Setup-Überlegungen: Zeichnungsberechtigte für Bankkonto

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung der Zeichnungsberechtigten für Bankkonten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

In Workday können Sie Zeichnungsberechtigte für Bankkonten einrichten, um Mitarbeiter und externe Gremiumsmitglieder als Unterzeichner für einzelne Bankkonten festzulegen. Sie können einen Datensatz der Unterzeichner verwalten, die im Auftrag des Kontoinhabers auf ein Konto zugreifen und es verwalten können.

Vorteile und Nutzen

Mit Zeichnungsberechtigten für Bankkonten haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erstellen Sie Unterzeichner aus Ihrer vorhandenen Liste der Mitarbeiter und externen Gremiumsmitglieder.

Identifizieren Sie inaktive Unterzeichner in Unternehmensbankkonten, um Betrug zu verhindern und die Kontrollen zu verbessern.

Optimieren Sie den Reportingprozess für ausländische Bankkonten, indem Sie wichtige Datenpunkte des Zeichnungsberechtigen in benutzerdefinierten Berichten identifizieren.

Erstellen Sie Berichte zu Änderungen des Zeichnungsberechtigten, um die externen und internen Auditanforderungen zu erfüllen.

Anwendungsfälle

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Identifizieren Sie Unterzeichner für jedes Unternehmensbankkonto einfach und präzise.

Konfigurieren Sie Geschäftsprozesse, um benachrichtigt zu werden, wenn Ihre Unterzeichner ihre Tätigkeit ändern oder nicht mehr aktiv sind.

Ändern Sie Informationen zu Zeichnungsberechtigen basierend auf den Tätigkeitsänderungen eines Unterzeichners, der seine Vollmachten ändert.

Mithilfe von Berichten können Sie inaktive oder ausgeschiedene Unterzeichner für Ihre Bankkonten über eine bestimmte Zeit hinweg nachverfolgen und identifizieren.

Fragestellungen

Frage	Überlegungen
Wie wählen Sie Unterzeichner für Bankkonten in Workday aus?	Unterzeichner und die zugehörigen Informationen sind in Workday als Mitarbeiter und externe Gremiumsmitglieder verfügbar. Wenn Sie Unterzeichner erstellen, wählen Sie Mitarbeiter oder externe Gremiumsmitglieder aus, die bereits für Ihre Organisation definiert sind.
Welche Genehmigungsstufen benötigen Sie für Ihre Zeichnungsberechtigten?	Wenn Sie Zeichnungsberechtigte definieren, können Sie für jedes Bankkonto die entsprechenden Vollmachten und Limits zuweisen. Beispiel: Sie können einem CFO, der nie eine zweite Genehmigung benötigt, eine Einzelvollmacht für die Genehmigung zuweisen, damit dieser Zahlungen in einem Bankkonto tätigen kann. Ebenso können Sie für einen Liquiditätsanalysten festlegen, dass dieser stets einen weiteren gemeinschaftlichen Unterzeichner für eine zweite Genehmigung benötigt. Sie können auch Vollmachtsarten mit minimalen und maximalen Genehmigungslimits kombinieren. Beispiel: Ein Unterzeichner hat eine Einzelvollmacht, wenn er eine Zahlung unter 100.000 USD leistet, benötigt jedoch eine gemeinschaftliche Genehmigung für Beträge über 100.000 USD.
Müssen Sie die Genehmigungslimits für Zeichnungsberechtigte in einer Bankkontowährung oder einer benutzerdefinierten Währung verfolgen?	Workday unterstützt beide Arten von Währungen. Wenn Sie einen Zeichnungsberechtigten für ein Bankkonto erstellen, können Sie dessen Limits in der Bankkontowährung definieren. Sie können die Bankkontowährung auch mit einer anderen Währung überschreiben. Beispiel: Sie haben einen Zeichnungsberechtigten mit der Bankkontowährung in EUR erstellt, aber Ihre Organisation verwendet jetzt standardisierte Zeichnungslimits in USD.
Können Sie Zeichnungsberechtigte von Bankkonten für die Transaktions- und Zahlungsabwicklung in Workday verwenden?	Die Funktionen des Zeichnungsberechtigen von Bankkonten sind unabhängig von Abwicklungs- und anderen Transaktions-Workflows. Um zu definieren, welche Benutzer Workday-Transaktionen initiieren, prüfen und genehmigen dürfen, konfigurieren Sie die Geschäftsprozesse mit dem jeweiligen Benutzer für jede Transaktionsart.

Empfehlungen

Unterzeichner, die zusätzliche Dokumente benötigen, fügen diese als Anhänge hinzu, wenn Sie Zeichnungsberechtigte für Bankkonten erstellen oder bearbeiten. Beispiele hierfür sind Pässe oder andere Ausweise, die von den Finanzinstituten verlangt werden.

Wenn Sie einen Zeichnungsberechtigen ändern müssen, verwenden Sie die Aufgabe

Zeichnungsberechtigte für Bankkonto ändern

, um Details zu ändern. Workday wendet die Änderungen an, sobald sie genehmigt wurden.

Beispiel: Sie ersetzen einen inaktiven oder abgebrochenen Unterzeichner für ein bestimmtes Bankkonto durch einen aktiven Unterzeichner. Sie können außerdem alle Positionen von Zeichnungsberechtigen entfernen, die ausgeschieden sind.

Anforderungen

Definieren Sie in Workday alle Unternehmensbankkonten, für die Zeichnungsberechtigte erforderlich sind.

Definieren Sie Zahlungsarten für Unterzeichner wie Scheck, Kreditkarte oder Überweisung.

Definieren Sie Mitarbeiter oder externe Gremiumsmitglieder, die als Unterzeichner festgelegt werden sollen.

Sichern Sie den Zugriff auf Workday HCM, um Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen bei Änderungen in Stellenbesetzungen oder bei der Zugehörigkeit externer Gremiumsmitglieder für Unterzeichner zu konfigurieren.

Einschränkungen

Um Zeichnungsberechtigten mehrere Konten gleichzeitig zuzuweisen, müssen Sie die Webservices für Zeichnungsberechtigte verwenden. Sie können Zeichnungsberechtigte nur für einzelne Bankkonten manuell erstellen.

Mandanten-Setup

Erstellen Sie Unterzeichner mithilfe von Mitarbeitern oder externen Gremiumsmitgliedern.

Erstellen Sie Genehmigungsmethoden für die Unterschriften der Unterzeichner, z B. digital, physisch oder gescannt.

Beispiel: Sie autorisieren einige Unterzeichner, Transaktionen mit einer digitalen Signatur zu verifizieren. Andere Unterzeichner müssen physische Signaturen verwenden, um Zahlungen von bestimmten Bankkonten zu genehmigen.

Definieren Sie die Vollmachtsarten für Unterzeichner, z. B. Einzelgenehmiger oder gemeinschaftliche Genehmiger.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Cash Management“:

Domäne	Überlegungen
Set Up: Signer	Benutzer können Mitarbeiter und externe Gremiumsmitglieder als Zeichnungsberechtigte für Bankkonten einrichten.
Set Up: Secured Attachment for Signer	Benutzer können gesicherte Anhänge für Unterzeichner anzeigen.
Set Up: Bank Account Signatory Information	Benutzer haben folgende Möglichkeiten: Sie definieren Vollmachtsarten, um die Anzahl der Unterzeichner zu verfolgen, die zur Genehmigung der Transaktionen benötigt werden. Sie können eine Vollmachtsart als „Einzel“ oder „Gemeinschaftlich“ definieren. Sie erstellen Signaturmethoden für Unterzeichner.
Set Up: Bank Account Signatory	Bietet Zugriff auf folgende Unterdomänen: Set Up: Bank Account Signatory Information Set Up: Secured Attachment for Signer Set Up: Signer
Process: Bank Account Signatory	Benutzer haben folgende Möglichkeiten: Sie greifen auf Berichte und Webservices für Zeichnungsberechtige von Bankkonten zu. Sie können anstehende Änderungen an Informationen zu Zeichnungsberechtigen im Rahmen des Geschäftsprozesses Zeichnungsberechtigte für Bankkonto - Ereignis bearbeiten oder abbrechen. Sie entfernen Unterzeichner aus bestimmten Bankkonten oder aus allen zugewiesenen Bankkonten in einem Schritt mit der Aufgabe Massenaktualisierung von Zeichnungsberechtigten .

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess	Überlegungen
Zeichnungsberechtigte für Bankkonto - Ereignis	Konfigurieren Sie diesen Prozess so, dass Zeichnungsberechtigte für Bankkonten erstellt oder bearbeitet werden, die zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet werden.
Tätigkeit ändern Kündigung übermitteln Austritt	Konfigurieren Sie diese Workday HCM-Geschäftsprozesse so, dass Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn Mitarbeiter ihren Tätigkeitsstatus ändern (z. B. Versetzung, Beförderung, Kündigung oder Austritt). Basierend auf den Änderungen können Sie die erforderlichen Aktualisierungen für den entsprechenden Zeichnungsberechtigen vornehmen. Bearbeiten Sie die Geschäftsprozessdefinitionen, um den Schritt Platzhalterservice für Schrittkonfiguration nach Abschluss des Geschäftsprozesses hinzuzufügen. Fügen Sie dann Benachrichtigungen zu diesem Schritt mit ihren Empfängern hinzu. Mit dem Schritt Platzhalterservice für Schrittkonfiguration können Sie Benachrichtigungen vor oder nach einem anderen Schritt konfigurieren, der die Konfigurationen nicht einschließt.
Gremiumszugehörigkeit verwalten	Konfigurieren Sie diesen Workday HCM-Geschäftsprozess so, dass Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn externe Gremiumsmitglieder inaktiv werden oder ihre Gremiumszugehörigkeit beenden. Basierend auf den Änderungen können Sie die erforderlichen Aktualisierungen für den entsprechenden Zeichnungsberechtigen vornehmen. Bearbeiten Sie die Geschäftsprozessdefinition, um den Schritt Platzhalterservice für Schrittkonfiguration nach Abschluss des Geschäftsprozesses hinzuzufügen. Fügen Sie dann Benachrichtigungen zu diesem Schritt mit ihren Empfängern hinzu. Mit dem Schritt Platzhalterservice für Schrittkonfiguration können Sie Benachrichtigungen vor oder nach einem anderen Schritt konfigurieren, der die Konfigurationen nicht einschließt.

Reporting

Bericht oder Dashboard	Überlegungen
Zeichnungsberechtigte für Bankkonto - Ausnahmen	Zeigen Sie die inaktiven Unterzeichner an, denen immer noch Bankkonten zugewiesen sind.
Zeichnungsberechtigte für Bankkonto suchen	Zeigen Sie die Zeichnungsberechtigten Ihres Bankkontos gefiltert nach den Details zum Zeichnungsberechtigten an. Der Bericht zeigt alle Zeichnungsberechtigten des Bankkontos mit dem Status Genehmigt an.
Historische Änderungen der Zeichnungsberechtigten für Bankkonto suchen	Zeigen Sie alle Änderungen an Zeichnungsberechtigten für Bankkonten in dem von Ihnen angegebenen Zeitraum an. Sie können die Änderungen auch nach den entsprechenden Attributen des Zeichnungsberechtigen filtern. Beispiel: Sie verwenden den Bericht zu Auditzwecken, um zu prüfen, ob alle Änderungen bei den Zeichnungsberechtigten autorisiert wurden.
Unterzeichner anzeigen	Zeigen Sie alle Unterzeichner an, die Sie als Unterzeichner erstellt haben. Der Bericht zeigt die Details des Unterzeichners an und gibt an, ob einem Unterzeichner Dokumente beigefügt sind.

Wir empfehlen, zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte folgende Berichtsdatenquellen zu verwenden:

Bank Account Signatory Snapshots

: Zeigt die historischen Änderungen an, die an den Zeichnungsberechtigten für ein Bankkonto vorgenommen wurden.

Beispiel: Um zu bestimmen, wann Zeichnungsberechtigte für ein Bankkonto hinzugefügt oder aktualisiert wurden, können Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, der die Details zum Zeichnungsberechtigten zu einem bestimmten Datum enthält.

Bank Account Signatories

: Zeigt alle Zeichnungsberechtigten für das Bankkonto an.

Beispiel: Wenn Sie ausländische Bankkonten verwenden, können Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, der den Bericht durch FBAR-Konten (Foreign Bank and Financial Accounts) ergänzt. Sie können den benutzerdefinierten Bericht verwenden, um alle Unterzeichner mit kumulierten Banksalden von 10.000 USD oder mehr innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs zu identifizieren.

Signers

: Zeigt alle Unterzeichner an, die Sie für Audit-Reportinganforderungen verfolgen und verwalten können.

Integrationen

Webservice	Überlegungen
Get Bank Account Signatories	Ruft Zeichnungsberechtigte für ein Bankkonto anhand der von Ihnen angegebenen Kriterien ab. Anschließend können Sie die Informationen der Zeichnungsberechtigen in Drittanbietersysteme exportieren.
Get Signers	Ruft Unterzeichner aus Workday mithilfe der angegebenen Kriterien ab. Anschließend können Sie die Unterzeichner in Drittanbietersysteme exportieren.
Put Bank Account Signatory	Importiert und erstellt Zeichnungsberechtigte für Bankkonten.
Put Signer	Importiert und erstellt Unterzeichner für Bankkonten.
Submit Bank Account Signatory	Erstellt ein Ereignis, wenn Zeichnungsberechtigte hinzugefügt, aktualisiert oder entfernt werden. Übermittelt es anschließend über den Geschäftsprozess Zeichnungsberechtigte für Bankkonto - Ereignis zur Prüfung und Genehmigung.

Beziehungen und Touchpoints

Mit den Geschäftsprozessen von Workday HCM konfigurieren Sie Benachrichtigungen zu Änderungen an Unterzeichnern.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Concept: External Committee Members

Steps: Set Up Termination

Bankkonten definieren

Steps: Set Up Job Changes

Steps: Set Up Employee Resignation

The Next Level: Bank Account Signatories