing“. |
Zusatztätigkeit beenden
| Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess und die Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Staffing“. |
Haupttätigkeit wechseln
| Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess und die Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Staffing“. Sie können Haupttätigkeit wechseln als eigenständigen Geschäftsprozess oder als Unterprozess für Zusatztätigkeit hinzufügen oder Tätigkeit ändern verwenden. |
Tätigkeiten beenden
| Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess und die Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Staffing“. |
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Alle Abwesenheitssalden
| Zeigen Sie alle Abwesenheitssalden für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten und deren Verwendung basierend auf Ihrer Mandantenkonfiguration an. |
Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten und unterschiedlichen Organisationszuweisungen – Audit
| Zeigen Sie Mitarbeiter in Kanada und den USA an, die mehrere Tätigkeiten in verschiedenen Organisationen haben. Verwenden Sie diese Option, um Mitarbeiter zu ermitteln, die möglicherweise mehr als einer Abrechnungsgruppe angehören. |
Ergebnisse der Entgeltberechnung für Mitarbeiter
| Zeigt detaillierte Abrechnungsergebnisse für die Stellen eines Mitarbeiters an. Wenn Sie stellenbasierte Entgeltkomponenten erstellen, listet der Bericht Ergebnispositionen mit Stelle, Abrechnungsgruppe und Unternehmen auf. Workday meldet die Ergebnisse nicht nach Stelle in Gehaltsabrechnungen. |
Lohnsteuerbehörden anzeigen
| Prüfen Sie, ob eine lokale Steuerbehörde in den USA der SUI-Steuerbehörde folgt. |
Integrationen
Um eine Zusatztätigkeit in der Ausgabe für die Integration von Workday Payroll Interface zu berücksichtigen, verknüpfen Sie die Tätigkeit mit einer Abrechnungsgruppe.
Beziehungen und Touchpoints
Die Entgeltabrechnung für mehrere Tätigkeiten interagiert mit folgenden Workday-Produktbereichen:
Produktbereich | Überlegungen |
|---|---|
Abwesenheit | Sie können stellenbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne definieren. Stellenbasierte Pläne, Salden und Grenzwerte gelten für eine Stelle. Sie definieren Selektionsregeln, Urlaubsvalidierungen und stellenbasierte Anspruchsberechnungen. Sie können diese Regeln auch so definieren, dass sie für die Hauptstelle des Mitarbeiters oder für alle Stellen gelten. Mitarbeiterbasierte Pläne haben Salden und Grenzwerte, die für den Mitarbeiter gelten. In der Regel basieren Selektionsregeln, Urlaubsvalidierungen und Anspruchsberechnungen auf der Hauptstelle des Mitarbeiters. |
Zusatzleistungen | Sie können die Auswählbarkeit für Zusatzleistungen basierend auf Informationen einrichten, die aus der Haupttätigkeit des Mitarbeiters oder aus einer oder mehreren Zusatztätigkeiten abgerufen werden. |
HCM | Workday Payroll verwendet die in HCM konfigurierten Stellen. Mit folgenden Geschäftsprozessen im funktionalen Bereich „Staffing“ können Sie Zusatztätigkeiten hinzufügen oder beenden oder die Haupttätigkeit wechseln:
Sie können Einstellungsbeschränkungen auch in den Linienorganisationen validieren, um sicherzustellen, dass Sie sie mit den Geschäftsprozessen Zusatztätigkeit verwenden können. |
Zeiterfassung | Workday verfolgt die Zeit für die verschiedenen Stellen oder Tätigkeiten. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Stellen hat, zeigt Workday in der Aufgabe Zeit erfassen eine zusätzliche Werteliste an, in der ausgewählt werden kann, für welche Stelle Zeit protokolliert werden soll. Es gibt auch eine Einstellung in der Zeiteingabevorlage des Mitarbeiters, mit der Sie separate Genehmigungsereignisse für jede Stelle erstellen können. Der Zeiteingabekalender enthält ein zusätzliches Feld Stelle , wenn ein Mitarbeiter mehrere Tätigkeiten ausübt. Workday übergibt die Stelle des Mitarbeiters an die Entgeltabrechnung mit den Zeitblockinformationen. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.