Konzept: Dokumentvorlagen bearbeiten

Administrator Guide

In dieser Tabelle sind die wichtigsten möglichen Aktionen zusammengefasst nehmen wenn Sie mit Docs-Vorlagen arbeiten.

YSie können den nicht ändern ssource oder cKategorie einer Dokumentenvorlage, nachdem Sie sie erstellt haben.

Aktion	Anmerkungen
Text hinzufügen	Wann Wenn Sie aus einem Textblock kopieren und in eine Dokumente-Vorlage einfügen, behält Workday Bedingungsregeln und Datenfelder in der Dokumente-Vorlage nicht bei. Der Editor für Dokumentenvorlagen und die PDF-Vorschau verwenden die Schrift Roboto (d. h. der Editor verwendet Pixeleinheiten). Die Schriftauswahl kann nicht bearbeitet werden. Beachten Sie, dass Workday Docs keine wiederverwendbaren Inhalte in Vorlagen unterstützt. Inhalt vorhanden "" in mehreren Vorlagen ist nicht verknüpft und wird nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie ihn in einer Vorlage ändern. Der Größengrenzwert für Textinhalte, einschließlich Bilder, in der Dokumentenvorlage und im generierten Dokument beträgt 30 MB.Wann Sie versuchen, Inhalt einzufügen überschreitet den Grenzwert, Workday zeigt an eine Fehlermeldung und speichert die Änderung nicht.
Verwalten Sie Kopf- und Fußzeilen	Klicken Sie auf Kopf- und Fußzeilenlayout , um den Texteditor für Kopf- und Fußzeilen zu öffnen. Um eine Kopf- oder Fußzeile zu löschen, klicken Sie auf das Aktionsmenü neben der Kopf- oder Fußzeile und dann auf „ Löschen“ . Docs unterstützt keine Neuanordnung von Kopf- und Fußzeilen. Sie müssen sie also löschen und erneut hinzufügen, wenn Sie die Reihenfolge ändern möchten. Anmerkungen : Wenn Sie mehr als eine Kopf- oder Fußzeile hinzufügen, müssen Sie jeder Kopf- und Fußzeile eine Bedingungsregel hinzufügen. Wenn Sie die Vorschau eines Dokuments anzeigen, wird nur eine Kopf- oder Fußzeile angezeigt. Docs zeigt immer die erste Kopf-/Fußzeile an, bis Sie die entsprechende Bedingungsregel ausblenden. Dann wird die nächste aufgeführte Kopf-/Fußzeile angezeigt, bis Sie die entsprechende Bedingungsregel ausblenden. Nach der Generierung werden die erste Kopf- und Fußzeile mit einer wahren Bedingungsregel angezeigt. Der Benutzer, der Zugriff auf die Dokumentgenerierungsaufgabe hat, kann Kopf- und Fußzeilen bearbeiten und löschen, wenn es mehrere Kopf-/Fußzeilen mit einer wahren Bedingungsregel gibt. Die Einstellungen für Kopf- und Fußzeile gelten für alle Seiten. Sie können keine einzelnen Header- und Footer-Werte pro Seite steuern. Standards: Header-Höhe: 96 Pixel (oder 1 Zoll) Fußzeilenhöhe: 48 Pixel (oder 0,5 Zoll) Ränder links/ rechts: 96 Pixel (oder 1 Zoll) Maximalwerte: Header-Höhe (Header + oberer Rand): 234 Pixel (oder 2,44 Zoll) Fußzeilenhöhe: 431 Pixel (oder 4,49 Zoll) Ränder links/ rechts: 408 Pixel (oder 4,25 Zoll) Das Gesamtgrößenlimit für alle Header zusammen beträgt 5 MB. Das Gesamtgrößenlimit für alle Fußzeilen beträgt 5 MB. Minimalwerte: Header-Höhe (Header + oberer Rand): 2 Pixel (oder __ Zoll) Fußzeilenhöhe: 2 Pixel (oder __ Zoll) Ränder links/ rechts: 0 Pixel (0 Zoll)
Datenfelder verwalten	Um ein Datenfeld einzufügen, klicken Sie auf "Datenfeld einfügen" . Markieren Sie den Text oder platzieren Sie den Cursor im Dokument und klicken Sie auf das Symbol + neben dem Datenfeld. Um alle zum Dokument hinzugefügten Datenfelder anzuzeigen, öffnen Sie das Panel „Datenfelder verwalten“. Um ein einzelnes Datenfeld zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste im Editor auf das Feld und wählen Sie „Löschen“ . Um alle Instanzen eines Datenfelds zu löschen, klicken Sie auf das Aktionsmenü neben dem Datenfeld im Bereich und dann auf Löschen . Um alle Instanzen eines Datenfelds zu ersetzen, klicken Sie auf das Aktionsmenü neben dem Datenfeld im Bereich und dann auf Alle ersetzen . Suchen Sie das neue Feld. Wenn Sie auf das Symbol Hinzufügen (+) klicken, ersetzt Workday alle Instanzen durch das neue Feld. Workday Docs unterstützt keine Datenfelder, für die Wertelisten erforderlich sind. Workday Docs unterstützt das Konvertieren von Datenfeldern nicht. Sie müssen diese in Ihrer Docs-Vorlage neu definieren. Um ein neues Datenfeld zu erstellen, können Sie direkt vom Dialogfeld „Datenfeld einfügen“ zur Aufgabe „Datenfeld erstellen“ navigieren, indem Sie unten im Dialogfeld auf Neu erstellen klicken.
Verwalten Sie Bedingungsregeln	Um eine Bedingungsregel einzufügen, klicken Sie auf Bedingungsregel einfügen ; Geben Sie einen Regelnamen ein. Klicken Sie auf das Plus -Symbol, um eine leere Bedingungsregel (ohne Inhalt) hinzuzufügen, oder markieren Sie den Text im Dokument, bevor Sie auf das Plus- Symbol neben der Bedingungsregel klicken. Sie können eine Bedingungsregel zu allen Inhaltsarten hinzufügen, einschließlich Datenfeldern. Um alle zum Dokument hinzugefügten Bedingungsregeln anzuzeigen, öffnen Sie das Panel Bedingungsregeln verwalten . Klicken Sie auf den Augenindikator, um den auf die Bedingungsregel angewendeten Inhalt ein- oder auszublenden. Um eine einzelne Regel zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld im Editor und wählen Sie „Löschen“ . Um alle Instanzen einer Regel zu löschen, klicken Sie auf das Aktionsmenü neben dem Datenfeld im Bereich und dann auf Löschen . Um alle Instanzen einer Regel zu ersetzen, klicken Sie auf das Aktionsmenü neben der Regel im Bereich und dann auf Alle ersetzen . Suchen Sie die neue Regel. Wenn Sie auf das Symbol Hinzufügen (+) klicken, ersetzt Workday alle Instanzen durch die neue Regel. Um eine neue Bedingungsregel zu erstellen, können Sie direkt vom Dialogfeld Bedingungsregel einfügen zur Aufgabe Bedingungsregel erstellen navigieren, indem Sie unten im Dialogfeld auf Neu erstellen klicken. Docs unterstützt keinen bedingten Austausch von Tabellenzellen, -zeilen oder -spalten. Stattdessen empfehlen wir, entweder den Inhalt innerhalb der Zelle in eine Bedingungsregel einzuschließen oder die gesamte Tabelle in eine Bedingungsregel einzuschließen und zwei separate Tabellen zu verwenden.
Verwalten Sie Sprachinstanzen	Um eine Sprachinstanz hinzuzufügen, wählen Sie Sprache Sprache hinzufügen. Um die Basissprache zu ändern, wählen Sie Sprache Sprache hinzufügen und dann die gewünschte Basissprache. Nachdem Sie die Basissprache geändert haben, enthalten alle neuen Sprachinstanzen, die Sie erstellen, den neuen Inhalt der Basissprache. vorhandene Vorlagenspracheninstanzen behalten denselben Inhalt bei. Um eine Sprachinstanz zu löschen, wählen Sie sie im Dialogfeld „Sprachen“ aus und klicken Sie auf das Symbol X. Sie können eine Sprache nicht löschen, wenn sie als Basis zugewiesen ist. Wählen Sie zuerst eine andere Sprache als Basis aus.
Tabellen verwalten	Um eine Tabelle hinzuzufügen, klicken Sie auf Tabelle hinzufügen . Eine gestrichelte Linie zeigt die Tabellenpositionierung. In einer Tabelle haben Sie folgende Möglichkeiten: Spalte oder Zeile hinzufügen: Klicken Sie auf den blauen Kreis neben einer Spalte oder Zeile. Zellenfarbe festlegen: Klicken Sie mit dem Cursor in einer Zelle auf das Symbol „Hintergrundfarbe“ und wählen Sie eine Farbe aus. Rahmenfarbe festlegen: Klicken Sie, während sich der Cursor in einer Zelle befindet, auf das Symbol „Rahmen“ und dann auf das Symbol „Bearbeiten“ und wählen Sie eine Farbe aus. Zellen zusammenführen: Wählen Sie die Zellen aus und klicken Sie auf Zellen zusammenführen . Rahmenlinie hinzufügen: Wählen Sie Tabellenzellen oder die gesamte Tabelle aus und klicken Sie auf das Symbol „Rahmenlinien“ . Tabellen haben standardmäßig keine Rahmenlinien. Größe von Tabellenspalten ändern: Bewegen Sie den Cursor über den Spaltenrand, klicken Sie auf den Indikator für die Größenanpassung und ziehen Sie. Spalte oder Zeile löschen: Klicken Sie auf die blaue Linie neben der Spalte oder Zeile und dann auf Zeile oder Spalte löschen . Um die Tabelle zu löschen, klicken Sie auf den blauen Kreis in der Tabellen Ecke und dann auf Zeile oder Spalte löschen . Über Tabellen und Bedingungsregeln: Workday Docs unterstützt nicht die Möglichkeit, bedingt verschiedene Tabellenzellen, Zeilen oder Spalten zu verwenden. Wir empfehlen, entweder den Inhalt innerhalb der Zelle in Bedingungsregeln einzuschließen oder die gesamte Tabelle in eine Bedingungsregel einzuschließen und für jede Bedingung eine separate Tabelle zu erstellen.
Fügen Sie ein Bild ein	Klicken Sie auf Bild einfügen und navigieren Sie zu dem Bild. Die maximale Größe für jedes Bild beträgt 7 MB. Sie können bis zu 22 MB Bilder in eine Vorlage hochladen.
Fügen Sie Seitenzahlen ein	Klicken Sie im Kopf- oder Fußzeilenmenü auf das Symbol Seitenzahl, um die Seitenzahl einzufügen. Wenn Sie eine laufende Seitenzahl und eine Summe erstellen möchten, können Sie zusammen mit den Werten für die Seitenzahl einen Text einschließen. Beispiel: Seite Seite [Current] der Seite [Total] .
Seitenumbruch einfügen	Klicken Sie auf Seitenumbruch einfügen .
Fügen Sie einen Link hinzu	Klicken Sie auf das Symbol Link einfügen , um eine URL direkt zum Text hinzuzufügen. Markieren Sie den Text und klicken Sie dann auf das Symbol Link einfügen, um einen Hyperlink im Text zu erstellen.
Inhalte sperren	Markieren Sie den Text im Dokument und klicken Sie auf Inhalt sperren . Nachdem Sie einen Inhalt gesperrt haben, können Benutzer mit Zugriff auf den Dokumentgenerierungsschritt diesen nicht mehr bearbeiten. Benutzer können jedoch weiterhin Text löschen, auch wenn er gesperrt ist.
Schriften ändern	Der Vorlageneditor für Dokumente und die PDF-Vorschau verwenden die Schrift „Roboto“. Workday Docs unterstützt keine Änderungen der Schrift. Sie können jedoch den Textstil (Absatzstil und Überschriften) ändern.
Änderungen rückgängig machen oder wiederholen	Um eine Änderung rückgängig zu machen, drücken Sie Strg + Z (Windows) oder Befehlstaste + Z (Mac). Um eine Änderung zu wiederholen, drücken Sie Strg + Y (Windows) oder Befehlstaste + Y (Mac).
Zeigen Sie eine Dokumentvorschau an	Klicken Sie auf Vorschau . Verwenden Sie das Panel Bedingungsregel verwalten, um Inhalte, denen eine Bedingungsregel zugewiesen ist, ein- oder auszublenden, bevor Sie eine Vorschau des Dokuments anzeigen. Es wird nur eine Kopf- oder Fußzeile angezeigt. Blenden Sie eine Bedingungsregel ein oder aus, um die zugehörige Kopf- oder Fußzeile anzuzeigen.