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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-06-14
FAQ: Geschäftsprozesse

FAQ: Geschäftsprozesse

Wie finde ich Geschäftsprozessdefinitionen mit kritischen Fehlern?
Verwenden Sie den Bericht
Ausnahmenaudit für Geschäftsprozesse,
 um alle Geschäftsprozessdefinitionen mit kritischen Fehlern zu suchen. Wenn Sie diesen Bericht ausführen, haben Sie die Möglichkeit, Warnungen anzuzeigen. Warnungen stellen möglicherweise kein Problem dar, je nachdem, was der Geschäftsprozess ausführen soll, aber Workday erkennt das Potenzial für unerwartete Ergebnisse und gibt Ihnen die Möglichkeit, dies zu prüfen.
Das mögliche Aktionsmenü in der Spalte
„Geschäftsprozess“
 ist mit dem möglichen Aktionsmenü für die Definition eines Geschäftsprozesses identisch.
Das Menü der möglichen Aktionen in der Spalte
Es besteht ein Problem mit
 ist identisch mit den möglichen Aktionen in einem einzelnen Schritt auf der Seite
Definition anzeigen
 des Geschäftsprozesses.
Wenn ein Geschäftsprozess fehlerhaft ist, sendet Workday automatisch die Aufgabe
Geschäftsprozess korrigieren
 an Business Process Administrators und stellt einen Link zur Korrektur der Geschäftsprozessdefinition bereit.
Wie kann ich inaktive Sicherheitsgruppen entfernen, die mit zulässigen Aktionen verknüpft sind, die nicht mehr verfügbar sind?
Wenn ein Geschäftsprozess Aktionen enthält, die in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie nicht mehr verfügbar sind, und diese Aktionen noch mit inaktiven Sicherheitsgruppen verknüpft sind, kann der Geschäftsprozess von Auditberichten markiert werden, damit Sie Aktionen durchführen können. Beispiel: Der Bericht
Security Exception Audit
 . Um das Problem zu beheben, sollten Sie die Aufgabe
Inaktive Sicherheitsgruppen aus nicht verfügbaren Aktionen entfernen
 ausführen. Mit dieser Aufgabe können Sie inaktive Sicherheitsgruppen identifizieren und entfernen, die mit zulässigen Aktionen verknüpft sind, die nicht mehr verfügbar sind. Um auf die Aufgabe zugreifen zu können, müssen Sie die Berechtigung für folgende Domänen haben:
  • Business Process Administration
  • Security Activation
  • Security Configuration
Bevor Sie mit der Ausführung der Aufgabe
"Inaktive Sicherheitsgruppen aus nicht verfügbaren Aktionen entfernen"
 fortfahren, sollten Sie ermitteln, ob Sie inaktive Sicherheitsgruppen in Ihrem Mandanten entfernen müssen. Dieser Prozess kann nicht rückgängig gemacht werden.
Führen Sie die folgenden Schritte aus:
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Activate Pending Security Policy Changes,
     um vorhandene Sicherheitsänderungen zu bestätigen und zu aktivieren. Workday empfiehlt dringend, diese Aufgabe zuerst auszuführen.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Inaktive Sicherheitsgruppen entfernen aus nicht verfügbaren Aktionen
     . Wählen Sie
    Bestätigen
     und klicken Sie auf
    OK
    . Ein Hintergrundprozess wird ausgeführt und entfernt die inaktiven Sicherheitsgruppen.
  3. Öffnen Sie erneut die Aufgabe
    Activate Pending Security Policy Changes
     , um den Prozess zum Entfernen inaktiver Sicherheitsgruppen abzuschließen. Wenn die Geschäftsprozessart in der Aufgabe
    Activate Pending Security Policy Changes
     nicht angezeigt wird, fahren Sie mit der Bestätigung der anstehenden Änderungen der Sicherheitsrichtlinie.
Sobald Sie die Sicherheitsgruppe entfernt und den Bericht
Security Exception Audit
 geöffnet haben, zeigt Workday die Sicherheitsgruppe nicht mehr auf dem Register
Ausnahmen für Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie
 an. Die Aufgabe
Inaktive Sicherheitsgruppen aus nicht verfügbaren Aktionen entfernen
 berücksichtigt keine Audit-Elemente, die möglicherweise auf folgenden Berichtsregistern
für Sicherheitsausnahmenaudit
 angezeigt werden:
  • Ausnahmen für Domänen-Sicherheitsrichtlinien
  • Ausnahmen für Sicherheitsgruppen
Wie kann ich feststeckende Geschäftsprozesse finden und korrigieren?
Es gibt mehrere mögliche Gründe, warum ein Geschäftsprozess angehalten wurde, und verschiedene Möglichkeiten, danach zu suchen. Bei einer Prüfung der Berichte
Geschäftsprozesstransaktionen, die auf Aktion warten
, ,
Geschäftsprozesstransaktionen, die seit X Tagen auf Aktion warten
, und
Geschäftsprozesstransaktionen der Art "Wartet auf Aktion"
 werden nicht unbedingt Probleme identifiziert, da jeder Schritt normalerweise einen Tag oder länger wartet, bis er von der verantwortlichen Person abgeschlossen wird .
Angehaltene Geschäftsprozesse lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen: Geschäftsprozesse, die auf Aktion warten, und Geschäftsprozesse mit kritischen Fehlern.
  • Geschäftsprozesse, die auf Aktion warten
    1. Führen Sie den Bericht
      Geschäftsprozesstransaktionen, die auf Aktion warten für x Tage aus.
       Dadurch werden die ältesten Instanzen oben angezeigt.
    2. Verwenden Sie den Vollständigen Prozessdatensatz für die Geschäftsprozesstransaktion, um die Schritte zu suchen, die auf eine Aktion warten, und auf wen sie warten. Wählen Sie
      Geschäftsprozess > Vollständiger Prozessdatensatz
       in den möglichen Aktionen für die Geschäftsprozesstransaktion.
      • Wenn die Liste der Prozesse, die auf eine Aktion warten, zu lang ist, können Sie den Bericht
        Geschäftsprozesstransaktionen der Art "Wartet auf Aktion"
         verwenden und die Geschäftsprozessarten angeben, nach denen Sie suchen möchten. Sie können für diesen Bericht die Namen der für Sie interessanten Standarddefinitionen für Geschäftsprozesse angeben und die Berichtsausgabe auf diese beschränken.
      • Wenn Sie feststellen, dass ein Schritt nicht zugewiesen ist, finden Sie weitere Informationen unter Wie kann ich nicht zugewiesene Aufgaben suchen und korrigieren?.
    3. Prüfen Sie, ob die Mitarbeiterzuweisung ein Gültigkeitsdatum hat, das in der Zukunft liegt. Prüfen Sie auch, ob sich die Sicherheit geändert hat. Es ist möglich, die Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess so zu ändern, dass, nachdem die Aufgabe in „Meine Aufgaben“ eines Mitarbeiters eingegangen ist, sich seine Sicherheitszugriffsberechtigung geändert hat und er nicht mehr auf die Aufgabe zugreifen kann. In diesem Fall müssen Sie sie neu zuweisen.
  • Geschäftsprozesse mit kritischen Fehlern
    • Wenn Sie versuchen, einen Geschäftsprozess auszuführen, dessen Definition zum Datum, an dem der Schritt eingegeben wurde, einen kritischen Fehler aufweist, verwendet Workday stattdessen die Standarddefinition.
      Beispiel: Wenn der Schritt
      Vergütung vorschlagen
       des Geschäftsprozesses
      Einstellung
       am 3. Januar eingegeben wurde und der Geschäftsprozess
      Vergütung vorschlagen
       zu diesem Zeitpunkt einen kritischen Fehler aufwies, verwendet Workday die Standarddefinition für den Geschäftsprozess. Wenn der kritische Fehler im Geschäftsprozess jedoch am 4. Januar behoben wurde, ist im Ereignis
      Einstellung
       kein Fehler sichtbar. Um die Geschäftsprozessdefinition zu bestimmen, die ein Ereignis verwendet, wählen Sie in den möglichen Aktionen für das Ereignis die Option
      Geschäftsprozessdefinition
      anzeigen
       . Wenn das Ereignis die Standarddefinition des Geschäftsprozesses verwendet, anstatt eine benutzerdefinierte Definition zu verwenden, zeigen Sie die Geschäftsprozessdefinition zu dem Datum an, an dem der Schritt eingegeben wurde, um den kritischen Fehler im Geschäftsprozess zu diesem Zeitpunkt anzuzeigen.
      Wenn die Standarddefinition für Ihre Organisation nicht ordnungsgemäß konfiguriert ist, wird sie möglicherweise blockiert oder nicht wie erwartet ausgeführt. Siehe Wie finde ich Geschäftsprozessdefinitionen mit kritischen Fehlern?.
Wie kann ich nicht zugewiesene Aufgaben suchen und korrigieren?
Eine Aufgabe wird zu einer nicht zugewiesenen Aufgabe, wenn die angegebene Sicherheitsgruppe keinen Benutzer enthält oder nur Benutzer mit deaktivierten Workday-Konten enthält. Beispiel: Wenn ein Schritt über die Sicherheitsgruppe
Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst
 gesichert ist, der zugewiesene Benutzer jedoch ein zukünftiges Einstellungsdatum hat, ist die Zuweisung der Aufgabe aufgehoben. Die Zuweisung einer Aufgabe kann auch aufgehoben werden, wenn das Workday-Konto des zugewiesenen Benutzers deaktiviert, abgelaufen oder gesperrt ist oder wenn der zugewiesene Benutzer keine Benutzer-ID und kein Kennwort hat und nicht auf Workday zugreifen kann, um seine Benachrichtigung anzuzeigen oder den zugewiesenen Schritt abzuschließen. Der Bericht
Nicht zugewiesene Aufgaben
 zeigt die Schritte an, bei denen dies das Problem ist.
Business Process Administrators können nicht zugewiesene Aufgaben Mitarbeitern oder Rolleninhabern von verbundenen Unternehmen in der erforderlichen Sicherheitsgruppe neu zuweisen. Workday sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail an Mitglieder aller Sicherheitsgruppen mit „Anzeigen“- und „Ändern“-Berechtigungen in der Domäne
Business Process Administration,
 wenn die Zuweisung einer Aufgabe aufgehoben wird.
Dies ist nicht das gleiche Problem wie wenn Benutzer, die in Urlaub gehen, ihre Aufgaben vorübergehend anderen Benutzern zuweisen müssen. Siehe: Meine Aufgaben delegieren.
Führen Sie die folgenden Schritte aus:
  1. Öffnen Sie den Bericht
    Nicht zugewiesene Aufgaben
     . Workday empfiehlt Ihnen, die Liste der nicht zugewiesenen Aufgaben nach bestimmten Geschäftsprozessen, Datumsbereich oder beidem zu filtern.
  2. Suchen Sie für jede nicht zugewiesene Aufgabe die Sicherheitsgruppe, die einen nicht zugewiesenen Benutzer hat.
  3. In den möglichen Aktionen können Sie die Art der Sicherheitsgruppe bestimmen.
    • Bearbeiten Sie für eine benutzerbasierte Sicherheitsgruppe die Sicherheitsgruppenzugehörigkeit, um einen Rolleninhaber für einen Mitarbeiter oder ein verbundenes Unternehmen zuzuweisen und sicherzustellen, dass der zugewiesene Benutzer eine aktive Workday-Benutzer-ID und ein aktives Kennwort hat.
    • Für jede andere Sicherheitsgruppenart gibt die Gruppe andere Objekte als Mitarbeiter an. Stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsgruppe ausgefüllt ist und das angegebene Objekt den Rolleninhaber „Mitarbeiter“ oder „Verbundenes Unternehmen“ enthält. Das Objekt kann eine Rolle, ein Tätigkeitsprofil, eine Tätigkeitskategorie, eine Tätigkeitsfamilie, eine Managementebene, eine Organisation, ein Standort oder eine andere Sicherheitsgruppe sein.
  4. Wenn Sie einen Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzugefügt haben, bestätigen Sie die Änderung mithilfe der Anweisungen unter
    Nicht zugewiesene Aufgaben
    . Dies ist erforderlich, um die Geschäftsprozessinstanz neu zu starten.
Warum werden für das Geschäftsprozessereignis keine Schrittdetails angezeigt?
Ermitteln Sie anhand der folgenden Fragen, ob Sie Zugriff auf ein Geschäftsprozessereignis haben. Wenn die Antwort auf alle diese Fragen Nein lautet, haben Sie keinen Zugriff auf das Ereignis.
  • Sind Sie ein Mitglied einer Sicherheitsgruppe, die die Aktionen
    "Alle anzeigen"
    ,
    "Abbrechen"
    ,
    "Korrigieren
    " oder
    "Rückgängig machen"
     für die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie des Ereignisses ausführen kann?
  • Sind Sie Mitglied einer Sicherheitsgruppe, die die Aktion
    Nur abgeschlossene anzeigen
     in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie des Ereignisses ausführen kann, und ist das Ereignis sowohl abgeschlossen als auch kein zukünftiges Ereignis?
  • Haben Sie „Ändern“-Zugriff auf die Domäne
    Business Process Administration
     ?
  • Haben Sie aktuell ein zugehöriges Nicht-To-do-Element in Ihren "Meine Aufgaben"?
Wenn Sie aktuell ein zugehöriges To-do-Element in Ihren Meine Aufgaben haben, haben Sie möglicherweise Zugriff auf das Geschäftsprozessereignis, aber nicht auf das Register
Details
 .
Sie können auch den Bericht
Business Process Policy View - Audit
 verwenden, um eine Reihe von sicherheitsbezogenen Problemen zu lösen. Es werden Sicherheitsgruppen angezeigt, die
Aktionsschritte
 ausführen, Genehmigungsentscheidungen treffen und Benachrichtigungen erhalten können, aber nicht
den Zugriff Alle anzeigen
 oder
Nur abgeschlossene anzeigen
 in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie haben.
In diesen Fällen können Sie das Ereignis nur anzeigen, wenn sich die Aufgabe in "Meine Aufgaben" befindet. Sobald sich die Aufgabe nicht mehr in Ihren "Meine Aufgaben" befindet, verlieren Sie den Zugriff auf das Ereignis. Daher erhalten Sie möglicherweise eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zu dem Ereignis, bei dem ein Fehler zurückgegeben wird, wenn Sie auf den Link klicken. Dieser Fehler tritt auf, weil Sie nicht zu einer Sicherheitsgruppe gehören, die Zugriff auf
"Alle anzeigen"
 oder
"Nur abgeschlossene anzeigen"
 für das Ereignis hat. Wenn Sie den Bericht
Business Process Policy View Audit
 ausführen, können Sie Sicherheitseinstellungen bereinigen und diese Arten von Fehlern vermeiden.
Warum werden Geschäftsprozessereignisse nicht in der Mitarbeiterhistorie angezeigt?
Stellen Sie sicher, dass eine Sicherheitsgruppe, der Sie angehören, in der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess für jedes Ereignis, das Sie anzeigen möchten, den Zugriff
„Alle anzeigen“
 oder
„Nur abgeschlossene anzeigen“
 hat. Darüber hinaus müssen Sie Zugriff auf die entsprechende Sicherheitsdomäne haben, um die Mitarbeiterhistorie anzuzeigen.
Wie bestimmt Workday, welche Geschäftsprozessdefinition verwendet werden soll?
Häufig ist die Logik, mit der Workday verwendet, um zu bestimmen, welche Geschäftsprozessdefinition verwendet werden soll, unklar.
Sie können die von Workday verwendete Geschäftsprozessdefinition festlegen, indem Sie in den möglichen Aktionen für ein Geschäftsprozessereignis
die Option GeschäftsprozessDefinition
anzeigen
 auswählen. Es gibt mehrere Gründe, warum Workday eine bestimmte Geschäftsprozessdefinition auswählt.
In einigen Fällen, wenn Sie eine Stelle einstellen, kann sich die Stelle in zwei Organisationen befinden. Beispiel: Die Standarddefinition des Geschäftsprozesses
Einstellung
 ermöglicht die Zuordnung des Geschäftsprozesses zu beiden Arten von Organisationen. Workday verwendet die Rangfolge von Organisationsarten, um zu bestimmen, wo zuerst nach der zu verwendenden Geschäftsprozessdefinition gesucht werden soll. Wird kein benutzerdefinierter Geschäftsprozess in der Organisation mit der höchsten Priorität gefunden, sucht Workday in der Organisation, die als Nächstes in der Rangfolgeliste definiert ist. Wenn kein benutzerdefinierter Geschäftsprozess für eine Organisation in der Rangliste definiert ist, verwendet Workday die Standard-Geschäftsprozessdefinition für die Organisation mit der höchsten Priorität. Weitere Informationen finden Sie unter Organisationsartrangfolge verwalten.
Darüber hinaus verwendet Workday die Standard-Geschäftsprozessdefinition, wenn sich die Geschäftsprozessdefinition der Organisation am Startdatum des Ereignisses in einem der folgenden Status befindet:
  • Kritische Fehler enthält.
  • Sie ist inaktiv.
  • Es ist an dem Datum, an dem das Ereignis gestartet wurde, nicht gültig.
Um die Geschäftsprozessdefinition zum Startdatum des Ereignisses anzuzeigen, zeigen Sie die Geschäftsprozessdefinition an und geben Sie das Startdatum des Ereignisses in das Feld
Gültigkeitsdatum
 ein.
Was ist, wenn eine Bedingungsregel nicht wie erwartet ausgelöst wird?
Testen Sie die Bedingungsregel wie folgt:
  • Wenn der Schritt mehrere Bedingungen enthält, testen Sie jede Bedingung nacheinander, um sicherzustellen, dass sie alle wie erwartet funktionieren.
  • Wenn die Bedingung mehrere Regeln enthält, testen Sie jede Regel einzeln.
  • Stellen Sie sicher, dass die Datenwerte in der Bedingungsregel mit den Daten im Ereignis selbst übereinstimmen. Beispiel:
    • Wenn die Bedingungsregel prüft, ob das Land gleich Japan ist, stellen Sie sicher, dass das Ereignis eine Linienorganisation mit einem Standort verwendet, an dem das Land Japan ist.
    • Wenn Sie Bedingungsregeln für mitarbeiterbasierte Felder im Geschäftsprozess
      Einstellung
       erstellen, aber das Ereignis
      Einstellung
       noch nicht abgeschlossen ist, ist der Bewerber noch kein Mitarbeiter und die Bedingungsregeln daher möglicherweise ungültig.
    Um die Werte der einzelnen Felder zum Zeitpunkt der Ausführung des Schritts zu bestimmen, wählen Sie
    Reporting-
    Berichtsfelder und -werte
     in den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozessschritt. Prüfen Sie die Werte der einzelnen in der Bedingungsregel verwendeten Felder, um zu ermitteln, warum die Regel nicht wie erwartet funktioniert.
Sie können auch direkt aus dem Geschäftsprozessereignis einen benutzerdefinierten Bericht erstellen und die Felder in den Bedingungsregeln platzieren (namentlich berechnete Felder), um zu sehen, welche Werte sie haben. Auf diese Weise können Sie feststellen, wo die Bedingungsregel unterbrochen wird.
Weitere Informationen zur Funktionsweise von Bedingungsregeln finden Sie unter Konzept: Schrittbedingungen.
Weitere Informationen zum Erstellen eines kontextbezogenen Berichts finden Sie unter "Berichte erstellen aus Geschäftsobjektinstanzen".
Welche Schritte sind erforderlich, wenn eine Aufgabe nicht an die vorgesehene Person geht?
Prüfen Sie die dem Ereignis zugeordneten Daten, um die Objekte zu suchen, denen die Sicherheitsgruppe zugewiesen ist. Da rollenbasierte Sicherheitsgruppen mehreren Objekten zugewiesen werden können, sollten Sie Folgendes beachten:
  • Linienorganisationen
  • Standorthierarchien
  • Abrechnungsgruppe
  • Alle anderen benutzerdefinierten Organisationen, die dem Mitarbeiter oder der Linienorganisation zugewiesen sind.
Prüfen Sie die Zugehörigkeit zu jeder Art von Sicherheitsgruppe. Bei Schnittmengen- und Aggregations-Sicherheitsgruppen sollten Sie die Mitglieder beider Sicherheitsgruppen auf gemeinsame Elemente prüfen.
Wie kann ich Kommentare aus einem Geschäftsprozess löschen?
Business Process Administrators können einen oder mehrere Kommentare aus einem Geschäftsprozess entfernen, bevor oder nachdem der Geschäftsprozess abgeschlossen ist.
In den möglichen Aktionen für den übergeordneten Geschäftsprozess (nicht für einen Geschäftsprozessschritt) wählen Sie
Geschäftsprozess
Kommentare entfernen
. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Kommentar, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf
OK
.
Wenn ein Kommentar zu einem Unterprozess eingegeben wurde, können Sie den Kommentar als mögliche Aktion für den Unterprozess entfernen und nicht für einen einzelnen Schritt innerhalb des Unterprozesses.
Wie finde ich geeignete Felder für die Erstellung von Bedingungsregeln?
Wenn ein benötigtes Feld beim Erstellen einer Bedingungsregel nicht verfügbar ist, können Sie mithilfe des Berichts
"Workday-Datenverzeichnis"
 bestimmen, welche Felder für die einzelnen Geschäftsobjekte verfügbar sind: . Sie können auch ein berechnetes Feld erstellen und es auf die Ebene des Aktionsereignisses bringen.