Konzept: Bankkontenabstimmung
Verwenden Sie die Bankabstimmungsverarbeitung, um Bankauszüge mit Ihren Kassentransaktionen abzustimmen. Workday bietet mehrere Möglichkeiten zur Abstimmung Ihrer Konten:
- Schnelleingabe und Abstimmung
- Manuelle Eingabe von Bankauszügen und manuelle oder automatische Abstimmung
- Hochladen eines Bankauszugs und manuelle oder automatische Abstimmung
Schnelleingabe und Abstimmung
Wenn Sie einen Bankauszug in Papierform haben, können Sie mit dieser Methode eine Version Ihres Bankauszugs in Workday aus Ihren eigenen Kontodatensätzen erstellen. Wenn Sie diesen generierten Bankauszug mit dem Bankauszug der Bank abgleichen, stimmen Sie übereinstimmende Einträge manuell ab oder Sie fügen neue Einträge hinzu und stimmen weiter ab. Wenn Sie fertig sind, ist die Abstimmung abgeschlossen. Diese Methode der Bankabstimmung erfordert kein Setup. Sie müssen lediglich Ihre Bankkonten erstellen. Bei einer kleinen Anzahl von Transaktionen ist sie relativ schnell.
Bankauszugseingabe
Wenn Sie den Bankauszug in Workday erfassen, kann Workday Ihre Kassentransaktionen während der Abstimmung mit dem Bankauszug vergleichen. Sie können die Bankauszugsdaten in Workday folgendermaßen erfassen:
- Sie geben die Bankauszugsdaten Position für Position manuell ein.
- Hochladen des Auszugs über eine öffentliche Webservice-Integration, die Sie mit Ihrer Bank eingerichtet haben.
Bankabstimmung
Sobald Sie über Bankauszugsdaten in Workday verfügen, können Sie diese manuell oder automatisch abstimmen. Der Bankabstimmungsprozess bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
- Stimmen Sie jeden Bankauszugsposten mit einem übereinstimmenden Posten in Ihrem Kontodatensatz ab.
- Fügen Sie Ihrem Kontodatensatz Posten hinzu, wenn der Bankauszug Nur-Bank-Posten enthält. Beispiel: elektronische Überweisungen oder Servicegebühren
- Stimmen Sie Übersichtsposten mit Bankauszugspositionen ab, die Workday als gute Übereinstimmungen vorschlägt.
Manuelle Abstimmung
Mit der manuellen Abstimmung können Sie manuell nach übereinstimmenden Kontotransaktionen und Bankauszugspositionen suchen, die auf einem Attribut basieren, und übereinstimmende Posten abhaken. Sie können verschiedene Beziehungen zwischen Bankauszugspositionen und Kontotransaktionen wie folgt abstimmen:
- Mehrere Bankauszugsposten mit einem einzelnen Posten in Ihren Kontodatensätzen
- Zwei oder mehr Bankauszugspositionen oder zwei oder mehr abstimmbare Posten, die sich gegenseitig ausgleichen
- Eine einzelne Bankauszugsposition mit mehreren Posten in Ihren Kontodatensätzen
- Mehrere Bankauszugsposten mit mehreren Posten in Ihren Kontodatensätzen
Automatische Abstimmung
Wenn Sie ein Bankkonto erstellen oder bearbeiten, geben Sie entweder eine einfache oder eine erweiterte automatische Abstimmung an. Sie können auch festlegen, dass die Ausführung beim Laden eines Auszugs erfolgt, oder Sie können die automatische Abstimmung manuell starten. Sie können jeweils einen Bankauszug oder mehrere Bankauszüge innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs abstimmen.
- Einfache automatische Abstimmung: Bei der einfachen automatischen Abstimmung werden die Transaktionen auf der Basis des Betrags und des Datum geprüft, während die Bankauszugseingaben mit Ihren operativen Transaktionen verglichen werden. Wenn beide übereinstimmen, wird das Element abgestimmt. Wenn eines übereinstimmt, wird eine Übereinstimmung vorgeschlagen, aber nicht abgestimmt.
- Erweiterte automatische Abstimmung: Bei der erweiterten automatischen Abstimmung müssen Sie Definitionen für Transaktionsvorlagen, Zwecke, Abstimmungsgründe und Regeln erstellen. Sie verwenden die Regeln, um Bankauszugspositionen mit den Posten aus Ihren Kontodatensätzen abzugleichen.Workday verwendet Regeln mit der Aktion „Abstimmen“, um Positionen abzustimmen, die genau übereinstimmen oder einer benutzerdefinierten Toleranz entsprechen. Wenn Positionen eine gute Übereinstimmung haben, verwendet Workday Regeln mit der Aktion „Vorschlagen“, um einen Vorschlag zu machen. Beispiel: Wenn Workday in Ihren Konten eine Position findet, für die Referenznummer und Datum übereinstimmen und der Betrag ähnlich ist, schlägt Workday eine Anpassung vor.Für Nur-Bank-Positionen kann Workday automatisch Ad-hoc-Banktransaktionen erstellen.
Nachdem Sie eine automatische Abstimmung ausgeführt haben, können Sie mit einer manuellen Abstimmung nach verbleibenden, nicht abgestimmten Bankauszugspositionen suchen, die mit Transaktionen übereinstimmen.