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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Konzept: Dokumentvorlagen verwalten

Konzept: Dokumentvorlagen verwalten

In dieser Tabelle sind die primären Aktionen zusammengefasst, die Sie beim Verwalten von Dokumentvorlagen ausführen von Workday Drive.
Aktion
Anmerkungen
Erstellen Sie eine Docs-Vorlage
  1. Wählen Sie in Drive die
    Option Neue
    Dokumentvorlage hinzufügen
    .
Anmerkungen:
  • Wenn Sie eine oder mehrere Dokumentvorlagen automatisch mit einer Gruppe von Benutzern teilen möchten, können Sie einen Ordner in Drive mit einzelnen Benutzern oder mit einer Sicherheitsgruppe teilen und die neue Vorlage in diesem Ordner ablegen.
  • Eigentümer von Dokumentvorlagen, die Sie in Drive erstellen, sind den jeweiligen Benutzern zugeordnet, die sie erstellt haben. Eigentümer können Aktionen für Vorlagen ausführen, die andere Benutzer nicht ausführen können. Weitere Informationen finden Sie unter Referenz: Verfügbare Aktionen für Dokumentvorlagen basierend auf Berechtigungen.
  • Workday Docs unterstützt keine automatische Konvertierung einer konventionellen Docs-Vorlage (mit Textblöcken und BIRT-Layouts) in eine Docs-Vorlage. Sie müssen diese manuell erstellen.
  • Für DocuSign müssen Sie einen Namen mit weniger als 100 Zeichen verwenden. Für Adobe Sign dürfen Namen keine Sonderzeichen wie kaufmännische Und-Zeichen (&) enthalten.
  • Falls zutreffend, legt Workday Docs den Zeitversatz für Ablauf des resultierenden Dokuments automatisch auf 10 Jahre fest. aktuell ist dieser Wert nicht bearbeitbar.
  • Wenn als Sprache eines Benutzers eine Sprache festgelegt ist, die Docs nicht unterstützt, z. B. Slovenskiina (Slovenská re Spaltena), können Sie keine Dokumentvorlagen erstellen oder anzeigen.
  • Sie können optionalen Text einschließen, den Prüfer beim Generieren eines Dokuments hinzufügen oder löschen können. Wir empfehlen, diesen Text hervorzuheben oder in einer anderen Farbe zu formatieren, um den Benutzer beim Generieren des Dokuments darauf hinzuweisen. Der Benutzer kann alle erforderlichen Bearbeitungen im Schritt Dokument generieren vornehmen, bevor er den Geschäftsprozess an sendet.
Eine Vorlage kopieren
Wählen Sie in Drive die Vorlage Docs und klicken Sie auf
Kopie erstellen
.
Migrieren Sie eine Dokumentvorlage von einem Mandanten in einen anderen
Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit nicht angegebenen Benutzern mit einer URL
  1. Wählen Sie eine Dokumentvorlage in Drive aus und klicken Sie auf
    Teilen
    .
  2. Aktivieren Sie die Option
    Link teilen
     . Die Möglichkeit, Links zu teilen, ist eine Systemeinstellung. Wenn die Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
  3. Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus. Jeder, der über den Link auf die Dokumentenvorlage zugreift, hat diese Zugriffsebene.
  4. Klicken Sie auf
    Link kopieren
     . Geben Sie diese URL an die Personen weiter, mit denen Sie die Dokumentenvorlage teilen möchten.
Weitere Informationen zum Teilen finden Sie im Drive User Guide.
Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit bestimmten Benutzern
Durch das Teilen mit einzelnen Benutzern können Sie eine bestimmte Berechtigungsstufe für die Person festlegen. diese Einstellungen bleiben aktiv gerade wenn Sie das Teilen von Links deaktivieren.
  1. Wählen Sie eine Dokumentvorlage in Drive aus und klicken Sie auf
    Teilen
    .
  2. Von
    Mit Einzelpersonen teilen
     , eingeben die Benutzer, mit denen Sie teilen möchten, und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Berechtigungsstufe aus.
  3. (Optional) Geben Sie eine Nachricht für die Benutzer ein, mit denen Sie teilen. Die Nachricht wird in der Workday-Benachrichtigung angezeigt, die die Benutzer erhalten, nachdem Sie auf
    Teilen
    geklickt haben.
  4. (Optional) Wenn Sie der Eigentümer der Docs-Vorlage sind,Klicken Sie auf
    Erweitert,
     um auszuwählen, ob Bearbeiter die Datei teilen dürfen oder nichtdamit Kommentierer und Betrachter die Datei kopieren, herunterladen oder drucken können.
Wenn Sie eine Dokumentenvorlage mit einem einzelnen Benutzer teilen, erhält der Benutzer eine Workday-Benachrichtigung und, wenn im Mandanten aktiviert, eine E-Mail. Der Benutzer erhält die Benachrichtigung, ob er Zugriff auf die Domäne Drive hat oder nicht, aber er muss haben Zugriff auf
Drive
 und
Dokumente
 Domänen im funktionalen Bereich "[insert]". , um die Vorlage zu öffnen. Weitere Informationen zum Teilen finden Sie im Drive User Guide.
Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit Sicherheitsgruppen
Durch das Teilen mit einer Gruppe von Benutzern können Sie eine bestimmte Berechtigungsstufe für die Gruppe festlegen. diese Einstellungen bleiben aktiv gerade wenn Sie das Teilen von Links deaktivieren. Die Möglichkeit, das Teilen mit Gruppen zu verwenden, ist eine Systemeinstellung für jede Art von Drive-Element. Wenn die Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator, um sicherzustellen, dass sie aktiviert ist.
  1. Wählen Sie eine Vorlage in Drive aus und klicken Sie auf
    Teilen
    .
  2. Von
    Mit Gruppen teilen
     , eingeben die Gruppen, mit denen Sie das Teilen teilen möchten, und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Berechtigungsstufe aus.
  3. (Optional) Wenn Sie der Eigentümer der Docs-Vorlage sind, Klicken Sie auf
    Erweitert,
     um auszuwählen, ob Bearbeiter die Datei teilen dürfen oder nichtdamit Kommentierer und Betrachter die Datei kopieren, herunterladen oder drucken können.
Sie behalten eine vorherige Version der Dokumentenvorlage bei
Sie können cKopieren Sie die Vorlage Docs oder laden Sie sie im Dateiformat DWXF herunter, wenn Sie die aktuelle Version von Daten oder Inhalten beibehalten möchten, bevor Sie sie aktualisieren.
Entfernen Sie eine Dokumentvorlage
Wählen Sie in Drive die Vorlage Docs und klicken Sie auf
"Entfernen"
. Drive verschiebt die Datei in den Papierkorb.
Wichtig
: Geschäftsprozesse verwenden weiterhin entfernte Dokumentvorlagen. Darüber hinaus sind entfernte Dokumentvorlagen weiterhin in der Liste „Configure Generate Document“ auswählbar. Bevor Sie eine Dokumentvorlage entfernen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sie aus allen Geschäftsprozessen entfernt haben, für die sie konfiguriert ist. Wir empfehlen, die Vorlage nach dem Entfernen umzubenennen und dem Namen einen Indikator hinzuzufügen, der Sie daran erinnert, sie nicht zu verwenden.
Stellen Sie eine Dokumentvorlage aus dem Papierkorb wieder her
Wählen Sie in Drive die Option
Papierkorb
. Wählen Sie die Vorlage Docs und klicken Sie auf
Restore
. Workday platziert die wiederhergestellte Datei in der Ansicht
Alle Dateien
 .
Wenn Sie eine Dokumentenvorlage entfernen möchten, die mit Ihnen geteilt wurde, aber nicht der Eigentümer sind, entfernen Sie Ihren Zugriff auf die Vorlage. Die Vorlage Docs wird aus der Liste der Drive-Dateien entfernt und nicht im Papierkorb angezeigt.
Löschen Sie eine Dokumentvorlage dauerhaft
Öffnen Sie Folgendes: Drive-Dateien endgültig löschen Aufgabe.
Bevor Sie eine Dokumentvorlage endgültig löschen können, müssen Sie sie aus allen Geschäftsprozessen entfernen, mit denen sie verknüpft ist. Es ist nicht möglich, eine Dokumentvorlage mit folgenden Status dauerhaft zu löschen: oder war je, für einen Geschäftsprozess konfiguriert.
Verwalten Sie Vorlagen in verschiedenen Sprachen
Vorlagen in verschiedenen Sprachen sind erstellt, verwaltetund im Geschäftsprozess konfiguriert sind unabhängig. Workday Docs unterstützt nicht das Konzept einer Übersetzungsinstanz wie bei üblichen Docs-Vorlagen und -Textblöcken.