Beispiel: Hotelkosten automatisch aufgliedern
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie einen Spesenposten konfigurieren können, sodass Workday Hotelkosten in Spesenabrechnungspositionen automatisch aufgliedert.
Ihre Spesenzahlungsempfänger verwenden regelmäßig Spesenkarten, um Hotelkosten zu zahlen. Während eines zweitägigen Hotelaufenthalts verwendet Ihr Mitarbeiter seine Kreditkarte für folgende Zwecke:
- Für diese einmaligen Kosten gilt:
- Parken für 1 Nacht.
- 3 Essenspausen.
- Für diese wiederkehrenden täglichen Kosten gilt:
- Zimmerpreis.
- Zimmersteuer.
Sie möchten einen Spesenposten Hotel konfigurieren, mit dem Zahlungsempfänger die Zahlungen in Spesenabrechnungspositionen aufgliedern können.
- Wenden Sie sich an Ihr Finanzinstitut, um Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 für Hotelaufenthalte anzufordern.
- Erstellen Sie folgende Spesenposten, damit Sie sie dem Spesenposten Hotel zuordnen können, den Sie erstellen werden: Verpflegung, Parken und Zimmerpreis und -steuer. Siehe: Spesenposten erstellen.
- Sicherheit: DomäneSet Up: Expense Itemim funktionalen Bereich „Expenses“
- Öffnen Sie die AufgabeSpesenposten erstellen.
- Geben Sie im AbschnittZusammenfassungdie folgenden Werte an:OptionBeschreibungPostennameHotelAusgabenkategorieAktivieren.
- Wählen Sie im AbschnittVerarbeitungdie folgenden Optionen aus:Istbetragaus dem UnterabschnittSpesenpostenbetragsart.Keine der Optionenaus dem UnterabschnittBerechnung für Spesenposten.
- Fügen Sie im GridSpesenpostenattributefolgende Werte hinzu:AttributeSpesenabrechnung: Für Benutzer sichtbarSpesenabrechnung: ErforderlichAnkunftsdatumAktivieren.Aktivieren.AbreisedatumAktivieren.Aktivieren.
- Auf dem RegisterAufgliederungs-Mapping:
- Aktivieren Sie folgende Kontrollkästchen:
- Hotelkosten
- Aufgliederung für Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 automatisch vorgeben
- Geben Sie folgende Werte im Aufgliederungs-Grid an:SpesenpostenSpesen aufgliedern nachErforderlichIst ZimmerpreisImmer Aufgliederungsposition generierenProdukt CodeEssenspausenKostenaufgliederungLassen Sie das Feld leer.Lassen Sie das Feld leer.Lassen Sie das Feld leer.MasterCard - Restaurantkosten (L-1101)ParkenKostenaufgliederungLassen Sie das Feld leer.Lassen Sie das Feld leer.Lassen Sie das Feld leer.MasterCard - Valet-Kosten (L-1110)Zimmerpreis und -steuerWiederkehrende Gebühr pro TagAktivieren.Aktivieren.Dieses Kontrollkästchen wird automatisch aktiviert, wenn Sie das KontrollkästchenErforderlichaktivieren.MasterCard - Zimmerpreis (L-1000)MasterCard - Zimmersteuer (L-1020)
- Klicken Sie aufOK.
- Konfigurieren Sie die Sicherheit für Ihren Spesenposten.
Workday gliedert Hotelkosten automatisch auf, wenn Spesenzahlungsempfänger Folgendes tun:
- Erstellen Sie eine Spesenabrechnung.
- Sie haben Kreditkartentransaktionen mit Daten der Ebene 3, die Sie dem Spesenposten Hotel zugeordnet haben.
In der Spesenabrechnung wird der Abschnitt
Aufgliederung
angezeigt, der einen Unterabschnitt Tagesspesen
enthält, in dem wiederkehrende tägliche Kosten aufgeführt sind. Außerdem werden die Kostenaufgliederungen in einem separaten Unterabschnitt unter dem Abschnitt „Aufgliederung“
angezeigt.Um Daten für automatisch aufgegliederte Hotel-Spesenposten zu prüfen, erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte und schließen Sie folgende Berichtsfelder aus dem Geschäftsobjekt „Spesenabrechnungspositionen und Aufgliederungen“ ein:
- Die Aufgliederung schließt Positionen ein, die automatisch aus Transaktionsdaten der Ebene 3 erstellt wurden
- Aufgliederungsposition automatisch aus Transaktionsdaten der Ebene 3 erstellt
Workday gliedert eine Hoteltransaktion nicht automatisch neu auf, wenn ein Benutzer die Spesenpostendetails einer automatisch aufgegliederten Hotelkosten manuell ändert. Um die automatische Aufgliederung der Hotelkosten erneut zu initiieren, löschen Sie die vorhandene Spesenabrechnungsposition und fügen die Kreditkartentransaktion erneut zur Spesenabrechnung hinzu.
Workday gliedert Hotelkosten nicht automatisch auf, wenn Sie einen Spesenposten manuell hinzufügen. Wir empfehlen, die Standardvorgaben für Spesenposten oder das Mapping von Händlerkategoriecodes einzurichten.