Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Schritte: OCR für Lieferantenrechnungen einrichten

Schritte: OCR für Lieferantenrechnungen einrichten

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um dieses Feature basierend auf der Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation zu aktivieren. So ermitteln Sie Ihre Abonnementservice-Vereinbarung:
  1. Wählen Sie Ihren Profil-Avatar in der Workday Communityaus.
  2. Wählen Sie
    Profil
    aus.
  3. Wählen Sie auf Ihrer Profilseite den Namen Ihrer Organisation aus, der sich unter Ihrem Namen und neben Ihrer Tätigkeitsbezeichnung befindet.
  4. Zeigen Sie den Wert Ihrer
    Vereinbarung für Abonnementservice
     an.
    Je nach Wert müssen Sie wie folgt vorgehen:
    • UMSA
       und
      ISA haben
      , können Sie den Schritt
      Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions
       überspringen.
      Um das OCR-Modelltraining für Workday-Mandanten zu initiieren, müssen Sie mindestens eine Rechnung über das Register
      Hochladen und scannen
       im
      Arbeitsbereich für Lieferantenrechnungen
       oder über
      Import aus E-Mail scannen
      .
    • MSA
      , müssen Sie dieses Feature über Innovation Services aktivieren. Verwenden Sie dazu den Schritt
      Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions
       .
  • Konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“:
    • Manage: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
    • Reports: OCR Supplier Invoice
    • Set Up: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice - Core
      , mit uneingeschränktem Zugriff auf Sicherheitsgruppen, damit Mitarbeiter das Feld
      Unternehmen
       in einer Lieferantenrechnung bearbeiten können, wenn OCR den Wert leer lässt.
  • Konfigurieren Sie die Dateierweiterungen, die Sie in Ihrem Mandanten verwenden möchten. Workday unterstützt folgende Dateierweiterungen:
    • PDF
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF
    • GIF
    • PNG
    • BMP
    • WEBP
Konfigurieren Sie Optical Character Recognition (OCR), damit Workday Lieferantenrechnungen direkt aus hochgeladenen Bildern scannen und erstellen kann. Richten Sie Regeln ein, um die Dokumentverarbeitung zu klassifizieren und zu priorisieren, und geben Sie Rechnungszuweisungen an Mitarbeiter an. OCR-Scans beschleunigen die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und reduzieren den manuellen Aufwand.
  1. Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
    1. Aktivieren Sie auf dem Register
      Innovation Service Opt-In
       das Kontrollkästchen für den Service
      Financial Management Machine Learning GA Features
      .
    2. Aktivieren Sie auf dem Register
      Data Select Opt-In
       das Kontrollkästchen
      Supplier Invoice Data
      .
      • Falls verfügbar, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
        Opt in to Additional Data
         .
        Durch das Opt-in für zusätzliche Datenkategorien kann Workday die Performance des Machine Learning-Modells ermitteln. Diese können in Zukunft verwendet werden, um Rechnungspositionen besser zu identifizieren und mit Bestellauftragspositionen abzugleichen.
    3. Vergewissern Sie sich auf dem Register
      Feature Availability Status
      , dass der Status des Features „Supplier Invoice Data“
      In Bearbeitung
       lautet. Es dauert bis zu zwei Wochen, bis in Ihrem Mandanten Worktag-Empfehlungen in Lieferantenrechnungen angezeigt werden. Workday zeigt dann den Status
      Verfügbar
       an.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Machine Learning
     .
    Wählen Sie die Region aus, in der Workday Daten hostet, die zur Verbesserung und Personalisierung von Machine Learning und Analytics verwendet werden.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     im funktionalen Bereich „System“
  3. Öffnen Sie die Aufgabe
    Wertelistenempfehlungen für Machine Learning verwalten
     .
    1. Wählen Sie auf der Initiierungsseite den Produktbereich
      Accounts Payable
       .
    2. Aktivieren Sie im Grid
      Lieferantenrechnungen
       das Kontrollkästchen
      Machine Learning-Empfehlungen
       aktivieren für die Worktag- oder Steuerattributarten, für die Sie Empfehlungen erhalten möchten.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     im funktionalen Bereich „System“
  4. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
    .
    Aktivieren Sie im Abschnitt
    Optionen für Lieferantenkonten
     die folgende Option:
    Option Bezeichnung
    Benutzerdefinierte Validierungen für Lieferantenrechnungsdokumente in Arbeitswarteschlange ausblenden
    Bei einigen benutzerdefinierten Validierungen kann es zu Konflikten mit dem Bericht
    Lieferantenrechnungen - Arbeitsbereich
     kommen. Mit dieser Option können Sie diese benutzerdefinierten Validierungen deaktivieren.
  5. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    OCR-Mandantenoptionen für Lieferantenkonten bearbeiten
    .
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Optionen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Anpassungen für Lieferantenrechnungen über OCR erstellen
    Aktivieren Sie diese Option, um eine Lieferantenrechnungsanpassung zu erstellen, wenn der
    Gesamtbetrag
     in der Lieferantenrechnung negativ ist.
    Sequenz-ID nicht anwenden, wenn kein Unternehmen angegeben ist
    Wenn Sie eine eindeutige Sequenz-ID für ein Unternehmen konfigurieren und OCR erkennt, dass kein Unternehmen angegeben ist, dann wendet Workday keine Sequenz-ID an.
    OCR-Lieferantenabgleich deaktivieren
    Aktivieren Sie diese Option, um Machine Learning-Empfehlungen für Lieferanten zu ignorieren.
    Benutzerdefinierte Validierungen für OCR-Lieferantenrechnungen in Arbeitswarteschlange ausblenden
    Bei einigen benutzerdefinierten OCR-Validierungen kann es zu Konflikten mit dem Bericht
    Lieferantenrechnungen - Arbeitsbereich
     kommen. Mit dieser Option können Sie diese benutzerdefinierten OCR-Validierungen deaktivieren.
    Zahlungsbedingungen für OCR-Lieferantenrechnung deaktivieren
    Aktivieren Sie diese Option, um die von OCR gefundenen Zahlungsbedingungen zu ignorieren. Workday lädt dann die Zahlungsbedingungen des Lieferanten. Wenn OCR keinen Lieferanten findet, werden die Zahlungsbedingungen aus der gescannten Rechnung geladen.
    Verhalten bei fehlendem Datum für OCR-Lieferantenrechnung
    Für den Fall, dass OCR das Datum nicht erkennt, wählen Sie entweder
    Aktuelles Datum verwenden
     oder
    Eingangsdatum verwenden
    . Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet Workday das
    aktuelle Datum
    .
    Fälligkeitsdatum für OCR-Lieferantenrechnung deaktivieren
    Aktivieren Sie diese Option, um das OCR-
    Fälligkeitsdatum
     zu ignorieren und das Fälligkeitsdatum aus den Einstellungen für die Zahlungsbedingungen zu verwenden. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, füllt Workday das Feld
    Überschreibung für "Fällig am"
     aus.
    Währung für OCR-Lieferantenrechnung deaktivieren
    Aktivieren Sie diese Option, um die OCR-Währung zu ignorieren und die Standardwährung des Lieferanten zu verwenden.
    Frachtoption
    Wählen Sie aus, wo Sie Kosten für Frachtkosten in Ihrer Workday-Lieferantenrechnung hinzufügen möchten:
    • Als Rechnungsdokument
      , wobei die Fracht entweder im Header oder als Position beibehalten wird. Workday verwendet diese Konfiguration, wenn Sie die Werteliste leer lassen.
    • In Rechnungs-Header
      , auch wenn sich in Ihrer gescannten Rechnung „Fracht“ in einer Position befindet.
    • In Rechnungsposition
      , auch wenn sich im Header Ihrer gescannten Rechnung „Fracht“ befindet.
    Wenn Ihre gescannte Rechnung mehrere Frachtbeträge enthält und Sie
    In Rechnungs-Header
     oder
    In Rechnungsposition
    konfigurieren, konsolidiert Workday alle Frachten in Ihrer gescannten Rechnung zu einem Betrag im Header bzw. als einzelne Position in der Workday-Rechnung.
    Wenn Sie die
    Werteliste OCR-Scan auf Positionsebene deaktivieren
     wie folgt konfigurieren:
    • Alle Rechnungen
       oder
      Bestellaufträge
       und Ihre Rechnung ist mit einem Bestellauftrag verbunden, dann erstellt Workday keine Frachtpositionen in Ihrer Workday-Rechnung.
    • Ohne Bestellauftrag
       und Ihre
      Frachtoption
       "
      Als Rechnungsdokument"
       oder
      "Auf Rechnungsposition"
       lautet und Ihre Fracht in einer Frachtposition resultiert, erstellt Workday eine separate Frachtposition in Ihrer Workday-Rechnung.
    Standardausgabenkategorie für Frachtoptionen
    Wählen Sie diese Option, um eine Ausgabenkategorie für Frachtpositionen einzuschließen, wenn Sie aus der Werteliste Frachtoption Folgendes auswählen:
    • Als Rechnungsdokument
       und Ihre gescannte Rechnung enthält Fracht als Position.
    • In Rechnungsposition
       und Workday schließt Fracht immer als Position in Ihre Rechnung ein.
    Wenn Ihre gescannte Rechnung nicht mit einem Bestellauftrag abgeglichen wird, verwendet Workday Ihre Auswahl, um eine Ausgabenkategorie zu Frachtpositionen hinzuzufügen.
    Bestellauftragsabgleich mit Machine Learning deaktivieren
    Aktivieren Sie diese Option, um Machine Learning-Empfehlungen für Bestellaufträge zu ignorieren. Workday verwendet in diesem Fall dennoch die Anwendungslogik, um Bestellaufträge abzugleichen.
    OCR-Scan auf Positionsebene deaktivieren
    • Leer
      : Lassen Sie die Werteliste leer, um OCR-Details auf Positionsebene zu verwenden. Workday verwendet OCR-Werte, um Bestellauftragspositionen mit Lieferantenrechnungspositionen zu verknüpfen. Wenn Bestellauftragspositionen nicht mit Rechnungspositionen verbunden sind, schlägt Workday vor, die Aufgabe
      Überschreibung für Bestellauftrag
       auszuführen.
    • Alle Rechnungen
      : Wählen Sie diese Option, um OCR-Details auf Positionsebene für alle Rechnungen zu ignorieren.
      Wenn die gescannte Lieferantenrechnung mit einem Bestellauftrag verbunden ist, lädt Workday Positionsinformationen aus den nicht in Rechnung gestellten Bestellauftragspositionen.
      Wenn die gescannte Lieferantenrechnung nicht mit einem Bestellauftrag verbunden ist, füllt Workday eine einzelne Lieferantenrechnungsposition für den
      Gesamtrechnungsbetrag
      aus.
    • Ohne Bestellauftrag
      : Wählen Sie diese Option, um OCR-Details auf Positionsebene nur dann zu ignorieren, wenn Ihre gescannte Rechnung nicht mit einem Bestellauftrag verbunden ist.
      Wenn Ihre gescannte Rechnung nicht mit einem Bestellauftrag verbunden ist, füllt Workday eine einzelne Lieferantenrechnungsposition für den
      Gesamtrechnungsbetrag
      aus.
      Wenn Ihre gescannte Rechnung mit einem Bestellauftrag verbunden ist, verwendet Workday OCR-Details auf Positionsebene für die Positionen.
    • Mit Bestellauftrag
      : Wählen Sie diese Option, um OCR-Details auf Positionsebene nur dann zu ignorieren, wenn sie mit einem Bestellauftrag verbunden sind.
      Wenn Ihre gescannte Rechnung mit einem Bestellauftrag verbunden ist, lädt Workday Informationen auf Positionsebene basierend auf nicht in Rechnung gestellten Bestellauftragspositionen.
      Wenn sie nicht mit einem Bestellauftrag verbunden sind, verwendet Workday OCR-Details auf Positionsebene für die Positionen.
    Sicherheit: Domänen
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     und
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    .
  6. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zuweisungsregeln für Lieferantenrechnungen verwalten
    .
    Richten Sie regelbasiertes Routing ein, um Lieferantenrechnungen an bestimmte zugewiesene Personen zu senden.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
  7. Öffnen Sie die Aufgabe
    Arbeitswarteschlangen-Tags für Lieferantenrechnung verwalten
    .
    Erstellen Sie Arbeitswarteschlangen-Tags, um Lieferantenrechnungen aus OCR-Scans zu klassifizieren und zu priorisieren.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
  8. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zuweisungsregeln für Arbeitswarteschlangen-Tags für Lieferantenrechnung verwalten
    .
    Richten Sie die Priorität der Zuweisungsregeln basierend auf Zahlungsbedingungen, Lieferanten, Währung usw. für Ihre Arbeitswarteschlangen-Tags ein.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
  9. Richten Sie benutzerdefinierte Validierungen für die Transaktionsart
    OCR-Lieferantenrechnung
     ein.
  10. Öffnen Sie die Aufgabe
    Profil konfigurieren
    .
    Wählen Sie die Option
    Lieferantenrechnungen - Arbeitsbereich
    . Wählen Sie dann die Registerkarten aus, die Sie im Bericht
    Lieferantenrechnungen - Arbeitsbereich
     verwenden möchten, und ordnen Sie sie neu an.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: System
    .
  11. Laden Sie eine Datei hoch, um Lieferantenrechnungsinformationen zu erfassen, weiterzuleiten und zu sammeln, die in Workday übermittelt werden sollen.
Verwenden Sie zum Anzeigen der Ergebnisse eines OCR-Scans den Bericht
OCR-Scandetails für Lieferantenrechnungen
.
Um die Liste der aus dem Mandanten extrahierten Datenfelder zu prüfen, klicken Sie auf
View Data Collected
 in der Aufgabe
Maintain Innovation Services Data Selection Opt-In
.