Überlegungen zum Setup: Periodenkalender
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Periodenkalendern dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Ein Periodenkalender ist ein Satz von aufeinanderfolgenden Perioden einer Standardlänge, die Workday in folgenden Produkten verwendet:
- In Workday Absence, um das Anspruchsintervall für Urlaubs-/Abwesenheitspläne zu bestimmen, die Salden verfolgen, und um die Mitarbeiterauswählbarkeit für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan zu definieren.
- In Workday Payroll, um zu bestimmen, wie oft Sie Mitarbeiter vergüten und für welche Zeitspanne in Tagen die Auszahlung abgerechnet wird. Sie steuern auch die vorgetragenen Rückstellungen für Buchhaltungseinträge.
- In Workday Time Tracking, um zu steuern, wann Benutzer Arbeitsstunden eingeben und anpassen können.
Vorteile und Nutzen
Sie können mehrere Periodenkalender mit unterschiedlichen Intervallen entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen einrichten.
Sie können Zeit sparen und die Effizienz verbessern, indem Sie Folgendes verwenden:
- Eine EIB-Integration, um einen Periodenkalender zu erstellen oder Perioden zu einem vorhandenen Zeitplan hinzuzufügen.
- Dieselbe Zeitperiodenkalender für mehrere Workday-Produkte.
Workday ermöglicht mehr Flexibilität, da Sie Datumsangaben für eine Auszahlung, die normalerweise auf ein Wochenende fällt, automatisch anpassen können.
Anwendungsfälle
- Definieren Sie die Länge und das Zahlungsdatum für verschiedene Abrechnungszyklen. Beispiel: Richten Sie einen zweiwöchentlichen Zeitplan für die reguläre Entgeltabrechnung und einen jährlichen Zeitplan für Bonuszahlungen ein.
- Richten Sie eine übereinstimmende Zeitperiode und Abrechnungsperiode ein, um Mitarbeiter für gearbeitete Stunden zu bezahlen, die von der Abrechnungsperiode abgedeckt sind.
- Definieren Sie für jede Periode, wann Mitarbeiter Arbeitszeiten erfassen können und wann Administratoren Anpassungen an den Stunden von Mitarbeitern vornehmen können.
- Definieren Sie Stichtage für Entgeltabrechnungen, um Einmalzahlungen nach einem bestimmten Datum in jeder Periode auszuschließen.
- Integrieren Sie Feiertagskalender, um Abrechnungsdaten automatisch anzupassen und arbeitsfreie Tage zu berücksichtigen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie viele verschiedene Zyklen für Entgeltabrechnung, Zeiterfassung und Abwesenheit gibt es in Ihrem Unternehmen? | Sie müssen mindestens einen Zeitplan für jeden Abrechnungs- und Zeiterfassungszyklus erstellen.
Sie können Zeitpläne in Workday Absence Management, Workday Time Tracking und Workday Payroll gemeinsam nutzen, wenn die Zeitperioden- und Abrechnungsperiodendaten übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, erstellen Sie für jedes Produkt separate Periodenkalender und mappen Sie jede Periode mit Abrechnungsperioden. In der Entgeltabrechnung können Abrechnungsgruppen mit demselben Abrechnungszyklus und Abrechnungsdatum einen Zeitplan gemeinsam nutzen. Beispiel: Abrechnungsgruppen für nach Stundensatz vergütete Mitarbeiter und externe Mitarbeiter können einen zweiwöchentlichen Periodenkalender gemeinsam verwenden. |
Verwenden Sie Workday Payroll in mehr als einem Land? | Sie können einen Periodenkalender für mehrere Länder verwenden. Sie können bei Bedarf für jedes Land in einer Periode ein anderes Zahlungsdatum festlegen. Geben Sie die Überschreibung für das Datum an, bevor Sie Zahlungen für die Periode leisten. |
Verfolgen Sie Salden in Ihren Urlaubs-/Abwesenheitsplänen? | Wenn Ihr Urlaubs-/Abwesenheitsplan Salden verfolgt, können Sie einen Periodenkalender erstellen, der dem Intervall entspricht, in dem für Ihre Mitarbeiter Urlaubsansprüche entstehen. Beispiel: Für die Mitarbeiter entsteht ein Anspruch auf 2 Urlaubstage pro Monat. |
Wann sollen die Mitarbeiter ihre Zeit für eine Periode eingeben? | Sie können für jede Periode Daten festlegen, zwischen denen Mitarbeiter Zeit für die Periode eingeben können. |
Wie soll der Urlaubsanspruch für Ihre Mitarbeiter entstehen? | Sie können Ihren Periodenkalender so konfigurieren, dass der Urlaubsanspruch für Ihre Mitarbeiter zu folgenden Zeiten entsteht:
Sie können Ansprüche auch zu Periodenbeginn laden. Beispiel: Mitarbeiter sammeln zu Beginn des Jahres 5 Krankheitstage. |
Hat Ihr Unternehmen einen Feiertagskalender? | Sie können den Feiertagskalender Ihres Unternehmens integrieren, um Abrechnungsdaten automatisch anzupassen und geschäftsfreie Tage zu berücksichtigen. |
Empfehlungen
Um Zeit zu sparen und Doppelarbeit zu vermeiden, prüfen Sie die Periodenkalender in Ihrem Mandanten, bevor Sie einen neuen Zeitplan erstellen. Sie können einen Zeitplan möglicherweise mit derselben Häufigkeit wiederverwenden.
Das Ändern des Start- und Enddatums für einen Entgeltabrechnungszeitplan kann Auswirkungen auf Rückrechnungen, anteilige Berechnungen und FLSA-Entgeltberechnungen haben. Anstatt die Datumsangaben für eine Periode zu ändern, erstellen Sie eine neue Abrechnungsgruppe und verschieben Sie die Mitarbeiter zum Änderungsdatum in die neue Abrechnungsgruppe.
Beim Erstellen von Periodenkalendern für die Zeiterfassung gilt Folgendes:
- Sperren Sie die Zeiteingabe, wenn Sie die Entgeltabrechnung berechnen müssen.
- Schließen Sie die Zeiteingabe mindestens 3 Monate nach dem Periodenenddatum.
- Definieren Sie Selektionskriterien für Absence und Time Tracking, die den Richtlinien entsprechen, mit denen Sie Mitarbeiter verschiedenen Abrechnungsgruppen zuweisen.
Fügen Sie beim Erstellen eines Zeitplans Perioden für das aktuelle und das nächste Jahr hinzu. Auf diese Weise können Mitarbeiter Urlaub für Daten in der Zukunft beantragen. Um eine optimale Performance zu erzielen, empfiehlt Workday, Periodenkalender zu erstellen, die ausgehend von der aktuellen Periode nicht weiter als zwei Jahre in die Zukunft reichen. Für Kunden, die Obligos verwenden, können Sie Periodenkalender für mehr als 2 Jahre konfigurieren.
Anforderungen
Sie benötigen in jedem Periodenkalender mindestens eine Periode mit Datumsangaben vor dem Gültigkeitsdatum Ihrer ersten Workday Payroll- oder HCM-Transaktionen.
Wenn Sie einen halbmonatlichen Periodenkalender erstellen, muss die erste Periode jedes Monats am 15. enden, um eine genaue Zeiterfassungsverarbeitung sicherzustellen.
Einschränkungen
Workday passt Zahlungsdaten, die auf einen gesetzlichen Feiertag fallen, nicht automatisch an.
Sie können das Zahlungsdatum oder die Konfiguration Ihres Anspruchs für eine Periode nicht mehr ändern, nachdem Sie die Entgeltabrechnung für diese Periode berechnet haben. Brechen Sie die Entgeltberechnung ab, nehmen Sie die Änderungen am Periodenkalender vor und führen Sie dann die Entgeltberechnung erneut aus.
Workday unterstützt nicht die Verwendung von Berechnungen, die in den Berechnungsfeldern für Abwesenheit akademische Abrechnungsperioden oder Auszahlungsplanperioden referenzieren, da keine Periodenkalender für Abwesenheit verwendet werden. Siehe:
Wenn Sie Perioden für Periodenkalender generieren, um einen vorhandenen Zeitplan zu erweitern, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie können nur Perioden für wöchentliche, zweiwöchentliche, halbmonatliche, monatliche und jährliche Zeitpläne hinzufügen.
- Sie können nur Perioden zu Periodenkalendern hinzufügen, zu denen maximal bereits 2 Jahre an zukünftigen Perioden hinzugefügt wurden.
- Sie müssen den Zeitplan bearbeiten, um die Informationen zu Zeiterfassung, Rückstellungen Entgeltabrechnung/HB und Überschreibungen für Entgeltabwicklungsdatum für generierte Perioden zu aktualisieren.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
| Ermöglicht es Ihnen, Periodenkalender für die Entgeltabrechnung zu erstellen und zu verwalten. |
Set Up: Period Schedule im funktionalen Bereich „Project Tracking“. | Ermöglicht es Ihnen, Periodenkalender für Projekte zu erstellen und zu verwalten. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“. | Ermöglicht es Ihnen, Periodenkalender für Urlaubs-/Abwesenheitspläne zu erstellen und zu verwalten. |
Set Up: Time Tracking in den funktionalen Bereichen „Time Tracking“ und „Time Tracking Hub“. | Ermöglicht es Ihnen, Periodenkalender für die Zeiterfassung zu erstellen und zu verwalten. |
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Mitarbeiter mit mehreren Zeitperiodenkalendern - Audit
| Ermöglicht die Identifizierung von Mitarbeitern, die die Selektionsanforderungen für mehr als einen Periodenkalender der Zeiterfassung erfüllen. |
Tenant Analyzer
| Ermöglicht es Ihnen, die Einrichtung Ihres Periodenkalenders mit den Empfehlungen von Workday zu vergleichen. |
Periodenkalender anzeigen
| Nachdem Sie Perioden zu einem Zeitplan hinzugefügt haben, können Sie prüfen, ob die Datumsangaben für alle neuen Perioden korrekt sind. |
Integrationen
Integrationen oder Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Period Schedule
| Ruft Informationen zum Periodenkalender ab. |
Put Period Schedule
| Lädt einen neuen Periodenkalender hoch oder fügt Perioden zu einem vorhandenen Kalender hinzu. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Fortlaufende Entgeltberechnung | Sie können einen Periodenkalender einrichten, mit dem Sie Folgendes automatisch durchführen können:
|
Abrechnungsgruppen | Wenn Sie eine Abrechnungsgruppe erstellen, wählen Sie den Periodenkalender aus, den Workday für jede Laufkategorie verwendet. |
Entgeltbuchung | Workday erstellt vorgetragene Rückstellungen, wenn sich eine Abrechnungsperiode über mehrere Reportingperioden für die Buchhaltung erstreckt. |
Entgeltberechnung | Workday berechnet die Ergebnisse der Entgeltabrechnung für eine bestimmte Abrechnungsperiode. Schließen Sie für jede Abrechnungsgruppe die Entgeltabrechnung einer Periode ab, bevor Sie die Entgeltabrechnung für die nächste Periode berechnen. |
Gehaltsabrechnungen | Eine Gehaltsabrechnung zeigt die Vergütung für die Zeitperiode an, die Sie definieren. |
Urlaubs-/Abwesenheitspläne | Sie können Berichte zum Abwesenheitsmanagement basierend auf den Periodenkalendern ausführen. Workday verwendet den Periodenkalender für folgende Zwecke:
|
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.