Beispiel: Entfernungsbasierte Spesenposten erstellen
Dieses Beispiel veranschaulicht eine Möglichkeit, entfernungsbasierte Spesenposten zu konfigurieren, damit Sie Erstattungsbeträge in Spesenabrechnungen automatisch berechnen können.
Mitglieder Ihres Vertriebsteams fahren häufig zu verschiedenen Standorten. Um die Ausgaben zu steuern und die Compliance sicherzustellen, möchten Sie entfernungsbasierte Spesenposten so konfigurieren, dass Erstattungen für zurückgelegte Entfernungen automatisch berechnet werden.
Sie möchten außerdem Folgendes tun:
- Erfassen, wenn die tatsächlichen Entfernungen von den geschätzten abweichen, z. B. wenn Zahlungsempfänger wegen Umleitungen alternative Routen wählen.
- Die täglichen Pendelstrecken von den zurückgelegten Entfernungen abziehen.
- Sicherheit:Set Up: Expense Itemim funktionalen Bereich „Expenses“.
- Öffnen Sie die AufgabeInnovation Services Opt-In.
- Wählen Sie auf dem RegisterAvailable Servicesdie Kategorie „Financials“.
- Aktivieren Sie im GridFinancialsdas Kontrollkästchen für den ServiceDistance Calculation for Expenses.
- Klicken Sie aufOKundFertig.Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
- Öffnen Sie die AufgabeSpesensatztabelle erstellen.
- Geben Sie folgende Werte an:OptionBeschreibungArt der SpesensatztabelleBetragGültigkeitsdatumDas aktuelle Datum.
- Klicken Sie aufOK.
- Geben Sie folgende Werte an:OptionBeschreibungName der SpesensatztabelleEntfernungsbasierte Spesen für VertriebsteamStandardwährungUSDZu evaluierendes AttributAls Spesen abzurechnende Entfernung
- Geben Sie im GridBeträgeden Wert0,625in das FeldBetragein.
- Klicken Sie aufOK.
- Öffnen Sie die AufgabeSpesenposten erstellen.
- Geben Sie in den AbschnittenVerarbeitungundZusammenfassungdie folgenden Werte an:OptionBeschreibungPostennameFahrtkostenAusgabenkategorieAktivieren.Betragsart für SpesenpostenFestbetragBerechnung von SpesenpostenSpesensatztabelle verwenden
- Wählen Sie auf dem RegisterSatztabellendie OptionEntfernungsbasierte Spesen für Vertriebsteamaus der WertelisteBasis-Spesensatztabelle.
- Geben Sie auf dem RegisterEntfernungsberechnungdie folgenden Werte an:OptionBeschreibungAttribute für Entfernungsberechnung in Spesenabrechnungen erforderlichAktivieren.EntfernungseinheitKilometerStreckenentfernung einschließlich UmfahrungenEntfernung bei täglichem Pendeln - Einfache StreckeHin und zurückAktivieren Sie das KontrollkästchenFür Spesenabrechnungen aktivierenfür jedes dieser Attribute.
- Klicken Sie aufOK.
In Spesenabrechnungspositionen verwendet Workday Google Maps, um geschätzte Entfernungen zu bestimmen, wenn Zahlungsempfänger Folgendes tun:
- Den SpesenpostenFahrtkostenauswählen.
- Herkunfts- und Zieladresse für den Spesenposten eingeben.
Zur Berechnung von Erstattungsbeträgen verwendet Workday die als Spesen abzurechnende Entfernung und multipliziert diese mit den Sätzen aus der zugehörigen Satztabelle. Zahlungsempfänger können auch Streckenentfernungen eingeben, die von den geschätzten Entfernungen von Google Maps abweichen.
- Konfigurieren Sie die segmentierte Sicherheit, um die Verfügbarkeit von entfernungsbasierten Spesenposten zu beschränken.
- Um Daten für entfernungsbasierte Spesen zu prüfen, erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte und schließen Sie Berichtsfelder aus den folgenden Geschäftsobjekten ein:
- Eingegebene Spesenattribute
- Spesenabrechnungsposition