Konzept: Workday Revenue
Mit Workday Revenue können Sie alle Ertragsaspekte vom Erstellen eines Kunden bis zum Verkauf verwalten. Workday Revenue arbeitet bei der Durchführung des Geschäftsprozesses „Opportunity to Cash“ mit Ihrer CRM-Lösung zusammen. Dieser Prozess umfasst folgende Vorgänge:
- Kunden erstellen
- Kundenverträge erfassen
- Fakturierung und Rechnungsstellung
- Debitoren und Bareingänge
- Ertragsrealisierung
- Kunden- und Ertragsanalysen
Wenn Sie Posten an Ihre Kunden verkaufen, haben Sie mit Workday die folgende Möglichkeiten:
- Verwalten Sie Rechnungen und Verkaufsbedingungen.
- Erfassen Sie Kundenzahlungen und Barverkäufe.
- Nehmen Sie Kontoeinzahlungen vor.
- Erfassen Sie Rechnungsanpassungen.
- Schreiben Sie uneinbringliche Forderungen ab.
- Geben Sie Überzahlungssalden als Akonto an.
- Erstellen Sie Erstattungen für Rechnungsanpassungen und Akontosalden.
Sie können Ihre Kundenkontodaten während des gesamten Zyklus jederzeit verfolgen und analysieren. Basis-Integrationspunkte bieten Ihnen zusätzliche Flexibilität bei der Verwaltung der Kundenumsätze.
Kunden erstellen
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Erstellen Sie Kunden in Workday, um Ihre Kundenkonten zu verwalten.
- Lassen Sie Lieferanten, Finanzinstitute und Steuerbehörden, die Sie bereits in Workday konfiguriert haben, Kunden werden.
- Nutzen Sie den Finanzmanagement-Konnektor für die Salesforce-Integration, um Kundenanforderungen in Workday automatisch zu generieren und zur Genehmigung an die Administratoren weiterzuleiten.
Kundenrechnungen erstellen
Um Ihre Verkäufe zu erfassen und Forderungen zu erstellen, können Sie Kundenrechnungen verwenden. Trigger für die Rechnungserstellung sind:
- Versand physischer Waren
- Lieferung von Services
- Fakturierungszeitplan für ein laufendes Projekt, ein Abonnement oder eine Mitgliedschaft
Sie können Rechnungen drucken, um sie bei Bedarf an Ihre Kunden zu senden. Unbezahlte Rechnungen für Kreditkarten und Lastschriften können in der Workday-Zahlungsabwicklung ausgewählt werden.
Einbehalt für Kundenrechnungen
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Behalten Sie einen Teil einer Kundenrechnung ein, sodass Sie Fakturierungszeitpläne für die Einbehaltsverfolgung verwenden und Fehler bei der manuellen Eingabe reduzieren können.
- Buchen Sie die Buchungen der einbehaltenen Beträge aus Rechnungen mithilfe einer neuen Kontierungsregel auf verschiedene Hauptbuch-Konten.
- Unterstützen Sie mehrere Arten von Fakturierungszeitplänen, einschließlich Transaktions- und Ratenfakturierung.
- Geben Sie alle oder einen Teil der Einbehaltssalden nach Vertragsposition für die Rechnungsstellung frei, wenn Ihr Vertrag die Anforderungen erfüllt.
Zahlungen erfassen
Der Ablauf der Kundenzahlungen hängt von der Zahlungsart ab.
Für Kunden mit Konten in Workday, die per Kreditkarte oder Lastschrift zahlen, werden die unbezahlten Rechnungen zu eingehenden Transaktionen, die Sie in einem Zahlungslauf bezahlen können. Im Rahmen von Zahlungsabwicklungen können Sie Kreditkartenzahlungen über die CyberSource-Integration autorisieren und verbuchen. Der Zahlungslauf generiert außerdem eine ACH-Datei und sendet diese für Lastschriftzahlungen an Ihre Bank.
Für Kunden, die Scheck-, Bar- oder manuelle Zahlungsmethoden verwenden, können Sie die Transaktion „Kundenzahlung“ erfassen. Anschließend können Sie die Transaktion „Kundenzahlung“ entweder als Teil der Zahlungserfassung einzahlen oder für später speichern. Sie können auch eine Ad-hoc-Kreditkartenzahlung erfassen, müssen die Zahlung dann aber über einen Zahlungslauf erfassen.
Akontosalden
Wenn ein Kunde zu viel zahlt, können Sie das zusätzliche Geld als Akontozahlung erfassen. Sie können diesen Saldo dann auf nachfolgende Rechnungen anwenden oder eine Rückerstattung erstellen.
Rückerstattungen erstellen
Sie können Ihren Kunden Erstattungen für Rechnungsanpassungen auszahlen, wenn Sie ihnen Geld schulden, sowie für Akontosalden.Kontoeinzahlungen
Sie können auswählen, welche Zahlungen für ein Unternehmen eingezahlt werden sollen und auf welche Bankkonten. Kundenzahlungen, die für eine Kontoeinzahlung zur Verfügung stehen, können aus folgenden Quellen stammen:
- Aus Barverkäufen
- Aus Scheck-, Bar- oder manuelle Zahlungen, die Sie erfassen
- Aus Kreditkarten- und Lastschriftzahlungen, die Sie über die Zahlungsabwicklung in Workday durchführen
Integrationen
Workday Revenue umfasst die folgenden Integrationen, um Daten von Drittanbietern zu laden:
- Financial Management Connector for Salesforce: Hiermit haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Importieren Sie ausgewählte Verkaufsdaten aus Ihrem Salesforce.com-Mandanten in Workday.
- Zeigen Sie Workday-Kundenaktivitätsdaten im Salesforce-Mandanten an.
- CyberSource: Hiermit können Sie Kreditkartenzahlungen in Workday erfassen und autorisieren. Wenn Sie Kunden in Workday erstellen, können Sie Daten für Kundenkreditkarten an CyberSource senden. Sie erhalten dann ein sicheres Token, um die Kreditkarteninformationen für diesen Kunden zu maskieren. Workday verwendet diese sicheren Token, wenn Sie Kreditkartenzahlungen im Workday Cash Management abwickeln.
- Electronic Invoice Connector: Ermöglicht es Ihnen, eine benutzerdefinierte Konfiguration zu erstellen, sodass Sie Rechnungsdaten im XML-Format elektronisch an externe Entitäten senden können, um die Anforderungen lokaler Behörden zu erfüllen. Sie können auch Bestätigungen erhalten, die von externen Entitäten zurückgesendet wurden.
- Customer Payment Lockbox: Ermöglicht den Import von Lockbox-Daten des Bank Administration Institute (BAI) in das von Workday definierte Dateiformat. Die Datei enthält mehrere Arten von Datensätzen. Einige Datensätze enthalten Unterdatensätze.