Konzept: Dokumentvorlagen verwalten

In dieser Tabelle sind die primären Aktionen zusammengefasst, die Sie beim Verwalten von Dokumentvorlagen ausführen von Workday Drive.

Aktion	Anmerkungen
Erstellen Sie eine Docs-Vorlage	Wählen Sie in Drive die Option Neue Dokumentvorlage hinzufügen und benennen Sie die Vorlage. Wählen Sie die Quelle und die Kategorie für die Vorlage aus, fügen Sie Inhalte hinzu und klicken Sie auf Veröffentlichen , um den Inhalt zu aktivieren. Workday Docs unterstützt keine automatische Konvertierung einer konventionellen Docs-Vorlage (mit Textblöcken und BIRT-Layouts) in eine Docs-Vorlage. Sie müssen diese manuell erstellen. Für DocuSign müssen Sie einen Namen mit weniger als 100 Zeichen verwenden. Für Adobe Sign dürfen Namen keine Sonderzeichen wie kaufmännische Und-Zeichen (&) enthalten.
Eine Vorlage kopieren	Wählen Sie in Drive die Vorlage Docs und klicken Sie auf Kopie erstellen .
Migrieren Sie eine Dokumentvorlage von einem Mandanten in einen anderen	Siehe: Dokumentvorlagen zwischen Mandanten verschieben.
Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit nicht angegebenen Benutzern mit einer URL	Wählen Sie eine Dokumentvorlage in Drive aus und klicken Sie auf Teilen . Aktivieren Sie die Option Link teilen . Die Möglichkeit, Links zu teilen, ist eine Systemeinstellung. Wenn die Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus. Jeder, der über den Link auf die Dokumentenvorlage zugreift, hat diese Zugriffsebene. Klicken Sie auf Link kopieren . Geben Sie diese URL an die Personen weiter, mit denen Sie die Dokumentenvorlage teilen möchten. Weitere Informationen zum Teilen finden Sie im Drive User Guide.
Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit bestimmten Benutzern	Durch das Teilen mit einzelnen Benutzern können Sie eine bestimmte Berechtigung für die Person festlegen. Diese Einstellungen bleiben auch dann aktiv, wenn Sie das Link teilen deaktivieren. Wählen Sie eine Dokumentvorlage in Drive aus und klicken Sie auf Teilen . Geben Sie unter Mit Einzelpersonen teilen die Benutzer ein, mit denen Sie Teilen möchten, und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Berechtigung aus. (Optional) Geben Sie eine Nachricht für die Benutzer ein, mit denen Sie teilen. Die Nachricht wird in der Workday-Benachrichtigung angezeigt, die die Benutzer erhalten, nachdem Sie auf Teilen geklickt haben. Wenn Sie eine Dokumentenvorlage mit einem einzelnen Benutzer Teilen , erhält der Benutzer eine Workday Benachrichtigung und, falls im Mandant aktiviert, eine E-Mail. Der Benutzer erhält die Benachrichtigung , ob er Zugriff auf die Domäne Drive hat oder nicht, aber er muss haben Zugriff auf die Domänen Drive und Docs im funktionaler Bereich „System“, um die Vorlage zu öffnen. Weitere Informationen zum Teilen finden Sie im Drive User Guide.
Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit Sicherheitsgruppen	Durch das Teilen mit einer Gruppe von Benutzern können Sie eine bestimmte Berechtigung für die Gruppe festlegen. Diese Einstellungen bleiben auch dann aktiv, wenn Sie das Link teilen deaktivieren. Die Möglichkeit, das Teilen mit Gruppen zu verwenden, ist eine Systemeinstellung für jede Art von Drive-Element. Wenn die Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator, um sicherzustellen, dass sie aktiviert ist. Wählen Sie eine Dokumentvorlage in Drive aus und klicken Sie auf Teilen . Geben Sie unter Mit Gruppen teilen die Gruppen ein, mit denen Sie das Teilen möchten, und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Berechtigung aus.
Sie behalten eine vorherige Version der Dokumentenvorlage bei	Sie können cKopieren Sie die Vorlage Docs oder Download sie im Dateiformat DWXF herunter, wenn Sie die aktuelle Version von Daten oder Inhalten beibehalten möchten, bevor Sie sie aktualisieren.
Entfernen Sie eine Dokumentvorlage	Wählen Sie in Drive die Vorlage Docs und klicken Sie auf "Entfernen" . Drive verschiebt die Datei in den Papierkorb. Hinweis : Geschäftsprozesse verwenden weiterhin entfernte Dokumentvorlagen. Darüber hinaus sind entfernte Dokumentvorlagen weiterhin in der Liste „Configure Generate Document“ auswählbar. Bevor Sie eine Dokumentvorlage entfernen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sie aus allen Geschäftsprozessen entfernt haben, für die sie konfiguriert ist. Wir empfehlen, die Vorlage nach dem Entfernen umzubenennen und dem Namen einen Indikator hinzuzufügen, der Sie daran erinnert, sie nicht zu verwenden.
Stellen Sie eine Dokumentvorlage aus dem Papierkorb wieder her	Wählen Sie in Drive die Option Papierkorb . Wählen Sie die Vorlage Docs und klicken Sie auf Restore . Workday platziert die wiederhergestellte Datei in der Ansicht Alle Dateien . Wenn Sie eine Dokumentenvorlage entfernen möchten, die mit Ihnen geteilt wurde, aber nicht der Eigentümer sind, entfernen Sie Ihren Zugriff auf die Vorlage. Die Vorlage Docs wird aus der Liste der Drive-Dateien entfernt und nicht im Papierkorb angezeigt.
Löschen Sie eine Dokumentvorlage dauerhaft	Öffnen Sie die Aufgabe " Dateien endgültig löschen" auf Drive . Bevor Sie eine Dokumentvorlage endgültig löschen können, müssen Sie sie aus allen Geschäftsprozessen entfernen, mit denen sie verknüpft ist. Es ist nicht möglich, eine Dokumentvorlage mit folgenden Status dauerhaft zu Löschen : oder war je, für einen Geschäftsprozess konfiguriert.
Verwalten Sie Vorlagen in verschiedenen Sprachen	Vorlagen in verschiedenen Sprachen müssen unabhängig erstellt und verwaltet werden. Workday Docs unterstützt nicht das Konzept einer Übersetzungsinstanz wie bei üblichen Docs-Vorlagen und -Textblöcken.