Konzept: Sicherheitsdomänen und Dokumentvorlagenaktionen

In dieser Tabelle sind die primären Aktionen zusammengefasst, die Sie im Workflow durchführen, und der erforderliche Domäne oder Geschäftsprozess . Es umfasst Aktionen, die Teil des traditionellen Workflow zum Generieren und Prüfen von Dokumenten sind, sowie Aktionen, die Sie derzeit mit Workday Docs ausführen. Workday Docs-Aktionen werden fett angezeigt.

Aktion	Docs-Domäne	Drive Domäne	Geschäftsprozessberechtigungen	Anmerkungen
Angebote einrichten			X	Workday Docs unterstützt verschiedene Dokumentarten und Geschäftsprozesse. Sie können beispielsweise ein Angebotsschreiben einrichten.
Dokumentkategorien definieren			X
Erstellen Sie Dokumentvorlagen aus Drive	X	X		Vorlagenersteller müssen beim Erstellen einer neuen Vorlage eine Kategorie auswählen und Zugriff auf diese Kategorie haben. Die Domäne Document Library steuert den Zugriff auf Kategorien.
Erstellen Sie Text, Layouts, Kopf- und Fußzeilen in der Vorlage Docs	X	X		Docs ersetzt nicht mehr die Notwendigkeit benutzerdefinierter BIRT Layouts in der AufgabeBenutzerdefinierte Layouts mit generierten Dokumenten verknüpfen . Ersteller und Bearbeiter von Vorlagen benötigen Zugriff auf Datenfelder und Bedingung , um diese in der Vorlage verwenden zu können. Die Domäne Document Library steuert den Zugriff auf Datenfelder und Bedingung . Hinweis : Übersetzte Instanzen oder Übersetzungen zur Laufzeit werden nicht unterstützt.
Teilen Sie Dokumentvorlagen mit Benutzern oder Sicherheitsgruppen		X		Um Dokumentvorlagen automatisch mit anderen Benutzern zu Teilen , erstellen Sie die Vorlage in einem geteilten Workday Drive Ordner , auf den die anderen Benutzer Zugriff haben. Die Empfänger benötigen Zugriff auf die Docs- Domäne"".
Zeigen Sie eine PDF Vorschau in Workday Docs an	X	X		Klicken Sie beim Bearbeiten der Dokumentenvorlage auf Vorschau , um zu sehen, wie Ihr Dokument aussehen würde.
Konfigurieren Sie Schritt "Dokument generieren". Fügen Sie den Schritt Aktion "Dokument generieren" zu einem Geschäftsprozess hinzu			X	Wählen Sie in der Werteliste Standarddokument die Option Drive Dokumente und navigieren Sie zur Vorlage Docs. Jeder Benutzer mit der Berechtigung , einen Schritt für einen Geschäftsprozess zu konfigurieren, kann alle Dokumentvorlagen in diesem Mandant anzeigen. Der Domäne von Drive bestimmt nicht, welche Dokumentvorlagen auswählbar sind. Obwohl alle Vorlagen auswählbar sind, können die Informationen in den Vorlagen nicht angezeigt werden. Nur Benutzer mit Domäne auf Drive und Zugriff auf individuelle Vorlagen können den Inhalt der Vorlage anzeigen. Dokumentvorlagen werden auch dann angezeigt und können ausgewählt werden, wenn sich die Vorlage im Papierkorb in Drive befindet. Das Delegieren von Aufgaben wird nicht unterstützt, wenn Sie Dokumentvorlagen in einem Geschäftsprozess verwenden. Tipp für Recruiting: Standardmäßig zeigt das Label Meine Aufgaben für die Dokumentprüfung nicht die Bedarfsanforderung oder den Namen des Kandidat an. Sie können diese Informationen mit dem Schritt Geschäftsprozess Überschreibung für Schrittlabel verwalten im Schritt „Dokument generieren“ des Dokuments anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise das Label in Angebot generieren aktualisieren, enthält das Element Meine Aufgaben die Personalanforderung und den Namen des Kandidat .
Richten Sie die Schritte „Dokumente prüfen“ ein			X
Sie bearbeiten/aktualisieren die Vorlage Docs	X	X		Workday Docs unterstützt keine Gültigkeitsdaten. Sobald Sie eine Dokumentenvorlage erstellen und veröffentlichen und diese einem Geschäftsprozess zuordnen, wird die Vorlage beim Ausführen des Geschäftsprozess verwendet. Wenn Sie eine Dokumentenvorlage aktualisieren möchten, empfehlen wir dringend, die Vorlage zu kopieren, Ihre Änderungen in der Kopie vorzunehmen und dann die ursprüngliche Vorlage im Geschäftsprozess durch die Kopie zu ersetzen.
Generiertes Dokument in Docs prüfen (noch über "Meine Aufgaben" gestartet)			X	Prüfer klicken auf die Schaltfläche Prüfen , um das generierte Dokument unter Meine Aufgaben zu öffnen. Die Konfiguration definiert, wer prüfen kann. Benutzer, die Dokumente generieren, z. B. Recruiter, benötigen keinen Drive Zugriff. Hinweis : Stellen Sie im Schritt "Prüfung" Ihres Geschäftsprozess unter "Schritt "Dokument prüfen" konfigurieren" sicher, dass das Feld "Dokument" aus der Kategorie "Schritt "Dokument generieren"" ausgewählt ist und nicht die Dokumentvorlage " ". Wenn Sie hier Dokumentvorlage wählen, werden manuelle Bearbeitungen am generierten Dokument nicht gespeichert.
Prüfen Sie die endgültige generierte PDF			X	Der Prüfer(z. B. Recruiter ) kann eine PDF Download , indem er das generierte Dokument unter "Meine Aufgaben" öffnet, auf Prüfenklickt und die PDF dann im Menü Datei lädt. Die generierte PDF verwendet die Schrift„Roboto“ ; die Schrift kann nicht bearbeitet werden.
Übertragen Sie auch: Eigentümerschaft für Dokumentvorlagen	X	X		In Workday Docs haben Vorlagen einzelne Benutzer als Eigentümer. Sie können auch: Eigentümerschaft bei Bedarf jederzeit Transfer . Siehe Eigentümerschaft von Drive Elementen an einen anderen Benutzer übertragen .
Bereinigen Sie Dokumente, die vom Schritt Dokumente generieren generiert wurden				Sie können eine Aufgabe "" verwenden. Beachten Sie, dass mit der Aufgabe Person bereinigen alle Daten zu persönlich identifizierbaren Informationen, die mit einem Mitarbeiter verknüpft sind, einschließlich Links zu Mitarbeiterdokumenten, dauerhaft gelöscht werden. Sie benötigen Zugriff auf die Domäne Purge Person Data und die Unterdomäne Purge Supplier .