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Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Konzept: Richtlinien für das Speichern von Urlaubssalden

Konzept: Richtlinien für das Speichern von Urlaubssalden

Workday berechnet die Salden und Anspruchsbeträge des Urlaubs-/Abwesenheitsplans dynamisch basierend auf den Urlaubs-/Abwesenheitsplanregeln, wenn Mitarbeiter in Ihrem Mandanten auf Urlaubsaufgaben und -berichte zugreifen. Workday greift im Hintergrund auf Berichte zu, die Berechnungen ab einem bestimmten Zeitpunkt ausführen, um auf die Saldowerte zuzugreifen.
Alle Mitarbeiter haben eine Urlaubshistorie. Workday übernimmt viele Ereignisse in das Profil der Mitarbeiter, darunter Urlaubsereignisse, kumulierte Ansprüche und Resturlaub von Saldoperiode zu Saldoperiode. Workday greift mit unterschiedlicher Geschwindigkeit auf dieselben Informationen zu, je nachdem, ob Sie Workday zur Speicherung von Salden konfigurieren:
  • Wenn Sie den Mandanten nicht zum Speichern von Salden konfigurieren, dauert die Verarbeitung deutlich länger. Wenn es keinen bestimmten Bezugszeitpunkt gibt, führt Workday die Berechnungen ab dem Zeitpunkt aus, an dem die Salden erstmals in Workday eingegeben wurden. Workday muss auf die Anfangshistorie der Mitarbeiter zurückgreifen, um alle Komponenten der Abwesenheit zu berechnen und die Ergebnisse des Abwesenheitssaldos auszugeben.
  • Wenn Sie jedoch Salden in Intervallen speichern und Mitarbeiter auf ihre Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden zugreifen, zeigt Workday die berechneten Ergebnisse aus den zuletzt gespeicherten Salden an. Da Workday ein aktuelleres Datum verwendet, ist die Verarbeitungszeit viel kürzer, was eine bessere und effizientere Benutzererfahrung ermöglicht.
Um die Performance zu optimieren, können Sie Prozesse planen, sodass Salden für alle Urlaubs-/Abwesenheitspläne, die Salden erfassen, regelmäßig gespeichert werden. Wenn Sie die Aufgabe
Prozess für berechnete Urlaubssalden planen
 verwenden, um Salden ab 91 Tagen und Ansprüche zu speichern, verwendet Workday die gespeicherten Salden und Anspruchsbeträge als Ausgangspunkt für nachfolgende dynamische Berechnungen.
Sie können die Salden zum Startdatum jeder Periode innerhalb der Periodenkalender eines Urlaubs-/Abwesenheitsplans speichern. Sie können keine Salden für ein zukünftiges Datum speichern.
Wenn im Zusammenhang mit Abwesenheit Performance-Probleme auftreten, überprüfen Sie mithilfe des Berichts Zeitpläne für
Prozess für berechnete Urlaubssalden anzeigen
 , ob Sie Zeitpläne für das Speichern von Urlaubssalden haben. Wenn nicht, erstellen Sie diese.

Best Practices zur Performance-Optimierung

Um das Minimum an benötigter Performance sicherzustellen, prüft Workday jeden Monat, ob ein Urlaubs-/Abwesenheitsplan die Salden zu einem bestimmten Datum innerhalb der letzten 13 Monate gespeichert hat. Ist dies nicht der Fall, speichert Workday die Salden automatisch 13 Monate vor dem dritten Sonntag dieses Monats. Workday empfiehlt jedoch, Prozesse manuell so zu planen, dass sie an Ihre individuellen Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Geschäftsanforderungen angepasst sind.
Wir empfehlen Folgendes:
  • Speichern Sie keine Salden zum heutigen Datum.
  • Führen Sie
    Prozess für berechnete Urlaubssalden planen
     ab 91 Tagen oder mehr aus. Beim Speichern von Salden verwendet Workday das Periodenstartdatum, das aus dem Periodenkalender des Plans abgeleitet wird.
  • Führen Sie den
    Prozess für berechnete Urlaubssalden planen
     nicht häufiger aus, als durch das Intervall im Periodenkalender angegeben. Beispiele: Wenn im Periodenkalender für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan Folgendes angegeben ist:
    • Zweiwöchentlich Sie können den Prozess alle zwei Wochen ausführen. Führen Sie den Prozess nicht wöchentlich aus.
    • Monatlich Sie können den Prozess monatlich oder seltener ausführen. Führen Sie den Prozess nicht wöchentlich oder alle zwei Wochen aus.
    • Vierteljährlich. Führen Sie den Prozess alle 3 Monate aus. Führen Sie den Prozess nicht wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich aus.
    Führen Sie den Prozess nicht für die aktuelle Periode aus. Legen Sie den Wert
    Tage vor Laufdatum
     auf größer als 0 fest. Als Best Practice sollten Sie 91 Tage oder mehr festlegen. Der wichtigste Vorteil bei der Einstellung von 91 Tagen oder mehr besteht darin, dass Workday den Anspruch speichert, was die Performance weiter verbessert.
  • Bearbeiten Sie den Zeitplan des Jobs, um weniger Pläne gleichzeitig zu verarbeiten oder das Wiederholungsintervall zu erhöhen.
  • Planen Sie den Prozess so, dass er nachts ausgeführt wird.
    Berücksichtigen Sie bei anfänglichen Workday-Bereitstellungsprojekten oder bei Fusionen und Übernahmen die Reihenfolge der Vorgänge, da dies Auswirkungen auf die Verarbeitungszeiten für Berechnungen haben kann. Für eine optimale Performance empfiehlt Workday beim Laden von Salden für ausgeschiedene Mitarbeiter in Ihre Workday-Mandanten die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge:
    1. Urlaub laden
    2. Salden speichern
    3. Mitarbeiteraustritt durchführen
  • Verwenden Sie Import-Webservices für Urlaub und Abwesenheit für Datensatztransaktionen mit großen Datenmengen von mehr als 2.000 Zeilen pro Ladung.
  • Beachten Sie die Reportingzeitpläne und deren Synchronisierung. Stellen Sie sicher, dass Sie Berichte ausführen, bevor Sie berechnete Salden für geplante Urlaube ausführen. Führen Sie Ihre Berichte vierteljährlich aus und berechnen Sie gespeicherte Salden mindestens vierteljährlich. Die Angabe eines Startpunkts für die Saldenberechnung hilft dem Reporting-Framework beim Abrufen der Informationen. Wenn Sie vierteljährliche unternehmensweite Abwesenheitsanspruchsberichte ausführen, ist es besser, die Berichte zeitnah nach dem letzten geplanten Lauf der gespeicherten Salden auszuführen. Benutzerdefinierte Berichte und indizierte Datenquellen, wie z. B. „Workers for HCM Reporting“, sind für eine effiziente Performance von entscheidender Bedeutung und tragen dazu bei, gespeicherte Abwesenheitssalden auf leistungsstärkere Weise abzurufen.
  • Wenn Ihre Organisation mehr als 100.000 aktive HCM-Mitarbeiter hat, sollten Sie die Performance Ihres Mandanten überprüfen, da Sie wahrscheinlich ein hohes Transaktionsvolumen haben werden. Die Unterstützung einer solchen Anzahl von Mitarbeitern kann zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern, um die Laufzeit der Mandanten und die Erfahrungen der Endbenutzer zu beurteilen.
  • Führen Sie
    Prozess für berechnete Urlaubssalden planen
     aus, nachdem die Mitarbeiter den Urlaub für den betreffenden Zeitraum eingegeben haben.
    Beispiel: Warten Sie, bis die Mitarbeiter am Ende des Jahres ihren Urlaub eingegeben haben, bevor Sie den Prozess für Dezember ausführen. Workday muss dann nicht mehr so häufig Salden als Reaktion auf rückwirkende Eingaben neu berechnen und speichern.

Mandanten-Setup

Prüfen Sie, wie das Worklet „Abwesenheit“ Salden anzeigt. Wenn der Ladevorgang oder das Ausfüllen des Worklets sehr lange dauert, sollten Sie die Aufgabe
Mandanten- Setup bearbeiten - HCM
 öffnen und zum Abschnitt
Urlaub
 navigieren. Wählen Sie die Option
Salden für Worklet „Abwesenheit“ deaktivieren
. Mitarbeiter können ihre Salden weiterhin im Kalender anzeigen, wenn sie ihre Abwesenheiten aufrufen oder Abwesenheit beantragen.
Prüfen Sie Ihre Mandanteneinstellungen für die Entgeltabrechnung. Öffnen Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
, navigieren Sie zum Abschnitt
Gehaltsabrechnungen
 und aktivieren Sie die Optionen
Abwesenheitsdaten für Gehaltsabrechnungen persistieren
, um die Performance für Gehaltsabrechnungen und den Webservice
Get Payroll Payslips
 zu verbessern. Die Persistenz tritt zwischen der Entgeltberechnung und dem Abrechnungsabschluss auf. Workday prüft die persistenten Abwesenheitsdaten aus dem Abrechnungsergebnis, es sei denn, die Entgeltabrechnung wurde abgeschlossen, bevor Sie die Option aktiviert haben.

Auswirkungen auf die Performance

Die folgenden Faktoren erhöhen die Komplexität bei der Berechnung des Urlaubssaldos. Sie sollten überlegen, ob es nötig ist, die zugehörigen Prozesse für einige oder alle Pläne häufiger auszuführen:
  • Intervall für Periodenkalender. Beispiel: Wöchentlich oder monatlich Verwenden Sie keinen täglichen Periodenkalender für Urlaubs-/Abwesenheitspläne. Workday empfiehlt, mindestens einen wöchentlichen Zeitplan zu wählen.
  • Grenzwerte: Obergrenze, Untergrenze und Resturlaub.
  • Mehrere mit dem Saldo verknüpfte Ansprüche.
  • Mehrere mit dem Plan verknüpfte Urlaube.
  • Plansaldo, der von einem anderen Plansaldo abhängig ist.
  • Anzahl verarbeiteter Perioden im Periodenkalender.
  • Anzahl der für den Plan auswählbaren Mitarbeiter. Konfigurieren Sie die länderspezifische Auswählbarkeit für Urlaubs- oder Feiertagskalender.
  • Umfassende Überschreibungen und Anpassungen.
  • Umfassende über Workday Time Tracking eingegebene Urlaubsanträge mit Zeitberechnungen.
  • Umfassende über Webservices geladene Urlaube und Korrekturen.
Einige allgemeine Empfehlungen:
  • Schließen Sie jeden Plan nur in einen einzigen Zeitplan ein.
  • Es kann sinnvoll sein, Salden für komplexe Ansprüche und solche mit rollierenden Ansprüchen zu speichern. Andernfalls kann sich dies nachteilig auf die Ergebnisse und Laufzeiten des Mandanten auswirken.
  • Stellen Sie sicher, dass Periodenkalender auf den Zeitraum beschränkt sind, der zum Laden von Salden für Mitarbeiter erforderlich ist. Wenn Periodenkalender zu weit in der Vergangenheit liegen und diese Salden nicht konsistent gespeichert werden, dauert die dynamische Berechnung der Salden in Workday länger.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie erweiterte Lookup-Tabellen-Berechnungen verwenden.
  • Wenn Sie die zugehörigen Berechnungen für Abwesenheitskomponenten
    Time Off Paid
     verwenden, müssen diese Berechnungen andere Berechnungen evaluieren, z. B. den unteren Grenzwert für die Rückgabe eines Werts. Häufig ist es nicht erforderlich, diese Berechnungen für Abwesenheitskomponenten zu verwenden, wenn der Plan einen unteren Grenzwert und die Validierung
    Maximal zulässiger unbezahlter Urlaub
     verwendet. Verwenden Sie nach Möglichkeit stattdessen die Berechnungen für Abwesenheitskomponenten
    Time Off Total
    , da hierdurch keine anderen Berechnungen evaluiert werden.
  • Prüfen Sie Ihre Sicherheitskonfigurationen. Komplexe Konfigurationen in abwesenheitsbezogenen Domänen und Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien können sich auf den Zugriff auf Aufgaben und Geschäftsprozesse auswirken.

Integrationen

Viele Integrationen verwenden das Reporting-Framework, um Daten für externe Webservices abzurufen. Wenn keine Salden gespeichert werden und der Webservice ausgeführt wird, kann sich dies auf die Laufzeiten geplanter Integrationen auswirken. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf die Performance für den Mandanten, wenn dieser Informationen durch Push- oder Pull-Vorgänge für eingehende und ausgehende Transaktionen überträgt.
Prüfen Sie bei ausgehenden Transaktionen, ob die Integration basierend auf einer bestimmten Zeitperiode auf Salden zugreift. Die Datenmenge und der Zeitrahmen können sich auf die Performance auswirken. Versuchen Sie, diese Zeitrahmen nach Möglichkeit zu begrenzen. Wenn Sie wissen, dass der Integrationslauf viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie erwägen, die Integration zu einem anderen Zeitpunkt auszuführen, oder überlegen, ob die Integration durch die Speicherung von Salden beschleunigt werden kann.