Überlegungen zum Setup: Geschäftsprozesse
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Geschäftsprozessen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Als Grundlage für viele Anwendungen leiten Workday-Geschäftsprozesse Aufgaben an autorisierte Benutzer weiter, basierend auf ihrer Zugehörigkeit zu Sicherheitsgruppen und Organisationshierarchie. Sie können auch eine Bedingungslogik konfigurieren, um Geschäftsprozesse mithilfe lokalisierter Inhalte global zu skalieren.
Vorteile und Nutzen
Workday-Geschäftsprozesse:
- Erleichtern Sie die Verbindung von Personen, Anwendungen und Services, indem Sie konfigurierbare Prozessflüsse einrichten.
- Administratoren können alle Aspekte von Geschäftsprozessen ohne die Hilfe von Mitarbeitern der Informationstechnologie oder anderen Beratungsressourcen konfigurieren.
- Sparen Sie Zeit und beschleunigen Sie die Adoption, indem Sie über 550 vorkonfigurierte Geschäftsprozesse kopieren und ändern.
- Stellen Sie sicher, dass jeder Entscheidungsträger Zugriff auf die neuesten Daten hat, indem Sie im Rahmen Ihres Workflows problemlos Drittanbieteranwendungen integrieren.
- Stellen Sie einen Audit-Trail bereit, nachdem ein Geschäftsprozess abgeschlossen ist.
- Beschleunigen Sie die Kommunikation mit Geschäftsprozessteilnehmern mithilfe von Geschäftsprozessbenachrichtigungen.
- Verwenden Sie Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien, um festzulegen, wer teilnehmen kann und welche Aktionen er ausführen darf.
Anwendungsfälle
Geschäftsprozesse können eine Vielzahl von Szenarien abdecken, die Sie bei folgenden Aktivitäten unterstützen:
- Standardisieren und verfolgen Sie alle Arten von Anträgen oder Genehmigungen.
- Erstellen Sie separate Geschäftsprozesse für die Einstellung für verschiedene Stellen innerhalb einer Organisation.
- Verfolgen Sie Einkaufsanforderungen von der Planung bis zum Abschluss und erstellen Sie einen Überblick darüber, wer die einzelnen Transaktionen im Prozess abgeschlossen hat.
- Verfolgen Sie sich ändernde Probleme und Einstellungen in Ihrer Organisation, indem Sie Fragebögen verteilen und die Ergebnisse erfassen.
- Automatisieren Sie Vertragsprozesse, indem Sie Dokumente zur Prüfung und eSignatur verteilen.
- Beurteilungen von Studentenbewerbungen für eine Zulassung automatisieren.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Arten von Verfahren möchten Sie mit einem Workday-Geschäftsprozess automatisieren? | Sie können Ihren eigenen Geschäftsprozess erstellen oder einen von Workday bereitgestellten Standardgeschäftsprozess für eine bestimmte Funktion kopieren und anpassen. Beispiel: Die Standard-Geschäftsprozessdefinitionen Einstellung, Offiziellen Namen ändern und Tätigkeit ändern. |
Welche Arten von eSignatur möchten Sie verwenden? | Workday bietet neben Adobe Sign und DocuSign eine eigene eSignatur-Option. |
Welche Arten von Anträgen, Genehmigungen und Antragsberichten würden Sie hilfreich finden? | Sie können die Antragsprozesse (z. B. Einkauf, Mitarbeiterurlaub, Gebäudeinstandhaltung) in der gesamten Organisation konsolidieren und die Anträge eliminieren, die per Telefon, E-Mail, Nachricht oder Empfehlung übermittelt werden. Workday bietet bereitgestellte Berichte und benutzerdefinierte Berichte an, wenn Sie den Geschäftsprozess Anforderung verwenden. |
Welche Arten von Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen würden Sie hilfreich finden? | Sie können Benachrichtigungen erstellen, die durch den Status des Geschäftsprozesses als Ganzes (z. B. "Abgeschlossen", "Abgelehnt") oder durch den Beginn oder Ende des Geschäftsprozesses in einem Schritt getriggert werden.
Sie können auch das Senden einer benutzerdefinierten Benachrichtigung verzögern, indem Sie eine Benachrichtigungsverzögerung für Ihre Geschäftsprozesse konfigurieren. |
Welche Arten von Berichten möchten Sie haben? | Sie können Berichte zu abgeschlossenen Geschäftsprozessen erstellen, einen Audit-Trail für Änderungen erstellen und Berichte zu Geschäftsprozessen erstellen, die auf eine Aktion warten. |
Empfehlungen
Kopieren Sie eine Standard-Geschäftsprozessdefinition in eine beliebige Linienorganisation und passen Sie diese bei Bedarf an. Sie können verschiedene Versionen desselben Geschäftsprozesses für verschiedene Organisationen erstellen. Die Geschäftsprozesslogik wird vererbt. Daher verwendet eine untergeordnete Organisation die Geschäftsprozessdefinition der übergeordneten Organisation, es sei denn, Sie geben eine benutzerdefinierte Definition für die untergeordnete Organisation an.
Für eine optimale Geschäftsprozess-Performance empfiehlt Workday, die Anzahl der Schritte in einer Geschäftsprozessdefinition zu begrenzen.
Wir unterstützen maximal 72 aufeinanderfolgende, nicht manuelle Schritte in einem Geschäftsprozess. Ein nicht manueller Schritt ist ein Schritt, der vom System automatisch ohne Benutzerinteraktion verarbeitet wird. Beispiel: Nicht erforderliche Schritte, ein
Integrationsschritt
oder ein Berichtsschritt
. Bei Geschäftsprozessen mit 72 aufeinanderfolgenden, nicht manuellen Schritten empfiehlt Workday, die Geschäftsprozessdefinition zu evaluieren, um die Anzahl dieser aufeinanderfolgenden Schritte zu reduzieren, oder eine regelbasierte Geschäftsprozessdefinition mit bedingten Schritten zu konfigurieren. Sie können regelbasierte Geschäftsprozesse verwenden, die eine Routing-Struktur basierend auf dem Ziel des Geschäftsprozesses, der Rolle des Initiators oder einer anderen Bedingung auswählen.
Richten Sie Ihre Organisationsstruktur ein, um Routing, Sicherheit, Analysen und Berichte von Geschäftsprozessen zu optimieren. Workday leitet Geschäftsprozessschritte nach folgenden Kriterien weiter:
- Organisationen: Gruppen von Mitarbeitern, Kostenstellen und anderen Ressourcen.
- Rollen: Verantwortlichkeiten, die einem Mitarbeiter zugewiesen sind.
- Hierarchien: Strukturelle Attribute, die über-/untergeordnete Beziehungen oder Reporting-Beziehungen zwischen Organisationen einrichten.
- Standorte: Geografische Attribute.
Verwenden Sie den Bericht
Tenant Analyzer
, um Ihre Mandantenkonfiguration gegen die Empfehlungen von Workday zu prüfen.Verwenden Sie den Bericht
Ausnahmenaudit für Geschäftsprozesse,
um alle Geschäftsprozessdefinitionen mit kritischen Fehlern zu suchen.Anforderungen
Konfigurieren und verwalten Sie die Features der Geschäftsprozessdefinition, die Sie verwenden möchten:
- Genehmigungen und Aktionen.
- Zugehörige Links.
- Regelbasierte Geschäftsprozesse.
- Bedingungsregeln für Schritt- oder Validierungsanforderungen.
- To-do-Aufgaben und Checklisten.
Einschränkungen
Sie können nicht alle Schrittarten oder Aktionen einem Geschäftsprozess zuordnen. Öffnen Sie den Bericht
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration,
um zu bestimmen, welche Schrittarten und Aktionen Sie einem Geschäftsprozess zuordnen können.Mandanten-Setup
Verwenden Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozess,
um Einstellungen für folgende Elemente zu verwalten:
- Anhänge
- Kommentare
- Delegation
- eSignaturen
- Enddatum
Verwenden Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
, um die Einstellungen für Benachrichtigungen zu verwalten.Verwenden Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - System
, um Zeitzonen für Geschäftsprozesse zu verwalten.Sicherheit
Workday sichert keine Geschäftsprozesse in Domänen, aber jede Geschäftsprozessdefinition hat ihre eigene Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie, die bestimmt, wer folgende Aktionen ausführen kann:
- Starten Sie den Geschäftsprozess.
- Führen Sie Aktionsschritte innerhalb des Geschäftsprozesses aus.
- Führen Sie Aktionen für den gesamten Geschäftsprozess aus.
- Schritte zum Genehmigen, Korrigieren, Abbrechen und Rückgängigmachen.
- Aufgaben neu zuweisen.
Jeder Schritt in einer Geschäftsprozessdefinition ist mit einer Sicherheitsgruppe verknüpft, die definiert, wer für diesen Schritt verantwortlich ist.
Um die Sicherheitsrichtlinie für einen Geschäftsprozess anzuzeigen, wählen Sie in den möglichen Aktionen für eine Geschäftsprozessdefinition die Option .
Geschäftsprozesse
Workday bietet eine große Auswahl vorkonfigurierter Geschäftsprozesse. Öffnen Sie den Bericht
Geschäftsprozessdefinitionen
, um Geschäftsprozesse in Ihrem Mandanten anzuzeigen.Reporting
Berichte
| Überlegungen
|
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
| Legen Sie fest, welche Schritte und Aktionen Sie mit einem Geschäftsprozess verknüpfen können. |
Ereignisse suchen
| Suchen und filtern Sie Geschäftsprozessereignisse nach folgenden Kriterien:
|
Zykluszeiten für Geschäftsprozesse
| Überwachen Sie die durchschnittliche Prozesszeit (Tage) für Geschäftsprozessarten und -schritte. |
In den möglichen Aktionen für ein Geschäftsprozessereignis wählen Sie
| Details zu Geschäftsprozessen aufrufen:
|
Geschäftsprozesstransaktionen, die auf Aktion warten
| Zeigen Sie alle Geschäftsprozesse für folgende Elemente an:
|
Anstehende Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen
| Zeigen Sie anstehende Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen an.
Sie können einen Drilldown zu bestimmten Geschäftsprozessen für einen funktionalen Bereich durchführen, einschließlich des funktionalen Bereichs „Recruiting“. Wenn Sie den Bericht aktuell zur Identifizierung anstehender Recruiting-Benachrichtigungen verwenden, können Sie alle Recruiting-Geschäftsprozesse in der Wertelistenoption Recruiting auswählen. |
Integrationen
Sie können einen
Integrationsschritt
für einen Geschäftsprozess einrichten, der ein Integrationsprozess
-Ereignis startet. Das Ereignis startet ein Integrationssystem, das mit einem oder mehreren Geschäftsprozessen verknüpft ist. Sie können aus einer Liste von Integrationen auswählen. Workday-Webservices (WWS) und REST-APIs stehen für Integrationen zur Verfügung.
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.