Konzept: Aktionen für Sicherheitsdomänen und Dokumentvorlagen

In dieser Tabelle sind die primären Aktionen zusammengefasst, die Sie im Workflow und in der Domäne durchführen Geschäftsprozess Zugriff erforderlich. Es umfasst Aktionen, die Teil des üblichen Workflows zum Generieren und Prüfen von Dokumenten sind, aber auch Aktionen, die Sie jetzt mit Workday Docs ausführen.

Aktion	Docs-Domäne	Drive-Domäne	Bbenutzerdefiniert PProzess Berechtigungen	Anmerkungen
Angebote einrichten			X
Dokumentkategorien definieren			X
Erstellen Sie Dokumentvorlagen aus Drive	X	X		TVorlagenersteller muss Sie müssen beim Erstellen einer neuen Vorlage eine Kategorie auswählen und Zugriff auf diese Kategorie haben. Die Domäne Document Library steuert den Zugriff auf Kategorien.
Erstellen Sie Text, Layouts, Kopf- und Fußzeilen in der Vorlage Docs	X	X		Docs ersetzt benutzerdefinierte BIRT-Layouts ein die Benutzerdefinierte Layouts mit generierten Dokumenten verknüpfen Aufgabe. Vorlagenersteller und -bearbeiter benötigen Zugriff auf Datenfelder und Bedingungsregeln, um diese in der Vorlage zu verwenden. Die Domäne der Dokumentbibliothek steuert den Zugriff auf Datenfelder und Bedingungsregeln. Hinweis : Übersetzte Instanzen oderÜbersetzungen zur Laufzeit werden nicht unterstützt.
Teilen Sie Dokumentvorlagen mit Benutzern oder Sicherheitsgruppen		X		Um Dokumentvorlagen automatisch mit anderen Benutzern zu teilen, erstellen Sie die Vorlage in einem geteilten Workday Drive-Ordner, auf den die anderen Benutzer Zugriff haben. The-Empfänger benötigen Zugriff auf die Docs- Domäne.
Vorschau der PDF in Workday Docs	X	X		Klicken Sie während der Bearbeitung der Vorlage Docs auf Vorschau , um zu sehen, wie Ihr Dokument aussehen würde.
Schritt „Dokument generieren“ konfigurieren Fügen Sie einen Aktionsschritt Dokument generieren zu einem Geschäftsprozess hinzu			X	Wählen Sie in der Werteliste Standarddokument die Option Drive-Dokumente und navigieren Sie zur Vorlage Dokumente. Jeder Benutzer mit der Berechtigung zum Konfigurieren eines Schritts für einen Geschäftsprozess kann alle Dokumentvorlagen in diesem Mandanten anzeigen. Der Domänenzugriff für Drive bestimmt nicht, welche Dokumentenvorlagen auswählbar sind. Obwohl alle Vorlagen auswählbar sind, können die Informationen in den Vorlagen nicht angezeigt werden. Nur Benutzer mit Drive-Domänenzugriff und individuellem Vorlagenzugriff können den Vorlageninhalt anzeigen. Dokumentvorlagen werden angezeigt und sind auswählbar, auch wenn sich die Vorlage im Papierkorb in Drive befindet. Das Delegieren von Aufgaben wird nicht unterstützt, wenn Sie Dokumentenvorlagen in einem Geschäftsprozess verwenden. Tipp für Recruiting: Standardmäßig wird beim Label „Meine Aufgaben“ für die Dokumentprüfung weder die Personalanforderungsnummer noch der Name des Kandidaten angezeigt. Sie können diese Informationen mit dem Schritt Geschäftsprozess Überschreibung für Schrittlabel verwalten im Schritt „Dokument generieren“ des Dokuments anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise das Label in „Angebot generieren“ aktualisieren, enthält das Meine Aufgaben-Element die Personalanforderung und den Namen des Kandidaten.
Richten Sie die Schritte „Dokumente prüfen“ ein			X
Bearbeiten/aktualisieren Sie die Dokumentvorlage	X	X		Workday Docs unterstützt keine Gültigkeitsdaten. Sobald Sie eine Dokumentvorlage erstellen und veröffentlichen und sie mit einem Geschäftsprozess verknüpfen, wird die Vorlage für die Ausführung des Geschäftsprozesses verwendet. Wenn Sie eine Docs-Vorlage aktualisieren möchten, empfehlen wir dringend, die Vorlage zu kopieren, Ihre Änderungen in der Kopie vorzunehmen und dann die ursprüngliche Vorlage im Geschäftsprozess durch die Kopie zu ersetzen.
Generiertes Dokument in Docs prüfen (noch über "Meine Aufgaben" gestartet)			X	Reviewer klicken auf die Schaltfläche Prüfen , um das generierte Dokument über Meine Aufgaben zu öffnen. Die Geschäftsprozesskonfiguration definiert, wer Prüfungen durchführen kann. Benutzer, die Dokumente generieren, z. B. Recruiter, benötigen keinen Drive-Zugriff. Hinweis : Stellen Sie im Schritt "Prüfen" Ihres Geschäftsprozesses bei "Schritt für Dokumentprüfung konfigurieren" sicher, dass das Feld "Dokument" in der Kategorie "Schritt für Dokumentgenerierung" ausgewählt ist, und nicht unter " Dokumentvorlage" . Wenn Sie hier Dokumentvorlage auswählen, werden manuelle Bearbeitungen des generierten Dokuments nicht gespeichert.
Prüfen Sie die endgültige generierte PDF-Datei			X	Der Prüfer, z. B. ein Recruiter, kann eine PDF-Datei herunterladen, indem er das generierte Dokument in „Meine Aufgaben“ öffnet, auf „Prüfen“ klickt und dann die PDF-Datei im Menü „Datei“ herunterlädt. Die generierte PDF verwendet die Schrift „Roboto“. Die Schriftauswahl kann nicht bearbeitet werden.
Übertragen Sie die Eigentümerschaft von Dokumentvorlagen	X	X		In Workday Docs haben Vorlagen einzelne Benutzer als Eigentümer. Sie können die Eigentümerschaft bei Bedarf jederzeit übertragen. Siehe Eigentümerschaft von Drive-Elementen an einen anderen Benutzer übertragen .
Bereinigen Sie Dokumente, die durch den Schritt Dokumente generieren generiert wurden				Sie können eine Datenbereinigungsaufgabe verwenden. Beachten Sie, dass durch die Aufgabe Person bereinigen alle persönlich identifizierbaren Informationen, die einem Mitarbeiter zugeordnet sind, einschließlich Links zu Mitarbeiterdokumenten, endgültig gelöscht werden. Sie benötigen Zugriff auf die Domäne Purge Person Data und die Unterdomäne Purge Supplier .