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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-03-22
Schritte: Kundenzahlungen einzahlen

Schritte: Kundenzahlungen einzahlen

  • Konfigurieren Sie die Sicherheitsdomäne
    Process: Customer Deposit
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Kontoeinzahlung für Kundenzahlung - Ereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
Wenn ein Kunde eine Zahlung leistet, können Sie bei der Erfassung der Zahlung eine Kontoeinzahlung für eine Rechnung erstellen. Alternativ können Sie die Aufgabe
Kontoeinzahlung
 für Kundenzahlung erstellen verwenden. Sie können auch eine
Kontoeinzahlung
 erstellen, während Sie einen Barverkauf über die Aufgabe Barverkauf erfassen erfassen.
Für Massentransaktionen können Sie die folgenden Webservices verwenden:
  • Put Customer Payment
     , um zuerst die Zahlung zu erfassen, und dann
    Submit Customer Deposit
     , um die Kontoeinzahlung zu erstellen, da die beiden Aktionen in den Webservices nicht kombiniert werden.
  • Sie können auch den Webservice
    Submit Cash Sale
     verwenden, um die Einzahlung für Kassentransaktionen zu erfassen.
  • Get Cash Sales
     oder
    Get Customer Deposits
     , um Einzahlungsdaten abzurufen.
  • Kontoeinzahlung für Kundenzahlung abbrechen, um die Kontoeinzahlung
     umzukehren.
Es geschieht Folgendes:
  • Workday zahlt die Geldmittel auf das von Ihnen angegebene Bankkonto ein.
  • Erfasst die Zahlungen als Verbindlichkeiten in Ihrem Hauptbuch, bis die Waren oder Services geliefert werden.
  • Zeigt eine Instanz-ID mit den Transaktionsdetails an. Beispiel: Kontoeinzahlung für Kundenzahlung: BofA-Scheckprüfung am 24.01.2024 über 626.250,00 USD
Sie haben zudem folgende Möglichkeiten:
  • Verwenden Sie Kontierungsregeln, um ein anderes Hauptbuch für nicht eingezahlte Geldmittel zu konfigurieren.
  • Fügen Sie einer Kundeneinzahlung Anhänge hinzu, um zusätzliche Details anzugeben. 
  • Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Validierungen und Geschäftsprozesse, um Genehmigungen weiterzuleiten.
  1. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    ID-Definition/Sequenzgenerator erstellen
     .
    Konfigurieren Sie den Sequenzgenerator für die Anzeige der Kontoeinzahlungs-ID für Kundenzahlung in der Rechnung. Siehe ID-Definitionen und ID-Sequenzgeneratoren erstellen.
    Hinzufügen einer Kontoeinzahlungs-ID für Kundenzahlung:
    • Verbessert die Suche nach und das Reporting von Kontoeinzahlungen für Kunden mit einem hohen Transaktionsvolumen.
    • Verbessert die Kassenabstimmung, da sichergestellt wird, dass die ID ein für die Bank akzeptables Format hat.
    • Stellt sicher, dass die Referenz-ID nicht leer ist und keine doppelten Kontoeinzahlungsnummern erstellt werden.
  2. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     .
    Konfigurieren Sie
    ID-Generator für Kontoeinzahlungen für
     Kundenzahlungen im Abschnitt
    Sequenz-IDs
     für Geschäftsdokumente, um Kontoeinzahlungs-IDs für Kundenzahlungen zu aktivieren.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     im funktionalen Bereich „System“.
  3. Öffnen Sie die Aufgabe
    Kontoeinzahlung für Kundenzahlung erstellen
    .
    • Geben Sie das
      Unternehmen
       an, das das Konto kontrolliert, auf das die Zahlung eingezahlt werden soll. Workday verwendet automatisch die Unternehmenswährung für die Einzahlung, aber Sie können den Wert in jede beliebige Währung ändern.
    • (Optional) Wählen Sie andere Kriterien aus, um die Größe der Zahlungsliste zu begrenzen.
  4. Wählen Sie die Zahlungen aus, die Sie einzahlen möchten.
    Die Liste enthält die Zahlungen, die Sie mit der Aufgabe
    Kundenzahlung erfassen
     erfasst haben.
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Bankkonto
    Das Konto für die Einzahlung der Zahlung. Stellen Sie sicher, dass dieses Konto die Zahlungswährung akzeptiert.
    Wenn die Zahlungswährung nicht mit der Bankkontowährung übereinstimmt, verwendet Workday die
    Wechselkursart
     und den
    Wechselkurs
    , um die eingezahlten Fremdwährungszahlungen in die Bankkontowährung umzurechnen.
    Sie können Folgendes ändern:
    • Standardkursart in der Aufgabe
      Wechselkursarten verwalten
      .
    • Standardkurs zwischen der Einzahlungs- und Bankkontowährung in der Aufgabe
      Währungsumrechnungskurse verwalten
      .
    Einzahlungsreferenz
    Hilft Ihnen, diese Kontoeinzahlung bei der Abstimmung zu identifizieren.
    Kontrollgesamtbetrag
    Vergleichen Sie den
    Gesamteinzahlungsbetrag
     der ausgewählten Zahlungen mit dem gewünschten Kontrollbetrag, den Sie angeben.
  5. (Optional) Um beim Erstellen oder Bearbeiten einer Kontoeinzahlung Anhänge hinzuzufügen, wählen Sie eine Zahlung aus und klicken Sie auf auf dem Register
    Einzahlungsanhänge
     auf
    Dateien auswählen
    .
    • Um Anhänge hinzuzufügen, nachdem bereits eine Kontoeinzahlung für Kundenzahlung erstellt wurde, öffnen Sie die Aufgabe
      Anhang hinzufügen/ändern
       aus dem Menü der möglichen Aktionen einer Kontoeinzahlung für Kundenzahlung.
    • Um den Aufruf eines Genehmigungsgeschäftsprozesses zu verhindern, müssen die Sicherheitsgruppen, die Zugriff auf die Aufgabe
      Anhang hinzufügen/ändern
       erhalten sollen, in der Sicherheitsdomäne enthalten sein.
    • Um Anhänge anzuzeigen, die mit den Kontoeinzahlungen für Kundenzahlungen verknüpft sind, verwenden Sie das Berichtsfeld
      Anhänge für Kontoeinzahlung für Kundenzahlung
       in einem benutzerdefinierten Bericht.
    Sicherheit: Domäne
    Process: Customer Deposit – Add/Change Attachment
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  • Workday erstellt die Buchungsinformationen für diese Transaktion.
  • Wenn Sie die Einzahlung übermitteln, initiiert Workday den Geschäftsprozess
    Kontoeinzahlung für Kundenzahlung - Ereignis
     zur Prüfung und Genehmigung. Sie können:
    • Die Einzahlung auf Details prüfen und bei Bedarf bearbeiten.
    • Anhänge hinzufügen oder löschen.
    • Die Einzahlung zur Überarbeitung zurücksenden.
    • Die Einzahlung genehmigen, um die sie zu dem definierten Bankkonto hinzuzufügen.
Nachdem Sie eine Kontoeinzahlung erfasst haben, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Stimmen Sie die Einzahlungen ab, indem Sie den Job Automatische Abstimmung planen für das gewünschte Bankkonto ausführen.
  • Übermitteln Sie die nicht abgestimmte Einzahlung mit dem Status Wartet auf
    Zahlungszuordnung
    .
  • Sie können nicht abgestimmte Einzahlungen abbrechen, die sich im Status Genehmigt befinden.
    • Wenn Sie die Kontoeinzahlung abbrechen, werden die Hauptbuch-Eingaben umgekehrt.
    • Sie können benutzerdefinierte Validierungen hinzufügen und die Geschäftsprozesse Kontoeinzahlung für Kundenzahlung -
      Ereignis
       konfigurieren, um Abbrüche zu verwalten.
    • Wenn Abbruchgebühren anfallen, ziehen wir diese von der Kontoeinzahlung ab.
Um die Details einer Kontoeinzahlung anzuzeigen, können Sie auf Folgendes zugreifen:
  • Register
    Kontoeinzahlungen
     im Datensatz „Kundenrechnungen und Zahlungen“.
  • Bericht
    Kontoeinzahlungen für Kundenzahlung suchen
     .
  • Bericht
    Kundenzahlungen und Kontoeinzahlungen
  • Bericht
    Kontoeinzahlung für Kundenzahlung wartet auf Aktion
     .