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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-12-13
Zeiteingabecodes erstellen

Zeiteingabecodes erstellen

Sicherheit: Domäne
Set Up: Time Tracking
 im funktionalen Bereich „Time Tracking“.
Zeiteingabecodes beschreiben die Arten von Zeiten, die Mitarbeiter eingeben können, z. B.
Worked Time
,
Training
 und
On Call
. Sie werden in der Werteliste
Zeitart
 angezeigt, die Mitarbeiter bei der Zeiteingabe verwenden.
Zeitcodegruppen steuern, wer einen Satz von Zeiteingabecodes verwenden kann. Mitarbeiter können die Zeiteingabecodes in folgenden Bereichen verwenden:
  • In ihrer Zeitcodegruppe.
  • Im Standard für Zeiteingabecode, der ihrer Zeiteingabevorlage zugewiesen ist.
Generell sollten Sie Zeiteingabecodes nur für die Zeitarten erstellen, die Mitarbeiter eingeben sollen. Beispiel: Erstellen Sie nur dann einen Code für Überstunden, wenn die Mitarbeiter angeben sollen, welche ihrer Stunden als Überstunden bezahlt werden sollen. Möglicherweise benötigen Sie keinen Zeiteingabecode für Überstunden, wenn Sie eine Zeitberechnung definieren, die Überstunden automatisch berechnet.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zeiteingabecode erstellen
    .
  2. Geben Sie einen eindeutigen Wert bei
    Name
     ein, z. B.
    Gearbeitete Stunden
     oder
    Gearbeitete Zeit
    .
    Sie können einen anderen Anzeigenamen zuweisen, der Mitarbeitern im Feld
    Anzeigename
     angezeigt wird.
  3. Wählen Sie die
    Einheiten
     für die Zeiteingabe aus, in der Regel
    Tage
     oder
    Stunden
    .
    Greifen Sie auf folgende Werte aus der Kategorie Allgemein zu:
    • Stunden
    • Tage
    • Monate
    Um zusätzliche Einheiten wie Meile oder Schachtel zu definieren, öffnen Sie die Aufgabe
    Mengeneinheiten verwalten
     .
  4. Definieren Sie
    Allgemeine
     Optionen für den Zeiteingabecode.
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Eingabemethode
    Wenn die
    Einheiten
    Stunden
     sind, geben Sie an, ob Mitarbeiter nur Stunden oder Zeiten für Beginn/Ende eingeben müssen. Beispiel: 3 Stunden oder 09:00 – 12:00 Uhr.
    Anzeigename
    (Optional) Geben Sie einen Anzeigenamen ein, den Mitarbeiter anstelle des Werts im Feld
    Name
     sehen.
    Sie können mehreren Zeiteingabecodes denselben Anzeigenamen zuweisen. Beispiel: Sie können den Zeiteingabecodes
    Nur Stunden
     und
    Beginn/Ende
     den Anzeigenamen
    Worked Time
     zuweisen.
    Sortierpriorität
    (Optional) Weisen Sie eine Sortierpriorität zu, um die Reihenfolge des Zeiteingabecodes in der Werteliste
    Zeitart
     zu steuern, die Mitarbeiter bei der Zeiteingabe sehen. Workday zeigt die Zeiteingabecodes mit kleineren Zahlen weiter oben in der Liste an. Workday sortiert Codes standardmäßig alphabetisch und wenn mehrere Zeiteingabecodes dieselbe Sortierpriorität haben.
    Eingabe von zukünftiger Zeit beschränken
    (Optional) Schränkt die Zeiteingabe für zukünftige Daten ein, wenn ein Mitarbeiter folgende Aktionen ausführt:
    • Einen neuen Zeitblock erstellt.
    • Bearbeitet einen vorhandenen Zeitblock.
    Dieses Kontrollkästchen gilt nicht für:
    • Zeiteingabemethode „Zeit erfassen (Wöchentlich)“.
    • Stempeluhrereignisse.
    Sie können auch die Zeiteingabe für zukünftige Daten in Projekthierarchien einschränken.
  5. (Optional) Wenn die
    Eingabemethode
    Nur Stunden
     lautet, wählen Sie zulässige Schritte für die Zeiteingabe aus.
    In Workday müssen Sie Stunden als Dezimalzahlen eingeben. Beispiel: Geben Sie 1 Stunde und 30 Minuten als
    1,5
     Stunden ein.
    Eingabebeispiele für Inkrement für Stunden
    Mitarbeiter erfassen Zeit
    0,01
    Als beliebiger Wert mit 2 Dezimalstellen. Beispiel: 0,15 oder 1,33.
    0,25
    In einem Vielfachen von 0,25 Stunden. Beispiel: Sie können 2,5 Stunden eingeben, aber nicht 2,1 Stunden.
  6. (Optional) Geben Sie einen numerischen Wert in das Feld
    Standardmenge
     ein. Sie können bis zu 9999 Einheiten eingeben. Workday füllt diesen Wert aus, wenn Mitarbeiter Zeit mittels Mikrobearbeitung über den Zeiteingabekalender eingeben.
    Sie können eine Standardmenge für stundenbasierte Zeiteingabecodes konfigurieren, wenn die Zeiteingabemethode
    Nur Stunden
     lautet. Das
    Inkrement für Stundeneingabe
    , das Sie für den Zeiteingabecode konfiguriert haben, muss mit der Standardmenge synchron sein. Beispiel: Sie geben
    1 Stunde
     in das Feld
    Inkrement für Stundeneingabe
     ein. Sie können in das Feld
    Standardmenge
     keinen Dezimalwert eingeben, z. B.
    1,5
    .
    Sie können auch eine Standardmenge für Zeiteingabecodes konfigurieren, deren Einheit eine andere als Stunden ist. Beispiel: Sie können eine Standardmenge von 5 LKW-Ladungen eingeben. Workday unterstützt keine Standardwerte für Zeiteingabecodes für Beginn/Ende.
  7. (Optional) Wenn die
    Eingabemethode
    Nur Beginn/Ende
     lautet, wählen Sie eine Rundungsoption aus.
    Wenn eine Rundungsoption vorhanden ist, rundet Workday jede Start- und Endzeit auf die nächste Rundungsmarke. Die Grenze bestimmt, ob die Zeit zu Berechnungszwecken auf- oder abgerundet wird. Workday berechnet dann die Dauer zwischen den gerundeten Start- und Endzeiten auf 6 Dezimalstellen.
    Für die Option
    Benutzerdefinierte Rundung
     wählen Sie die Rundungsoptionen für
    Beginn
     und
    Ende
     separat.
    Wenn Mitarbeiter zu kurze Zeitblöcke (unterhalb der Grenze) melden, können bei den Start- und Endzeiten, die von Workday separat gerundet werden, zu viel oder zu wenig Mitarbeiterzeiten erfasst werden.
  8. Wählen Sie die
    Standardberechnungs-Tags
    , die mit der berechneten Zeit verknüpft werden sollen, die Workday generiert, wenn ein Mitarbeiter Zeit mit diesem Zeiteingabecode eingibt.
    Die Tags bestimmen, welche:
    • Zeitberechnungen Workday anwendet, um berechnete Zeit zu erstellen.
    • Summen im Zeiteingabekalender von Mitarbeitern zu aktualisieren sind.
  9. Definieren Sie auf dem Register
    Gruppen
    , wer den Zeiteingabecode verwenden darf, indem Sie ihn zu einer oder mehreren
    Zeitcodegruppen
     hinzufügen.
    Wenn Sie
    Positions
    -basierte Auswählbarkeit verwenden, können Mitarbeiter nur Zeiteingabecodes auswählen, die für die Stelle gültig sind, für die sie Zeit eingeben. Die
    Positions
    -basierte Auswählbarkeit ist nur für Zeitcodegruppen verfügbar.
  10. (Optional) Definieren Sie auf dem Register
    Erweitert
     die erweiterten Konfigurationen für den Zeiteingabecode.
    1. Wählen Sie
      Eingabeoptionen für Worktags
       als Zeiteingabecode aus.
      Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
      Eingabeoption
      Beschreibung
      Standardwert
      Der Worktag-Wert wird bei der Zeiteingabe automatisch eingetragen. Mitarbeiter können den Worktag-Wert während der Zeiteingabe manuell ändern.
      Ausgeblendet
      Blendet während der Zeiteingabe ein Worktag aus. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie ein Worktag für eine Zeiteingabevorlage aktiviert haben, dieses aber nicht mit diesem Zeiteingabecode verwenden möchten.
      Erforderlich
      Wenn Mitarbeiter Zeit mit diesem Zeiteingabecode erfassen, müssen sie einen Wert für dieses Worktag auswählen.
      Damit diese Optionen angewendet werden können, müssen Sie auch die Worktags in der Zeiteingabevorlage des Mitarbeiters aktivieren. Die erweiterten Worktag-Optionen im Zeiteingabecode verfeinern das Verhalten der Worktags, die Sie in der Zeiteingabevorlage aktivieren. Wenn ein Worktag in der Zeiteingabevorlage eines Mitarbeiters nicht aktiviert ist, kann der Mitarbeiter keinen Wert für das Worktag eingeben, selbst wenn Sie es für den Zeiteingabecode als erforderlich festlegen.
    2. Wählen Sie im Abschnitt
      Überschreibungssatz
       die Optionen für den Überschreibungssatz für die Zeiteingabe aus.
      Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
      Feld
      Beschreibung
      Überschreibungssatz zulassen
      Mitarbeiter können den Standardvergütungssatz bei der Eingabe von Zeit überschreiben.
      Der Überschreibungssatz, den Sie manuell in einen Zeitblock eingeben, überschreibt auch alle Berechnungen des Überschreibungssatzes, die für den Zeitblock gelten.
      Währung
      Wenn Sie
      Überschreibungssatz zulassen
       aktivieren, geben Sie die Währung für den Überschreibungssatz an. Die Währung wird in den Zeitblöcken im Zeiteingabekalender angezeigt.
      Wenn Sie keine Währung angeben, zeigt Workday keine Währung im Zeiteingabekalender an. Workday stellt jedoch die Standardwährung bereit, wenn die Zeit an Workday Payroll oder Cloud Connect for Third Party Payroll gesendet wird.
      Selfservice-Bearbeitung nicht zulassen
      Damit wird verhindert, dass Selfservice-Benutzer einen Überschreibungssatz für ihre eigenen Zeitblöcke eingeben können. Manager, Administratoren oder andere autorisierte Benutzer, die Zeit im Auftrag eines Mitarbeiters eingeben, können den Vergütungssatz dennoch überschreiben.
    3. Wählen Sie
      Anhänge zulassen
       aus, damit Mitarbeiter Dokumente, wie z. B. eine Jury-Vorladung oder ein ärztliches Attest, an Zeitblöcke anhängen können, die diesen Zeiteingabecode verwenden.
Mitarbeiter, die für den neuen Zeiteingabecode auswählbar sind, können diesen bei der Zeiteingabe auswählen. Mit dem neuen Zeiteingabecode eingegebene Zeit wird in die Gesamtsummen einbezogen, die im Zeiteingabekalender angezeigt werden, wenn Berechnungs-Tags in den Gesamtsummen enthalten sind.
  • Wenn Sie Anhänge aktiviert haben, konfigurieren Sie segmentierte Sicherheit, um den Zugriff auf Zeiterfassungsdokumente zu beschränken.
  • Prüfen Sie die Zeiteingabecodes mithilfe des Berichts
    Alle Zeiteingabecodes
     auf Genauigkeit.
  • Um die Verwendung eines Zeiteingabecodes zu beenden, haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Inaktivieren Sie ihn, wenn eine aktive Zeitcodegruppe oder Zeitberechnung den Code nicht verwendet.
      Verwenden Sie die Aufgabe
      Zeiteingabecode bearbeiten
       und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Inaktiv
      .
    • Löschen Sie den Code, sofern er nicht als Standard-Zeiteingabecode für eine Zeiteingabevorlage fungiert. Sie können den Code auch löschen, sofern er nicht mit einem erfassten Zeitblock verknüpft ist. Verwenden Sie die Aufgabe
      Zeiteingabecode löschen
      .