Überlegungen zum Setup: Onboarding-Pläne

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Onboarding-Pläne dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit Workday Onboarding-Plänen können Sie Neueinstellungen in definierten Phasen des Übergangs vom Kandidaten zum Mitarbeiter eine personalisierte und ansprechende Erfahrung bieten. Onboarding-Pläne sorgen dafür, dass sich neue Team informiert, verbunden und darauf vorbereitet fühlen, in ihren Rollen erfolgreich zu sein. Sie können Onboarding-Pläne für Folgendes verwenden:

Neueinstellungen

Bewerber

Neue externe Mitarbeiter

Vorteile und Nutzen

Fördert den Geschäftserfolg, indem dafür gesorgt wird, dass sich Neueinstellungen von Anfang an informiert, vorbereitet und unterstützt fühlen.

Schafft ab dem ersten Tag eine positive Arbeitsplatzkultur und steigert das Selbstvertrauen.

Reduziert No-Shows am ersten Tag, verbessert die Mitarbeiterbindung und senkt die Fluktuationskosten.

Verbessert die Produktivität, da sich Neueinstellungen schnell an ihre Aufgaben anpassen können.

Stärkt das Engagement der (Angestellter) Mitarbeiter durch Förderung des Gefühls der Kontakt; Verbindung zur Unternehmen .

Steigert die Effizienz von Managern und HR durch Zentralisierung administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung und Verwaltung von Onboarding.

unterstützt die vier zentralen Säulen des Onboarding: Kontakte, Compliance, Klärung und Kultur.

Anwendungsfälle

Schließen Sie die Lücke zwischen Kandidat und Mitarbeiter , bis sie Workday Zugriff eingehen . Beispiel: Stellen Sie Videos zur Historie, Mission und Werte Ihrer Organisation bereit.

Senden Sie eine Willkommensnachricht, um Neueinstellungen für ihre neue Rolle zu motivieren und das Risiko von „No-Shows“ zu verringern.

Gewähren Sie Neueinstellungen Zugriff auf Formulare und Dokumente, die sie prüfen und ausfüllen müssen.

Sie müssen wichtige Dokumente sammeln. Beispiel: Unterzeichnete Angebotsschreiben oder Identifikationsdokumente.

Richten Sie Entgeltabrechnungs-, Zusatzleistungs- und andere Compliance-Anforderungen mithilfe von Geschäftsprozess ein

Kontinuierliche Unterstützung und Ressourcen, um Neueinstellungen erfolgreich zu integrieren. Beispiel: Vernetzen Sie sie mit einem Kollegen.

Fragestellungen

Frage	Überlegungen
Wie möchten Sie den Onboarding-Plan einrichten?	Um zu konfigurieren, wann Onboarding-Pläne für Neueinstellungen verfügbar werden, können Sie Onboarding-Planzuweisung als Schritt für folgende Geschäftsprozesse einrichten: Beschäftigungsvereinbarung (nur Recruiting-Kunden) Einstellen Angebot (nur Recruiting-Kunden)
Benötigen Sie eindeutige Onboarding Pläne für verschiedene Onboarding Gruppen?	Sie können die Aufgabe Zielgruppen für Onboarding-Pläne verwalten verwenden, um Pläne Zielgruppen zuzuweisen. Sie können Zielgruppen mithilfe von Bedingung erstellen, um basierend auf festgelegten Kriterien individuelle Inhalte an Gruppen von Neustartern zu senden.
Möchten Sie Onboarding Pläne manuell zuweisen?	Sie können auch die Aufgabe Onboarding-Plan zuweisen verwenden, um einen Onboarding -Plan außerhalb eines Geschäftsprozess manuell zuzuweisen. Die Zuweisung des Onboarding -Plans berücksichtigt die Konfiguration der Zielgruppe , sodass Sie keinen bestimmten Plan für eine Person manuell auswählen können. Sie können jedoch eine Person auswählen. Wenn die Person mehrere auswählbare Ereignisse hat, Werteliste Workday Sie auf, das richtige Ereignis auszuwählen.
Möchten Sie einen Onboarding -Plan inaktivieren?	Sie können Onboarding-Pläne inaktivieren, um sicherzustellen, dass sie nicht mehr mit einer Zielgruppe gemappt werden können. Sie können inaktivierte Pläne weiterhin Bearbeiten, kopieren oder in der Vorschau sehen. Sie können Onboarding-Pläne in den möglichen Aktionen für den Plan inaktivieren, indem Sie Onboarding-Plan > Inaktivieren auswählen. Sie können Onboarding-Pläne auch im Abschnitt Pläne des Berichts Onboarding-Planer inaktivieren und Inaktivieren aus der Werteliste Bearbeiten wählen. Sie können einen Plan nicht inaktivieren, wenn er einer Zielgruppe zugewiesen ist. Sie können die zugewiesene Zielgruppe mit der Aufgabe "Zielgruppen für Onboarding-Plan verwalten" entfernen. Sie können auch bestimmte Planzuweisungen mit der Aufgabe Onboarding-Planzuweisung inaktivieren inaktivieren. Sie können eine Planzuweisung auch in den möglichen Aktionen für eine bestimmte Planzuweisung inaktivieren. Mit dieser Aufgabe können Sie eine falsche Planzuweisung korrigieren. Ein Benutzer kann nur eine aktive Planzuweisung haben. Sie müssen eine Planzuweisung inaktivieren, bevor Sie eine andere neu zuweisen können.
Welche Art von Onboarding Inhalt möchten Sie für Ihre Onboarding-Zielgruppe erstellen?	Mit der Aufgabe Onboarding-Inhalt erstellen können Sie folgende Elemente erstellen: Sie können eine Übersichtskarte für Tag 1 erstellen und diese zu einem Onboarding-Plan hinzufügen, sodass der neue Mitarbeiter bereits vor seinem ersten Tag die wichtigsten Informationen erhält, die er benötigt. Sie können folgende Details in die Übersichtskarte „Tag 1“ aufnehmen: Arbeitsort Arbeitsort Startzeit des ersten Tages Orientierungsstandort Startzeit der Orientierung Anweisungen: Übersicht Unterstützer für Orientierung Sie können die Informationen in jedem Abschnitt der Karte manuell eingeben oder ein Externes Feld verwenden. Für externe Felder können Sie ein Berechnungsfeld erstellen, um bestimmte Informationen aus den folgenden Geschäftsobjekten abzurufen: Bewerbung Personalanforderung Linienorganisation Sie können eine Nachricht erstellen, die standardmäßig als Highlight angezeigt wird, wenn Sie einen Onboarding-Plan konfigurieren. Dies sind folgende Optionen: Eine Willkommensnachricht Eine Nachricht mit Kontext für die Organisation oder ihre neue Rolle. Um diese Nachrichten kurz und ansprechend zu halten, beschränkt Workday die Nachrichten auf 228 Zeichen für den Text und 36 Zeichen für den Titel. Sie können ein Video erstellen, das Sie zum Slider Das könnte Sie interessieren im Onboarding-Plan oder als Highlights hinzufügen können. Mit Highlights können Sie Videos oder Nachrichten hervorheben, um die Interaktion mit den Onboarding Inhalten zu verbessern. In den Highlights werden nur Videotitel mit einer Beschränkung auf 36 Zeichen angezeigt. Sie können den Slider Das könnte Sie interessieren verwenden, um längere, optionale Videoinhalte mit Beschreibungen zu Videos anzuzeigen, die auf 240 Zeichen beschränkt sind. Es gibt keine Längenbeschränkung für die Videos, aber Workday empfiehlt, in den Highlights kürzere Videos zu verwenden, um das Engagement zu verbessern. Neueinstellungen können die Videos mit den Highlights und Das könnte Sie interessieren mehrmals in ihrem Plan anzeigen. Empfohlene Richtlinien zum Hochladen von Videos finden Sie in der Media Cloud -Dokumentation: FAQ: Videos hochladen und anzeigen Sie können eine Mitteilung erstellen, um sie in einen Onboarding-Plan aufzunehmen. Sie können Links, benutzerdefinierte Berichte, Nachrichten, Bilder und Videos in Mitteilungen einbetten, die im Onboarding -Plan enthalten sein. So können Neueinstellungen mit verschiedenen Inhaltsarten interagieren. Sie können Benachrichtigungen für jede Phase des Onboarding-Plans konfigurieren, um Neueinstellungen zu informieren, wenn neue Inhalte verfügbar sind. Öffnen Sie die Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen, um Routing Regeln für die Übermittlung von Benachrichtigungen mithilfe folgender Elemente zu konfigurieren: E-Mail SMS (nur für Workday Messaging-Kunden) Sie können Benachrichtigung im Workday Notification Designer verwenden, um E-Mail Benachrichtigung an das Branding Ihrer Organisation anzupassen. Sie müssen Workday Notification Designer aktiviert haben, um E-Mail-Benachrichtigungen mit Onboarding verwenden zu können. Basierend auf der Service Ihrer Organisation müssen möglicherweise zusätzliche Schritte durchgeführt werden, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in dieser Community-Mitteilung .
Wie möchten Sie Neueinstellungen über neue Onboarding Inhalte informieren?	Sie können eine Onboarding-Karte erstellen, die auf der Workday Homepage angezeigt wird, damit neue Mitarbeiter ihren Onboarding Fortschritt verfolgen und schnell auf ihre Pläne zugreifen können.
Möchten Sie Neueinstellungen unter "Erforderlich" anzeigen?	Sie können die Aufgabe Konfigurationen für Onboarding-Abschnitte verwalten verwenden, um den Abschnitt Learning - Erforderlich für Sie in Onboarding -Plänen anzuzeigen. In diesem Abschnitt können Sie mit bis zu 20 Karten vorkonfigurierte Learning-Inhalt anzeigen, sodass Neueinstellungen leichter darauf zugreifen und wichtige Training absolvieren können. Um Inhalte im Abschnitt Erforderliche Learning-Inhalte für Sie anzuzeigen, müssen Sie folgende Schritte durchführen: Erforderliche Learning-Inhalte konfigurieren. Weisen Sie der Person, die den Onboarding -Plan erhält, Learning-Inhalte der Art Erforderlich zu. Erfordert die Learning-SKU.
Möchten Sie Neueinstellungen beim Build von Kontakten unterstützen, indem Sie beim Onboarding Kollegen vorschlagen?	Sie können die Aufgabe Abschnittskonfigurationen für Onboarding verwalten verwenden, um den Abschnitt Vernetzenmit Kollegen verbinden in Onboarding -Plänen anzuzeigen. Dieser Abschnitt nutzt Machine Learning , um Kollegen für die Neueinstellung vorzuschlagen, mit denen sie sich vernetzen können. So können sie Beziehungen Build , sich in ihrer neuen Umgebung navigieren und sich schnell als Teil des Team fühlen. Erfordert die Talent Optimization-SKU.
Möchten Sie Neueinstellungen dabei unterstützen, beim Thema zu bleiben und sich zu motivieren, indem Sie beim Onboarding Journeys anzeigen?	Sie können die Aufgabe Abschnittskonfigurationen für Onboarding verwalten verwenden, um den Abschnitt Journeys für Sie in Onboarding -Plänen anzuzeigen. Journeys organisieren wichtige Aufgaben und Ressourcen in einem einzigen, benutzerfreundlichen Bereich. So können Neueinstellungen schnell auf benötigte Funktionen zugreifen, beim Thema bleiben und sich während der ersten Wochen und darüber hinaus engagieren. Diese personalisierte Erfahrung hilft ihnen, vom ersten Tag an Vertrauen Build und das Onboarding effektiver zu bewältigen. Erfordert die Journey-SKU.
Möchten Sie das Branding Ihrer Organisation verwenden?	Sie können die Aufgabe Branding für externes Onboarding erstellen verwenden, um ein konsistentes Branding für das externe Preboarding zu Verwalten , indem Sie folgende Daten für Ihre Organisation hochladen: Logo Banner. Empfehlungen zur optimalen Größe der folgenden Bilder finden Sie in der Dokumentation der Recruiting-Karrieresite: Überlegungen zum Setup: Branding für externe Karrieresites Das Branding für die interne Onboarding-Erfahrung wird vom Mandanten Branding übernommen. Siehe Empfehlungen für die Bildgröße: Referenz: Empfohlene Bildgrößen für Mandanten-Branding
Datenbereinigung	Sie verwenden das Berichtsfeld Hat Active Onboarding Plan Assignment in den Geschäftsobjekten Bewerbung und Kandidat , um den Kandidat oder die Kandidat oder beide zu bereinigen .
Möchten Sie Dokumente dynamisch generieren und an Neueinstellungen verteilen?	Sie können den Aktion Dokument generieren im Geschäftsprozess Onboarding so konfigurieren, dass Dokumente verwendet werden, die dynamisch mit Workday Docs erstellt wurden. Sie können dann den Schritt Dokument prüfen verwenden, um diese Dokumente beim Onboarding an Neueinstellungen zu verteilen. Beispiel: Angebotsschreiben.

Empfehlungen

Wenn Sie sowohl externes Preboarding als auch die interne Erfahrung verwenden, empfiehlt Workday, Bedingung für Zielgruppe sowohl für die Bewerbung als auch für den Mitarbeiter zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass Neueinstellungen den Zugriff auf Inhalte behalten, wenn sie Mitarbeiter werden. Sobald ein Mitarbeiter vorhanden ist, ignoriert Workday Bewerbung und verwendet nur Bedingung für Mitarbeiter . (Nur Recruiting-Kunden)

Anforderungen

Das externe Preboarding basiert auf der Verwendung einer externe Karrieresite. (Nur Recruiting-Kunden) Onboarding kann für folgenden Geschäftsprozess verwendet werden:

Beschäftigungsvereinbarung
(nur Recruiting-Kunden)

Angebot
(nur Recruiting-Kunden)

Einschränkungen

Neueinstellungen können nur in die nächste Phase ihres Onboarding Plans nächste Phase und nicht zurück zu vorherigen Phasen navigieren.

Wird für folgende Geschäftsprozesse nicht unterstützt:

Tätigkeit ändern

Zusatztätigkeit hinzufügen

Auslandseinsatz starten

Momentan wird das externe Preboarding nicht über Social Sign-On (SSO) unterstützt.

Mandanten-Setup

Es gibt zwei

Onboarding-

Aufgaben, die für den Zugriff auf das vorhandene

Onboarding-Dashboard

und

die Onboarding-Pläne

verwendet werden (über die globale Suche oder die Menüelemente auf der Homepage). Eines ist bedingt und wird durch das Kontrollkästchen

"Onboarding-Dashboard deaktivieren"

in der Aufgabe

"Mandanten-Setup bearbeiten - HCM"

beeinflusst, während das andere immer auf das vorhandene

Onboarding-Dashboard

verweist.

Wenn Sie für die bedingte Aufgabe"" das Kontrollkästchen

"Onboarding-Dashboard deaktivieren"

deaktiviert lassen, leitet Workday Benutzer mit einer aktiven

Onboarding-Planzuweisung

oder Benutzer, die jemals einen aktiven Onboarding-Plan hatten, einschließlich Wiedereinstellungen, zur neuen Homepage

des Onboarding-Plans

weiter. Benutzer ohne Zuweisung können weiterhin das vorhandene

Onboarding-Dashboard

anzeigen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen