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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-08-09
Schritte: Urlaubsbenachrichtigungen einrichten

Schritte: Urlaubsbenachrichtigungen einrichten

Sie können automatisierte E-Mail- und mobile Urlaubsbenachrichtigungen für folgende Personen erstellen und senden:
  • Mitarbeiter, die Sie daran erinnern möchten, basierend auf bestimmten Kriterien Urlaub zu nehmen.
  • Manager und Administratoren, deren Genehmigung für Urlaubsanträge aussteht.
Sie können auch Berichte mit Abschlussanalysen ausführen, um zu berichten, wer innerhalb einer bestimmten Zeitperiode Aktionen für die Benachrichtigungen durchgeführt hat.
  1. Kopieren und ändern Sie einen Standardbericht, der auf dem Geschäftsobjekt Mitarbeiter basiert, als Basis für die Zielgruppe der Benachrichtigungsempfänger. Beispiel: Erstellen Sie eine Kopie des Berichts
    Urlaubsgenehmiger mit Ereignissen, die auf Aktion warten
     und teilen Sie sie mit Absence Administrators.
    Sicherheit:
    • Domäne Indexed Data Source: Workers
       im funktionalen Bereich „Staffing“.
    • Domäne
      Worker Data: Time Off (Time Off)
       im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     .
    Sicherheit:
    Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
     im funktionalen Bereich „System“.
  3. Wählen Sie das Register
    Abwesenheitsmanagement
     im Abschnitt
    Einstellungen für Benachrichtigungsübermittlung,
     um die Einstellungen für die übergeordnete Benachrichtigungsart zu überschreiben. Von Workday werden E-Mail- und Push-Benachrichtigungen für die Routing-Regel standardmäßig stummgeschaltet.
  4. Stumm von E-Mail- und Push-Benachrichtigungen aufheben.
    1. Wählen Sie in der Werteliste
      Regel
      die Option Notification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Management
       .
    2. In den möglichen Aktionen für die Regel wählen Sie den Link
      Notification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Management
       im Popup-Fenster.
    3. Wählen Sie im Bericht
      Routing-Regel für Benachrichtigungen anzeigen
       in den möglichen Aktionen für die Regel
      Routing-Regel für Benachrichtigungen
      Bearbeiten
       .
    4. Klicken Sie auf
      Hinzufügen
       , um Benachrichtigungskanäle hinzuzufügen.
    5. Wählen Sie
      E-Mail
       in der Werteliste
      Kanal
       und
      Sofort
       in der
      Werteliste Standardintervall,
       um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren.
    6. Wählen Sie
      Mobile Push-Benachrichtigung
       in der Werteliste
      Kanal
      und
      Sofort
       in der
      Werteliste Standardintervall,
       um mobile Push-Benachrichtigungen zu aktivieren.
  5. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Verteilungszeitperiode erstellen
     .
    Erstellen Sie benutzerdefinierte Zeitperioden, die Sie in der Werteliste
    Inhalt
     auswählen können, wenn Sie geplante Verteilungen für das Abwesenheitsmanagement oder die Zeiterfassung erstellen. Wenn Sie
    Geplante Verteilung - Bericht
    ausführen, verwendet Workday diese Zeitperioden, um zu bestimmen, ob die Mitarbeiter rechtzeitig auf die Benachrichtigung reagiert haben. Beispiel: Sie können eine benutzerdefinierte Zeitperiode erstellen, die Workday verwendet, um in der zukünftigen Zeitperiode von 10 Tagen ab Benachrichtigungsdatum nach Urlaubsereignisanträgen zu suchen.
    Sicherheit:
    Domäne Administer Scheduled Distribution
     im funktionalen Bereich „System“.
  6. Öffnen Sie die Aufgabe
    Geplante Verteilung erstellen
     .
    Geben Sie die
    Elementdetails
    der Verteilung ein.
    1. Wählen Sie die
      Inhaltsart
      für die Benachrichtigung.
      • Wenn Sie
        Urlaub beantragen
        auswählen, sendet Workday Benachrichtigungen an die Mitarbeiter, um sie daran zu erinnern, Urlaub zu nehmen. Die Benachrichtigungen enthalten einen Link oder eine Schaltfläche im Posteingang, der bzw. die die Mitarbeiter zum Geschäftsprozess
        Urlaub beantragen
         oder
        Abwesenheit beantragen
         weiterleitet.
      • Wenn Sie
        Urlaub prüfen
        auswählen, sendet Workday Benachrichtigungen an die Manager und Administrators, deren Genehmigung für Urlaubsanträge erforderlich ist. Die Benachrichtigungen enthalten einen Link oder eine Schaltfläche im Posteingang, der bzw. die den Manager oder Absence Partner zu ihrem Posteingang weiterleitet, um die Genehmigung zu erteilen.
    2. Wählen Sie unter
      Inhalt
      die Zeitperiode, die Sie in die Suche einschließen möchten:
      • Benutzerdefinierte Periode.
      • Letzte 14 Tage,
         um im Zeitraum von 14 Tagen vor dem Datum zu suchen, an dem Sie die Benachrichtigung senden.
      • Letzte 7 Tage,
         um im Zeitraum von 7 Tagen vor dem Datum zu suchen, an dem Sie die Benachrichtigung senden.
      • Dieser Monat,
         um vom ersten Tag des Monats bis zu dem Datum zu suchen, an dem Sie die Benachrichtigung senden.
  7. Füllen Sie die Details
    zur Zielgruppe
     für die geplante Verteilung aus.
    Wählen Sie eine gespeicherte Zielgruppe aus oder erstellen Sie eine neue Zielgruppe. Wählen Sie Folgendes in der Werteliste
    Art
     :
    • Organisation
      , wenn Sie in Schritt 7
      Urlaub beantragen/Abwesenheit beantragen
       ausgewählt haben.
    • Benutzerdefinierter Bericht
      , wenn Sie in Schritt 7
      Urlaub prüfen
       ausgewählt haben und Ihr benutzerdefinierter Bericht auf
      „Urlaubsgenehmiger mit Ereignissen, die auf Aktion warten“
      basiert. Filtern Sie die Zielgruppenergebnisse im Abschnitt
      Berichtskriterien
       , indem Sie Berichtsfeldwerte angeben, z. B.:
      • Koordinierte Urlaubsart
      • Startdatum
      • Enddatum
    Beim Definieren von Zielgruppen für geplante Verteilungen sollten Sie berücksichtigen, dass die Zeitperioden in Ihren Berichtskriterien im Hinblick auf die Zeitperiode für den Inhalt sinnvoll sind, die Sie in Schritt 7 ausgewählt haben.
  8. Geben Sie die Details
    zum Setup
     ein.
  9. Geben Sie alle Details
    zur Nachricht
     ein, um den Inhalt der Urlaubsbenachrichtigung für jeden Kanal zu definieren.
  10. Wählen Sie für
    Verteilungsintervall
    ein
    Laufintervall
     aus, um anzugeben, wie oft die Benachrichtigung gesendet werden soll.
  11. Füllen Sie die Details
    zum Zeitplan
     aus, indem Sie der Anforderung einen Namen geben und den Job zur Zeitplanverteilung initiieren.
  12. Erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht oder öffnen Sie einen von Workday bereitgestellten Standardbericht, mit dem Sie Berichte zu geplanten Verteilungen erstellen können. Beispiel: Sie können den Bericht mit dem Namen
    Geplante Verteilung - Bericht
    bearbeiten.
    Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht eine Zeile enthält, die das Berichtsfeld
    Abschlussstatus
     im Geschäftsobjekt
    Connect Record
     einschließt.
    Sicherheit:
    „Ändern
     “-Zugriff in der Domäne
    „Administer Scheduled Distributions“
     .
Nachdem die geplante Verteilung ausgeführt wurde, führen Sie den Bericht zur geplanten Verteilung aus, um zu prüfen, ob die Mitarbeiter, Manager und Administratoren in dieser bestimmten Zeitperiode die entsprechenden Aktionen durchgeführt haben. Wenn die Inhaltsart für die Benachrichtigung wie folgt lautet:
  • Urlaub beantragen/Abwesenheit beantragen
    , gibt das Berichtsfeld
    Abschlussstatus „
     Wahr“ zurück, wenn der Benachrichtigungsempfänger innerhalb der Zeitperiode einen neuen Urlaubseintrag erstellt hat.
  • Urlaub prüfen
    , gibt das Berichtsfeld
    Abschlussstatus „
     Wahr“ zurück, wenn der Benachrichtigungsempfänger innerhalb des Zeitraums keine Urlaubsereignisse mehr hat, die seiner Genehmigung bedürfen.