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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Ausgabenberechtigungen erstellen

Ausgabenberechtigungen erstellen

  • Richten Sie Auszahlungsoptionen für alle Zahlungsempfängerarten ein.
  • Richten Sie Workday-Konten für Nicht-Mitarbeiter ein.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Ausgabenberechtigung
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Expenses“. Siehe: Schritte: Ausgabenberechtigungen einrichten.
Ausgabenberechtigungen sind Spesentransaktionen, die Zahlungsempfänger erstellen können, um Vorabgenehmigungen für voraussichtliche Spesen zu beantragen, z. B. anstehende Geschäftsreisen.
Sie können Ausgabenberechtigungen für sich selbst oder im Auftrag von Nicht-Mitarbeitern und anderen Mitarbeitern erstellen und übermitteln.
  1. Öffnen Sie eine der folgenden Aufgaben:
    • Ausgabenberechtigung erstellen
    • Ausgabenberechtigung für Nicht-Mitarbeiter erstellen
    • Ausgabenberechtigung für Mitarbeiter erstellen
    In der Aufgabe
    Ausgabenberechtigung für Nicht-Mitarbeiter erstellen
     können Sie Ausgabenberechtigungen nur für Mitarbeiter mit der Rolle eine externen Gremiumsmitglieds erstellen.
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Position
    Wird angezeigt:
    • Aktivieren Sie das Routing von Ausgabenberechtigungen für Mitarbeiter mit mehreren Stellen.
    • Wählen Sie aus der
      Werteliste Für
       eine der folgenden Aufgaben einen Mitarbeiter mit mehreren Stellen aus:
      • Ausgabenberechtigung erstellen
      • Ausgabenberechtigung für Mitarbeiter erstellen
    Unternehmen
    Wenn Sie Folgendes verwenden:
    • In der Aufgabe
      Ausgabenberechtigung erstellen
       zeigt Workday Ihr Unternehmen automatisch an, aber Sie können jedes Unternehmen auswählen, auf das Sie zugreifen können.
    • In der Aufgabe
      Ausgabenberechtigung für Nicht-Mitarbeiter erstellen
       wählen Sie das Unternehmen aus, das voraussichtlich die Spesen melden soll.
    • In der Aufgabe
      Ausgabenberechtigung für Mitarbeiter erstellen
       wählen Sie ein Unternehmen aus, auf das Sie und der Mitarbeiter zugreifen können.
    Wenn Sie Ausgabenberechtigungen übermitteln oder für später speichern, können Sie das Unternehmen nicht ändern.
    Startdatum
    Wählen Sie das Datum aus, an dem Sie mit den Spesen rechnen.
    Ausgabenberechtigung gesamt
    Geben Sie den voraussichtlichen Betrag ein.
    Workday korrigiert voraussichtliche Beträge so, dass sie der Summe der später erstellten Ausgabenberechtigungspositionen entsprechen.
    Beispiel: Wenn Sie eine Schätzung für die Ausgabenberechtigung auf 100 USD festlegen und die nachfolgenden Ausgabenberechtigungspositionen 80 USD ergeben, aktualisiert Workday die Schätzung.
    Zahlungsart für Erstattung
    Wählen Sie eine Zahlungsart für die Erstattung aus, die auf Ihren definierten Auszahlungsoptionen basiert.
  3. (Optional) Fügen Sie auf dem Register
    Ausgabenberechtigungspositionen
     Spesentransaktionen für die Ausgabenberechtigung hinzu. Bei der Bearbeitung des Registers sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Budgetdatum
    Wählen Sie ein Datum aus, um festzulegen, auf welches Budget Workday den Gesamtbetrag der Ausgabenberechtigungsposition anwenden soll.
    Workday zeigt dieses Feld nur an, wenn Sie folgende Elemente konfigurieren:
    • Obligobuchungen für Ihren Mandanten.
    • Die Budgetdatumsangaben, die im Ist-Hauptbuch angezeigt werden sollen.
    Barvorschuss beantragt
    Aktivieren Sie diese Option, um einen Barvorschuss für den angegebenen Spesenposten zu beantragen.
    Erstellen Sie eine separate Ausgabenberechtigungsposition für jeden Barvorschussantrag.
    Worktags
    Verwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der Aufgabe
    Verwendung von Worktags verwalten
    . Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.
    Wenn Sie manuelle Überschreibungen für einen Spesenposten aktivieren, können Sie Worktags manuell ändern, indem Sie eine Auswahl aus einer Liste der konfigurierten Werte treffen.
  • Die Ausgabenberechtigung wird zur Genehmigung weitergeleitet. Sobald sie genehmigt ist, können Sie sie in Ihre Spesenabrechnungen aufnehmen.
  • Wenn Sie Obligobuchungen aktivieren, können Sie eine genehmigte Ausgabenberechtigung mit mehreren Spesenabrechnungen verknüpfen, bis der Ausgabenberechtigungssaldo gleich 0 ist. Zu Buchhaltungszwecken generieren Ausgabenberechtigungen keine Buchungseingaben und geben für diese auch keine Zahlungen aus.
Sie können den Bericht
Meine Ausgabenberechtigungen
 öffnen, um Ihre Ausgabenberechtigungen anzuzeigen.